Gezocht: de perfecte medewerker Je hebt dringend een nieuwe medewerker nodig. Hoe pak je dit aan? Welke stappen moet je zetten om je voor te bereiden? Welke vragen moet je stellen tijdens het selectieinterview? Hoe vergroot je de kans om zo snel mogelijk beet te hebben? Weet je wat voor iemand je zoekt? Hoe pik je er de beste kandidaat uit? Belangrijke vragen want een foute keuze kost je veel tijd en geld. De aanpak, het interview en het onthaal van de nieuwe medewerker verschillen naargelang je een arbeider of een bediende wil aanwerven, een hoog- of laaggeschoolde, een schoolverlater of een werknemer met al wat ervaring. Je vindt hierbij aandachtspunten bij de drie stappen die je moet doorlopen. Niet alle tips zijn voor iedereen altijd van toepassing. Zowel bedrijven die hun eerste werknemer in dienst willen nemen als grotere ondernemingen met verschillende afdelingen vinden er nuttige zaken in. 1. Selectie van een nieuwe medewerker: een systematische aanpak Maak een goede functiebeschrijving (wat verwacht ik van de medewerker) precieze benaming van de job vervolledigd door een duidelijke toelichting over de functie-inhoud: wat verwacht ik van deze functie en van de medewerker in deze job? en de plaats in het organogram: wie is de chef van deze medewerker, geeft deze medewerker op zijn beurt ook zelf leiding, met wie werkt hij of zij verder nog samen, met wie heeft hij of zij extern contact, hoe, wanneer, waar en hoe vaak is er overleg binnen de afdeling, met de chef en met collega s verwachte resultaten van die functie omschrijving van bevoegdheid en verantwoordelijkheid: wat zijn de verantwoordelijkheden en/of bevoegdheden die ik hem of haar toevertrouw, welke zijn de concrete taken, kan ik ze ook koppelen aan de verantwoordelijkheden, ben ik hier ook volledig in of zie ik iets over het hoofd, welke specifieke procedures zijn voor deze job van belang, liggen ze vast en zo ja, waar duidelijke opgave van de vereiste bekwaamheid, ervaring, opleiding, diploma s: wat is het kwaliteitsniveau dat ik verwacht, wanneer is er sprake van een goede taakinvulling plus de doorgroeimogelijkheden, het salaris en eventuele extravoordelen, de opleidings- en vormingsmogelijkheden Denk goed na over het gewenste functieprofiel van de kandidaat die aan je vereisten beantwoordt (aan welke kwaliteiten moet de medewerker voldoen): ervaring (professioneel, qua leidinggeven, in een bepaald beroep,...), opleiding, kennis en inzicht (functiespecifieke kennis, productkennis, talen, wetgeving, software,...), vaardigheden (praktische beroepsvaardigheid, pc-vaardigheid, mondelinge of schriftelijke communicatievaardigheid, plannen en organiseren,...), verwachtingen over de job, persoonlijkheid en voorkomen van de kandidaat (welke uitstraling, aangename stem, professionele présence,...), houding, motivatie (stabiliteit, ambitie, groei in de toekomst),... Op welk niveau verwacht ik de verschillende profieleisen? Wat heeft er voorrang? Moeten al deze vereisten onmiddellijk ingevuld worden? Wat kan binnen het bedrijf aangeleerd worden? Kies de combinatie van de meest geschikte rekruteringskanalen: interne kennisgeving, recrutering via VDAB, Mijn VDAB, advertenties, internet, scholen,...
