Functiebeschrijving: Financieel-commercieel verantwoordelijke (aansturend) Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + handtekening financieel-commercieel verantwoordelijke_20190225 1
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert. 1.2. Hoofdactiviteit van de dienst De functie situeert zich in het team Afdelingsondersteuning van de afdeling Commercieel Beheer West & Innovatie. De afdeling Commercieel Beheer West & Innovatie staat in voor het commercieel beleid binnen het werkingsgebied van de afdeling Bovenschelde en de afdeling Zeeschelde-Zeekanaal. Zij stimuleert het gebruik van de binnenvaart en de waterweg als transportmodus, staat in voor het aantrekken van trafieken, ontwikkelt en commercialiseert de gronden en panden binnen het werkingsgebied. Zij staat in voor contacten en onderhandelingen met de commerciële stakeholders. ACB-W&I werkt nauw samen en stemt af met de ACB-O&V. ACB-W&I fungeert als kenniscentrum voor het aspect Innovatie. Het team Afdelingsondersteuning voorziet rechtstreekse administratieve en operationele ondersteuning aan het afdelingshoofd en de afdeling. 1.3. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Afdelingshoofd Administratief medewerker/ dossierbeheerder / Opvolgen, coördineren en adviseren van financieel-commerciële dossiers en vraagstukken voor de afdeling Commercieel beheer West & Innovatie met betrekking tot het vervoer via de waterweg en het vermarkten van de watergebonden gronden met als doel mee te werken aan de verdere ontwikkeling van het transport via het water en het multimodaal vervoer als alternatief voor het wegvervoer. Context: conform met de procedures, wet- en regelgeving, normen, budgettaire beperkingen en binnen de doelstellingen van het beleid van De Vlaamse waterweg. 3. Resultaatgebieden Dienstverlening uitbouwen Resultaat Het implementeren en bijsturen van de financiële dienstverlening met betrekking tot de budgetten, vastleggingen en overheidsopdrachten met als doel De Vlaamse Waterweg en de personeelsleden op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten Overlegvergaderingen organiseren Medewerkers bijstaan bij de toepassing van procedures Context: in overleg en in samenwerking met het afdelingshoofd. financieel-commercieel verantwoordelijke_20190225 2
Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor financiële vraagstukken of problemen Kwaliteitsborging Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor financiële vraagstukken of problemen Vervollediging dossiers Voorbereiden van financiële en commerciële dossiers met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel gefundeerde voorstellen te kunnen formuleren. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen,. Voorstel van beslissing Overeenkomsten formuleren met als doel de bevoegde personen toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Antwoorden op vragen van het afdelingshoofd, collega s, financieel manager, Fungeren als aanspreekpunt voor het financiële aspect van budgetten, vastleggingen en overheidsopdrachten Klanten adviseren over interpretatie van financiële procedures Proactief knelpunten signaleren Budgethouders en medewerkers adviseren bij vastleggingsdossiers Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen De voorstellen controleren op volledigheid (qua gegevens) overlapping en /of aansluiting met elkaar Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, afgesproken werkinstructies, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Voorstellen doen voor verbetering van financiële processen en systemen Opvragen, verzamelen en inventariseren van een aantal gegevens (ruimtelijke, juridische, technische, ) in het bijzonder aangaande opportuniteiten met betrekking tot de waterweg en financiële gegevens Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van (potentiële) klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Checklist opmaken voor financiële gegevens Interpreteren van statistische gegevens Aanvragen toetsen aan procedures, reglementering en vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Onderzoeken van haalbaarheidsfactoren Behoeften en opportuniteiten bespreken met het afdelingshoofd en collega s Anticiperen op problemen en knelpunten met betrekking tot financiële vraagstukken (bv. budgetten, vastleggingen, overheidsopdrachten, enz.) Analyseren van ad hoc vragen en problemen Uitwerken van een voorstel van overeenkomst Voeren van onderhandelingen inzake principeovereenkomsten, samenwerkingsverbanden, concessies, erfpachten, kaaidossiers, gebruik van de waterweg, grondverwerving financieel-commercieel verantwoordelijke_20190225 3
Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Voorstel van beslissing bezorgen aan de verantwoordelijke Initiëren van de uitvoering van de overeenkomst Afsluiten van overeenkomsten met de potentiële klanten Aanspreken van lokale en provinciale overheden voor het verkrijgen van promotionele steun voor het transport over water Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met betrekking tot financiële en commerciële dossiers met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Opvolging Opvolgen van de afgesloten overeenkomsten met als doel ervoor te zorgen dat de overeenkomsten worden nageleefd. Kennis m.b.t het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. financiële en commerciële dossiers met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Coördineren Coördineren en aansturen van medewerkers met als doel het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Leggen van diverse contacten met externe klanten Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden De beslissing aan de betrokkenen en/of externe klant toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Informatie uitwisselen over het dossier Opstellen van rapporten en nota s Verzorgen van permanent overzicht van de stand van de vastleggingen Fungeren als aanspreekpunt met betrekking tot budgetten, vastleggingen en overheidsopdrachten Controle op het naleven van de overeenkomst Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend Personen responsabiliseren betreffende zaken die niet correct verlopen De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Richtlijnen opmaken en verstrekken aan medewerkers Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren met medewerkers Begeleiden en coachen van medewerkers 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Samenwerken - 1 Klantgerichtheid - 1 Verantwoordelijkheid nemen - 1 Zorgvuldigheid - 2 financieel-commercieel verantwoordelijke_20190225 4
Analyseren - 2 Oordeelsvorming - 2 Richting geven - 1 Coachen - 1 financieel-commercieel verantwoordelijke_20190225 5
Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Richting geven - Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband financieel-commercieel verantwoordelijke_20190225 6
Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken Coachen - Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt Niveau 1 Ondersteunt bij het behalen van resultaten Maakt de verwachtingen duidelijk en legt uit hoe opdrachten kunnen uitgevoerd worden en waarom Moedigt anderen aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job Geeft duidelijke en constructieve feedback over het functioneren Geeft aanwijzingen en tips om resultaten te verbeteren Heeft zicht op wat iemand kan en houdt bij het leerproces rekening met zijn talenten en beperkingen 4.2. Vaktechnische competenties Basiskennis van de algemene, analytische en begrotingsboekhouding Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving) Goede kennis van algemene boekhouding, analytische en begrotingsboekhouding Gedegen kennis van de termijnen en de procedures beschreven in de wet op de overheidsopdrachten Kennis van logistiek en transportgebeuren (short sea shipping, binnenvaart, trein, wegtransport, intermodaal vervoer), bevaarbare wegen Kennis van de organisatie en de formele structuren Commerciële reflex 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie. financieel-commercieel verantwoordelijke_20190225 7