Centraal Orgaan opvang asielzoekers PLAN VAN AANPAK AANBESTEDING IeT DIENSTVERLENING 2011 A Onderwer Naam aanbestedin Aanleiding aanbesteding Opdrachtformulering Productaroe Auteur I documentversie Bugethouder B Begrippenlijst Makelaar EG-aanbestedina ICT Dienstverlenina 2011 Raamovereenkomsten ICT-dienstverlening expireren op 31-10-2011. Gezien de behoefte en noodzaak om toekomstige opdrachten op dit gebied wederom onder te brengen binnen centraal af te sluiten Raamovereenkomsten, is het COA verplicht om de nieuwe Raamovereenkomsten af te sluiten middels Eurooese aanbestedina. De opdracht voor het project luidt: "het afsluiten van de economisch meest voordelige Raamovereenkomsten ten behoeve van ICT dienstverlening, waarbij de Opdrachtnemers alsmede de door de Opdrachtnemers te verlenen ICT dienstverlening kunnen voldoen aan de door het CGA gestelde eisen en wensen." De afdeling MS/Beheerllnkoop begeleidt en ondersteunt de Contracteigenaar in het aanbestedingstraject dat aanvangt met de goedkeuring van onderliggend document door de Contracteigenaar tot de implementatie van een Overeenkomst. Na het aanbestedingstraject begint de contractmanagementfase, waarin Inkoop de Contracteigenaar ook zal ondersteunen. Deze laatste fase zal echter aeen onderdeel ziin van dit oroiect. 1506 - ICT-dienstverlenin Will Bakker I 0.3 Contracteigenaar en opdrachtgever ~oor het project is afdeling Management Services MS/beheer. Budaethoude Bedrijf dat is gespecialiseerd in het vinden en doorlenen van externe ICT deskundigen. PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA - 1 110 -
Centraal Orgaan opvang asielzoekers C Huidige situatie Huidige leverancier(-s) + SAP nrs contracten Leveranciersnummer 600118 Cap Gemini Nederland - SAP contract 4600000211 Leveranciersnummer 605770 Logica CMG Nederland BV - SAP Contract 4600000210 Leveranciersnummer 605810 Atos Origin Nederland SAP - Contract 4600000214 Leveranciersnummer 601396 Ordina Application Outsourcing - SAP contract 4600000212 Leveranciersnummer 603807 BT Professional Services Nederland - SAP contract 4600000215 Spend in per jaar Over 2008,2009 en 2010 30.000.000, gemiddeld 10.000.000 incl. btw =circa 8400.000 excl. btw Percelen in de huidige overeenkomst(-en) 3 Opbouw I beschrijving vorige aanbesteding Voor de inhuur van externen op het gebied van ICT, heeft het COA momenteel 5 Leveranciers gecontracteerd, verdeelt over 3 percelen. Perceel A heeft betrekking op Management & Consultancy, perceel B heeft betrekking op Softwarebouw en perceel C heeft betrekking op Operationeel Beheer. Ervaring met huidige partij(-en) Bestek / inventarisatie bruikbaar volgende EA? Perceel A: 16 functieprofielen, perceel B: 8 functieprofielen, perceel C: 4 functieprofielen Niet-openbare aanbesteding. Aanbesteding op basis van ingediende maximumtarieven. Uitvraag op basis van mini-competitie. Veiling perceel C. Tevreden Ja Welk bureau heeft bij de vorige aanbesteding Commerce Hub ondersteuning bij e-commerce. t - J'-- ondersteuning geboden? 1:1 Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten Apart perceel voor Progress Programmeurs '! '. J,~~ voor de komende aanbesteding? Contracteren van een makelaar om contractpartijen in de minicompetitie scherp te houden. PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA - 2/10 -
o Markt Beschrijving rnarkt Omvang markt in of aantal Aantal marktspelers Centraal Orgaan opuang asielzoekers De conjuncturele ontwikkelingen in de markt voor IT-dienstverlening laten een licht herstel zien ten opzichte van eerdere jaren. In 2007 (vlak voor de financiele crisis) zijn de maximale tarieven afgegeven. Na 2008 kwamen de tarieven onder druk te staan. In hoeverre het recente lichte herstel en aantrekkende afzetmarkt dit verschil te niet doen valt moeilijk te voorspellen. Bron: ICT Barometer Ernst&Young n.b. De markt voor ICT dienstverlening bestaat uit veel partijen. De grootste spelers zijn, in willekeurige volgorde, Atos, Ordina, Logica, Accenture, Cap Gemini, BT, KPN Getronics. Aanbestedingen in aard en omvang te vergelijken met deze aanbesteding worden veelal gewonnen door de hierboven genoemde bedrijven. Ja Omvang aanbesteding is interessant voor alle partijen Belangrijkste marktspelers (wie winnen aanbestedingen) Zijn wij als COA interessant voor de markt? Toelichting In scope: welke delen worden aanbesteed A. Perceel Managementadvies en consultancy, B. Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, C. Perceel specialisatie Progress, D. Makelaar Out of scope: welke delen worden niet aanbesteed Raakvlakken met andere aanbestedingen Overige aandachtspunten Geen Geen PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011 COA - 3/10 -
