Datum vergadering Aanwezig GMR: Afgemeld: Notulen 22 januari 2018 (BS Moesel) Linda Kirkels-Janssen (); Kirsten Born (KB), Esther Rutten (ER),, Jolanda Peters-van Nieuwenhove Andre von Berg (AvB); Loes Willekes (LW), Rob Beaumont (RB); Koen Kodde (KK); John Smolenaers Greg Buchardt (GB); Maria Gubbels-Korten (MG); Frank van den Born (FvdB) Jolanda Peters-van Nieuwenhoven 1. Opening /toevoegingen heet Rob Beaumont welkom als nieuwe interim bestuurder bij Eduquaat. AvB, JS en KK sluiten later aan bij de vergadering. AP vermeld dat Selma Ozturk aansluit bij de GMR namens de oudergeleding BS Moesel. Er zijn geen toevoegingen aan de agenda. 2. Notulen 15 november heeft in samenwerking met RB gekeken naar de actielijst bij deze notulen en deze lijst verder opgeschoond waardoor merendeel van de acties inmiddels gesloten is. Inzake de actie met betrekking tot kwaliteitsrapportage op stichtingsniveau is niet duidelijk waarom deze actie open staat. AvB licht toe dat inmiddels de kwaliteitsrapportages van de scholen zijn ingevoerd in de zogenaamde schoolvensters, waardoor informatie ook inzichtelijk is op bovenschools niveau. De MR-en zijn primair verantwoordelijk om de zaken op schoolniveau te bespreken. Daarnaast is BMT zich aan het beraden of er een jaarverslag kwaliteit moet worden opgesteld, wat op de agenda van de werkgroep staat. De GMR zou graag een presentatie krijgen over de kwaliteitsrapportage op stichtingsniveau. zal hierover contact opnemen met werkgroep (Vivian) om te kijken of deze in juni hier een toelichting op kunnen geven. De notulen van 15 november zijn goedgekeurd en kunnen worden gepubliceerd. 3. Procedure nieuwe bestuurder geeft een toelichting op de status van het proces nieuwe bestuurder. Er zijn 29 sollicitanten, 5 zijn inmiddels uitgenodigd voor gesprek. De benoemingadviescommissie waarin namens de GMR en JP participeren, staan gepland voor 23 en 30 januari 2018. 4. Kennismaking Rob Beaumont Zoals reeds gecommuniceerd met de GMR is Rob Beaumont aangesteld als interim bestuurder van Eduquaat, op basis van een contract van 24 uur per week. Rob heeft een ruime ervaring op onderwijsgebied, variërend van leerkracht, opbouw van een nieuwe openbare school, fusie van stichtingen. Met ingang van 1 januari is hij met pré-pensioen en aan de slag als ZZP-er. Overdracht vanuit is goed geweest. heeft een overdrachtsdossier opgezet en daarnaast is er regelmatig overleg. RB heeft met RvT afgesproken dat hij bij de afronding van zijn werkzaamheden een overdrachtsdocument zal maken voor de nieuwe bestuurder maar ook een verslag met advies aan de Raad van Toezicht op basis van zijn waarnemingen. Rob is momenteel bezig met een rondje langs de scholen ter kennismaking. De GMR leden stellen zich kort aan hem voor. 5. Procedure samenwerking Meerderweert Begin januari 2018 is er een overleg geweest tussen de bestuurders en afvaardiging van de Raden van Toezicht van Meerderweert en Eduquaat in aanwezigheid van Henk Derks. Sinds oktober is er geen communicatie meer geweest omtrent de samenwerking en men is gezamenlijk tot de conclusie gekomen dat het belangrijk is om uiterlijk eind februari 2018 een communicatie uit te sturen naar de achterban omtrent de stand van zaken.
