> Retouradres Postbus 2518 6401 DA Heerlen AANGETEKEND Olcea Nieuwe Zorglandschap B.V. T.a.v. N.N., directeur Sportlaan Driene 8-10 7552 HA HENGELO Onderwerp Aanhouden verscherpt toezicht en rapportbrief inspectiebezoek 26 juni 2018 aan Olcea Nieuwe Zorglandschap B.V. Bezoekadres Stadsplateau 1 3521 AZ Utrecht Postadres Postbus 2518 6401 DA Heerlen T 088 120 50 00 F 088 120 50 01 www.igj.nl Inlichtingen bij ri.utrecht@igj.nl Geachte N.N., Op 26 juni 2018 bracht de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (hierna: de inspectie) een aangekondigd inspectiebezoek aan Olcea Nieuwe Zorglandschap B.V. (hierna: Olcea) in Hengelo. Dit bezoek werd gebracht door N.N., senior inspecteur en ondergetekende. Op 5 juli 2018 stuurde de inspectie u een conceptrapportbrief van dit bezoek met het verzoek uiterlijk 9 juli 2018 te reageren voor eventuele feitelijke onjuistheden. In uw brief van 9 juli 2018 geeft u aan dat er geen feitelijke onjuistheden in de rapportbrief staan. In deze rapportbrief zijn de bevindingen van het inspectiebezoek weergegeven met de conclusie en vervolgacties. Aanleiding Op 26 september 2017 is Olcea voor een periode van vier maanden onder verscherpt toezicht geplaatst. In de periode van het verscherpt toezicht heeft Olcea de inspectie geïnformeerd over de voortgang van de verbeteringen. Op 20 december 2017 vond een tussentijdsbezoek plaats om de voortgang van de verbeteracties te volgen. Tijdens het inspectiebezoek op 26 januari 2018 beoordeelde de inspectie of Olcea voldoende verbeteringen had bewerkstelligd om het verscherpte toezicht te kunnen beëindigen. Uit dit inspectiebezoek bleek dat Olcea meer tijd nodig had om de verbetermaatregelen daadwerkelijk goed in te bedden in de organisatie. Daarnaast had Olcea tijd nodig om de organisatie te versterken door middel van een samenwerking met een andere zorgaanbieder. De inspectie sprak op 8 maart 2018 met de bestuurder en de voorzitter van de raad van commissarissen om de resultaten van het bezoek van 26 januari 2018 toe te lichten. Het verscherpt toezicht is vervolgens op 23 maart 2018 met drie maanden verlengd. Pagina 1 van 9
Doel van het bezoek De doelstelling van het inspectiebezoek op 26 juni 2018 was te beoordelen in hoeverre de zorg die Olcea biedt, na de verbeteracties, voldoet aan relevante wet- en regelgeving, (beroeps)normen, richtlijnen en standaarden die risico s bij cliënten beperken. Op basis van de bevindingen beoordeelt de inspectie met dit inspectiebezoek of zij voldoende vertrouwen heeft in de verbeterkracht van Olcea en of het verscherpt toezicht kan worden beëindigd. Methode De inspectie bracht een bezoek aan de dagbestedings- en kantoorlocatie in Hengelo. Om tot een gefundeerd oordeel te komen, gebruikte de inspectie verschillende informatiebronnen. Door de informatie uit deze bronnen te vergelijken en te wegen, beoordeelde de inspectie of de door Olcea geboden zorg voldeed aan relevante wet- en regelgeving, (beroeps)normen, richtlijnen en standaarden. De inspectie raadpleegde de volgende informatiebronnen: plan van aanpak verbetertraject en onderzoek samenwerking met andere zorgaanbieder(s), d.d. 15 maart 2018; resultaatverslag, d.d. 30 april 2018; resultaatverslag, d.d. 22 juni 2018; gesprek met uitvoerend zorgverlener; gesprek met management(team); inzage in vier cliëntdossiers; documenten, genoemd in bijlage 1. Beschrijving Olcea Olcea is een multiculturele zorginstelling die zorg en welzijn levert aan de Syrisch-orthodoxe, Turkse en Armeense doelgroepen, die niet meer in staat zijn hun leven op eigen kracht vorm te geven. Olcea heeft een eenhoofdige raad van bestuur en een raad van toezicht die bestaat uit drie leden. Olcea heeft een Wtzi-toelating voor de locatie Hengelo voor persoonlijke