Centraal Orgaan opvang asielzoekers E Aanbesteding Omvang in over looptijd overeenkomst Type aanbesteding (OP, NOP etc) EMVI / LP Op welke regelgeving gebaseerd Percelen Wat is de beste aanpak voor de komende aanbesteding Circa 33.500.000 excl. BTW NOP EMVI EG-richtlijn 2004/18/EG en BAO 4 Na diverse opties uitvoerig te hebben besproken met het projectteam komt de volgende aanbestedingsstrategie naar voren: A. Perceel Managementadvies en consultancy, omvang 19.000.000, 3 leveranciers B. Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, omvang 8.500.000, 3 leveranciers C. Perceel specialisatie Progress, omvang 2.500.000, 1 leverancier D. Makelaar omvang 3.500.000, 1 leverancier De functieomschrijvingen van de vorige aanbestedingen worden gebruikt. Het is voor een aanbieder mogelijk om in te schrijven op perceel A enlof Ben/of C. Een aanbieder.die inschrijft op perceel D kan echter niet op perceel A enlof B, enlof C inschrijven. Een inschrijver dient per perceel een offerte in te dienen. Bij uitvraag naar ICT dienstverleners onder de gecontracteerde partijen in perceel A, B en C kan, zulks ter beoordeling van de opdrachtgever, gelijktijdig worden uitgevraagd aan de gecontracteerde partij onder perceel D. Marktconsultatie van aanbieders nodig? Is externe expertise nodig en zo ja: waarvoor en door wie? Looptijd nieuwe overeenkomst Overige aandachtspunten Voor de percelen A, B, C, worden van de inschrijvers maximum uurtarieven gevraagd. Op advies van projectteamleden. Alternatief: prijs loslaten, steeds minicompetities, levert volgens projectteamleden geen meerwaarde. Perceel D (Makelaar) heeft een benchmarkfunctie en houdt partijen scherp. Voor perceel D wordt van de inschrijvers een opslagtarief per uur van geworven ICT-dienstverleners gevraagd, evenals een opslagtarief per uur voor ICT-dienstverleners die het COA zelf aandraagt. nee nee 2 jaar en 2x1 optie van maximaal 12 maanden Belangrijk: In de offerteaanvraag zal een implementatieinstructie worden voor verwerkt die een soepele overgang van de ene leverancier naar de andere moet garanderen, afspraken over inwerken, overdragen, (voorlopige) continuering key-spelers (op aangeven van het COA). De implementatieinstructie (minimale vereisten) wordt onderdeel van het Programma van Eisen. Het antwoord op de vraag "welke extra service verleent de inschrijver bij de implementatie" zal in de beoordelingsprocedure worden meegenomen. PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA - 4/10-
Centraal Orgaan opvang asielzoekers F Beschrijving aanbesteding Indeling percelen met omschrijving A. Perceel Managementadvies en consultancy, 8. Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, C. Perceel specialisatie Progress, D. Makelaar 8eteft het Leveringen, Diensten, Werken Diensten Welke aspecten I services zijn van belang? Arbo Innovatie Onderhoud Service Logistiek Duurzaamheid I MVa Opbouw integrale kosten (TCO) Geografische dekking (regionaal, landelijk) Overige aandachtspunten Onderzoeks- en ontwikkelactiviteiten, hoe speelt de inschrijver in op vaktechnische ontwikkelingen, opleidingsactiviteiten. Kwaliteitsborging NOK: uren of resultaat (fixed price opdrachten) Landelijk PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA - 5/10 -
