Samenvatting voor Recruitmentsystemen.nl Technologische standaarden geneste hierarchieën Een exploratieve case studie van de industrie voor Talent Management Systemen In opdracht van: Joost van Schie T: 06-13386755 E: j.s.vanschie@gmail.com Elevate Consulting Group T: 020-7951820 E: info@elevate-consulting.com W: http://www.elevate-consulting.com
Aanleiding onderzoek Dit onderzoek is verricht in opdracht van Elevate Consulting Group (ECG). ECG is een alround HR consultancy bureau. De werkwijze van ECG is gebaseerd op de Self Management Principles die zijn ontwikkeld door de Self Management Group (SMG). In samenwerking met SMG wilde ECG onderzoeken of TalentNest, een talent management systeem waarin verschillende diagnostieken en assessments geintegreerd zijn, op de Nederlandse markt geintroduceerd kan worden. Achtergrond In mijn scriptie is de industrie voor Talent Management Systemen (TMS) onderzocht. Het startpunt voor het onderzoek was het model van de technologie levenscyclus welke de technologische vooruitgang binnen een industrie over een tijdsperiode weergeeft (zie figuur 1). De empirische validiteit van dit model is in vele onderzoeken bevestigd. Een belangrijk concept binnen de technologie levenscyclus is het dominante ontwerp (of technologische standaard), want het bepaald de winnaars en de verliers in de industrie (Abernathy and Utterback, 1978). Het dominante ontwerp is de uitkomst van een strijd tussen nieuwe en oude technologie (substitutie) en tussen verschillende versies van nieuwe technologie. Nadat het dominante ontwerp bepaald is, is technologische vooruitgang incrementeel en zijn onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten meer gefocused. Volgens recent onderzoek van Murmann en Frenken (2006) kan de evolutie van technologie het best gekarakteriseerd worden door een reeks van technologie levenscycli waardoor een hierarchische benadering (geneste structuur) van technologie ontwikkeling ontstaat, zoals weergegeven in figuur 2. De hierarchische kijk op technologie impliceert dat er dominante ontwerpen op een hoger level kunnen zijn zonder dat er standaardisatie van technologie heeft plaatsgevonden op een lager level in de hierarchie en andersom (Murmann and Frenken, 2006).
Figuur 1: Technologie levenscyclus Figuur 2: geneste hierarchie van technologische cycli Bron:Tushman, Anderson and O Reilly (1997) Bron:Murmann and Frenken (2006) In dit onderzoek is de totstandkoming van het dominante ontwerp in de TMS industrie onderzocht in de beginfasen van de techologie levenscyclus om patronen en factoren te identificeren die kunnen verklaren hoe dominante ontwerpen in de TMS industie tot stand komen.de centrale vraag is: Hoe beinvloeden factoren aan de vraagkant en aanbodkant van de markt de totstandkoming van dominante ontwerpen in de TMS industrie? Dit onderzoek naar de opkomst van een dominant ontwerp in de TMS industrie moet gezien worden in de bredere context van de opkomst van het Cloud Computing paradigma. Cloud computing wordt gezien als een opkomend paradigma dat de manier waarop iedereen gewend is om IT-middelen te managen en gebruiken drastisch verandert. Cloud computing is een tap into systeem dat significant anders is dan vorige IT paradigms waarin gepatenteerde technologieen met elkaar verbonden waren (Muller, 2012). Een Talent Management Systeem is een voorbeeld van een applicatie binnen het cloud computing paradigma. Voor- en nadelen van Cloud computing ten opzichte van andere paradigma s hangen af van het type Cloud services en type gebruiksmodel dat gehanteerd wordt (Lui, 2009). Hoewel IT experts veel verwachten van Cloud computing zijn er aanzienlijke uitdagingen met name met betrekking tot standardisatie van systemen en componenten op lagere niveaus in de geneste hierarchie (Jamil en Zaki, 2011). Bevindingen/resultaten Cloud computing is hard op weg om het dominante IT paradigm te worden, maar op het niveau van de TMSen is er nog geen dominant ontwerp tot stand gekomen. Cloud computing beinvloed de ontwikkeling van TMSen omdat het grenzen stelt aan de ontwerpruimte van applicaties zoals TMSen. Een voorbeeld hiervan is een bepaalde programmeertaal, die het lastig maakt om TMSen met andere systemen te koppelen, dit beperkt de ontwerp mogelijkheden van de ontwikkelaar die beperkt wordt tot een bepaalde programmeertaal. Concurrerende technologieen (aanbod van technologie)
