arverslag nuari 2015 - december 2015 Horsewise Boerderijnummer: 1857 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf
Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij: Adres: Postcode: Woonplaats: Provincie: Land: Website: E-mailadres: Horsewise Waterlooweg 28 A 3832RX Leusden Utrecht Nederland www.horsewise.nl info@horsewise.nl Gegevens 1e contactpersoon Naam: Elize Wedman Adres: Bosweg 39A Postcode: 3817ZC Woonplaats: Amersfoort Land: Nederland Telefoonnummer: 06 30013247 Mobiel nummer: 06 30013247 E-mailadres: info@horsewise.nl arverslag opgesteld door: Elize Wedman Datum laatste wijziging Overige betrokkenen: 1-6-2016 09:24 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 2
Het algemene beeld van het afgelopen jaar Het afgelopen jaar was druk en hectisch om twee redenen. De transitie die heel veel extra werk heeft mee gebracht, wat bestond uit uitvinden hoe alles in elkaar zat, kennis maken en een samenwerking opbouwen met veel wijkteams en vooral heel veel extra administratie en heel veel achter betalingen aan zitten die veel te laat, verkeerd of niet plaats vinden. Dit is niet verbeterd tot op heden. De tweede reden is een grote verbouwing die niet helemaal liep zoals gepland en heel veel extra tijd, energie en ergernis heeft gekost. Uiteindelijk is dit een enorme verbetering qua faciliteiten en indeling van het terrein die nu door iedereen heel erg gewaardeerd wordt. De deelnemeres hebben nu een geweldige, lichte, goed verwarmde binnenruimte en ook de leefruimte van de paarden is uitgebreid en verbeterd. De bouw is nog steeds niet afgerond, aan de binnenruimtes wordt de laatste hand gelegd en de hooischuur wordt op dit moment (mei 2016) gebouwd. De planning is dat alles voor of net na de zomervakantie af zal zijn. De deelnmers zijn betrokken bij het hele proces. Vooraf hebben ze alles op tekening gezien en is aangewezen waar wat zou komen. Iedere keer zijn ze op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en is duidelijk verteld waar ze wel en niet konden komen, ook zijn er stukken terrein afgezet met afzetband. Sloopwerkzaamheden hebben zo veel mogelijk plaats gevonden als er geen deelnemers aanwezig waren. Omdat de eerste aannemer zich niet aan zijn afspraken hield is de communicatie naar de deelnemers toe moeilijker geweest, deze is dan ook vervangen door een andere aannemer die zich wel aan zijn afspraken hield. Geluidsoverlast kon niet altijd worden voorkomen. Deelnemers werden daar voor zover mogelijk op voor bereid (als er echt erge overlast werd verwacht) en konden kiezen om wel of niet te komen, ook werden activiteiten buiten het terrein, in het bos gepland op die momenten om zo veel mogelijk de rust te bewaren. Sommige deelnmeers wilden graag helpen en mochten onder begeleiding en in acht neming van alle veiligheidsregels helpen bij de klussen. Ook zijn deelnemers betrokken bij de plannen en is hen gevraagd wat ze misten en graag zouden zien. Hierdoor is een bijv. andere voeropslag en voersyseem ontstaan. Ook qua personeel en paarden zijn er wat wisselingen geweest wat enige onrust gaf. We proberen hierover zo goed mogelijkt te communiceren met ouders en kinderen zodat het gevoel van veiligheid en continuiteit zo goed mogelijk gewaarborgd wordt. Uiteindelijk blijken alle veranderingen tot nu toe verbeteringen te zijn. De reden van vetrek van personeel was verhuizing waardoor de reisafstand te groot werd en er moest iemand extra komen wegens uitbreiding van de groep. De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers Het totaal aantal deelnemers is iets toe genomen.(50) 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 3