In is er een document opgesteld door bestuurder Eduquaat en Meerderweert met daarin een tiental punten waarop wordt samengewerkt (voornamelijk op de werkvloer, bijvoorbeeld Amenso, Koala etc. Dit document zal op basis van de huidige situatie geactualiseerd worden en als basis dienen voor deze communicatie. Tijdens het overleg is men tot de conclusie gekomen dat de samenwerking die er nu is op de werkvloer de komende tijd verder te ontwikkelen en waar mogelijk organisch uit te bouwen. Door de wijziging van de bestuurder bij Eduquaat en door de ziekte van een van de bestuurders van Meerderweert is het nu niet verstandig om op bestuurlijk niveau hier verder mee te gaan. Dit zal naar alle waarschijnlijkheid pas eind 2019 gaan plaatsvinden, vanwege bestuurswisseling bij Meerderweert in 2019. Plan van aanpak is derhalve om rustig vanuit de huidige situatie door te werken, en afhankelijk van de visie van de nieuwe bestuurders van zowel Meerderweert als Eduquaat de volgende stappen te zetten. Eerste belangrijke stap is communicatie naar de achterban op basis van deze status. 6. Medicijnenprotocol Het is onduidelijk wat de status omtrent het Medicijnprotocol is. Dit document is in 2013 opgesteld maar nooit definitief afgerond. Binnen diverse scholen zijn er specifieke situaties waarbij er behoefte is aan een dergelijk protocol, voornamelijk ook om de rechtspositie van de leerkracht te verduidelijken. Deze is immers niet medisch onderlegd, en moet in sommige gevallen toch medicatie toedienen. Formeel gezien dekt de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering van Eduquaat de aansprakelijkheid maar desalniettemin is er grote behoefte aan duidelijkheid. Afgesproken wordt dat de bestuurder gaat uitzoeken wat de status van het document is en hoe andere partijen er mee omgaan (bijvoorbeeld model protocol van PO-raad). 7. 3-hoven AvB geeft een update over het samenwerkingsverband op Boshoven, waarbij de intentie is voor samenwerking tussen Odaschool, Uitkijktoren en Humanitas. Het proces verloopt goed, men heeft geleerd van het project inzake samenwerking Meerderweert en Eduquaat. De beide scholen hebben een vergelijkbare visie, maar hebben heel andere wegen om dit te bereiken. De gebouwen zijn op termijn aan vervanging toe. Inmiddels zijn de eerste stappen gezet met betrekking tot samenwerking voor de naschoolse arrangementen en de eerstvolgende stap is dat de intentieverklaring binnenkort getekend zal worden. Er is aandacht voor zorgvuldigheid en communicatie zodat iedereen die betrokken is, meegenomen wordt. Dit is een project van lange adem en de komende jaren zal nog gebruik worden gemaakt van de huidige gebouwen, maar zal de samenwerking verder uitgebouwd worden bijvoorbeeld in projecten zoals NT2 etc. Het verloopt zeer prettig en betrokkenen zijn positief. 8. Professionaliseringsbeleid Op basis van de input in de vorige vergadering is het professionaliseringsbeleid aangepast. Inzake duurzame inzetbaarheid zal een apart IPB beleid worden opgesteld. De wijzigingen betreffen voornamelijk hoofdstuk 7: het voorkomen van ongelijkheid voor leerkrachten inzake normjaartaak. Daar is nu beleid op geformuleerd en er vindt tussen de diverse directeuren ook overleg plaats om te voorkomen dat de ene school hier anders mee omgaat dan de andere. GMR verleent instemming met het professionaliseringsbeleid. Beleid zal gepubliceerd worden en gecommuniceerd met mevrouw Doré voor uitvoering (Amenso) 9. IPB- mobiliteitsbeleid functiehuis beoordelingsgesprekken-taakbeleid Inzake het integraal Personeelsbeleid wordt een update gegeven van de stand van zaken. Er zijn diverse werkgroepen geformuleerd die met de diverse onderdelen aan de slag zijn. Mobiliteitsbeleid wordt gezamenlijk met Meerderweert opgesteld omdat intentie is om dit binnen beide besturen hetzelfde vorm te geven. Momenteel zijn er wat verschillen inzake risicodragerschap en vervangerspool maar ook door bijvoorbeeld min-max contracten binnen Eduquaat die afgestemd moeten worden. Er dient verdere besluitvorming plaats te vinden over wie mag deelnemen (solliciteren) bij de diverse rondes; hoe gaan we om met vrijwillige mobiliteit etc., waarbij realiseerbaarheid een belangrijk uitgangspunt is. Naast deze externe mobiliteit (naar een andere 2
