Scherminstructie Studielink Management Informatie App Eigenaar: Contactpersoon: Stichting Studielink managementinformatie@studielink.nl Versie: 2.0 Datum: 01-04-2013
Inhoud 1 INLEIDING... 3 2 GENERIEKE SCHERM INDELING... 4 2.1 DESKTOP... 4 2.2 TABLET... 5 2.3 HOOFDSELECTIES DESKTOP... 6 2.4 HOOFDSELECTIES TABLET... 7 2.5 NEVENSELECTIES DESKTOP... 9 2.6 NEVENSELECTIES TABLET... 10 3 HANDLEIDING WERKBLAD... 11 4 INSTELLING SELECTEREN - WERKBLAD... 12 5 DASHBOARD - WERKBLAD... 13 5.1 ONTWIKKELING IN AANTALLEN EN MARKTAANDEEL T.O.V. VOORGAAND STUDIEJAAR... 14 5.2 MARKTAANDEEL GESELECTEERD JAAR (BENCHMARK PER INSTELLING)... 15 5.3 INSTROOM EIGEN INSTELLING PER SECTOR EN PER OPLEIDING... 16 6 TREND AANMELDINGEN - WERKBLAD... 17 7 VERDELING STATUS - WERKBLAD... 18 8 DRAAITABELLEN - WERKBLAD... 19 8.1 TABELLEN AANTAL PER OPLEIDING EN MARKTAANDEEL PER OPLEIDING... 20 8.2 TABELLEN AANTAL MET >1 AANMELDING EN MARKTAANDEEL INSTELLINGEN... 21 9 SELECTIE EN EXPORT - WERKBLAD... 22 9.1 SELECTIES... 23 9.2 INFORMATIE... 23 9.3 EXPORT... 24 10 TELBESTANDEN WERKBLAD... 25 10.1 OVERZICHT BESCHIKBARE TELBESTANDEN... 25 10.2 DOWNLOADEN VOLLEDIGE TELBESTAND EN REFERENTIETABELLEN... 26 Versie 2.0 2 van 26
1 Inleiding Het doel van dit document is het informeren van gebruikers over de schermopbouw en werking van de Studielink Managementinformatie App. Stichting Studielink inventariseert regelmatig de ervaringen en nieuwe wensen van gebruikers. Deze inzichten dienen als input bij het door ontwikkelen van de applicatie. In de huidige release van de Studielink Managementinformatie App is ten opzichte van de vorige release een aantal veranderingen doorgevoerd. Hieronder een beknopt overzicht van de voornaamste veranderingen in de Studielink Managementinformatie App: Het selecteren en vergelijken van telbestand data is niet meer op basis van volgnummer maar op basis van weeknummer; Het is mogelijk om ook selecties te maken op opleidingscodes (croho); De volgende onderdelen zijn opnieuw ontworpen: o De lay-out van het tab Dashboard is gewijzigd; o Alle fast-change - wisselknoppen waarmee tussen grafische versus tabel weergave kon worden gewisseld zijn vervangen; o Ook de drill-down knoppen waarmee ingezoomd kon worden op opleidingen binnen een sector, zijn vervangen; o De grafieken en tabellen worden nu via afzonderlijke knoppen - in zogenaamde container-objecten - aangeboden; o De Uitleg -knoppen zijn verwijderd. Alle help -teksten zijn verplaatst naar een centrale plek. Deze zijn nu te vinden in het tab Handleidingen ; o De help -teksten zijn uitgebreid met informatie over Week ( wk versus wk in jr ) en over de V -indicator in selectielijsten; Behalve een Onderdeel-overzicht (ofwel Sector-overzicht) is er nu ook een Onderwijs-overzicht (ofwel Opleidingen-overzicht) (zie paragraaf 5.3); In de overzichten worden nu twee studiejaren naast elkaar weergegeven én het absolute of procentuele verschil; Voor mobiele gebruikers zijn de belangrijkste dashboard-schermen in een handzaam tablet formaat vormgegeven, waardoor het navigeren en het maken van selecties voor deze gebruikers op een natuurlijkere tablet-wijze kan verlopen; Als de gebruiker inlogt vanaf een tablet wordt automatisch de tablet-weergave ingeschakeld. De gebruiker kan altijd via een tablet -knop wisselen naar de (uitgebreidere) desktop-weergave. Versie 2.0 3 van 26