Stel een goede personeelsadvertentie op. De functiebeschrijving is hierbij je basistekst, maar die is veel te uitgebreid. Naargelang het medium zal je deze informatie moeten inkrimpen tot de meest essentiële gegevens. Zeg altijd waar de kandidaat meer informatie kan inwinnen. Dan is het ideaal op een zo compleet mogelijke functiebeschrijving te kunnen terugvallen. Vergeet ook niet te vermelden: een korte voorstelling van het bedrijf, wat maakt het bedrijf uniek? contactmogelijkheid voor verdere informatie de verdere procedure bij sollicitatie Bepaal op voorhand de formele elementen van de procedure: het moment waarop je de rekrutering afsluit en de wijze van kandidaatstelling. Houd je in principe aan deze formele elementen. Alle kandidaten hebben recht op een faire kans. Het is niet correct als de spelregels in de loop van de procedure gewijzigd worden. Preselectie kan nodig zijn. Soms bevatten de sollicitatiebrieven en c.v. s voldoende informatie om te beslissen of het al dan niet de moeite loont je tijd en die van de kandidaat verder te investeren. Bij een te grote oogst aan kandidaturen kan je op die manier de procedure ook beheersbaar maken. Beperk je hier vooral tot objectieve elementen, zoals diploma, woonplaats en ervaring. Een belangrijk instrument zijn de interviews. Denk vooraf goed na met wie de kandidaat een gesprek moet hebben: jezelf, de toekomstige chef/ ploegbaas,... Het is aan te raden deze verantwoordelijke systematisch bij de procedure te betrekken, want hij zal tenslotte direct moeten samenwerken met de nieuwkomer én hij voelt zich zo mee verantwoordelijk voor de beslissing. Ook een andere interne vertrouwenspersoon die over een goed menselijk inschattingsvermogen blijkt te beschikken en de functie goed kent, kan toegevoegde waarde betekenen. Meerdere meningen leiden ook tot een objectiever beeld. Denk goed na of de organisatie van een praktische proef niet haalbaar is binnen de wettelijke context. Peilen naar beroepsspecifieke vaardigheden gaat zo veel sneller en preciezer. Voor vakarbeiders kan je deze stap simpelweg niet overslaan! Denk goed na over het verloop van het gesprek. Voorziet u al meteen een vorm van onthaal, waarbij de kandidaten tijdens de selectieprocedure beter kennis kunnen maken met het bedrijf? Hou er rekening mee dat je niet alleen zelf een geschikte kandidaat zoekt, maar dat ook je toekomstige medewerker het bedrijf moet kunnen kiezen waarbinnen hij/zij het wel ziet zitten. Bouw dus wederkerigheid in. Beperk ook de vragen tot echt relevante zaken. Hoed je daardoor voor vooroordelen en eerste indrukken. Het peilen naar de oprechtheid en gerichtheid van de motivatie is in deze fase cruciaal. Hoger vermelde wederkerigheid kan zelfs inhouden dat je stukken van het eigenlijke onthaal voor nieuwkomers al bij de beginfase van de selectie inbouwt: een bedrijfsbezoek of contact met de (mogelijke) toekomstige werkplek en collega s, geven nieuwkomers de kans om de sfeer te proeven en zich de situatie concreet voor te stellen. Denk op voorhand zeer goed na over de beslissingscriteria. Misschien kan je voor elke beoordelaar (interviewer) een blad opmaken waarbij alle kandidaten tegenover alle relevante beslissingscriteria worden geplaatst. Of beter nog: bereid dit voor met je intern selectieteam. Een goed interview vraagt een gestandaardiseerde aanpak, waarbij je duidelijk van tevoren vastlegt wat je wil weten en hoe je dit zal vragen. Beoordeel elke kandidaat onmiddellijk na het interview afzonderlijk met een score. Wissel achteraf per kandidaat de scores van de verschillende beoordelaars uit, samen met de argumenten. Delibereer tenslotte over het resultaat en de rangschikking. Dat maakt de procedure het meest objectief. Is er behoefte aan een tweede ronde? Eventuele testing. Somminge ondernemers laten graag het grove selectiewerk doen door een selectiebureau. Dat houdt op het einde van de rit enkele kandidaten over waar de ondernemer zelf uiteindelijk contact mee heeft, om de ultieme beslissing te nemen. Anderen gaan net omgekeerd te werk. Zij houden de ganse procedure liever zelf in de hand, en bij twijfel tussen de resterende kandidaten schakelen zij een gespecialiseerd bureau in, dat de testen afneemt. Via een testprocedure krijg je een grondige beoordeling en rapportering van de voor de functie noodzakelijke bekwaamheid en persoonlijkheidskenmerken. Ook motivatie en ambitie worden diepgaand onderzocht. Daarvoor worden diverse wetenschappelijk onderbouwde middelen (vragenlijsten, psycho-technische testen, assesment) gebruikt. Maar uiteindelijk moet de werkgever de knoop doorhakken. Hoe ga je de kandidaten op de hoogte brengen van de resultaten? De niet geselecteerde kandidaten afschrijven? Houd (tijdelijk) een reservebestand bij van goede kandidaten die op dat moment een betere kandidaat op hun pad vonden. De eindonderhandelingen kunnen beginnen met de voorkeurkandidaat: zeer concrete afspraken over loon, datum van aanvang, proefperiode kortom: het hele contract ronden de selectie af. Over naar het onthaal... De proefperiode zorgt voor de uiteindelijke toets. Organiseer inhoud en beoordeling van de proefperiode met grote zorg. Beoordeel ook voldoende frequent (2 tot 3 maal in eerste drie maanden). Zo kan je ook daadwerkelijk bijsturen als dat nodig mocht blijken.
