HW Wnen acht het van belang dat medewerkers, de directie én de Raad van Cmmissarissen p adequate en veilige wijze melding kunnen maken van (eventuele vermedens van) misstanden binnen HW Wnen. Daarm is een gede regeling van belang. Een regeling zrgt er vr dat iedere medewerker (ernstige) misstanden kan melden, dat alle meldingen serieus en vlgens een bepaalde prcedure wrden behandeld en dat de medewerker die aan de bel trekt persnlijk geen negatieve gevlgen van zijn f haar melding ndervindt. De regeling vindt haar basis in de standaardregeling zals gepubliceerd dr de Stichting van de Arbeid. 1. Definities In deze regeling wrdt verstaan nder: Medewerker: degene (m/v) die, al dan niet p basis van een arbeidsvereenkmst, werkzaam is ten beheve van HW Wnen en vr wiens werkzaamheden HW Wnen de verantwrdelijkheid draagt, hiernder begrepen de bestuurder, uitzendkrachten, freelancers, stagiaires en andere dr HW Wnen ingehuurde werknemers die in lndienst zijn van een andere werkgever, maar die werkzaamheden vr HW Wnen verrichten; De directeur-bestuurder: degene die dr de Raad van Cmmissarissen is aangesteld als statutair directeur van HW Wnen, als bestuurder in de zin der wet; De tezichthuder: degene die benemd is tt lid van de Raad van Cmmissarissen van HW Wnen; De vrzitter van de Raad van Cmmissarissen: de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen van HW Wnen; De manager: degene die als manager is aangesteld bij HW Wnen; De vertruwenspersn: de dr de directie, na advies van de Ondernemingsraad, benemde vertruwenspersn p wie een geheimhudingsplicht rust; De Cmmissie Berep p klkkenluiderregeling (Bk): de dr de directie, na advies van de Ondernemingsraad, ingestelde nafhankelijke cmmissie bestaande uit 3 persnen; 1 lid p vrdracht van de directie; 1 lid namens de Raad van Cmmissarissen en 1 lid p vrdacht van de Ondernemingsraad; Een vermeden van een misstand: een p redelijke grnden gebaseerd vermeden van een misstand met betrekking tt HW Wnen, nder meer in verband met: een ernstig (dreigend) strafbaar feit; een grve (dreigende) schending van wet- en regelgeving; een (dreiging van) bewust njuist f nrechtmatig infrmeren van nder meer publieke rganen; een (grt) gevaar vr de vlksgezndheid, de veiligheid f het milieu; f (een dreiging van) het bewust achterhuden, vernietigen f manipuleren van februari 2013 1
infrmatie ver deze feiten f andere feiten die HW Wnen schade kunnen pbrengen; diefstal; crruptie; valsheid in geschriften; fraude. 2. Prcedure Artikel 2 Tenzij er sprake is van een uitznderingsgrnd als bedeld in artikel 3 lid 1 en 2, meldt de werknemer een vermeden van een misstand intern schriftelijk en ndertekend bij zijn manager f indien hij melding aan zijn manager niet wenselijk acht bij de vertruwenspersn. Melding aan de vertruwenspersn kan k plaatsvinden naast de melding aan zijn manager. Annieme meldingen wrden niet in behandeling genmen. Bij vrkeur vindt eerst een riënterend gesprek plaats dr de medewerker met de vertruwenspersn. De manager/vertruwenspersn bevestigt de schriftelijke melding, met de datum waarp deze is ntvangen aan de medewerker. De vertruwenspersn draagt er zrg vr dat de directie en de vrzitter van de Cmmissie Bk nverwijld p de hgte wrden gesteld van een vermeden van een misstand en van de datum waarp de melding ntvangen is. Uiteraard wrdt de directie niet geïnfrmeerd als de directie zelf nderwerp bij de vermeende misstand is. In dat geval wrdt de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen geïnfrmeerd. De vrzitter van de Cmmissie Bk stuurt een ntvangstbevestiging aan de werknemer, de vertruwenspersn, de directie en de manager. De directie beslist f de Raad van Cmmissarissen p de hgte gebracht met wrden van een vermeden van een misstand. Daarbij speelt met name het afbreukrisic ten aanzien van het imag van HW Wnen als een belangrijk punt van verweging. Lid 5 Onverwijld rept de vrzitter van de Cmmissie Bk de Cmmissie Bk bijeen m vast te stellen p welke wijze een nderzek gestart kan wrden m de grnden van het vermeden van een misstand na te gaan en start z spedig mgelijk het nderzek. De Cmmissie