verzorging, begeleiding en verpleging. De locatie in Enschede heeft ook een Wtzi-toelating op voorgenoemde punten en een toelating voor behandeling en verblijf. In de toekomst wil de bestuurder mogelijk een woonlocatie starten. Olcea levert thuiszorg in Hengelo en Enschede en heeft in beide steden een locatie voor dagbesteding. Hier kunnen cliënten elkaar ontmoeten, gebruik maken van gezamenlijke maaltijden en sporten. De zorg en begeleiding wordt geleverd vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Ten tijde van het inspectiebezoek ontvangen twaalf cliënten zorg op basis van de Zvw en zeven cliënten zorg vanuit de Wlz met een indicatie zorgprofiel 4 of 5 op basis van een persoonsgebonden budget (PGB) of zorg in natura (ZIN). De cliënten zijn de Nederlandse taal vaak niet (meer) machtig. Olcea kiest merendeels bewust voor de aanstelling van medewerkers die de taal van de cliënten spreken. De zorgverleners werken in twee teams die verantwoordelijk zijn voor de thuiszorg. In totaal werken in deze teams veertien zorgverleners. Hiervan zijn twee zorgverleners BIG-geregistreerde verpleegkundigen. De zorgmanager is een niet praktiserend verpleegkundige. De verpleegkundigen zijn belast met de taken rondom de cliëntdossiers en werken ten tijde van het inspectiebezoek niet in dagelijkse zorgverlening. Pagina 2 van 9
Zes zorgverleners zijn werkzaam als verzorgende-ig niveau drie, van wie twee zorgverleners ook de taak als teammanager van de thuiszorgteams hebben. Vijf medewerkers zijn in dienst als helpende niveau twee, van wie drie in opleiding tot niveau drie verzorgende-ig. Inspectiebezoek 26 juni 2018 Samenwerking met regionale zorgaanbieder De bestuurder geeft aan dat er met twee regionale zorgaanbieders gesprekken zijn geweest over een vorm van samenwerking. Bij een van deze zorgaanbieders is op beleidsniveau gesproken over de concrete invulling van zo n samenwerking en wat beide organisaties elkaar kunnen bieden. Bij de andere zorgaanbieder is er wel een bereidheid tot samenwerking geconstateerd maar is nog niet gesproken over een concrete invulling. Met beide organisaties is op bestuurlijk niveau nog geen aantoonbare samenwerking overeengekomen. Olcea geeft aan op z n vroegst 9 juli 2018 meer duidelijkheid te kunnen geven over de vorm van een eventuele samenwerking. Financiële situatie Olcea Uit het gesprek met de bestuurder blijkt dat Olcea ten tijde van dit inspectiebezoek in financieel zwaar weer verkeert. De zorgverzekeraar heeft besloten de overschrijdingen van het budgetplafond over de laatste twee jaren terug te vorderen van Olcea. Daarom ontvangt Olcea sinds april van dit jaar geen betalingen meer voor de zorg die ze levert. De bestuurder geeft aan dat hierdoor een onhoudbare situatie ontstaat en het voortbestaan van Olcea in gevaar komt. Beoordeling normen Hieronder wordt de beoordeling weergegeven van de normen bij de thema s waar Olcea nog niet aan voldeed tijdens het bezoek van 26 januari 2018. Thema cliëntdossier Olcea heeft gewerkt aan het verder verbeteren van de zorg- en ondersteuningsplannen van de cliënten. Sinds maart 2018 werkt Olcea met een elektronisch cliënt dossier (ECD) Zorgverleners zeggen hiervoor in de afgelopen periode meerdere keren te zijn geïnstrueerd. Olcea huurt hiervoor een aantal uren per week een externe deskundige in om de zorgverleners te ondersteunen. In het laatste resultaatverslag van 22 juni 2018 geeft Olcea aan dat het onderdeel cliëntdossier nu voor 80% op orde is. In de ingeziene ECD s is aantoonbaar dat de cliënten en cliëntvertegenwoordigers betrokken zijn bij het opstellen van het zorgplan. Het zorgplan is ondertekend en besproken met de cliënt en/of cliëntvertegenwoordiger. Pagina 3 van 9