2 Generieke scherm indeling 2.1 Desktop De Studielink Management App bevat een aantal werkbladen met gegevens. De meeste werkbladen hebben een generieke schermindeling die op hoofdlijnen bestaat uit onderstaande 3 delen: Versie 2.0 4 van 26
2.2 Tablet De Studielink Management App bevat een aantal werkbladen met gegevens. De meeste werkbladen hebben een generieke schermindeling die op hoofdlijnen bestaat uit onderstaande 4 delen: Versie 2.0 5 van 26
2.3 Hoofdselecties Desktop Boven in een werkblad zijn een of meerdere van onderstaande dimensies te vinden. Telmethode: Slechts een van de waarden kan geselecteerd zijn. Standaard selecties: Er kunnen meerdere waarden gelijktijdig geselecteerd zijn. Het selecteren van meerdere waarden kan door de muisknop ingedrukt over de waarden te slepen, of door met Ctrl + muisklik elke gewenste waarde te selecteren. Uitschrijvingen: Slechts een van de waarden kan geselecteerd zijn. Tijdselecties: Hier kan het Studiejaar en/of (kalender) Weeknummer geselecteerd worden. - Indien er één weeknummer en één studiejaar gelijktijdig worden geselecteerd, verschijnt bijbehorende bestandsdatum en volgnummer. - Het studiejaar loopt van 1 september t/m 31 augustus. De telbestanden worden vanaf de 1e maandag na 1 oktober geproduceerd. - Het Telbestand van de eerste maandag na 1 oktober heeft altijd het volgnummer 01. - Voor ieder studiejaar worden 99 telbestanden geproduceerd. Dus een cohort wordt bijna twee jaar gevolgd. Let op: het volgnummer is niet gelijk aan de kalenderweek. - Telbestanden met volgnummers 53 t/m 99 krijgen bij Week de toevoeging in jr. De kalenderweken w40 t/m w52 en w1 t/m w39 betreffen data tot aan aanvang studiejaar (1 oktober). De kalenderweken w40 in jr t/m w52 in jr en w1 in jr t/m wk34 in jr betreffen data in het 1e jaar van betreffende studiejaar. Bijvoorbeeld Studiejaar = 2011: - het telbestand w40 bevat de gegevens van het 1e telbestand (dd 4 oktober 2010). - het telbestand w47 in jr bevat de gegevens van het 60e telbestand (dd. 21 november 2011)`. Dit is 1 jaar en 8 weken na w40. Selecteren kan als volgt: klik achter bijvoorbeeld Studiejaar op het icoon. De waarden worden zichtbaar. Selecteer dan een waarde. De knoppen Laatste week en Dit studiejaar : Dit zijn voorgeprogrammeerde knoppen. Met een muisklik op de knop Laatste week worden automatisch het actuele studiejaar én het actuele weeknummer geselecteerd. Versie 2.0 6 van 26
2.4 Hoofdselecties Tablet In de tablet versie worden deze hoofdselecties iets anders aangeboden dan in de desktop versie. Echter de functionaliteit is identiek. Boven in een werkblad zijn een of meerdere van onderstaande dimensies te vinden. De onderstaande 3 dimensies zijn rechtsboven te vinden: Telmethode: Slechts een van de waarden kan geselecteerd zijn. Standaard selecties: Er kunnen meerdere waarden gelijktijdig geselecteerd zijn. Meerdere items selecteren kan door de vinger circa 2 tellen op bijv. de lijst Onderdeel te houden. Daarna kunt u meerdere items selecteren. En deze selectie bevestigen door op het vinkje-symbool te tikken. Uitschrijvingen: Slechts een van de waarden kan geselecteerd zijn. - Voor het selecteren van een Telmethode, Standaard selecties en Uitschrijvingen: klik eerst op de knop Aanpassen. - Dan krijgt u onderstaand pop-up scherm, waarin u op elke dimensie de gewenste selectie kunt maken. - Sluit dit pop-up venster door rechtsboven op het icoon te klikken. Versie 2.0 7 van 26