school) dient er ook iets opgenomen te worden inzake interne mobiliteit (mobiliteit tussen groepen binnen de school). Functiehuis: werkgroep is nog bezig. Gesprekkencyclus: werkgroep is nog bezig. GMR benadrukt dat het voeren van een goed en regelmatig gesprek met de medewerkers door leidinggevende belangrijke voorwaarden zijn voor het succesvol kunnen implementeren van integraal personeelsbeleid en vraagt wederom aandacht hiervoor. Formulieren zijn slechts een hulpmiddel, het gaat om het voeren van het gesprek. Deze onderwerpen worden structureel op de agenda van het BMT besproken. Desalniettemin zijn het onderwerpen die al meerdere jaren op de agenda staan maar niet zijn afgerond. GMR vraagt hoe we kunnen waarborgen dat het nu wel afgerond en geïmplementeerd wordt en we over een jaar niet weer dezelfde situatie zitten te bespreken. Afgesproken wordt dat de werkgroepen zullen worden gevraagd om tijdlijnen, die met GMR gedeeld zullen worden zodat zij voortgang kunnen bewaken. 10. Tussentijdse evaluatie Koersplan Presentatie van Sint Jozef wordt in verband met afwezigheid MG verschoven naar de volgende vergadering. 11. Treasurystatuut JS geeft een update over de vergadering van de treasury commissie op 27-11-. Deze commissie bestaat uit, JS, AvB en controller van Amenso en adviseert de bestuurder over de treasury op basis van het vrije vermogen (momenteel ongeveer 2,3 miljoen). Eduquaat is financieel gezond en heeft een behoorlijk grote vrije buffer, hetgeen nodig is voor mogelijke toekomstige investeringen (denk bijvoorbeeld aan onderhoud gebouwen). Het vermogen staat op een spaarrekening en geeft laag rendement. Advies van Treasury commissie is om geld te spreiden over meerdere banken (nu één) en te onderzoeken of het geld meer rendement oplevert indien een gedeelte tijdelijk wordt vastgezet op een depot. Stond op 1 bank maar is inmiddels gespreid naar 2 banken ivm risico. Bestuurder meldt dat vermogen inmiddels gespreid is over 2 banken. 12. Jaarverslag GMR Het jaarverslag van GMR wordt goedgekeurd. 10. Rondvraag en sluiting AvB geeft een update over de situatie in Altweerterheide naar aanleiding van de bereidheid van de gemeente Weert om te investeren in een levensvatbare voorziening in Altweerterheide. Er is overleg met diverse geledingen (Stichting Verbreding Basisschool Altweerterheide, de kleinschalige BSO, dorpsraad) en momenteel wordt er een plan van aanpak geschreven waarbij uitgangspunt is om slim gebruik te maken van de ruimte. Op basis van dit plan van aanpak zal naar alle waarschijnlijkheid in voorjaar de ontwerpfase en financiering worden opgepakt. Planning is eind volgend jaar aanbesteden, waarbij naar verwachting het huidige pand aangepast wordt. MR van BS Moesel vraagt of het Bestuursformatieplan voorafgaand aan de vergadering kan worden uitgereikt in verband met voorbereiding. Bestuurder geeft aan dat dit de intentie is: een compact verhaal en tijdig delen van het BPF. De vergadering wordt gesloten om 22.05 uur 11 Schema volgende vergaderingen Wie Vergaderdata Locatie Onderwerp GMR, RVT en BMT Di 13-03 Markeent GMR + MR Do 19-04 OBS De Uitkijktoren - Bestuursformatieplan volgend schooljaar 3