De zorg- en ondersteuningsdoelen passen nog niet geheel bij de mogelijkheden en beperkingen van de cliënt. De doelen zijn nog steeds met name gericht op lichamelijke aspecten, ADL en participatie. Waarbij doelen met betrekking tot zorginhoudelijke problematiek zoals dementie nog in ontwikkeling zijn. De inspectie hoort dat de afspraak is met zorgverleners dat zij tenminste eenmaal per dag een rapportage moeten schrijven. Zorgverleners rapporteren wel over gedrag van cliënten. Op basis van evaluaties is bij een cliënt nu een nieuwe zorgindicatie aangevraagd. Medewerkers van Olcea voeren risico-inventarisaties uit op basis van het inventarisatieformulier van Zorg Voor Beter. De inspectie ziet o.a. risicoinventarisaties op het domein mentaal welbevinden en depressie. Met de invoering van het ECD in maart 2018 zijn alle zorgplannen geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Afgesproken doelen, acties, rapportages en evaluaties zijn grotendeels op elkaar afgestemd. In een zorgplan ziet de inspectie dat een doel in het zorgplan is bijgesteld naar aanleiding van een evaluatie. Ook wordt per doel aangegeven of deze na evaluatie zo kan blijven. De rapportage vindt nu zo veel mogelijk per doel plaats. Zorgverleners geven aan nog wel moeite te hebben om datgene wat men in de praktijk van de cliënt aantreft ook te vertalen naar de afzonderlijke doelen. Het zorgmanagement geeft aan dat dit onderwerp van gesprek is met de zorgverleners en onderdeel uitmaakt van de trainingen. Bij de cliënten die zorg ontvangen volgens de Wlz waren de zorgdoelen en begeleidingsaspecten nog niet afgestemd met de dagbesteding. Thema deskundigheid en inzet medewerkers Olcea heeft na het inspectiebezoek van 15 juni 2017 het personeelsbeleid aangepast. De zorgverleners met de functie helpende niveau twee zijn vooral ingezet op de dagbesteding en voor algemene verzorging. Helpende niveau twee die in opleiding waren tot verzorgende-ig niveau drie, zijn samen met een ervaren gediplomeerde verzorgende ingepland op de route. Risicovolle handelingen zijn alleen uitgevoerd door de medewerkers die daarvoor bevoegd en bekwaam waren. Gedurende de periode van het - verlengd - verscherpt toezicht heeft de focus van de bijscholingen gelegen op de invulling van het zorgplan. Daarnaast zijn er gesprekken geweest met een ROC over het volgen van een training verpleegtechnische handelingen. Door het ROC is vervolgens een offerte uitgebracht. Olcea heeft hierop nog niet gereageerd vanwege de huidige financiële situatie. Scholing met betrekking tot zorginhoudelijke onderwerpen over bijvoorbeeld dementie is nog niet aan bod gekomen. Voor 2018 heeft Olcea nog geen scholingsplan opgesteld. Thema medicatieveiligheid Afspraken met betrekking tot het gebruik van opiaten pleisters en het gebruik van medische hulpmiddelen leven zorgverleners nu strikt na. De zorgmanager ziet erop toe dat het gebruik van opiatenpleisters dubbel wordt geparafeerd. Tevens ziet de zorgmanager erop toe dat medewerkers alleen medische hulpmiddelen gebruiken die aan de betreffende cliënt zijn geleverd. Pagina 4 van 9
Thema vrijheidsbeperking Olcea heeft haar visie en beleid op vrijheidsbeperking verder aangevuld. Zowel het thema wilsbekwaamheid als de besluitvorming en de taken en verantwoordelijkheden van de behandelend arts zijn nu opgenomen in het beleid. Overzicht beoordeelde normen Hieronder wordt de beoordeling weergegeven van de normen waaraan de geboden zorg op 26 januari 2018 nog niet voldeed en waarvoor verbetermaatregelen noodzakelijk waren. Thema Cliëntdossier Voldoet - Medewerkers inventariseren en evalueren periodiek de cliëntgebonden risico's en baseren hierop de zorg en de ondersteuning. - De cliënt en/of de cliëntvertegenwoordiger is/zijn betrokken bij de periodieke evaluatie en bijstelling van het