Bk is bevegd bij de directie alle inlichtingen in te winnen die zij vr de vrming van haar advies ndig acht. Lid 6 De vrzitter van de Cmmissie Bk infrmeert schriftelijk de werknemer, de vertruwenspersn, de manager en de directie, dat het nderzek is gestart. Uiteraard wrdt de directie niet geïnfrmeerd als de directie zelf nderwerp bij de vermeende misstand is. In dat geval wrdt de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen geïnfrmeerd. Lid 7 Binnen een peride van acht weken gerekend vanaf het mment van de interne melding wrdt de werknemer dr f namens de vrzitter van de Cmmissie Bk schriftelijk p de hgte gebracht van een inhudelijk standpunt mtrent het gemelde vermeden van een februari 2013 2
misstand (dan wel een verlengingstermijn vr behandeling). Lid 8 De Cmmissie Bk rapprteert haar bevindingen en advies schriftelijk aan de directie en wanneer de directie zelf nderwerp bij de vermeende misstand is aan de Raad van Cmmissarissen. In geval hiervan sprake is zal de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen bij de vervlgstappen als beschreven in lid 9 en 10 van deze prcedure de plaats van de directeur innemen. Lid 9 De directie legt binnen vier weken na ntvangst van de rapprtage van de Cmmissie Bk haar besluit ver eventuele vervlgstappen vr aan de Raad van Cmmissarissen en schrijft een vergadering met de Raad van Cmmissarissen uit die plaatsvindt binnen twee weken nadat zij haar besluit ter gedkeuring heeft vrgelegd. Wanneer de directie meent dat extra tijd ndzakelijk is m tt een besluit te kmen meldt zij dat binnen een termijn van twee weken aan de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen, de vrzitter van de Cmmissie Bk, de werknemer, de vertruwenspersn en de manager. 0 Nadat het besluit is gedgekeurd dr de Raad van Cmmissarissen wrdt dr de directie binnen twee weken aan de medewerker aangegeven óf, en z ja, tt welke stappen de melding heeft geleid. De vertruwenspersn, de manager en de Cmmissie Bk ntvangen hiervan een afschrift. 3. Melding aan de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen Artikel 3 De werknemer kan het vermeden van een misstand alleen melden bij de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen indien: A. de werknemer het niet eens is met het standpunt van de Cmmissie Bk, de afhandelingtermijn verstreken is znder kennisgeving f de werknemer niet akkrd gaat met de verlengingstermijn vr behandeling als bedeld in artikel 2; B. als de directie nderwerp bij de vermeende misstand is; C. sprake is van een grnd als bedeld in het vlgende lid; D. met reden mkleed waarm hij f zij meent de prcedure te vlgen zals vastgelegd in artikel 2 en wrdt vermeld f de vertruwenspersn geïnfrmeerd kan wrden, zals in de rest van de prcedure is vermeld. Een uitznderingsgrnd als bedeld in het vrgaande lid nder c det zich vr, indien sprake is van: A. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spedeisend maatschappelijk belang nmiddellijke externe melding ndzakelijk maakt; B. een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen vr tegenmaatregelen als gevlg van een interne melding; C. een eerdere interne melding cnfrm de prcedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenmen; D. wet- f regelgeving verplicht tt direct externe melding. De vrzitter van de Raad van Cmmissarissen stuurt een ntvangstbevestiging aan de werknemer en de vertruwenspersn. februari 2013 3
Onverwijld rept de vrzitter van de Cmmissie Bk de Cmmissie Bk bijeen m vast te stellen f vldaan is aan de vrwaarden aan het gestelde in de eerste twee leden van dit artikel en p welke wijze een vervlg wrdt gegeven aan de melding. Lid 5 Dr f namens de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen wrden de werknemer en de vertruwenspersn schriftelijk geïnfrmeerd f de Raad van Cmmissarissen de Cmmissie Bk cmpetent acht m de verdere prcedure uit te veren zals beschreven in artikel 2 en f de directie zal wrden geïnfrmeerd. Lid 6 Wanneer de Raad van Cmmissarissen de Cmmissie Bk niet cmpetent acht treedt zij in de plaats van deze Cmmissie en wrdt de prcedure nder haar verantwrdelijkheid verder uitgeverd. Lid 7 Binnen een peride van acht weken gerekend vanaf het mment van de interne melding wrdt de werknemer dr f namens de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen schriftelijk p de hgte gebracht van een inhudelijk standpunt mtrent het gemelde vermeden van een misstand (dan wel een verlengingstermijn vr behandeling). Daarbij wrdt aangegeven f, en z ja, tt welke stappen de melding heeft geleid. De vertruwenspersn en de directie ntvangen hiervan een afschrift. 