- Tussentijdse evaluatie Koersplan (schoo - Financieel jaarverslag accountant (voor 1 - Datum 1 e vergadering GMR komend sch GMR Wo 16-05 BS St.Jozef - Vakantierooster - Evaluatie IPB GMR Do 21-06 Markeent - Evalueren activiteitenplan GMR/ activiteit - Check: zijn protocollen nog up-to-date - Evaluatie Taakbeleid - Scholingsplan -2018 Besluitenlijst Datum Onderwerp Besluit 23-1- Vakantierooster Vakantierooster is na afloop van de vergadering door de GMR goedgekeurd. 17-5- Jaarverslag GMR Jaarverslag GMR over 2016 wordt goedgekeurd. 17-5- GMR reglement GMR reglement wordt goedgekeurd (met wijzigingen inzake vertegenwoordiging) 17-5- 28-9- Toelatings- / plaatsingsbeleid Eduquaat BAC bestuurder Goedkeuring toelatings- en plaatsingsbeleid Stichting Eduquaat rekening houden wijzigingen. Namens GMR nemen Frank van den Born (personeelsgeleding) en Joland benoemingsadviescommissie. NB FvdB vervangen door Linda Kirkels-Janssen GMR geeft instemming met het professionaliseringsbeleid. Professionalisering sbeleid Notulen De notulen van 15 november 2018 zijn goedgekeurd Jaarverslag GMR Het jaarverslag GMR wordt goedgekeurd. Actielijst In deze actielijst zijn alleen nog open acties van vorige vergaderingen opgenomen en de acties van de laatste 2 vergaderingen. Datum Onderwerp Actie Eig 14-1-2016 Evaluatie Opzetten lijst met gemeenschappelijke thema s met bijvoorbeeld Meerderweert ten behoeve van besluitvorming of er een gemeenschappelijk overleg wenselijk is 24-5-2016 / 18-10- 2016 Mobiliteitsbeleid Actualiseren mobiliteitsbeleid naar huidige situatie. opnemen in kwaliteitsbeleid Daarna bespreken in GMR 18-10-16 Agenda : kwaliteitsrapportage Op agenda zetten van kwaliteitsrapportage op stichtingsniveau /H 23-1- Agenda: personeelsbeleid Op agenda zetten en bespreken functiehuis naar aanleiding van eerste versie van jan /H 23-1- Stavaza koersplan Presenteren stand van zaken implementatie Koersplan speerpunten SS 17-5- MR-reglement MR reglementen dienen door aantal MR-en nog besproken en vastgesteld te worden MR-e 17-5- Toelatings en plaatsingsbeleid Evalueren toelatings- en plaatsingsbeleid 22-6- Samenwerking 20-9- Samenwerking 20-9- Samenwerking Er hebben een aantal studenten rondgelopen die gekeken hebben maar de samenwerkingen (lijkt beschikbaar, boven water halen). Afstemmen van de opdrachtbevestiging voor nieuw onderzoek naar de samenwerking De opdrachtverstrekking van de Raad van Toezicht voor het nieuwe onderzoek naar samenwerking zal worden afgestemd met de GMR. Schriftelijke reactie op de genoemde vragenlijst zoals deze in deze notulen staan beantwoord vanuit de huidige status. RvT RvT 4
Datum Onderwerp Actie Eig Aanpassen scholingsbeleid en versturen naar GMR voor instemming tijdens overleg van januari Scholingsbeleid 2018. AvB Wijzigingen route van GMR facturen. Voor goedkeuring door bestuurder eerst voorleggen aan GMR facturen voorzitter GMR voor akkoord. AvB Uitnodigen john voor een update inzake de wijzigingen privacy (AVG) in verband met nieuwe wet per AVG 25 mei 2018 Website Controleren of alle noodzakelijke stukken (bijvoorbeeld statuten) op ge website van Eduquaat staan Op agenda voor juni 2018 zetten: Vergadering juni kwaliteitsrapportage op stichting niveau ( benaderen Vivian voor presentatie) 2018 RIE rapportage en actielijst (indien deze definitief is afgerond) Medicijnprotocol Uitzoeken wat status van medicijnprotocol uit 2013 is en onderzoeken wat andere partijen in de markt doen. Op basis hiervan nieuw voorstel van medicijnprotocol Profesionaliserings Publiceren (in samenwerking met secretariaat) van professionaliseringbeleid en dit beleid beleid communiceren naar mevrouw Doré ten behoeve van uitvoering. Integraal Werkgroepen vragen om tijdlijnen voor de diverse beleidsonderdelen op te stellen ten behoeve van personeelsbeleid info aan GMR en voortgangsbewaking 5