zorgplan. De evaluatiefrequentie is volgens de veldnorm of hoger. Voldoet grotendeels - De wensen, behoeften, mogelijkheden en beperkingen van de cliënt zijn de basis voor de zorg-/ondersteuningsdoelen. De zorg- /ondersteuningsdoelen passen bij de wensen, behoeften, mogelijkheden en beperking van die cliënt en zijn gebaseerd op diagnostiek van relevante disciplines. - Afgesproken doelen, acties, rapportages en evaluaties zijn op elkaar afgestemd. Thema Deskundigheid en inzet van personeel Voldoet grotendeels - Medewerkers krijgen scholing om adequaat te kunnen voorzien in de zorg- en ondersteuningsbehoeften van de cliënten. Thema Medicatieveiligheid Voldoet - Een tweede bekwaam persoon controleert de niet-gds-medicatie, of er is een afspraak met de apotheek dat het geen risicovolle medicatie betreft voor deze cliënt. Het is traceerbaar wie deze controle uitvoert en op welke wijze dat gebeurt. Thema Vrijheidsbeperking Voldoet - De zorgaanbieder beschrijft zijn visie op en beleid over preventie, terugdringing, besluitvorming en uitvoering van vrijheidsbeperkende maatregelen. Ontwikkelingen na 26 juni 2018 In uw brief van 9 juli 2018 geeft u aan dat er in augustus 2018 een vervolggesprek met de bestuurder van een andere zorgaanbieder plaats zal vinden. Het onderwerp zal dan zijn de concrete invulling van de samenwerking tussen beide organisaties. Tevens stuurt u een concept werkdocument mee. Pagina 5 van 9
Op 13 juli 2018 heeft de inspectie hierover telefonisch met u gesproken. In dit gesprek geeft u aan dat het gesprek met de bestuurder van de andere organisatie op 16 augustus 2018 plaats zal vinden. Ook meldt u met de zorgverzekeraar nog in onderhandeling te zijn over een betalingsregeling. Het achterwege blijven van financiering door de zorgverzekeraar brengt namelijk het voortbestaan van Olcea Nieuwe Zorglandschap in gevaar. In het telefoongesprek heeft de inspectie aangegeven dat de besluitvorming over het beëindigen van het verscherpte toezicht pas plaats kan vinden als er een getekende samenwerkingsovereenkomst is met een andere zorgaanbieder en een betalingsregeling is getroffen met de zorgverzekeraar. Op 1 augustus 2018 heeft u de inspectie telefonisch laten weten dat u die dag het faillissement heeft aangevraagd voor Olcea Multiculturele Zorg B.V. U geeft aan dat dit faillissement het bedrijf Olcea Nieuwe Zorglandschap B.V. niet zal raken en de zorgverlening aan de cliënten van Olcea Nieuwe Zorglandschap B.V. verantwoord zal worden gecontinueerd. Hierbij merkt u op dat het door de zorgverzekeraar toegezegde overbruggingsbedrag nog niet is ontvangen. Dit verhoogt wel de kwetsbaarheid van het voortbestaan van Olcea Nieuwe Zorglandschap B.V. Daarbij geeft u aan dat de medewerkers ondanks alles gemotiveerd zijn en blijven hopen op een goede afloop. Conclusie Olcea voldoet grotendeels - aan de normen waarvoor na het inspectiebezoek van 26 januari 2018 nog verbetering noodzakelijk was. Het is Olcea niet gelukt om in de periode van het verlengd verscherpt toezicht een samenwerkingsrelatie met een andere zorgaanbieder overeen te komen. In de periode van het verscherpt toezicht is Olcea in financieel zwaar weer beland zonder duidelijk uitzicht op verbetering voor zowel de korte als lange termijn. De inspectie maakt zich grote zorgen over het voortbestaan van Olcea en daarmee samenhangend de continuïteit van zorg voor de cliënten. Het verscherpt toezicht op Olcea wordt daarom niet beëindigd en aangehouden voor onbepaalde tijd. Vervolgacties inspectie De inspectie heeft besloten om het verscherpt toezicht op Olcea aan te houden totdat de continuïteit van zorg is geborgd. Zowel de samenwerking met een andere zorgaanbieder als een stabiele financiële situatie maken onderdeel uit van deze borging. De inspectie zal de ontwikkelingen nauwlettend volgen door middel van regelmatige resultaatrapportages van Olcea. In de periode van verscherpt toezicht kan de inspectie Olcea aangekondigd en/of onaangekondigd bezoeken. Op grond van haar bevindingen en conclusies naar aanleiding van de resultaatrapportages en/of het inspectiebezoek beoordeelt de inspectie of het verscherpt toezicht kan worden opgeheven of dat er verdere stappen genomen moeten worden in de vorm van bestuursrechtelijke maatregelen. Pagina 6 van 9
