Bouwen voor Zorg Meer tijd voor zorg door bedrijfsprocesgericht ontwerpen van zorgvastgoed
Meer tijd voor Zorg Introductie De Nederlandse zorgmarkt verandert snel en drastisch. Door vergrijzing en een stijgende zorgvraag zijn de komende jaren grote personeelstekorten bij zorgverleners te verwachten. Dit vraagt om slimme oplossingen, die de werklast van de zorgverlener verminderen, zodat er meer tijd voor directe zorg ontstaat. In dit document leest u hoe uw zorgexploitatiekosten kunt minimaliseren door in het ontwerp van het zorgvastgoed de bedrijfsprocessen als vertrekpunt te nemen. Nieuwe ruimte voor productiviteit Het in 2008 gewijzigde bouwregime geeft zorginstellingen ruimte om zorgverlening anders vorm te geven door o.a. meer cliënten per wooneenheid. Dit verhoogt de zorgvraag en daarmee de werklast voor de zorgverlener. Door het slimmer inrichten van zorgvastgoed kan de werklast voor de zorgverlener verminderd worden. Zo ontstaat meer tijd om te kunnen voldoen aan de zorgvraag bij grotere wooneenheden. Uw medewerkers zullen meer tijd hebben voor directe zorg als het zorgvastgoed vanuit de bedrijfsprocessen wordt ontworpen. Door de bedrijfsprocessen in het Programma Van Eisen & Wensen voor het ontwerp van het zorgvastgoed mee te nemen zullen de zorgexploitatiekosten per cliënt dalen. Foto is eigendom van MVCM Zorgvastgoed Bij gelijkblijvende ontwikkelingen zullen in 2040, 400000 extra professionals in de zorg nodig zijn. Jaarlijks stijgen de zorgkosten met 6%, door duurder wordende zorg en een toename van de zorgvraag. Kees van der Burg, directeur Langdurige Zorg van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), In-voor-Zorg Congres 2011 2
Bedrijfsproces als ontwerpparameter Vastgoed bepaalt de bedrijfsprocessen De doelgroepen van een zorginstelling met hun specifieke zorgvraag zijn bepalend voor de soorten zorgverlening en diensten, die aangeboden en ingericht dienen te worden. Bij bestaand zorgvastgoed heeft de fysieke omgeving invloed op de wijze waarop een bedrijfsproces ingericht is. Er ontstaan situaties, die de tijd voor directe zorg van de zorgverlener negatief beïnvloeden. Medische zorg & behandeling Cliëntbehoefte Voeding Praktijkvoorbeeld: Een verpleegkundige loopt tussen de centrale medicatiekamer en haar bewonerskamers heen en weer voor medicatieverstrekking. Dat kost haar 25 tot 30 minuten lopen per dienst! Bedrijfsprocessen bepalen het vastgoed Door de bedrijfsprocessen leidend te maken bij renovatie of nieuwbouw van zorgvastgoed is het mogelijk om de tijd voor directe zorg te maximaliseren. Met meer tijd voor directe zorg is een zorgverlener in staat om meer cliënten de juiste zorg te verlenen. Voor het starten van het bouwkundig ontwerpproces is het van belang een goed beeld te hebben van de beoogde doelgroepen en hun behoefte. Deze input is het startpunt voor het ontwerpen en inrichten van de bedrijfsprocessen. De bedrijfsprocessen worden ontworpen met minimale verspillingen in de uitvoer. De uitgewerkte bedrijfsprocessen worden daarna vertaald naar een programma van eisen voor het vastgoedontwerp. Dagbesteding c Cliënt Schone omgeving Verzorging (ADL & HDL) Cliëntbehoefte als uitgangspunt voor het vormgeven en inrichten van diensten en bedrijfsprocessen voor een zorginstelling. 3
Inrichten van bedrijfsprocessen Cliëntwaarde leveren Een bedrijfsproces bestaat uit handelingen en activiteiten, die meer of minder bijdragen aan de behoefte van de cliënt. De handelingen en activiteiten hebben een tijdsbeslag op de beschikbare tijd van de zorgverlener. Een matig ingericht proces vraagt meer tijd voor andere zaken dan directe zorg en verhoogt de werklast voor een zorgverlener. Slimmer werken Door een goede ontwerp van de processen kan de tijd voor directe zorg gemaximaliseerd worden. Voorwaarde is dat de omgeving geen beperkingen aan de inrichting van een proces oplegt. Zo kan het ook: Een verpleegkundige heeft alle medicatie voor een cliënt in een afgesloten kastje op de bewonerskamer. Voor het verstrekken van medicatie loopt ze alleen nog van kamer naar kamer. Een gestructureerd ontwerpproces Onderstaand iteratief ontwerpproces geeft aan welke stappen genomen moeten worden om de cliëntbehoefte te vertalen naar bedrijfsprocessen en vastgoedontwerp. Het eindresultaat is een zorgvastgoed dat de zorgexploitatie faciliteert en niet tegenwerkt. Proces ontwerp Taak ontwerp Vastgoed ontwerp Hulpmiddelen Voorbehouden handelingen Cliëntverzorging Bedrijfsprocessen c Zorgverlener Verzorging omgeving Administratie Logistiek Overleg & afstemming De tijd voor directe zorg is in grote mate afhankelijk van de inrichting van de bedrijfsprocessen, de werkomgeving en de ondersteunende organisatie. 4
Werkwijze Integraal ontwerpen door verbinden RICHTER IMA legt de verbinding tussen de strategie en cliëntgroepen van een zorginstelling en de realisatie van het zorgvastgoed. Centrale vraagstukken zijn: - Welke processen voor welke doelgroepen moeten ingericht worden? - Hoe kunnen de processen met een minimale werklast ingericht worden, zodat er maximaal directe zorg geleverd kan worden? - Hoe kan het ontwerp van het vastgoed de bedrijfsprocessen maximaal faciliteren? Een beter vastgoedontwerp realiseren De strategische en doelgroepkeuzes worden in workshops samen met vertegenwoordigers van de zorginstelling vertaald naar cliëntbehoefte en de daarbij behorende bedrijfsprocessen. De processen worden samen met uw materiedeskundigen vertaald naar werkprocessen, die geoptimaliseerd zijn naar maximale tijd voor directe zorg. De werkprocessen worden gebruikt voor het maken van een vlekkenplan van het vastgoed. Daarnaast worden ze gebruikt voor het opstellen van het Programma Van Eisen & Wensen voor het gedetailleerde vastgoedontwerp. RICHER IMA helpt u uw strategische keuzes te vertalen naar te efficiënte bedrijfsprocessen, die door uw vastgoed gefaciliteerd worden. Lean Management principes elimineren overbodige handelingen en verkorten de doorlooptijden van de bedrijfsprocessen, zodat meer tijd voor directe zorg ontstaat. 5
RICHTER IMA is een bedrijfskundig advies- en interim-management bureau, gespecialiseerd in het blijvend verbeteren van de operationele resultaten. De diensten richten zich op het begeleiden van bedrijven en instellingen naar gestroomlijnde, proactieve organisaties, waarin continu verbeteren ingebed en geborgd is. RICHTER IMA is ervaren in het toepassen van Lean Management en verandermanagent principes in de zorg- en industriesector. www.richter-ima.nl 6