Centraal Orgaan opvang asielzoekers G Inrichting aanbesteding Eisen aan de onderneming Omzet I omvang onderneming Organisatie Bedrijfsresultaat Referenties Kwaliteitscriteria (IS09001/14001) Innovatief vermogen Duurzaamheidcriteria 3P's Gunningcriteria (richtinggevend aan bestek) Belangrijkste eisen aan leveringen Belangrijkste eisen aan diensten Informatievoorziening: schouw, prebidmeeting, monsters, casus, bedrijfspresentatie Overige aandachtspunten Minimale gemiddelde omzet excl. BTW uit ICT-dienstverlening over 2008,2009,2010 A Perceel Managementadvies en consultancy, omzet gemiddeld 9.500.000 per jaar B Perceel Softwarebouw en Operationeel beheer, omzet gemiddeld 4.250.000 per jaar C Perceel specialisatie Progress, omzet gemiddeld 1.250.000 per jaar D Makelaar omzet gemiddeld 1.750.000 per jaar Weging 20% Weging 15 Jb Weging 15 Jb Weging 25% Weging 250/0 Kwaliteit 70%, Presentatie naar aanleiding van een case 300/0, Ondergrens 700 van 1000 punten (zie vorige aanbesteding) Gegadigden die meer dan 700 punten scoren gaan door naar de offerteronde. Prijs: Perceel A, B en C. laagste gemiddeld gewogen uurtarief Prijs: Perceel D laagste gemiddeld gewogen opslagtarief. Accoord inhuurprocedure, accoord periode aanvang werkzaamheden, accoord tariefstelling, accoord vervanging NVI PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA - 6/10 -
Centraal Orgaan opuang asielzoekers e mail Doorkiesnr 7187 Concerninkooer Concerninkooer Contractmanaaer ICT Coordinator Coordinator Coordinator 7232 7337 7129 7505 7239 7762 TB lid Plv. afdelingshoofd Inkoo Concerninkoper TB lid 7751 7143 PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA - 7 110 -
Centraal Orgaan opvang asielzoekers I Bepaling aanpak aanbesteding Strategisch: Uitgebreide projectgroep; zware aanbesteding. Gezamenlijke projectgroep met inhoudsdeskundigen Knelpunt: Risicovolle aanbesteding, maar finàncieel mindèr. Aandacht voor PVE, inhoudsdeskundigen kijken mee. Hefboom: Financieel interessant, inhoudelijk minder. Inkoop doorloopt de aanbesteding, opdrachtgever wordt geïnformeerd en leest de stukken mee. Routine: Minst complexe aanbesteding. Ink,op informe~~ d~ opdrachtgever over de resultaten. Aan de hand van de risico-indicatoren op financieel en toeleveringsgebied kan worden bepaald in welk 'Kralj~c-kwadrant' de aanbesteding thuishoort. Het belang van iedere indicator kan worden aangepast omdat dit per opdrachtgever anders wordt beoordeeld. v * ~ r2:.~ r: oe Belang Financieel risico Waarde PTN 5 Contractwaarde looptijd in miljoen 33 165 10 1 Max kosten contractwisseling in miljoen - 0 9 10 8 Belang Toeleveringsrisico 7 1 Aantal geschikte leveranciers aantal 10 10 6 2 Homogeniteit aanbod range 0-10 10 20 5 3 Gezondheidsl welzijn risico range 0-10 0 0 4 1 Milieurisico range 0-10 0 0 3 2 Risico Bedrijfsvoering range 0-10 5 10 2 1 Risico Reputatie eoa range 0-10 0 0 1 Belang Invullen relevantie schaal 0-5 punten Waarde Omvang in of inschatting op schaal 0-10 punten ~ 4 1 Hefboom H Strategisch (1) ~ co :_-~~~-f--~~,~--i~~'u-i ~ (1) :al,~-4-----+--~'~----l ---I-------+-! i î I.~ 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Routine Knelpunt Toeleverings risico c ii: J Kwadrant Kwadrant volgens schema: Toelichting aanpak met opdrachtgever IH I Hefboom, hoge contractwaarde, geen toeleveringsrisico PVA en Opdrachtnota EA IeT Dienstverlening 2011COA - 8/10 -
Centraal Orgaan opvang asielzoekers K Planning IStêlrt I Eind Voorbereidingen algemeen Marktonderzoek Plan van Aanpak I 09-03-2011 Vaststellen Plan van aanpak Marktconsultatie Voorbereidingen aanbesteding Opstellen Voorselectiedocumenten Opstellen Aanbestedingsdocumenten Vaststellen documentatie TB Aan besled.i l1.gsfase Publiêatiedatum SluitdatUrT1Jlragen. roncje VS NoIa van 1.6f1Ci1ti1"1gén VS SI.ûJtdatu~rn. VS Einadatl.lrn.oeoordè.li " gi..vs vs.ststellèl1.. ioéoördêl.i.r"t.g. TS...VS U itoodigi.n.gsd atu rn ioffértéfase 1 l"lliêhti n ge,, dêl9..;z schouw Sluitdatumvrager"tronde1 Notavan i lnlichtil"lgen1 SJuitdatlJrn.. v/ragel"l.ronde. 2 N.ota.van rn~libhti rigen.....2 Indlenèn~fferte~.~~.~-. Evaluatiêfase Casus1 Monsters I Bedrijfspresentatie Eindd aturn....beoorde.li.n g.. offertes Vaststellen beoordeling TB Voorlopige gunning Definitieve gunning Uitvoeringsfase Startdatum overeenkomst Implementatie en.overdracht Totaal Tijd 28-03-2011 24-06-2011 29-03-2011 Startdatum I Einddatum [TIId 04-04-2011 29-04-2011 03-05-2011 12-05-2011 10-06-2011 14-06-2011 24-06-2011 08-07-2011 12-07-2011 04-08-2011 12-08-2011 09-09-2011 20-09-2011 05-10-2011 01-11-2011 06-10-2011 I 31-10-2011 I Inzetin uren IWie levert Inkoop I Directie I Extern informatie 50 I 20 100 I 20 100 I 20 40 I 20 30 I 50 320 I 130 Projectteam Projectteam TB Pro ectleider Pro ectleider Pro ectteam Inschrijvers Inschrijvers Projectteam Projectteam Projectteam Projectteam Beoordeling door: TB TB Opdrachtgever Pro ectteam Pro ectteam TB TB Pro ectteam TB Pro ectteam TB TB Pro ectteam Pro ectteam TB Pro ectteam TB Pro ectteam Projectteam Projectteam TB TB TB I~T afdeling PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA - 9/10 -