4. Rechtsbescherming Artikel 4 De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te geder truw een vermeden van een misstand heeft gemeld, wrdt p geen enkele wijze in zijn psitie benadeeld als gevlg van het melden daarvan. Hetzelfde geldt vr degene waar de melding betrekking p heeft tt het mment waarp het tegendeel is bewezen. De vertruwenspersn wrdt p geen enkele wijze benadeeld als gevlg van het uitefenen van zijn taken krachtens deze regeling. Het bewust indienen van een nterecht vermeden van een misstand welke direct f indirect leidt tt schade aan persnen, HW Wnen f derden leidt tt sancties. Represailles van cllega s ten pzichte van de melder, als gevlg van het melden, wrden dr HW Wnen niet geaccepteerd en zullen te allen tijde leiden tt sancties. Zlang de medewerk(st)er niet anders te kennen geeft, wrdt de dr hem/haar gewenste annimiteit gerespecteerd in vereenstemming met de prcedure, zals verwrd in artikel 2. februari 2013 4
5. Ontvankelijkheid van de melding Artikel 5 De melding wrdt niet ntvankelijk verklaard, indien: - geen sprake is van een misstand, waarver de Cmmissie adviseert; - betrkkene niet aantnt dat hij het vermeden eerst intern aan de rde heeft gesteld, tenzij de werknemer aannemelijk kan maken dat in alle redelijkheid dit niet van hem kan wrden verwacht; - indien betrkkene nvldende ruimte heeft gebden m het vermeden intern te nderzeken en z ndig aan te pakken. Bijvrbeeld dr geen redelijke termijn te hanteren. Als redelijke termijn geldt hier een termijn van acht weken na (schriftelijke) melding f krter indien expliciet vaststaat dat geen gevlg zal wrden gegeven aan de melding. Meldingsdssiers die ngegrnd zijn verklaard wrden aan het eind van het bekjaar vernietigd. Overige meldingsdssiers wrden vernietigt na interne afhandeling f nadat (extern) de rechtsgang is drlpen. 6. Sltbepaling Artikel 6 De betrkkene, waarver een melding is gedaan, heeft, vrdat een besluit ver zij/haar psitie is genmen, het recht tt inzage in het dssier (met uitzndering van de persnsgegevens) m eventuele njuistheden te crrigeren en zijn/haar verdediging vr te bereiden. De regeling wrdt binnen vier jaar na inwerkingtreding dr de directie en de Raad van Cmmissarissen, met instemming van de Ondernemingsraad, geëvalueerd. De regeling kan dr de directie en de Raad van Cmmissarissen wrden gewijzigd f ingetrkken, na verleg met de vertruwenspersn en met instemming van de Ondernemingsraad. In die gevallen waarin de regeling niet vrziet, beslist de directie, tenzij het de directie betreft, dan beslist de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen. 7. Cmmunicatie Artikel 7 Alle binnen de prcedure betrkken persnen inclusief de werknemer die het vermeden van een misstand heeft gemeld behandelen de melding strikt vertruwelijk. Znder testemming van de vrzitter van de Cmmissie Bk wrdt geen infrmatie verschaft aan derden binnen f buiten HW Wnen. Bij het verschaffen van infrmatie zal de naam van de werknemer niet wrden genemd en k verigens de infrmatie z wrden verstrekt dat de annimiteit van de werknemer vr zver mgelijk gewaarbrgd is. februari 2013 5
De regeling wrdt binnen één maand nadat deze dr de Raad van Cmmissarissen is gedgekeurd p de website en intranet van HW Wnen geplaatst en bekend gemaakt aan alle werknemers. De regeling wrdt p het mment van indiensttreding bekend gemaakt aan nieuwe medewerkers. De Cmmissie Bk brengt binnen één maand na aflp van het kalenderjaar verslag uit aan de directie met een afschrift aan de Raad van Cmmissarissen en de Ondernemingsraad. 8. Inwerkingtreding Artikel 8 Deze regeling treedt in werking p 1 februari 2013. februari 2013 6