2. Zo voert u een goed sollicitatiegesprek Bij het opstellen van de advertentie heb je al nagedacht over de kennis en ervaring die een kandidaat moet bezitten. Verder heb je bedacht welke andere eigenschappen of vaardigheden je van een kandidaat verwacht. Tijdens het selectie-interview moet je erachter zien te komen of de kandidaat geschikt is om de job te doen of anders gezegd, of de kandidaat aan het profiel voldoet. Hieronder vind je enkele eenvoudige tips en voorbeeldvragen voor een selectie-interview. Dit interview vult een praktisch gedeelte aan. Arbeiders laat je best een praktische proef afleggen om te beoordelen of hun vaktechnische kennis op peil is. Je legt iedereen ook best een proefperiode op. Bij het interview moet je steeds voor ogen houden wie je juist zoekt. Wat is voor jou belangrijk? Het interview is meteen ook het juiste moment om duidelijke afspraken te maken over arbeidstijd en verloning. Hoe laat moet de medewerker beginnen, hoe geraakt hij daar, hoe ziet de vakantieregeling eruit, wat als het regent, wat zijn de opleidingsmogelijkheden,... Je moet niet alleen de juiste medewerker kiezen, maar hem tegelijkertijd ook informeren over het reilen en zeilen van je bedrijf en nagaan of hij dat ziet zitten en ermee akkoord gaat. Meestal verloopt een selectiegesprek volgens een vaste structuur: opening ( Hebt u het makkelijk kunnen vinden? ) en introductie (wie is wie) informatie geven over het bedrijf en de job ( Wat weet u van ons bedrijf? ) (kort houden!) informatie vragen aan de kandidaat (het belangrijkste onderdeel) vragen van de kandidaat beantwoorden afsluiting en verdere procedure uitleggen Goed luisteren en het stellen van de juiste vragen is een essentieel onderdeel van het selectiegesprek. Het stelt je in staat om meer informatie te verzamelen, specifieke vakkennis te toetsen, inzicht te krijgen in denkbeelden en meningen en het gesprek te sturen. Zomaar wat vragen stellen is dan ook niet de manier om dat te bereiken. Open vragen geven je meer informatie dan vragen waar de kandidaat enkel ja of nee kan op antwoorden. Ze stellen de kandidaat in de gelegenheid om naar eigen inzicht of ervaring antwoord te geven, zonder dat hij in een bepaalde richting gestuurd wordt. Een open vraag begint meestal met hoe, waarom, waar, wanneer, wie, wat of welk. Besef dat ook een ik weet het niet als antwoord, betekenisvol kan zijn. Stel een controlevraag als het je niet helemaal duidelijk is wat iemand wil zeggen of om te checken of je het antwoord begrepen hebt. Om een goed beeld te kunnen vormen van de kwaliteiten van de kandidaten, is het soms nodig erg persoonlijke vragen te stellen, maar beperk je tot relevante onderwerpen. De informatie die je krijgt, is trouwens vertrouwelijk en moet je als dusdanig behandelen. Vragen die je helpen een goed beeld van de geschiktheid van de kandidaat te krijgen: Waarom zou ik u moeten aannemen in plaats van een ander? Wat zijn uw sterke punten? Wat zijn uw zwakke punten? Wat zou u over vijf of tien jaar willen doen? Wat vond u de positieve kanten van uw vorige leidinggevende? En de negatieve? Met wat voor personen had u in het verleden moeite om mee samen te werken? Waarover ergert u zich in uw huidige baan? Waarom wil u weg bij je huidige werkgever? Waarom bent u vertrokken bij uw vorige werkgever? Wat lijkt u zo leuk aan deze job? En minder leuk? Welke opleiding(en) heeft u gevolgd? Waarom hebt u die gevolgd? Waarom hebt u uw studie niet afgemaakt? Wat houdt uw huidig werk zoal in? Wat spreekt u in uw huidige job vooral aan? Gaf u ooit leiding aan een groep medewerkers? In welke mate? Hebt u stage gelopen? Waar? En wat hield deze stage juist in? Wat is uw huiselijke situatie: heeft u een partner, bent u getrouwd, heeft u kinderen,...?
