Auteur: Niels Bons Handleiding Koepeldatabase Zakelijk toerisme: aanmelden organisatie 2014, Provincie Fryslân Uitgegeven in eigen beheer (mail@infofryslan.nl) Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. 1
Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave... 2 1. Inleiding... 3 2. Aanmelden nieuwe organisatie... 4 2.1. Bedrijfsaccount aanmaken... 5 2.2. Locatie aanmaken... 10 3. Tot slot... 26 2
1. Inleiding Voor u ligt de eerste versie van de handleiding voor het aanmelden van een organisatie binnen de categorie Zakelijk Toerisme bij de provinciale database voor Digitale Toeristische Informatie. Het feit dat u deze handleiding leest, betekent waarschijnlijk dat u een onderneming runt die valt binnen de categorie Zakelijk Toerisme. Waarom een provinciale database? De provincie Fryslân wil de vindbaarheid en eenduidigheid van toeristische data, variërend van toeristische ondernemingen tot aan de bushaltes aan toe, verbeteren. Dit wil zij bereiken door de gegevens op één plaats op te slaan en op veel plaatsen te verspreiden. Op die manier is de kans op verouderede of foutieve data zo klein mogelijk. Waar in voor zover mogelijk worden de gegevens vrij ter beschikking gesteld aan zij die de gegevens willen gebruiken voor de promotie van Fryslân. In de handleiding die nu voor u ligt wordt u bij de hand genomen voor het invullen van de gegevens van uw onderneming. U hoeft niet alles in één keer in te vullen. Er zijn enkele verplichte velden die u moet invullen voordat het formulier kan worden opgeslagen, maar het merendeel van de velden kunt u nu of op een later tijdstip invullen. De gegevens van uw onderneming zijn na het opslaan beschikbaar om door u en door anderen te worden geraadpleegd. Na een half jaar zullen wij u een email sturen met de vraag om uw gegevens te controleren en te bevestigen dat de gegevens van uw onderneming nog steeds correct zijn. Indien u niet reageert en ook niet op de reminder reageert, zullen de gegevens van uw onderneming onzichtbaar worden gemaakt voor de raadpleging. De ondernemersgegevens worden in samenwerking met BeleefFriesland en Dwaande door de provincie beheerd. 3
2. Aanmelden nieuwe organisatie De koepeldatabase heeft een bepaalde systematiek om zoveel mogelijk te voorkomen dat u gegevens dubbel moet invoeren. Dat lijkt wellicht eerst wat complex, maar het voordeel zal u al werkende snel duidelijk worden. Door deze systematiek hebben wij een onderscheid gemaakt tussen een bedrijf/organisatie en de locatie waar uw onderneming zich bevindt (dit kan immers op meerdere plaatsen zijn!). 4
2.1. Bedrijfsaccount aanmaken Als eerste gaat u een bedrijfsaccount aanmaken: De velden met een sterretje zijn verplicht om in te vullen! (1) De eerste velden spreken voor zich. Daarna kunt u adresgegevens invullen, voor het geval de postadresgegevens afwijkend zijn van de gegevens van uw onderneming. (2) Als u op de link Lees hier de voorwaarden klikt krijgt u de uploadvoorwaarden te lezen. Hieronder wordt een klein gedeelte getoond van deze voorwaarden 5
(3) Bij 3 vult u uw gebruikersgegevens in, dus waarmee u de volgende keer kunt inloggen in de database. Tevens wordt gevraagd uw emailadres in te vullen. Dit moet een geldig en in gebruik zijnd emailadres zijn dat u regelmatig gebruikt. Hier worden namelijk alle berichten vanuit de koepeldatabase naar u gestuurd, te beginnend met een mail waarin u uw account moet activeren! Heeft u alles ingevuld? Dan krijgt een soortgelijk resultaat als hieronder is weergegeven: 6
7
Bent u tevreden met het resultaat? Klik dan op de knop Aanmaken. Vervolgens verschijnt er een venster waarin uw aanmelding wordt bevestigd Controleer vervolgens uw mailbox. U ontvangt een mail van ons met een tekst die overeenkomt met de onderstaande afbeelding. Als u klikt op de in de mail vermelde link, dan activeert u daarmee uw account en kunt u vervolgens inloggen met de gegevens die u eerder heeft aangemaakt. U krijgt ter bevestiging de melding die hieronder staat. Klikt u dan op de link Inloggen. 8
De pijl in de afbeelding hierboven geeft aan dat er op meerdere pagina s helpteksten staan, om u behulpzaam te zijn bij het invullen van uw gegevens. In de rechterbovenhoek van het venster vindt u uw gebruikersnaam met een klein pijltje naar beneden ernaast: Onder dit pijltje hangt ene klein menuutje waar u uw accountgegevens kunt bekijken/beheren en uw inloggegevens. LET OP: hier vindt u ook de optie om uit te loggen nadat u klaar bent met het invullen of wijzigen van uw gegevens! 9