Cloud technologie heeft de toetredingsbarrieres tot de TMS industrie verlaagd voor aanbieders die vroegtijdig naar de Cloud zijn verhuisd. Deze aanbieders hebben lagere opstartkosten en operationele kosten doordat ze gebruik kunnen maken van ontwikkelplatforms en hardware van een derde partij die gebaseerd zijn op nieuwere en goedkopere technologieen. Sindsdien worden TMSen die lokaal bij een gebruiker geinstalleerd dienen te worden, vervangen door nieuwere TMSen die waarop vanaf verschillende computers/smartphones etc ingelogd kan worden. Momenteel concurreren er voornamelijk verschillende versies van Cloud gebaseerde systemen met elkaar. Otys, Carerix, Connexys en PeopleXS blijken de grootste spelers op de Nederlandse markt te zijn, maar een definitief dominant ontwerp is er nog niet. Sterke concurrentie tussen pre-dominante varianten hebben een drukkend effect op de marges. Het resultaat is een markt die gekarakteriseerd wordt door een veel fusies en overnames waardoor overgebleven spelers proberen te profiteren van schaalvoordelen, synergievoordelen of eliminatie van concurrenten. Het lijkt dan ook oninteressant voor een nieuwe ontwikkelaar om nog te starten met de ontwikkeling van een nieuw systeem (voor de Nederlandse markt). Een buitenspeler om de Nederlandse markt te betreden. Een internationale speler kan wel proberen de Nederlandse markt te betreden (eventueel door fusie of overname), maar moet zich realiseren dat de concurrentie hevig is en de marges reeds onder druk staan. In deze turbulente omgeving worden ontwikkelaars gestimuleerd om volledig geintegreerde systemen te ontwikkelen, die de recruitment en HR strategieen met betrekking tot talent management van gebruikers volledig ondersteunen. Daardoor bestaan de dominante ontwerpen niet per definitie uit de nieuwste functionaliteiten voor de ondersteuning van talent management activiteiten, maar uit functionaliteiten die de basis benodigdheden voor gebruikers vervullen op een groot aantal aspecten van het talent management proces en een totaaloplossing bieden. Perceptie van technologie (vraag naar technologie) De vraag naar TMSen is onderzocht door te kijken naar de inzet van TMS technologie binnen de recruitment en HR afdelingen van bedrijven en naar de adoptie van deze systemen door bedrijven. De analyse van de interviews (gehouden onder vijf recruiters, vijf HR managers en vijf industrie experts) wijst uit dat processen in de recruitment en HR afdeling de kern vormen van hoe gebruikers technologie gebruiken, ervaren en beoordelen. Daarnaast blijken de factoren bestaande IT, organisatie cultuur, macro-economische factoren en afhankelijkheid van andere afdelingen de processen te beinvloeden. Figuur 3 laat zien tegen welke achtergrond gebruikers hun oordeel vellen over nieuwe technologie. Er zijn ook aanwijzingen dat deze factoren elkaar beinvloeden.
Organisational culture (working habits, beliefs) IT (main frame, ERP, stand-alone systems, Saas applications (TMS)) Processes Macro-economic forces (labor market dynamics, legislation) Relations with other departments (line managers, finance, legal services) Figuur 3: Factoren die bepalen hoe gebruikers technologie beoordelen Processen vormen dus de basis van de werkzaamheden in de recruitment en HR afdelingen, talent management systemen ondersteunen deze processen. De respondenten beoordelen de eventuele adoptie van een TMS dus als een afweging tussen de ondersteuning van processen op de afdeling en de aanpassingen die ze moeten maken in hun huidige werkzaamheden om een goede werking van het systeem mogelijk te maken. Over het algemeen waarderen gebruikers talent management systemen voor (1) de ondersteuning van routine taken (opbouwen van een database met gegevens over sollicitanten, maken van managementrapportages), (2) het stroomlijnen van interne communicatie (naar lijnmanagers) en externe communicatie (naar sollicitanten) en (3) de betere vindbaarheid van het bedrijf als werkgever voor potentiele sollicitanten (als gevolg van de integratie van werken bij pagina en onderliggende technologieen in de bedrijfswebsite). Volgens de experts resulteren deze voordelen in een positieve opbrengst van de investeringen in talent management systemen. Er zijn een aantal factoren geidentificeerd die een bemiddelend effect hebben op de impact van een TMS op de recruitment en HR processen. Deze factoren beinvloeden de gebruikerservaring zowel