De onderstaande tijd-dimensies zijn midden boven te vinden: Tijdselecties: Hier kan het Studiejaar en/of (kalender) Weeknummer geselecteerd worden. - Voor het selecteren van een Weeknummer: klik eerst op de knop Aanpassen. - Dan krijgt u onderstaand pop-up scherm, waarin u een waarde kunt selecteren. - Sluit dit pop-up venster door rechtsboven op het icoon te klikken. - Indien er één weeknummer en één studiejaar gelijktijdig worden geselecteerd, verschijnt bijbehorende bestandsdatum en volgnummer. De knoppen Laatste week en Dit studiejaar : Dit zijn voorgeprogrammeerde knoppen. Met een klik op de knop Laatste week worden automatisch het actuele studiejaar én het actuele weeknummer geselecteerd. Versie 2.0 8 van 26
2.5 Nevenselecties Desktop Links in een werkblad zijn een of meerdere van onderstaande dimensies te vinden. Versie 2.0 9 van 26
2.6 Nevenselecties Tablet Links in een werkblad zijn een of meerdere van onderstaande dimensies te vinden. Versie 2.0 10 van 26
3 Handleiding werkblad In het werkblad is onder diverse knoppen aanvullende informatie te vinden over: - Het maken en wissen van selecties - Telmethodes (gewogen versus ongewogen) - Standaard selecties - Criteria berekeningen (actieve aanmelding, marktaandeel) - V -indicator - Week. Bovendien zijn hier alle handleidingen, deze scherminstructie en instructievideo s te raadplegen. Desktop Tablet Versie 2.0 11 van 26
4 Instelling selecteren - werkblad Dit werkblad is alleen zichtbaar voor instellingsonafhankelijke gebruikers. Men kan hier een onderwijsinstelling kiezen en vastleggen. Voor gebruikers van onderwijsinstellingen wordt de Eigen instelling automatisch vastgelegd aan de hand van de inloggegevens. Desktop Tablet Z o d r a e r b i j Als bij BRIN-nummer of Naam Instelling één waarde is gekozen, wordt rechtsonder de knop Mijn instelling vastleggen geactiveerd. Klik erop om de keuze te bevestigen. Na het vastleggen wordt in het blok bij Eigen instelling: de vastgelegde instelling zichtbaar. Versie 2.0 12 van 26
5 Dashboard - werkblad De indeling van het dashboard werkblad ziet er als volgt uit. Op de volgende pagina s wordt elke grafiek en tabel toegelicht. Desktop Tablet Versie 2.0 13 van 26
5.1 Ontwikkeling in aantallen en marktaandeel t.o.v. voorgaand studiejaar Boven in het Dashboard werkblad zijn onderstaande meters te vinden. Versie 2.0 14 van 26
5.2 Marktaandeel geselecteerd jaar (benchmark per instelling) Linksonder in het Dashboard werkblad zijn onderstaande grafiek én tabellen te vinden. Versie 2.0 15 van 26
5.3 Instroom eigen instelling per sector en per opleiding Rechtsonder in het Dashboard werkblad zijn onderstaande tabellen te vinden. Versie 2.0 16 van 26
6 Trend aanmeldingen - werkblad Op dit werkblad is het volgende te zien: Versie 2.0 17 van 26
7 Verdeling status - werkblad Op dit werkblad is het volgende te zien: Versie 2.0 18 van 26
8 Draaitabellen - werkblad Dit werkblad komt alleen maar voor in de uitgebreidere desktopversie. Dit werkblad bevat de volgende vier tabellen: - Aantal per opleiding - Marktaandeel per opleiding - Aantal met meer dan één (>1) aanmelding - Marktaandeel instellingen. In het scherm is altijd slechts één tabel in beeld. Wisselen tussen de tabellen kan door een van de vier knoppen te kiezen, die te vinden zijn boven de zichtbare tabel. Versie 2.0 19 van 26
8.1 Tabellen Aantal per opleiding en Marktaandeel per opleiding Versie 2.0 20 van 26