In de volgende paragraaf staat verwoord wat de inspectie van Olcea verwacht. Vervolgacties zorgaanbieder De inspectie verwacht dat Olcea haar wekelijks informeert over de volgende onderwerpen: - De continuïteit van zorg aan de cliënten; - Het voortbestaan van Olcea Nieuwe Zorglandschap B.V.; - De samenwerking met een andere zorgaanbieder. Deze informatie over de stand van zaken verwacht de inspectie op haar mailadres: ri.utrecht@igj.nl, onder vermelding van het kenmerk van deze brief. De inspectie stuurt deze rapportbrief naar u als directeur/bestuurder. Ik verzoek u de gesprekspartners, medewerkers, de cliëntenraad en de raad van toezicht van de inhoud van de rapportbrief op de hoogte te stellen. De inspectie maakt vastgestelde rapporten van het inspectietoezicht actief openbaar door plaatsing op haar website: www.igj.nl. Meer informatie over actieve openbaarmaking van documenten door de inspectie kunt u vinden op onze website (www.igj.nl/onderwerpen). Procedure verscherpt toezicht en openbaarmaking Het instellen van verscherpt toezicht is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en daarom niet vatbaar voor bezwaar en beroep. U bent inmiddels in de gelegenheid gesteld vóór 31 augustus 2018, 17.00 uur uw reactie op de instelling van verscherpt toezicht schriftelijk kenbaar te maken aan de inspectie. Deze zal als bijlage bij het rapport, met deze brief, actief openbaar worden gemaakt op de website van de inspectie (www.igj.nl). De openbaarmaking gaat gepaard met een persbericht. U heeft, conform artikel 4.8 van de Algemene wet bestuursrecht, tot 31 augustus 2018, 17.00 uur, de gelegenheid uw eventuele bedenkingen tegen de openbaarmaking van de instelling van het verscherpt toezicht in te dienen. Het indienen van deze bedenkingen kan zowel mondeling als schriftelijk. Indien u geen bedenkingen indient tegen openbaarmaking wordt deze brief tezamen met het definitieve rapport, uw schriftelijke reactie op de instelling van verscherpt toezicht en een persbericht op www.igj.nl gepubliceerd. Indien u wel bedenkingen indient tegen openbaarmaking zullen deze in behandeling worden genomen in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Hangende deze besluitvorming op grond van de Wob vindt geen actieve openbaarmaking plaats. Uw eventuele bedenkingen tegen de actieve openbaarmaking kunt u meedelen op telefoonnummer xxx van mevrouw N.N., of mailen naar het algemeen e-mailadres van de inspectie ri.utrecht@igj.nl, met een cc naar (behandelend inspecteur) onder vermelding van het kenmerk rechts boven aan deze brief. Pagina 7 van 9
Ik verwacht u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, N.N. Coördinerend Specialistisch Senior Inspecteur Pagina 8 van 9
Bijlage 1 Geraadpleegde documenten De inspectie heeft de onderstaande documenten gebruikt bij het uitvoeren van het inspectiebezoek en bij het opstellen van dit rapport. De inspectie heeft de documenten niet in hun totaliteit beoordeeld, maar op specifieke onderwerpen doorgenomen. - Overzicht zorgzwaarte cliënten, d.d. 26 juni 2018; - Overzicht bezetting zorgteams, d.d. 26 juni 2018; - Beleid vrijheidsbeperking en veiligheidsmiddelen, d.d. 1 april 2018; - Offerte opleidingscarrousel door ROC, d.d. 14 mei 2018. Pagina 9 van 9