2.2. Locatie aanmaken Het wordt tijd om een locatie te gaan invoeren. Een locatie is de plaats waar ook daadwerkelijk activiteiten worden uitgevoerd. U kunt op 1 adres meerdere Locaties aanmaken. De locaties zijn gekoppeld aan de activiteiten die u daar heeft, deze worden gebundeld in categorieen. Klik op de knop +Voeg een adres/locatie toe. Er opent zich een nieuw venster, waarin u 3 mogelijkheden heeft voor wat betreft het adres/de plaats waar de activiteit plaats vindt. (1) Als de activiteit plaats vindt op het adres dat u heeft opgegeven voor uw organisatie, dan kiest u optie 1: Gebruik adres van de organisatie. Klik dan op de knop Gebruik dit adres 10
(2) Vindt de activiteit ergens anders plaats, maar heeft de locatie wel een adres en postcode? Gebruik dan mogelijkheid 2: Of voer ander adres op; en vervolgens vult u de betreffende gegevens in. Kiest u deze optie, klik dan op de knop Volgende stap (3) Het kan ook zijn dat de activiteit plaats heeft op een locatie zonder straat en/of postcode, bijvoorbeeld een charterschip dat aan het einde van een kade ligt; in dat geval gebruikt u de laatste optie: Of locatie zonder adres ; gebruikt u deze optie dan wordt een kaart getoond waar u de locatie kunt markeren. Kiest u deze optie, klik dan op de knop Selecteer locatie op kaart Wij gaan er in het onderstaande voorbeeld van uit dat u optie 1 hebt gekozen: Gebruik adres van de organisatie! 11
Vul de velden in voor zover u dit kunt invullen. Bedenk dat hoe meer gegevens u invult, hoe beter uw organisatie gevonden kan worden op de verschillende websites! 12
De database is geschikt gemaakt om gegevens in meerdere talen te kunnen opslaan. Standaard is gekozen voor de Nederlandse taal. Wilt u bepaalde gegevens ook in een andere taal tonen. Klik dan op de optie Voeg een taal toe; er verschijnt nu een uitrol menu met de volgende talen: Duits, Engels, Frans en Fries. Bij Afbeeldingen kunt u een of meer afbeeldingen van uw bedrijf plaatsen. Klik daarvoor op de knop Upload a file. Als u op die knop klikt opent de verkenner van Windows zich (of de Finder indien u een Mac gebruikt). Hier kiest u dan de afbeelding die u wilt gebruiken. 13
Onder Social media kunt u de URL s invoeren van de pagina s van Twitter, Facebook, Pinterest of Youtube, indien u die gebruikt voor uw organisatie. Kies vervolgens de knop Opslaan. Er wordt nu een nieuw venster geopend waarin u de hoofdcategorie kiest voor uw activiteit. In dit geval kiest u Zakelijk Toerisme, en daarna klikt u op de knop Volgende stap Hier wordt u gevraagd een subcategorie te kiezen: Zakelijke toerisme accommodaties. Klik weer op de knop Volgende stap. 14
U kunt nu een grote hoeveelheid gegevens invoeren. Dat hoeft niet in 1 keer, maar bedenk: hoe meer u invult, hoe beter uw bedrijf gevonden kan worden! (1) Geef een goed en uitvoerige omschrijving van uw bedrijf (2) dit kan in meerdere talen! (3) Voeg hier eventueel een of meerdere afbeeldingen toe (4) Vink aan wat voor uw bedrijf van toepassing is, maar vink niet blindelings alles aan; het moet wel echt op uw bedrijf van toepassing zijn. (5) Deze opties spreken voor zich (6) Scroll door naar beneden 15
(1) Vul in wat van toepassing is (2) Klik op de knop Opslaan Vervolgens verschijnt nog een klein venster waarin u, als u dat niet al in een eerdere sessie gedaan zou hebben: (1) de algemene informatie over uw bedrijf kunt toevoegen of (2) als u dat nu niet wilt doen of al eerder heeft gedaan verder kunt gaan. Wij kiezen hier voor optie 1: Voeg Algemene info toe Er opent zich nu een venster met heel veel opties, die hieronder getoond worden. Vul in wat u kunt en wilt. De meeste opties spreken voor zich 16
(1) Velden spreken voor zich (2) Scroll door naar beneden 17
(1) Velden spreken voor zich (2) Scroll door naar beneden 18
(1) Velden spreken voor zich (2) Scroll door naar beneden 19
(1) Velden spreken voor zich (2) Scroll door naar beneden 20
(1) Velden spreken voor zich (2) Scroll door naar beneden 21
(1) Velden spreken voor zich (2) Klik op de knop Opslaan om uw gegevens te bewaren 22
Als u nu bij Mijn adressen/locaties kijkt en u klikt op de knop Beheer dit adres/locatie dan ziet u daar de Zakelijke Faciliteit nu bij staan (zie afbeelding hieronder) 23
Wilt u een locatie gebruiken zonder adres of postcode, dan kiest u de onderste optie, zoals eerder al geschreven is. Er opent zich dan een venster met een kaart (zie hieronder). U kunt met behulp van de plus of de min in- of uitzoomen. Positioneer uw locatie zo nauwkeurig mogelijk. 24
U ziet dan aan de rechterkant dat de database zelf al de coördinaten zoekt bij de locatie. Klik vervolgens op de knop Volgende stap. Vervolgens gaat het verder met de schermen die hierboven worden getoond. 25
3. Tot slot Gefeliciteerd! U heeft nu uw eigen onderneming letterlijk en figuurlijk op de kaart gezet. Zoals u wellicht al heeft gezien bestaat ook de mogelijkheid om een evenement toe te voegen. Hiervoor zal te zijner tijd nog een aparte handleiding verschijnen. Mocht u nog vragen hebben, mail of bel ons dan! E. mail@infofryslan.nl T. 26