De dagbesteding is uitgebreid met 2 deelnemers en de jeugd groepen met 6 deelnmers. Ook zijn er meer individuele trajecten, dat aantal ligt op ongeveer 6. Uiteraard zijn er ook deelnemers weg gegaan met de volgende redenen: Einde PGB of ZIN Doelen behaald Verder ontwikkelen in een ander traject. en 1 keer bleek dat plek en persoon iet bij elkaar pasten. Door uitbreiding van de groep is extra personeel in gezet. Tijd en aandacht voor het inwerken is een aandachtspunt Scholing en ontwikkeling Personeel volgt verschillende cursussen, workshops en opleidingen voor begeleiding en coaching voor mensen en paarden. BHV staat voor dit jaar op de planning en is afgerond door n Bert Wedman, ik moest wegens ziekte helaas afmelden. Vorig jaar is de cursus erbij ingeschoten. Bezig met het intern opzetten en uitbreiden van workshops voor eigen presoneel en stagiaires. Workshop raportage schrijven inmiddels gehad en voor plan en evaluatie volgen nog. We zijn bezig met het ontwikkelen van een korte cursus om stagiaires en nieuwe mensen beter en sneller in te werken. Er komt een cursus over leerstijlen Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? De beoogde opleidingsdoelen waren vooral het uitbreiden van kennis en eigen ontwikkeling. Dat is behaald. Het komende jaar gaan we vooral besteden aan met elkaar kijken hoe we alle kennis kunnen toepassen en integreren binnen het werk. Er wordt een database gemaakt van alle activiteiten die er zijn en hoe die te koppelen aan de gestelde doelen van de deelnemers en deze zo efficient mogelijk in te zetten. En alle activititen en doelen zo inzichtelijk en toegankelijk mogelijk te maken voor iedereen. Nu is er veel kennis die nog niet genoeg gedeeld en toegepast wordt. Om dit project te leiden is speciaal iemand aangesteld met veel inzicht in de materie. Zij zal ook een aantal workshops gaan verzorgen voor personeel en stagiaires. 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 4
Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Het ongeval dat in de conclusie staat vermeld heeft plaats gevonden begin 2016, er is iemand in het bos van het paard gevallen en het paard is alleen naar huis gerend. De deelnemer is een goede ruiter en wilde een stukje stappen zonder dat het paard werd vast gehouden, het paard schrok ergens van en ging er plotseling vandoor. Er was begeleiding bij aanwezig en die heeft adequaat gehandeld, ze kon het paard niet meer pakken, maar heeft onmiddellijk hulp gehaald en de deenemer geholpen. Begeleiding heeft onmiddellijk hulp ingeroepen, deelnemer is met de auto uit het bos gehaald en naar het ziekenhuis gebracht, was gekneusd maar niets gebroken. Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Nee Zijn er meldingen van klachten? Nee Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Er zijn 3 ouderbijeenkomsten van de oudercommissie geweest, 23 maart, 22juni en 9 november. Met de deelnemers van de dagbestedig wordt zeer regelmatig tussen door besproken (tijdens dagelijkse evaluatiemomenten) wat ze vinden en anders zouden willen, is niet nodig hier een aparte bijeenkomst voor te houden. Vooral gepraat over nieuwe ideen, verbouwing en communicatie naar ouders, daar moet meer aangedaan worden middels facebook en nieuwsbrief. gaan we in 2016 hard aan werken, het is bij 3 gebleven omdat het moeilijk bleek een datum te plannen wanneer iedereen kon. Oplossing hiervoor is denk ik begin van het jaar alle data meteen inplannen Evaluatiemomenten Tevredenheidsmeting Met alle deelnemers is een evaluatiegesprek gevoerd, waarin werd gesproken over de doelen, de voortgang en voortzetting, beeindiging of doorverwijzing van de begeleiding. Tevredenheid over de begeleiding was uiteraard ook een onderwerp Via een enquete is de tevrededenheid gemeten. De ontvangen reacties waren over het algemeen positief. 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 5