Wat doet u meestal in uw vrije tijd? Hoeveel wilt u verdienen? Wanneer kan u bij uw huidige werkgever weg en kan u bij ons beginnen? Hebt u nog andere sollicitaties lopen? Opgelet: Weet dat er vragen zijn die je niet mag stellen. Zoals: Bent u homo? Bent u lid van een vakbond? Wat is uw godsdienst? Welke politieke partij hangt u aan? Een goede methode om na te gaan welk vlees je in de kuip hebt, is vragen naar situaties uit het verleden, bij de huidige of de vorige werkgever. Kan u mij een situatie beschrijven waarin u onder tijdsdruk een moeilijk probleem moest oplossen? Kan u mij een situatie beschrijven waarin u moest improviseren? Wat was dat precies voor probleem of situatie? Wat maakte de situatie moeilijk? Was was uw taak precies? Welke acties hebt u ondernomen? En welke nog meer? Wat was het resultaat? Als u terugkijkt op de gebeurtenis, wat hebt u daarvan geleerd? Wat zou u een volgende keer anders doen? Voorbeeldvragen die ervoor zorgen dat je de juiste informatie krijgt van de kandidaat over specifieke vaardigheden en eigenschappen: Analytisch vermogen Hoe stelt u de volgorde van belangrijkheid vast in uw werk? Initiatief Samenwerken Overtuigingskracht Besluitvaardigheid Stressbestendigheid Flexibiliteit Hebt u wel eens nieuwe ideeën bedacht? Wat is daarmee gebeurd? Wat is uw beste voorstel wat door uw werkgever of collega s overgenomen is? Kunt u een voorbeeld geven van een situatie waarin u het niet eens was met de werkwijze van een collega? Hoe reageerde u hierop? Wat was het resultaat? We hebben allemaal wel eens een verschil van mening met een collega. Kunt u hiervan een voorbeeld geven? Wat hebt u toen gedaan? Wat was het resultaat? Hebt u wel eens meegemaakt dat u overtuigd was van uw gelijk en anderen mee moest krijgen? Hoe hebt u dit gedaan? Geef eens een voorbeeld waarin u anderen van uw standpunt moest overtuigen. Hebt u zich wel eens ongelukkig gevoeld met een genomen beslissing? Wat was dat? Hoe ging u daarmee om? Hebt u wel eens bedenktijd gevraagd voordat u een beslissing nam? Welke beslissing was dat? Wat hebt u gedaan om tot een besluit te kunnen komen? Vraagt u vaak bedenktijd aan? Welke ervaringen op het werk brengen u uit uw humeur? Hoe krijgt u uw goede humeur weer terug? Hebt u op het werk wel eens meegemaakt dat iemand in paniek was? Hoe reageerde u hierop? Hebt u uw manier van werken wel eens aanzienlijk moeten veranderen? Hoe ging dat in zijn werk? Hebt u vaak wijzigingen binnen uw organisatie meegemaakt? Welke? Wat vond u hiervan?
3. Goed onthaald is goed begonnen Een goed onthaal verhoogt de motivatie van de nieuwe medewerker, zet meteen een functionele toon en een prettige werksfeer neer en zorgt voor de snelle inburgering van de nieuwe medewerker in het bedrijf. Een win-win situatie voor jou, je onderneming, de nieuwkomer en de huidige medewerkers. Onthaal begint al bij de aanwerving. In deze procedure geef je al heel wat informatie over de onderneming en haar waarden, normen en cultuur. Een medewerker onthalen is veel méér dan er enkel voor zorgen dat de administratieve kant netjes is afgehandeld. Daarom is een grondige voorbereiding noodzakelijk. Lang vóór de nieuwe medewerker komt, zorg je ervoor dat een aantal werkgeversverplichtingen geregeld of voorbereid zijn: arbeidscontract, arbeidsreglement, verzekering arbeidsongevallen, alles wat verband houdt met verloning en sociaal statuut, de Dimona-aangifte aan de RSZ, het medisch dossier, procedures bij ziekte en dergelijke. Je sociaal secretariaat beschikt daarvoor over handige overzichten. Maak er gebruik van en pas deze richtlijnen aan je bedrijf aan. In elke onderneming zijn er een aantal praktische, zeer specifieke zaken te bespreken en te regelen. Maak hiervan voor jezelf een overzicht, en gebruik dat lijstje voor elk onthaal. denk aan arbeidskledij, persoonlijke werkuitrusting, e-mailadres, en noem maar op... Doe deze oefening samen met de andere medewerkers. Ben je goed voorbereid op het onthaal tijdens de eerste werkdag? o Programma opgesteld o