Centraal Orgaan opvang asielzoekers Komt de startdatum overeen met de einddatum voriae overeenkomst Vormt de aansluitina een risico? Welke oolossina is voorzien voor dit risico? Welke andere risico's zijn te onderscheiden? Overiae aandachtsounten ja nee De voortgang van de procedure en het halen van planning met wettelijke termijnen is mede afhankelijk van de beschikbaarheid en biidraae van de oroiectteamleden. 23 maart 2011 Ondertekenin Overige aandachtpunten die in het PVE expliciet aandacht behoeven en niet eerder besproken zijn (handmatig invullen). De Opdrachtgever en de Tenderboard geven akkoord op het Plan van Aanpak onder voorwaarde dat deze punten allen worden verwerkt in de aanbestedingsdocumenten. PVA en Opdrachtnota EA ICT Dienstverlening 2011COA -10/10-
/~~ CDA~ Centraal Orgaan opuang asielzoekers Geheimhoudings- & integriteitsverklaring Project: Projectleider: Europese aanbesteding ICT dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding'. ~oncerninkoper) Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen infonnatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het COA of(potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider ofprojectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct ofindirect verstrekte infonnatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze informatie zonder toestemming van de projectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of(potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende ofna afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of(potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij - ofzijn familieleden ofandere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële ofandere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor ofna toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn ofontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het project- en/ofbeoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te conformeren aan de hierin gestelde standpunten. Datum: Naam: Directie/afdeling: Handtekening:...~~:.Z I1.~. ~.~ 1 van 5
'J~~ C OA~ Centraal Orgaan opvang asielzoekers Bijlage 1 : Integriteitscheck inkopen BIJLAGE 1 - DE INTEGRlTEITSCHECKINKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkoper~' van de NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema's die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1, 1.3, 3.2, 3.4, 4.1, 5.1, 5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alsmede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen ofgehandeld is volgens de 'ethisch gewenste wijze'. Let op: waar 'inkoper' staat, kan ook 'betrokkene bij de inkoopfunctie ' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkoop! I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen ofeen ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende ofde verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of(neven)werkzaamheden verrichten die een risico vormen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige ofpotentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten ofdiensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet }1ierbij worden vel1fleden. 2 van 5
/~~ COA~ Centraal Orgaan opuang asielzoekers 1.3 Ongewenst gebruik van middelen/informatie Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt. Er dienen passende maatregelen te worden genomen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in handen van onbevoegde derden komt. 1.4 Persoonlijk voordeel/misbruik positie Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren ofbedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor produkten ofdiensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming. IJ Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Informatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming. IJJ Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 Vertrouwelijke informatie Prijs-, produkt- en procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden behandeld. 3 van 5