Minder dan de helft terug ontvangen. Verbeterpunten, meer structuur en duidelijkheid op het terrein (ivm verbouwing onduidelijkheid) en graag vaker een nieuwsbrief Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) Omdat er dit jaar heel veel onverwachte dingen gebeurden en er veel tegenslag was (problemen rond transitie en verbouwing) zijn er bepaalde dingen bij in geschoten. Er is wel goed gecommuniceerd met ouders en deelnmers over urgente en dringende zaken, maar niet over de dagelijkse gang van zaken. Dit willen we echt gaan oppakken en zijn hier al mee bezig. Wel een goede zaak is dat we al begonnen zijn met ouders veel meer te betrekken bij het maken van het zorgplan en de evaluatie. Zij zijn daar nu zelf bij aanwezig en als het even kan de deelnemer ook, waardoor het plan echt een samwenwerking is geworden. Er zijn ook meer evaluatiemomenten. Dit wordt door alle partijen als positief ervaren. Het is voor het eerst dat we zo'n ongeval hadden en dat is uitgebreid geevalueerd. De conclusie is dat er een betere overdracht onderling moet komen, zowel over de paarden als over de deelnemers. Dit omdat er een aantal verschillende begeleiders zijn voor soms dezelfde deelemers. De rapportage hierover is soms niet op dezelfde dag als het moment van begeleiding geschreven en staat ook in Qurentis wat dan eerst opgestart moet worden en daar is soms geen tijd voor. Afspraak is daarom dat er een overdrachtschriftje komt waarin alleen de hele belangrijke en urgente dingen staan voor dat moment, 1 schriftje wat betreft deelnemers en 1 wat betreft paarden. 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 6
Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie arlijks terugkerende acties (2015) Gerealiseerd Toelichten Actualisatie van de RI&E Vanwege nieuwe ruimtes en verzekering extra aandacht hiervoor Oefening calamiteitenplan ging beetje rommelig,omdat het verzamelunt gewijzigd is, maar wel goed Evaluatie gesprekken met deelnemers zijn allemaal geweest en goed verlopen Tevredenheidonderzoek deelnemers ja,heb er minder terug gekregen, misschien ook voorleggen aan oudercommissie of die daar nog ideen over hebben merk dat mensen een beetje moe zijn van enquetes, je krijgt ze overal en van iedereen. Functioneringsgesprekken vooral voor de nieuwe mensen en er is veel overleg met elkaar waarin functioneren ook besproken wordt, oude garde functioneert steeds beter en hebben ook goede, aanvullende ideen. Actualisatie BHV Is al gepland voor dit jaar Opstellen jaarverslag arverslag aangemaakt Acties vanuit audit blijvende aandacht voor tijdige evaluaties en complete dossiers veel werk, ook ouders en deelnemers goed aansturen om alles compleet en digitaal in te leveren. Zelf duidelijk overzicht maken van wat er wel en niet is. Wordt hard aan gewerkt en is zeer sterk verbeterd door nieuwe schema's en formats arlijkse VAR voor free-lancers die bestaat niet meer aandacht voor veiligheid trampoline controle komt begin 2016 Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen?, er moet meer structuur komen en alles moet makkelijk overdraagbaar zijn. Meer overlegmomenten met collega's en betere overdracht Doelstellingen voor het komende jaar 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 7
