Betreft Ketendocument Acute Psychiatrie regio Resultaten ter afsluiting van de projectfase Aan Van Werkgroep Keten Acute Psychiatrie Anna van Gemert procesbegeleider in afstemming met Cees Vermeeren, voorzitter (GGZ ) Datum 30 december 2013 Status Voortgang Concept Na een schriftelijk akkoord van de werkgroepleden wordt het document, indien nodig, aangepast en krijgt het de status vastgesteld Samenvatting ketendocument Acute Psychiatrie regio I. De voorbereiding II. Samenwerken in de keten acute psychiatrie III. Het verankeren van ketenafspraken Bijlage Ketenuitwerkingen De vertegenwoordiging van de organisaties in de werkgroep 1
I. De voorbereiding Een gedeelde ambitie en een aanpak In het kader van de zorg voor de acute psychiatrische patiënt is in 2013 in een samenwerkingsinitiatief gestart. De deelnemende partijen spraken de bereidheid uit om inspanningen te leveren gericht op: Het bewerkstellingen van uitstekende ketenzorg bij de psychiatrische patiënt, inclusief de suïcidale patiënt. Het komen tot een beschreven keten met heldere aansluitende en regionale afspraken omtrent de zorg voor de acute psychiatrische, inclusief suïcidale patiënt. Het streven naar een werkzame en duurzame keten gericht op continuïteit van zorg voor de acute psychiatrische patiënt, inclusief suïcidale patiënt. Het maken van heldere afspraken over taken en rollen en verantwoordelijkheden in de keten. Het continue verbeteren van de zorg in de keten voor de acute psychiatrische patiënt. Uitgangspunt in de aanpak is dat de problematiek van de patiënt leidend is voor de inrichting van de keten. Verbeteringen moeten er daadwerkelijk aan bijdragen dat de patiënt op het juiste moment de juiste zorg door de juiste organisatie krijgt. Omdat vele partijen betrokken zijn, is een bestuurlijke en professionele inbedding van afspraken noodzakelijk. De scope verandert van elkaar vrijblijvend infomeren naar besluitvorming over de samenwerking en verbinding aan doelen en resultaten van de keten. In de aanpak is met het oog op een duurzame keten een onderscheid gemaakt tussen: A. Het organiseren van de ketenzorg op bestuurlijk niveau. In deze fase stelden de bestuurders hun gezamenlijke ambitie vast en zijn voorwaarden gerealiseerd, waardoor de professionals de keten kunnen optimaliseren. Structuur en regie werd georganiseerd met als mijlpalen: - Een aanpak en een gedeelde intentie vastgelegd in een intentieverklaring. - Het aanwijzen van een voorzitter voor de keten en het organiseren van procesbegeleiding. - Het faciliteren van professionals om niet-vrijblijvend deel te nemen aan de werkgroep. B. Het optimaliseren van de zorgketen. In deze fase werd in professioneel verband stapsgewijs toegewerkt naar goede en aansluitende keten met als mijlpalen: - Samenstelling van een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers vanuit de organisaties met een mandaat voor het inbrengen van ervaringen vanuit de eigen organisatie en een verantwoordelijkheid voor terugkoppeling. - Een Inventarisatie van de huidige keten op knelpunten en hiaten door de procesbegeleider. - Het bespreken en vastleggen van de gewenste keten door vertegenwoordigers uit de organisaties. - Zorgdragen voor realisatie in de praktijk door het maken van werk- en implementatieafspraken. C. Het borgen van harde- en zachte aspecten op bestuurlijk- en professioneel niveau door het verankeren van afspraken over de voortgang. Een planmatig aanpak op zich is geen garantie voor succes. Het ketenproces is succesvol als er aandacht is voor een mix van zachte en harde aspecten. Naast een methodische aanpak zijn meer zachte aspecten, zoals het opbouwen van vertrouwen en commitment, verbindend leiderschap en respectvolle communicatie ook belangrijk. Tijdens dit proces is er geen hiërarchische sturing, echter door de bereidheid om met elkaar het proces aan te gaan, ontstaat gaandeweg (een verdieping in de) samenwerking. Samenwerken is mensenwerk. Afspraken werken niet zonder de betrokkenheid van de professionals. In zes bijeenkomsten kwam een werkgroep van 13 deelnemers en de procesbegeleider bij elkaar vanuit 11 deelnemende organisaties. Daarnaast waren er bilaterale contacten en mailverkeer over de uitwerking van acties. In de bijeenkomsten lag het accent op de volwassenenpsychiatrie. 2
