Praktijktips Interviewen Er is maar één manier om achter de waarheid te komen en dat is door het stellen van vragen
2 2013 Gerard Overmars
Inhoud 1 Inleiding... 4 2 Interviewen met fatsoen... 5 3 Het interviewproces... 6 3.1 Voorbereiding... 6 3.2 Introductie... 8 3.3 De verklaring van de geïnterviewde... 10 3.4 Tot slot de afronding... 12 4 De 7 gouden W s... 13 5 Redenen van wetenschap... 14 3
1 Inleiding Vragen staat vrij en domme vragen bestaan niet. Klopt dit wel? Vragen we alles aan iedereen en bestaan die domme vragen echt niet? Vanuit de filosofie van Socrates is vragen stellen waar het om gaat. Hij dreef in ieder geval mensen tot wanhoop met vragen als Wat bedoel je precies met dat antwoord? en Is dat waar?. Zonder je in de voetsporen van Socrates te willen laten treden vind je hier praktijktips voor het stellen van de juiste vragen tijdens een interview. Die interviews zullen die ongetwijfeld verschillen in doel, inhoud en reikwijdte maar ze hebben als gemeenschappelijk kenmerk het verkrijgen van betrouwbare informatie van mensen. Dat is waar het bij het stellen van vragen om gaat: Het vaststellen van feiten aan de hand van verklaringen van mensen. Dit op een ethische manier en op een zodanige wijze dat er betrouwbare en complete informatie wordt verzameld. Deze tips vanuit de praktijk kunnen hieraan wellicht een bijdrage leveren. 4
2 Interviewen met fatsoen Goed interviewen is fatsoenlijk interviewen. Daarmee bedoel ik dat het transparant en met respect voor de geïnterviewde gebeurt, zonder trucs of leugens. Als uitgangspunt voor het op ethische wijze uitvoeren van interviews gebruik ik in deze leidraad de volgende definitie 1 An interview technique whereby the interviewer demonstrates a willingness to accept that the interviewee has the right to be treated with dignity and the right to make free choices to decide whether or not to engage in the exchange, and to evaluate and to respond to the content and the conduct of the exchange. Kiezen voor dit uitgangspunt betekent dat bepaalde onderdelen van interviewtechnieken zoals die bijvoorbeeld gehanteerd worden in de USA, niet in deze handleiding aanbevolen worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om zaken als mag ik als interviewer liegen, bagatelliseren of moraliseren? Ethisch interviewen zal dan ook als een rode draad door deze handleiding lopen en neemt niet voor iets al in de inleiding een belangrijke plaats in. Doel van 1 Prof Eric Shepherd investigative interviewing 5
interviewen is waarheidsvinding, fact-finding of feitenonderzoek. Het maakt niet zo veel uit welk woord we hier gebruiken. Het interview moet gericht zijn op het verzamelen van correcte informatie op een transparante wijze. 3 Het interviewproces In het interviewproces onderscheiden we de volgende 5 stappen: 2 1. Voorbereiding voorafgaande aan het interview. 2. Introduceren bij de te interviewen persoon. 3. Vrije verklaring en verduidelijkingsvragen. 4. Tot slot de afronding. 5. Evaluatie. 3.1 Voorbereiding Dit is de meest belangrijke maar ook meest onderschatte fase. Cruciale elementen van een goede voorbereiding zijn: vaststellen van het doel van het interview; het verkrijgen van zoveel mogelijk achtergrondinformatie over het te onderzoeken incident, waaronder informatie over de te interviewen persoon; 2 Gebaseerd op het PEACE model 6
