Notulen Algemene Ledenvergadering VVE Skydome Woensdag 24 april 2013, Kompaszaal 1. Opening 2. Aanwezig: 28 appartementen zijn vertegenwoordigd: dhr. J.F.M.C.Aarts, dhr. W. Andringa, dhr. H.B.Baas, dhr. P. van den Bosch/ mw. J.G. van den Bosch-Both, dhr. C. Braam/ mw. L.M.E. Braam-Maas, dhr. S. Croonen/ mw. F. Kougioumoutzi, dhr. J.N.J. van Gelder, dhr. R.G.Hoogendijk, dhr. J.J.Jensma, dhr. P.de Jong, dhr. L.P.E.Kretzschmar/mw. I.P.E.Felperlaan, dhr. H.G.Kuik/mw. P.G.Bruines, dhr. G.bij de Leij, mw. S.Lutz, dhr. S.C.Machon, dhr. W.P.M.Mulder, dhr. F.J.Marcelis/dhr. K.L.Westhoff, dhr. R.Meurs, dhr.d.mulder/mw. M.Mulder- Damsma,, dhr. A.W.Mulder, dhr. P.J.A.Peeters, dhr. J.C.J.Rietveld, Dhr. J.M.Ruhé, mw. A.M.C.Scherpenisse, dhr. P.van Straten/mw. E.Timmerman (volmacht), mw. J.O.Toeter, mw. M.van Urk, dhr. M.Verburg, mw. R.C.de With (volmacht). M.k.a.: mw. E.Meurs, dhr. P.van Mil/mw. A.M.van Ginhoven. Er zijn niet voldoende leden aanwezig om het vereiste quorum te halen. Belangrijke beslissingen kunnen daarom pas genomen worden op de volgende vergadering: woensdag 15 mei, 20.00 uur in de IJ-zaal. 3. De notulen van de twee vorige ALV s (25 april en 9 mei 2012) worden goedgekeurd en vastgesteld. 4. Ingekomen stukken - 5. Bestuursverslag 2012/2013 Bestuur kwam in dit jaar acht keer bijeen, met een frequentie van ongeveer om de zes weken. - Per 1/1/2013 nieuwe VvE Beheerder: KoopSupport, na 16 jaar afscheid van VBA. -Tevens een nieuwe financiële beheerder per 1/1/2013: Bank voor de Bouwnijverheid - Er is een nieuw MJOP opgesteld. - Langlopende grote projecten waar het bestuur veel tijd aan besteedde i.s.m. Koopsupport: herstel kitvoegen, renovatie parkeerdek. - Wat betreft de kitvoegen kreeg het bestuur een presentatie van Bureau Dak Advies n.a.v. een onderzoek van dit bedrijf. - Voor de renovatie van het parkeerdek is een speciale commissie opgericht. Het definitieve ontwerp werd in januari 2013 aan de bewoners gepresenteerd. - Bestuur is bezig met een nieuw lichtplan voor heel Skydome. Staat even in de ijskast vanwege kitvoegen en parkeerdek. - Het parkeerdek werd toegankelijk gemaakt voor hulpdiensten. Dit n.a.v. twee noodgevallen waarbij een ambulance nodig was. - Eind 2012 werd het houtwerk van alle balkons geschilderd. - N.a.v. enkele diefstallen uit de garage en van de parkeerplaatsen naast het gebouw werd werd advies gevraagd aan wijkagent Désirée Geritz om Skydome beter te kunnen beveiligen. Dit leidde tot een plan om nieuwe sloten en sleutels voor de gezamenlijke deuren aan te schaffen. Tevens bood mw. Geritz aan om op onregelmatige basis in Skydome preventief te surveilleren. Zij doet dat in vrijwel alle panden aan de KNSM-laan en omgeving. - Het bestuur breidde zijn verzekering uit: bestuursaansprakelijkheid, WA en ongevallen.