Documentatiematriaal voorzien (zie verder) o Begeleiding voor de hele dag voorzien o... Goed onthalen betekent niet dat je dit alles zélf moet doen. Bij het uitwerken van programmaonderdelen, moeten de verschillende verantwoordelijken worden betrokken. Heb je de komst van de nieuwe medewerker aangekondigd en doorgepraat met de andere medewerkers? Zijn of haar rechtstreekse chef? Heb je je medewerkers verteld wat je van hen verwacht bij het onthaal van de nieuwkomer? Help je je medewerkers bij het geven van uitleg over hun job, hun plaats in het geheel, hun relatie tot de functie van de nieuwkomer? Zorg je voor een rondleiding door het bedrijf? En is elke afdeling op voorhand op de hoogte van de komst van de nieuwe medewerker? Zorg je voor een ongedwongen sfeer zodat de nieuwe medewerker gerustgesteld wordt? Overweeg je of het zinvol is een peter of meter aan te stellen? (Dat is een collega-werknemer die speciale aandacht besteedt aan de aanpassing van de nieuwe medewerker in de eerste dagen en weken.) Het is nuttig deze peter of meter al van bij het onthaal in te schakelen. Doorloop je tijdens het onthaal het contract en arbeidsreglement rustig met de nieuwe medewerker? Bijvoorbeeld: arbeidsduur, arbeidsomstandigheden, maatregelen op het gebied van veiligheid en gezondheid, nuttige telefoonnummers, wat in geval van ziekte, hoe vraag ik hier verlof aan?... Heb je een overzicht van alle nuttige informatie die niet in het contract of het arbeidsreglement staat, maar toch alle mogelijke (ook informele) aspecten van het werk omvat? Zoals: wat zijn de gewoontes bij het nemen van maaltijden, bij verjaardagen, personeelsfeestjes,...? Hoe zit dat bijvoorbeeld met het privé-gebruik van telefoon of computer,...? Kan ik op kosten van de werkgever opleiding volgen? Zijn er bepaalde lopende projecten waarvan de medewerker op de hoogte moet zijn (bv. over veiligheid, over kwaliteit, over milieuzorg in het bedrijf,...)? Bezorg je haar of hem een voorstellingsfolder of bedrijfsbrochure met een duidelijk en eenvoudig overzicht van de structuur van het bedrijf? Of andere documenten of publicaties om het bedrijf te situeren: o Informatie over de markt, de voornaamste klanten? o Informatie over de bedrijfsfilosofie, de waarden?
o Informatie over de historiek van het bedrijf? o Informatie over de ambities van het bedrijf? Kan je de nodige praktische informatie ter beschikking stellen: informatie over vervoer van en naar de bouwplaats, bereikbaarheid van het bedrijf met het openbaar vervoer of informatie over carpooling, parking of fietsstalling-mogelijkheden? Zijn de nodige veiligheidsvoorschriften toegelicht? Toegang tot bedrijf of bouwplaats via badges en dergelijke? Overhandigen arbeidskledij en veiligheidsuitrusting? Voorschriften uitgelegd? Bezoek aan bedrijfsarts voorzien? Voorzie je ook een middagpauze waar contact met de collega s mogelijk is? Zorg je ervoor dat de nieuwkomer niet overladen wordt met informatie? Dit kan voorkomen worden door regelmatig pauzes in te lassen en het kennismakingsprogramma te beperken. Wees niet bang voor herhaling. Ga na enkele dagen of weken even na welke informatie inmiddelds verwerkt is, en wat hernomen moet worden. Zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker in elk geval grondig kan kennismaken met zijn eigen werkplek en werkmakkers, en al even aan de slag kan, al dan niet onder begeleiding van jou, zijn directe chef of collega? Zijn er maatregelen genomen om na de onthaalperiode (na enkele dagen, weken,...) samen met de nieuwkomer de aanpassing nog even door te nemen en hem of haar de kans te geven vragen te stellen over wat nog onbekend is, of nog niet duidelijk? Help je de nieuwkomer zich in te passen in de groep? Heb je specifieke aandacht voor het onthaal van kansengroepen: allochtonen, gehandicapten, jongeren, laaggeschoolden? Het op weg helpen van medewerkers van het andere geslacht vraagt extra aandacht, zowel bij de voorbereiding van de bestaande groep medewerkers, bij het onthaal zelf, als bij de follow-up.