het herkennen en begrijpen van de te onderzoeken elementen; beoordelen welk feitenmateriaal (bewijs) al beschikbaar is en hoe en waar dit was verkregen: beoordelen welk verder feitenmateriaal (bewijs) nodig is en hoe dit verkregen kan worden; begrip van regelgevingen en de daarbij behorende richtlijnen en overwegingen; het voorbereiden van de randvoorwaarden voor het interview. (Koffie, computer, printer, opnameapparatuur, interviewruimte, aanmelden bezoekers enz.) Het algemene advies is eerst onderzoeken, daarna pas interviewen. De belangrijkste gevolgen van onvoldoende voorbereiding en planning zijn dat interviewers: belangrijke aanwijzingen over het hoofd kunnen zien; inconsistenties en leugens niet signaleren; onnodige onderbrekingen moeten inlassen voor het verkrijgen van nadere informatie; aanvullende interviews met dezelfde persoon dienen uit te voeren; de regie tijdens het interview kwijt kunnen raken. 7
3.2 Introductie De introductie begint bij de uitnodiging tot het interview. Dat kan schriftelijk maar ook mondeling (telefonisch). Wees vanaf het eerste moment duidelijk en transparant over het onderwerp en het doel (kader) van het interview. de te interviewen persoon heeft er recht op om te weten waar het in het interview over gaat. Vertel dit zonder waarden of oordelen over een persoon uit te spreken. Zeg dus niet dat je iemand wilt spreken in verband met een vermoedelijk fraude met een lening door X maar zeg dat dit is in verband met een door X aangevraagde lening; maak duidelijk wie je bent en wat je rol is; zeg hoeveel tijd de geïnterviewde vrij moet maken voor het interview; leg uit waarom het interview zoveel tijd kost; bevestig de afspraak schriftelijk (email) met locatie en tijd en geef een telefoonnummer waarop je te bereiken bent. Bij aanvang van het interview is het belangrijk om een duidelijke introductie te geven van de procedure van het interview. Dit kost tijd maar voorkomt vaak eventuele vragen bij de geïnterviewde. Het geeft ook de gelegenheid om contact op te bouwen met de geïnterviewde. We noemen dat establishing rapport ofwel de fase van het contact leggen. Mensen willen alleen vanuit een verklaringsbereidheid informatie geven. Er is tussen de geïnterviewde en de 8
interviewer sprake van een werkalliantie. Die moet ontstaan in de introductiefase. Daarbij moet je volstrekt duidelijk maken dat je op zoek bent naar feiten. Veronderstellingen, aannames, van horen zeggen en hypotheses kunnen de status van waarheid krijgen wanneer je niet vraagt naar de redenen van wetenschap bij de geïnterviewde. Leg ook uit wat je met de verklaring gaat doen. Hoe de gegeven informatie wordt behandeld is een vraag die vaak wordt gesteld. Het is belangrijk om een omgeving te creëren waarin de geïnterviewde zich vrij voelt om open en eerlijk een verklaring af te leggen en daarbij zoveel mogelijk informatie te verstrekken. Interviewers dienen ook bepaalde spelregels met de geïnterviewde af te spreken. De interviewer moet bijvoorbeeld, naast een aantal andere zaken, de geïnterviewde vertellen: dat wat ze te zeggen hebben belangrijk is, zodat ze alles dienen te vertellen wat ze weten zonder hieruit zaken weg te laten; dat ze hun hun informatie niet zelf bewerken, zelfs als ze denken dat sommige informatie is niet relevant voor het onderzoek of al bekend is bij de interviewer; dat het interview voor hen inspannend kan zijn omdat zij over de informatie beschikken; 9