- Het bestuur bezocht het Stadsdeelhuis van Noord vanwege het schilderen van de gevel aldaar. - Er komt een nieuwe website: duidelijker en publiekstoegankelijk. Gaat binnenkort on line. - N.a.v. een lekkage bij een van de bewoners nam het bestuur het initiatief tot het verzamelen van e-mailadressen en mobiele nummers van alle bewoners. Deze gegevens blijven strikt intern en worden in noodgevallen gebruikt. Mocht u uw telefoonnummer/e-mailadres nog niet hebben doorgegeven en wilt u dat alsnog doen: mail naar bestuur@skydome.nl. - De verhuur van appartementen in Skydome leidt tot enige zorg bij het bestuur. Vandaar voorstel aanpassing Huishoudelijk Reglement (straks a.d. orde). - Ook voorstel aanpassing HR wat betreft de klustijden/geluid in Skydome. - N.a.v. lekkage bij een bewoner worden binnenkort de afvoerkanalen van de ventilatieschachten aangepast. Daartoe moeten enkele bergingen tijdelijk worden ontruimd. - Op verzoek van bestuur kwam de brandweer langs in Skydome en gaf tips voor de brandveiligheid. 6. Jaarrekening 2012 Toelichting penningmeester: de algemene reserve ( 29.755) is eigenlijk te groot. Moet maximaal 10% van de jaaruitgaven zijn. Deel van de reserve kan uitgegeven worden aan het omwisselen van de sleutels (zie punt 11 van de notulen). 7.. Verslag kascommissie Het verslag wordt uitgedeeld. Conclusie: De algemene indruk van de administratie is zeer goed. Alle uitgaven zijn inzichtelijk verantwoord. (...) De penningmeester waakt nauwgezet over onze gezamenlijke middelen en uitgaven. De kascommissie adviseert de ALV het bestuur decharge te verlenen voor zijn taken voor het in 2012 gevoerde financiële beleid en de verantwoording daarvan. 8. (Her)verkiezing bestuursleden De zittende bestuursleden zijn herkiesbaar. 9. Wijziging Huishoudelijk Reglement ) a) Op een eerdere vergadering is besloten om geluid van werkzaamheden (boren enz.) door de week toe te staan van 8 20 uur, in het weekend van 10 18 uur. Hiervoor is een wijziging van het huishoudelijk reglement nodig. b) Om problemen te voorkomen wil het bestuur de plichten van eigenaars die hun appartement verhuren nauwkeuriger formuleren en een sanctie aanbrengen voor het geval de eigenaars in gebreke blijven. Daartoe stelt het bestuur voor de volgende bepaling in het Huishoudelijk reglement op te nemen: 1. Ter uitvoering van het gestelde in art. 24 van het Modelreglement 1992, dat toeziet op het schriftelijk melden aan het bestuur van de VVE van het aan derden in gebruik geven van een appartement door de eigenaar van het appartement, stelt het bestuur een verplicht te gebruiken modelverklaring vast dat voor leden beschikbaar is via de website van Skydome. 2. De modelverklaring dient uiterlijk op de eerste dag dat het appartement aan een derde in gebruik wordt gegeven in tweevoud ontvangen te zijn bij het bestuur. 3.
Indien blijkt dat de modelverklaring niet tijdig is ontvangen stelt het bestuur de eigenaar van het appartement schriftelijk in gebreke. 4. De ingebrekestelling vermeldt een termijn waarbinnen de eigenaar alsnog de gelegenheid heeft zijn verplichting als bedoeld in art. 24 van het Modelreglement 1992 na te komen. De ingebrekestelling geeft voorts kennis van het gestelde in lid 5. 5. Indien de in lid 4 genoemde termijn is verstreken zonder dat de eigenaar zijn verplichting is nagekomen legt het bestuur betrokken eigenaar een boete op van 1000 euro voor elke maand dat het verzuim voortduurt. 6. Indien alsnog verzuimherstel volgt, blijft een eenmaal opgelegde boete verschuldigd over de periode vanaf de eerste boeteoplegging tot het moment van het verzuimherstel. 7. Indien het bestuur invorderingsmaatregelen moet nemen om een opgelegde boete te kunnen innen, wordt de opgelegde boete verhoogd met de invorderingskosten. 10. Lopende projecten a) Vervanging kitvoegen Chris Blok (van beheerder KoopSupport) geeft een toelichting. Op het ogenblik is in de voegen van de gevel van het gebouw één laag kit aanwezig. Deze is grotendeels vergaan. Regenwater kan vrijwel ongehinderd achter de gevel komen, wat in een aantal appartementen tot lekkages heeft geleid. Op dit moment is aan die lekkages niets te doen. Voorstel: aanbrengen van een tweelaagse kitvulling. De achterste kitlaag komt niet met de buitenlucht in aanraking en zal dus heel lang mee kunnen. Eerst moet de oude kitlaag worden verwijderd. De sponningen worden schoongemaakt en de isolatievulling tussen de gevels moet het vocht kwijtraken. Dit laatste duurt ongeveer een week. Binnen enkele