tijdens het implementatietraject als tijdens het gebruik van het systeem. De mate waarin processen in eerste instantie aangepast moeten worden, hangt af van het niveau van maatwerk dat geleverd kan worden tegen redelijke tarieven. Maatwerk is over het algemeen duur. Om de kosten te beperken kiezen gebruikers vaak voor een combinatie van maatwerk en aanpassingen in bedrijfsprocessen. Met name kleine bedrijven blijken vaak eerder processen aan te passen dan te investeren in maatwerk. De tweede factor heeft te maken met de aanpak van het implementatieproces van een TMS, welke het best kan worden benaderd als een serieus veranderingstraject. Processen die over vele jaren zijn ontwikkeld en aansluiten bij de organisatiecultuur moeten opeens worden aangepast om het gebruik van nieuwe technologie mogelijk te maken. Dat vergt een grondige aanpak. Tot slotte blijkt ervaring met een TMS een factor
die het succes van de implementatie en het gebruik van de technologie bevordert. Gebruikers geven aan dat het huidige TMS vaak niet aan de initiele verwachtingen heeft voldaan, Het heeft ertoe geleid dat ze een analyse hebben kunnen maken van afwezige functionaliteiten waarmee bij een nieuw aankooptraject rekening gehouden kan worden. Een goede gerichte aankoop vermindert de mate van maatwerk die nodig is en vergemakkelijkt het verandermanagement proces. De impact van technologie op processen en de factoren die deze impact beinvloeden zijn weergegeven in figuur 4. Maatwerk en verandermanagement helpen om het aantal aanpassingen dat moet worden gedaan aan de processen en daarmee de werkzaamheden op de werkvloer te minimaliseren. Opgebouwde kennis door ervaring met een vorig systeem zorgt voor een beter focus in het aankooptraject en heeft en zorgt ervoor dat er achteraf minder maatwerk afgeleverd hoeft te worden. Vanwege de eerdere ervaring met de implementatie en het gebruik van een TMS is het veranderingtraject bovendien eenvoudiger. De gestippelde lijn laat dit indirect medieerende effect zien. Het lijkt onvermijdelijk dat het verandermanagement proces in eerste instantie weerstand veroorzaakt, maar uiteindelijk zal het resulteren in vloeiendere implementie en gebruik. Procesveranderingen vergen veranderingen in het gedrag van individuen en, afhankelijk van ervaring met technologie, vergen ook culturele veranderingen binnen een afdeling. Kleine organisaties, daarentegen, kiezen er vaak voor om de recruitment en HR processen sterk aan te passen aan het systeem om kosten voor maatwerk te drukken. De lijn die wijst van processen in de richting van technologische verandering visualiseert deze relatie. Figure 3: Framework for relationships between technical, process and behavioural changes at the firm level Kortom, de vervanging van oude technologie door nieuwe technologie initieert grote veranderingen in een organisatie. Organisaties proberen om veranderingen geleidelijk door te voeren wat resulteert in een situatie waarin verschillende standaarden van oude (bijvoorbeeld een lokaal geinstalleerd ERP systeem) en nieuwe technologieen (bijvoorbeeld een TMS in de Cloud) aan elkaar gekoppeld worden
en naast of boven en onder elkaar bestaan. Zowel de TMS industrie als het Cloud computing paradigma heeft tijd nodig om steun te vergaren voor de respectievelijke technologische trajecten. Hierna kunnen dominante ontwerpen ontstaan. Over de auteur Bovenstaand artikel is tot stand gekomen op basis van de masterscriptie voor de opleiding bedrijfskunde waarmee Joost van Schie is afgestudeerd aan de Universiteit van Amsterdam Bibliografie Abernathy, W.J. and Utterback, J.M., 1978. Patterns of Industrial Innovation. Technology Review, 80(7), pp. 40-47. Murmann, J.P. and Frenken, K., 2006. Toward a Systematic Framework for Research in Dominant Designs, Technological Innovations and Industrial Change. Research Policy, 35, pp. 925-952. Tushman, M.L., Anderson, P.C. and O Reilly, C.O., 1997. Technology Cycles, Innovation Streams, and Ambidextrous Organizations: Organizational Renewal Through Innovation Streams and Strategic Change. Strategic Innovation and Change, pp. 3-23. Jamil, D. and Zaki, H., 2011. Cloud Computing Security. International Journal of Engineering Science and Technology, 3(4), pp. 3478-3483. Muller, H. 2012. On Top of the Cloud: How Cio s Leverage New Technologies to Drive Change and Build Value Across the Enterprise. New Jersey: John Wiley & Sons.