dat de interviewer, nadat ze een verklaring hebben afgelegd, verdiepingsvragen kan gaan stellen om bepaalde zaken duidelijk te krijgen; dat ze zich vrij moeten voelen om tegen de onderzoeker te zeggen wanneer deze: een vraag stelt die ze niet begrijpen; een vraag stelt waarop ze het antwoord niet weten. Veel mensen die verhoord worden kennen deze situatie alleen van politieseries op tv. Zeker wanneer je dan ook begint met vragen als wat is je naam, geboortedatum, woonplaats enz. dan zit een persoon al snel in de rol van vraag het mij en ik antwoord hierop. Voorkom die situatie en geef na de introductie en het stellen van de openingsvraag het woord aan de geïnterviewde. 3.3 De verklaring van de geïnterviewde De openingsvraag zal een open vraag zijn die moet uitnodigen tot het geven van zo volledig mogelijke informatie: "U hebt gisteren gemeld dat uw pinpas is gerold. Ik wil graag dat u mij alles vertelt wat u zich hierover kunt herinneren, ook die zaken die u niet volledig meer weet of niet zeker meer weet. Vertelt u rustig en in uw eigen tempo alles wat er in uw herinnering hierover naar boven komt en neem daar vooral de tijd voor. 10
Dit stadium is waar de interviewer van de geïnterviewde de volledige verklaring krijgt van de gebeurtenissen. De drie belangrijkste stappen zijn: 1. Het verkrijgen van de eigen ononderbroken verklaring van de geïnterviewde. 2. Uitbreiding en verduidelijking van de verklaring. 3. Wanneer dat nodig is, confronteren met tegenstrijdigheden. Het is belangrijk dat de geïnterviewde de gelegenheid krijgt om rustig en vooral zonder onderbrekingen en tussentijdse vragen zijn verklaring aft te leggen. Dit is voor veel interviewers moeilijk. Ze komen direct met verduidelijkingsvragen, gaan de geïnterviewde corrigeren, helpen met het geven van het antwoord of direct confronteren met tegenstrijdigheden. Niet doen dus. Ook bij meewerkende personen is dit een risico. Sommige mensen willen zó behulpzaam zijn dat ze sociaal wenselijk gaan antwoorden. Na de geïnterviewde de gelegenheid te hebben gegeven tot het afleggen van een kan het voor de interviewer nodig zijn ter verduidelijking van de verklaring van de geïnterviewde deze te confronteren met onduidelijkheden of tegenstrijdigheden. Bijvoorbeeld omdat de onderzoeker niet begrijpt wat de wat de geïnterviewde heeft gezegd of bedoeld, of omdat de informatie in strijd is met andere bewijsstukken in het bezit van de onderzoeker. 11
Diverse studies benadrukken het belang van deze kritische, confronterende fase in interviews, Een goede voorbereiding en een interviewplan zijn hierbij van groot belang. Realiseer je ook dat je door confrontatie van de geïnterviewde met andere onderzoeksbevindingen je informatie geeft en deze persoon daarmee ook beïnvloedt. Het is tijdens het interview beslist niet verboden om de geïnterviewde op enig moment te confronteren met tegenstrijdige informatie die van anderen afkomstig is. Soms is dat ook nodig om de geïnterviewde de kans te geven te reageren op deze informatie en/of om het interview toe te spitsen op een bepaald onderwerp. In een dergelijk geval zal echter moeten kunnen worden nagegaan hoe, wanneer en met welke informatie de geïnterviewde is geconfronteerd, zodat niet de onterechte indruk ontstaat dat de eventueel door de geïnterviewde bevestigde informatie zelfstandig door hem of haar naar voren is gebracht. Die indruk kan gemakkelijk ontstaan wanneer de verklaring van de geïnterviewde als één lopend verhaal wordt gepresenteerd. Wat echt niet kan zijn suggererende vragen en voorhouden van scenario s 3.4 Tot slot de afronding Neem aan het einde de tijd om tot een goede afronding te komen. Loop daarbij de afgelegde verklaring samen met de geïnterviewde helemaal door wanneer je de verklaring direct uitgewerkt hebt en laat de verklaring dan tekenen. 12