Goede, adeqaute en up to date dossiervorming Verbeteren van communicatie zowel met personeel, stagiaires, deelnemers en ouders. aragenda maken van bijeenkomsten personeel, hele team Vast inwerktraject maken voor stagiaires en nieuw personeel Kennis uitwisselen en plan maken om te integreren in de begeleiding Database maken van activiteiten en daaraan gekoppelde doelen zodat dit voor iedereen helder en overzichtelijk wordt en kennis daadwerkelijk kan worden gedeeld en toegepast Welkomstboekje maken voor ouders waarin werkwijze en huisregels duidelijk staan. Mandelijkse korte nieuwsbrief Meer delen via facebook Meer structuur op het terrein en systeem oplossingen vinden voor dingen die steeds fout gaan, kwijt zijn, enz. Nu bezig met goede, overzichtelijke opbergsystemen bijvoorbeeld Belangrijk!!: iemand aan nemen om samen met mij hier aan te werken (is Tanja Stigter geworden) 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 8
Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: Horsewise Datum: mei 2016 Boerderijnummer: 1857 ar: van 01-01-2016 tot 31-12-2016 Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijke Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum arlijks terugkerende acties (2016) Actualisatie van de RI&E Elize Wedman 01-03-2016 31-12-2016 01-03-2016 31-03-2016 Oefening calamiteitenplan Elize Wedman 01-05-2016 31-12-2016 01-01-2016 18-06-2016 Evaluatie gesprekken met deelnemers Elize en team 01-02-2016 31-12-2016 01-01-2016 31-12-2016 Tevredenheidonderzoek deelnemers Elize, Suzan 01-09-2016 31-12-2016 01-10-2016 Functioneringsgesprekken Elize 01-01-2016 31-12-2016 01-01-2016 31-12-2016 Actualisatie BHV Elize, n Bert 01-05-2016 31-12-2016 01-06-2016 01-06-2016 Opstellen jaarverslag Elize 01-01-2017 28-02-2017 01-02-2017 28-02-2017 Blijvende aandacht dossiervorming en Clientsysteem in Qurentis Suzanne Smith en team 01-01-2016 31-12-2016 01-01-2016 31-12-2016 Organiseren open dag Elize en team 15-05-2016 26-06-2016 15-05-2016 26-06-2016 KS bijwerken Elize 01-01-2016 31-12-2016 01-01-2016 31-12-2016 Brandblus apparaten en EHBO middelen controleren Elize 01-05-2016 01-07-2016 01-05-2016 01-07-2016 zoonose certificaat verlengen Elize 01-01-2016 01-07-2016 01-01-2016 01-07-2016 4 inspraakmomenten met de ouderraad plannen Elize 01-01-2016 01-05-2016 01-01-2016 01-05-2016 Controle trampoline jan bert 01-01-2016 01-12-2016 01-01-2016 Acties vanuit evaluatie bijeenkomst ouderrraad 21 maart bepreken Elize 01-01-2016 21-03-2016 01-01-2016 21-03-2016 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 9
communicatie naar ouders en nieuwsbrief bijeenkomst ouderraad 20 juni bespreken Open Dag bijeenkomst ouderraad 5 september evaluatie open dag en actuele ontwikkelingen (nog vast te stellen) bijeenkomst ouderraad 14 november kerstactiviteiten, jaarafsluiting, enquete en actuele ontwikkelingen (nog vast te stellen) Ouderraad overleggen over betere respons enquetes Elize 01-01-2016 20-03-2016 21-03-2016 20-06-2016 Elize 01-01-2016 05-09-2016 20-06-2016 05-09-2016 Elize 01-01-2016 14-11-2016 05-09-2016 14-11-2016 Elize 01-01-2016 01-06-2016 01-01-2016 01-06-2016 Overige acties Maken van een inventarisatie welke doelstellingen haalbaar zijn om dit jaar aan te werken (zie doelstellingen bij voortgang) Elize en Tanja 01-05-2016 01-06-2016 01-05-2016 01-06-2016 Nieuwe lid ouderraad zoeken Elize 01-04-2016 01-06-2016 01-04-2016 10-06-2016 maken van maandelijkse nieuwsbrief Tanja, Elize 01-04-2016 31-12-2016 01-04-2016 31-12-2016 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 10
Opmerkingen bijlage(n) geen bijlagen of opmerkingen 2016-05-31_1857_Horsewise_jaarverslag_2015-3.pdf 11