Figuur 1. Organisaties rond de patiënt Regionale Ambulance Voorziening GGZ SEH Wilhelmina ziekenhuis Centrale Huisartsen Dienst Samenwerken SEH Scheper ziekenhuis Districts Huisartsen Vereniging GGD Patiënt Organisatieoverstijgende afspraken BJZ SEH Ziekenhuis Bethesda VNN Verslavings zorg Politie District De vertegenwoordiging vanuit de afzonderlijke organisaties in de werkgroep werd bepaald door de betreffende organisatie. Zie bijlage Vertegenwoordiging vanuit de ketenorganisaties. Uitgangspunten voor de ketenbesprekingen De deelnemende professionals in de werkgroep zijn bereid tot het aangaan en/of verstevigen van verbindingen tussen de organisaties door met elkaar in gesprek te gaan. Zij vinden het belangrijk dat tijdens het samenwerkingsproces afgesproken acties ook daadwerkelijk leiden tot verbeteringen. De continuïteit in de samenwerking dient te worden verankerd door ketenafspraken over de implementatie en de voortgang na de projectfase. Bouwstenen voor de keten In de praktijk van ketensamenwerking zijn doorgaans meerdere probleemgebieden en momenten te onderscheiden die een risico vormen voor de continuïteit van de patiëntenzorg. Reden te meer om zicht te hebben en te houden op deze gebieden en deze zodanig te organiseren dat ze kunnen worden opgevat als bouwstenen voor de keten. Om een zorgketen acute psychiatrie te realiseren, is het belangrijk dat de ketenorganisaties afspraken maken over de bouwstenen. De resultaten van de samenwerking zijn in dit ketendocument ingedeeld volgens onderstaande samenvatting. 3
II. Samenwerken in de Keten Acute Psychiatrie Figuur 2. Samenwerken in de keten in Acute Psychiatrie Richten en inrichten Verbinden en Verbeteren Verankeren Bouwstenen voor de keten 1. De bereikbaarheid van organisaties en de beschikbaarheid van deskundigen 2. Aanrijdtijd/ overbruggingstijd tot de beoordeling 3. Handelingen tijdens de eerste opvang 4. Inschatten van risico s 5. Opnamegarantie in de acute fase 6. Overdracht van informatie en patiëntgegevens 7. Werkwijze bij BOPZ/ IBS 8. Afstemming en feedback 9. Richtlijnen/protocollen/scholing in de keten 10. Informatie over de keten (kwantitatief) Resultaten Inhoud Uitgangspunten. Convenanten. Werkafspraken. Proces Elkaar kennen. Feedback geven. Korte lijnen. Oog voor elkaars standpunten en situaties. Verwachtingen zijn bijgesteld. Voortgang bewaken Aan de hand van een agenda, verslagen en een voortgangslijst. Niet-vrijblijvend samenwerken Op professioneel niveau in gesprek blijven Organiseren van een ketenagenda in twee ketenbijeenkomsten met respectievelijk ontwikkelingen in relatie tot de keten en casusbesprekingen. Daarnaast neemt GGZ het initiatief voor een jaarlijks gesprek met de afzonderlijke organisaties. Op bestuursniveau volgen van de keten: Evaluatiecyclus voor (convenant)afspraken. Faciliteren van professionals voor keten bijeenkomsten. Vaststellen voorzitterschap en coördinatie over acties, de voortgang van de keten en de zorg voor documenten. De volgende fase in de keten De overdracht verder ontwikkelen. Afstemming over patiënten met specifieke problematiek o.a. bij suïcidaliteit en gebruik van middelen, zoals GHB. Protocollen afstemmen o.a. MD richtlijn Diagnostiek en Behandeling bij Suïcidaal gedrag. De keten onderbouwen met kwantitatieve gegevens (indicatoren). 4
II. Het verankeren van ketenafspraken Afspraken in de keten acute psychiatrie worden gemaakt op basis van gelijkwaardigheid en zijn nietvrijblijvend. Ketenpartijen werken samen op basis van gelijkwaardigheid Er is geen sturing met een hiërarchische verantwoordelijkheid van baas boven baas en daarom is het borgen van de resultaten van de werkgroep noodzakelijk door o.a.: Het verankeren van ketenafspraken op bestuurlijk niveau - Convenantafspraken in ketenverband evalueren binnen een evaluatiecyclus. - Het organiseren van de implementatie en evaluatie van afspraken binnen de ketenorganisaties. - Het faciliteren van professionals om deel te nemen aan