Wanneer je alleen aantekeningen hebt gemaakt spreek dan af wanneer je het uitgewerkte interviewverslag door de geïnterviewde laat lezen en ondertekenen. Laat weten dat je bereikbaar bent in het geval de geïnterviewde later nog vragen heeft of aanvullende informatie wil geven. Vraag of er niets vergeten is en er geen klachten en/of ander opmerkingen zijn over het gehouden interview. Wees duidelijk over de verdere procedure en wek daarbij geen verkeerde verwachtingen. Tot slot, bedank de geïnterviewde voor zijn of haar bijdrage aan het onderzoek. 4 De 7 gouden W s In Hoofdstuk 3 hebben we het interviewproces in 5 stappen besproken. Uiteindelijk gaat het interview deel uitmaken van een onderzoeksdossier en zal de opdrachtgever zich een oordeel willen vormen over de onderzochte feiten. Om dit oordeel gefundeerd te kunnen geven dienen de feiten volledig en correct gepresenteerd te worden. Daar is sprake van wanneer in het dossier het antwoord is vastgesteld op de volgende 7 vragen. 1. Wie kan in verband worden gebracht met het incident? 2. Wat is er precies gebeurd? 3. Waar is het incident plaatsgevonden en waar zijn sporen achtergebleven? 13
4. Waarmee is het incident gepleegd? 5. Op welke wijze heeft het incident plaatsgevonden? 6. Wanneer heeft het incident plaatsgevonden? 7. Waarom heeft het incident plaatsgevonden? Die 7 gouden w s spelen ook een cruciale rol in het opstellen van het interviewplan en het uiteindelijke interview. Het is beslist noodzakelijk om het antwoord op deze vragen vast te stellen. Daarom dienen deze vragen ook in het interviewplan verwerkt te worden als te stellen vragen. 5 Redenen van wetenschap Uit analyse van interviews blijkt dat de redenen van wetenschap dikwijls niet dan wel onvoldoende worden aangegeven. Dit geldt zowel voor de redenen van wetenschap van de onderzoekers zelf als van de door de onderzoeker geïnterviewde personen. Wat bedoelen we met de redenen van wetenschap? Eigenlijk is dat heel simpel. We zijn op zoek naar de eigen waarnemingen van de geïnterviewde. Daarom staan er in een verhoor bij de politie ook vaak zinnen als Ik hoorde hem tegen mij zeggen en Ik zag dat. 14
Dat is niet onbelangrijk, voordat je het weet hoor je een verhaal 3 keer van 3 verschillende personen en blijken het uiteindelijk van horen zeggen verklaringen te zijn die terug te leiden zijn naar een persoon die ook al is geïnterviewd in hetzelfde onderzoek. Mensen vullen voor zichzelf ook zaken in die ze feitelijk niet gezien hebben. Een voorbeeld hiervan zijn getuigen van een aanrijding die zich omdraaien nadat ze de klap horen en dus feitelijk niets gezien hebben. Op basis van wat de getuige gezien en gehoord heeft, aangevuld met informatie van omstanders wordt een ooggetuigenverslag geconstrueerd alsof de getuige het ongeval met eigen ogen heeft zien gebeuren. Conclusies worden zo waarnemingen en daarmee feiten. Over de (on)betrouwbaarheid van getuigenverklaring is het nodige onderzoek gedaan. Door te vragen naar de redenen van wetenschap met de vraag hoe weet je dit dan? kan in ieder geval op simpele wijze een kwaliteitsslag gemaakt worden en kan ook een getuigenverklaring op betrouwbaarheid onderzocht worden. Ik noem maar als voorbeeld de getuige die op 50 meter afstand in het donker in een slecht verlichte straat een persoon meent te herkennen. 15
In een notendop zijn hier een aantal praktijktips gepasseerd. Wellicht komen ze van pas. How2Ask verzorgt maatwerktrainingen en lezingen op het gebied van investigative interviewing voor: - Tactisch rechercheurs - Informatierechercheurs - Onderzoekers werkzaam bij Toezichthouders - Compliance Officers - Fraude-onderzoekers in de private sector - Leden van onderzoekscommissies - Accountants Neem voor meer informatie contact op met Gerard Overmars. gerardovermars@how2ask.nl. Boternesserstraat 26 1382 EB Weesp +31637231769 How2Ask is ingeschreven in het Handelsregister met KvKnummer 57449880 16