weken (misschien al vóór de tweede ALV van 15 mei) komt de offerte voor de werkzaamheden binnen. De werkzaamheden starten zo snel mogelijk (half mei?) en duren, afhankelijk van het weer tot augustus/september. In de bouwvakvakantie wordt doorgewerkt en ook op zaterdag. De bewoners worden voorafgaand en gedurende de werkzaamheden op de hoogte gehouden worden van de vorderingen. Suggestie: misschien kunnen we gemeentelijke subsidie krijgen voor de isolatie. Het bestuur gaat dit proberen. Vraag: wordt de kwaliteit van de werkzaamheden gecontroleerd? Ja: tijdens de uitvoering van de werkzaamheden al Bureau DakAdvies (dat eerder de gevel inspecteerde) regelmatig onafhankelijke controles uitvoeren. b) In het verleden is vaak gesproken over het weer zwart maken van de gevel. Het bestuur heeft onderzocht of dit zou kunnen worden uitgevoerd samen met de komende gevelwerkzaamheden. Dit blijkt helaas niet mogelijk, omdat het veel te duur zou worden. De zwarte verf moet worden gesprayd. Daartoe zou het hele gebouw moeten worden ingepakt in steigers, hetgeen een bijzonder kostbare zaak zou worden. Na een jaar of tien zal de behandeling bovendien opnieuw moeten plaatsvinden. c) Parkeerdek Het herstel van de kitvoegen zal zeer waarschijnlijk meer gaan kosten dan eerst was begroot. Hoewel de plannen voor het parkeerdek (zoals gepresenteerd in januari 2013) klaar zijn, wil het bestuur eerst de offerte voor de reparatie van de kitvoegen afwachten alvorens de werkzaamheden aan het parkeerdek te laten uitvoeren. d) Verlichting Er wordt een plan gemaakt om de verlichting van de gezamenlijke ruimtes te
verbeteren. Dit gebeurt nadat de werkzaamheden aan de kitvoegen zijn voltooid. 11. Nieuw project: nieuwe sloten en sleutels van de gezamenlijke deuren. Zie ook punt 5. De cilinders worden vervangen door dubbele cilinders. De deur ten oosten van de hoofdingang wordt voortaan alleen gebruikt als nooduitgang. Iedere bewoner krijgt een nog nader te bepalen aantal sleutels. Kosten: + 9500. Dit bedrag wordt gefinancierd uit de Algemene Reserves. Het plan wordt z.s.m. na de ALV van 15 mei uitgevoerd. 12. Begroting 2013 Door KoopSupport is een nieuw MJO opgesteld. De vervanging van de aluminium kozijnen (was gepland in 2062) is naar voren gehaald, omdat de kozijnen eerder aan vervanging toe zullen zijn. Daardoor zullen we 2700 meer per jaar moeten reserveren. O.a. hierdoor zullen de servicekosten met gemiddeld 7% verhoogd moeten worden. Deze verhoging gaat in per 1 juli 2013. 13. Rondvraag/ wat verder ter tafel komt - Voor volgend jaar staat een complete renovatie van de liften op de begroting. - Als de balkondeur niet goed sluit, kan men dat bij KoopSupport melden. - Denk eraan de klink van de balkondeur af en toe te smeren. Dit geldt ook voor de klink van de ramen. Gebruik hiervoor WD30 (te verkrijgen bij Praxis (?) en de betere ijzerhandel. - Het komt regelmatig voor dat eigenaars of bezoekers hun auto op parkeerplaatsen van anderen neerzetten. Dit leidt tot ergernis bij verschillende bewoners. Hoe vervelend ook, het bestuur is juridisch niet gerechtigd daartegen op te treden. Spreek de chauffeurs aan of plaats een briefje onder de voorruit!. - De voorkant van de entree (niet zo lang geleden geverfd) begint te roesten. De vorige beheerder heeft helaas een te beperkte opdracht gegeven. Het lijkt beter om poedercoating in plaats van verf te gebruiken. Heeft de aandacht van het bestuur. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Notulen Algemene Ledenvergadering VvE Skydome Woensdag 15 mei 2013 1. Opening en mededelingen 2. Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen 28 appartementen worden vertegenwoordigd. Voor deze tweede vergadering is geen quorum nodig. 3. Jaarrekening 2012 Goedgekeurd. 4. Verslag kascommissie De vergadering verleent het bestuur decharge voor zijn taken voor het in 2012 gevoerde financiële beleid en de verantwoording daarvan.
5. Herverkiezing bestuur De zittende bestuursleden worden herkozen. 5. Wijziging huishoudelijk reglement De twee voorgestelde wijzigingen (zie notulen ALV 24 april) worden goedgekeurd. 6. Het voorstel om de vervanging van sloten en sleutels van de algemene ruimtes te bekostigen uit de algemene reserves wordt goedgekeurd. Het gaat om ongeveer 10.000. 7. Vorig jaar is het parkeerdek toegankelijk gemaakt voor ambulances en brandweer. Kosten: 5.842. De penningmeester stelt voor om dit bedrag uit de algemene reserve te halen. Dit voorstel wordt goedgekeurd. 8. Begroting 2013 Goedgekeurd.