ketenbijeenkomsten met de verantwoordelijkheid om te zorgen voor terugkoppeling en meningsvorming binnen de eigen organisatie. - Het vaststellen van het voorzitterschap voor ketenbijeenkomsten. - Het organiseren van coördinatie over de voortgang in het samenwerkingsproces, het bijhouden van de ketendocumenten, het bewaken van gezamenlijk acties, het scherp houden van de agenda en het volgen van ontwikkelingen bezien vanuit de relevantie voor de keten. Het verankeren van afspraken op professioneel niveau gericht op uitwisselen en verbeteren Het voorstel van de werkgroep is om ketencommunicatie te onderhouden door minimaal twee ketenbijeenkomsten per jaar te organiseren: - Een bijeenkomst met een wat algemene agenda o.a. beleid en ontwikkelingen. Een bijeenkomst waarin relevante ketencasussen wordt geagendeerd ter lering en verbetering. GGZ is bereid het voorzitterschap op zich te nemen. - Daarnaast ten minste één keer per jaar een gesprek tussen GGZ en de afzonderlijke ketenorganisaties. GGZ neemt hiertoe het initiatief. Aanbeveling voor de volgende fase in de keten. - De overdracht verder ontwikkelen op maat waar nodig en de (technische) ontwikkelingen volgen voor een veilige uitwisseling van gegevens. - Afstemming bij bepaalde patiëntenproblematiek met risico s, met name de continuïteit van zorg bij suïcidaliteit na de acute fase en de aanpak bij gebruik van medicatie en middelen, zoals GHB. - Procedure voor het bespreken van landelijke richtlijnen en protocollen in relatie tot de keten. - Scholing in ketenverband verder verkennen. - Om in ketenverband zicht te blijven houden op werking en om te kunnen sturen is het noodzakelijk te weten hoe de keten functioneert op basis van feiten. Ketenindicatoren zijn hierbij een essentieel hulpmiddel. Bespreken welke registraties en feitelijke onderbouwingen in de keten nodig zijn. - Vormgeven van een projectgroep (GGZ neemt het initiatief) voor realiseren van een opvanglocatie voor verwarde en/of lastige patiënten. In de Inventarisatie is dit naar voren gebracht door ketenpartners en recent verwoord door de ondertekenaars van Convenant als een gedeelde ambitie. Referentiebronnen Inventarisatie Huidige situatie acute psychiatrie in een zorgketen in de periode jan -febr. 2013. Handreiking Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerken in de zorg, 2010. Kwaliteitsdocument Ketenzorg bij Suïcidaliteit, aanbevelingen voor zorgvuldig samenwerken in de keten, Trimbos- Instituut, 2010. Multidisciplinaire Richtlijn Diagnostiek en Behandeling van suïcidaal gedrag, Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie, Nederlands Instituut van Psychologen, 2012. Kwaliteitsnormen Somatische zorg in de GGZ, 2001. Handleiding bij het optimaliseren van Ketenzorg, Acute Zorgnetwerk Noord Nederland en mede mogelijk gemaakt door ZonMw, 2010. 5
Bijlage Ketenuitwerkingen De vertegenwoordiging van de organisaties in de werkgroep Vertegenwoordiging vanuit de ketenorganisaties Zorgaanbieder Werkgroeplid Organisatie Functie Huisartsen R. Officier Centrale huisartsen dienst (CHD) Locatie Manager B. Luten Districts Huisartsen Vereniging Huisarts GGD P. Letmaath GGD /Hulpverleningsdienst Forensisch arts KNMG Ambulancezorg Mevr. T. Sandjer Regionale Ambulancevoorziening Medisch coördinator Ziekenhuizen J. Luik Wilhelminaziekenhuis, Assen Hoofd intensieve zorg (IC/SEH) P. Schlepers Ziekenhuis Bethesda, Hoogeveen Hoofd zorgeenheid SEH/IC/MC/Scopie L. Tomson Scheper ziekenhuis, Emmen Afdelingsmanager Intensieve zorg Mevr. B. Elzinga Noorderboog Diaconessenzks Meppel Psychiater. Volgt de keten via verslagen GGZ C. Vermeeren GGZ Manager acute zorg en Voorzitter van de werkgroep Mevr. C. Mooij GGZ Psychiater en manager polikliniek en kliniek Volwassen Mevr. S. Wijnen GGZ Projectondersteuning Politie D. Scholten Politie Noord Nederland district Regionaal Portefeuillehouder Politie- GGZ Verslavingszorg Mevr. J. Bandringa Verslavingszorg Noord Nederland(VNN) Divisiedirecteur? Jeugdzorg Mevr. Y Berens Bureau jeugdzorg (BJZ) Beleidsmedewerker Geen Mevr. A. van Gemert In opdracht van de ketenpartners Procesbegeleider Keten acute psychiatrie 6