8.2 Tabellen Aantal met >1 aanmelding en Marktaandeel instellingen Versie 2.0 21 van 26
9 Selectie en export - werkblad Dit werkblad komt alleen maar voor in de uitgebreidere desktop-versie. In dit werkblad is het mogelijk om op alle velden uit de Telbestanden eigen selectiecombinaties te maken en zo een deel van alle regels uit één telbestand als Excel-bestand op te slaan of in Excel te openen. Telbestanden bevatten alleen ongewogen aantallen. Het werkblad bevat drie gedeelten: een selectie gedeelte (1), een informatief gedeelte (2) en een export gedeelte (3). 1 2 3 Versie 2.0 22 van 26
9.1 Selecties De velden uit het telbestand zijn hier geclusterd in de volgende groepen: -BRIN en Instellingen -Opleiding -Student -Aanmelding. Het selecteren kan als volgt: klik achter bijvoorbeeld Herinschrijving op het icoon een of meerdere waarden.. De waarden J en N worden zichtbaar. Selecteer dan 9.2 Informatie In de tabel Aantal ongewogen aanmeldingen in selectie in een week is te zien: - het aantal aanmeldingen van de gemaakte selectie - het totaal aantal aanmeldingen in het geselecteerde telbestand In de tabel hiernaast wordt het aantal ongewogen aanmeldingen uitgesplitst naar Status. Hier zijn ook het aantal uitschrijvingen én/of annuleringen te vinden. Versie 2.0 23 van 26
9.3 Export In deze tabel worden alle regels uit het telbestand, die binnen de gemaakte selectie vallen, getoond. Nadere uitleg over de bestandstructuur van een Telbestand is te vinden in de notitie Programma van Levering Telbestanden Studielink. Versie 2.0 24 van 26
10 Telbestanden werkblad Dit werkblad komt alleen maar voor in de uitgebreidere desktopversie. 10.1 Overzicht beschikbare telbestanden In het midden een overzicht van alle beschikbare telbestanden. Ook in de tabel kan een nadere selectie worden gemaakt, zodat alleen de gewenste telbestanden worden weergegeven. Per telbestand wordt informatie gegeven over: - het Studiejaar : waarop de aanmeldingen betrekking hebben, - het Weeknummer : waarop de aanmeldingen betrekking hebben, - het Volgnummer : waarop de aanmeldingen betrekking hebben, - het Aantal aanmeldingen in het telbestand, - het Aantal regels in het telbestand, - de Bestandsdatum : is de productiedatum van het Telbestand, - een hyperlink om het telbestand te kunnen downloaden. Versie 2.0 25 van 26
10.2 Downloaden volledige Telbestand en Referentietabellen Wekelijks worden de telbestanden en referentietabellen geactualiseerd. Via onderstaande knoppen kunnen deze bestanden snel en eenvoudig worden gedownload. Deze knop wordt geactiveerd zodra er één Studiejaar en één Week / Volgnummer is geselecteerd. Met deze knop wordt het geselecteerde telbestand gedownload. Deze referentietabel bevat de opleidingsnaam. Met deze knop wordt het meest actuele bestand gedownload. Deze referentietabel bevat gegevens over opleidingen en het bijbehorende sectoronderdeel. Met deze knop wordt het meest actuele bestand gedownload. Deze referentietabel bevat de instellingsnamen en andere instellingsgegevens. Met deze knop wordt het meest actuele bestand gedownload. Bij het downloaden van een volledig telbestand, verschijnt een pop-up scherm (zie hiernaast). Kies hier voor Opslaan als of Openen van het bestand. De referentietabellen worden geopend in uw internet browser. In bijvoorbeeld Internet Explorer 9 kan het bestand via File Save as worden opgeslagen (zie plaatje rechts) of via de toets combinatie Ctrl+S. Versie 2.0 26 van 26