/~~ COA~ Centraal Orgaan opuang asielzoekers 3.2 Gelijkwaardige informatie De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien. De inkoper dient een passende mate van openbaarheid en toegankelijkheid te geven aan extern verspreide (ofnog te verspreiden) informatie die in beginsel voor iedere potentiële leverancier van relevante informatiewaarde zou kunnen zijn. Informatiewaarde wordt hierbij als relevant gezien als deze van invloed zou kunnen zijn op een inschrijving ofaanbieding (inclusiefde voorwaarden daarbij) van een potentiële leverancier. 3.3 Reciprociteit Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentie beperkt. 3.4 Persoonlijke voorkeuren Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van transparante en objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren. De minimale vereisten ten aanzien van de transparantie en objectiviteit zijn gegeven in de Europese aanbestedingsrichtlijn en nationale aanbestedingswetten en bijbehorende jurisprudentie (zie ook 5.2). De specificatie, selectie (beoordeling) en gunning van de opdracht dient altijd door minimaal 2 personen te worden beoordeeld. De selectie en gunning van de opdracht dient zoveel als mogelijk gebaseerd te zijn op hieraan voorafgeformuleerde criteria en beoordelings-/toekenningsmethodieken. IVReputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. 4.1 Deskundigheid De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. Het onverantwoord extern uiten ofdoen voorkomen van concessies ten aanzien van de betrachte ofnog te betrachten professionaliteit (zowel van de inkoper als van overige betrokkenen binnen de eigen onderneming) dient te worden voorkomen. 4.2 Betrouwbaarheid Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. 4.3 Kwaliteitszorg De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie. 4 van 5
/~~ C OA~ Centraal Orgaan opvang asielzoekers V Wettelijke integriteit De inkoper dient de relevante vigerende integriteitsbeginselen uit het aanbestedingsrecht bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden te handhaven. 5.1 Gelijke behandeling De inkoper behandelt potentiële leveranciers op gelijke en niet-discriminerende wijze. Het onderwerp van de opdracht, alsmede de hieraan verbonden specificaties, dienen niet-discriminatoir (onpartijdig) te zijn. De concurrentieomstandigheden mogen niet worden vervalst. 5.2 Transparantie en objectiviteit De inkoper hanteert een transparante en objectieve aanpak van het inkoopproces. Alle potentiële leveranciers en overige betrokkenen moeten voorafkennis kunnen nemen van de toepasselijke voorschriften en de zekerheid hebben dat deze voorschriften voor iedereen op dezelfde wijze worden toegepast. Gemaakte keuzes en beslissingen dienen op inhoudelijke basis en zoveel als rederlijkerwijs mogelijk objectiefbeargumenteerd en verantwoord kunnen worden. 5.3 Proportionaliteit Het proportionaliteitsbeginsel wordt in acht genomen, dat wil zeggen dat iedere gekozen maatregel ofcriterium zowel noodzakelijk als passend is gezien de beoogde doelen. De gestelde eisen en wensen moeten in verhouding staan tot het object van de te verstrekken opdracht. 5 van 5
~~~ C OA~ Centraal Orgaan opvang asielzoekers Geheimhoudings- & integriteitsverklaring Project: Europese aanbesteding IeT dienstverlening 2011, hierna 'de aanbesteding'. Projectleider: _ (concern inkoper) Ondergetekende verklaart middels het ondertekenen van deze verklaring dat in de voorbereiding, gedurende en na afronding van de aanbesteding hij/zij geen informatie verstrekt over de inhoud van de aanbesteding aan anderen - medewerkers van het eoa of(potentiële) leveranciers - buiten de aanbesteding. Alle communicatie richting (potentiële) leveranciers in het kader van de aanbesteding verloopt via de projectleider ofprojectsecretaris van de aanbesteding. Ondergetekende verklaart tevens alle aan hem in het kader van de aanbesteding direct of indirect verstrekte informatie vertrouwelijk te behandelen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat deze informatie zonder toestemming van de projectleider bij anderen ter beschikking komt. Indien medewerkers of(potentiële) leveranciers (waaronder naast medewerkers ook adviseurs, tussenpersonen etc. van die partijen) gedurende ofna afronding van de aanbesteding vragen stellen over de inhoud van de aanbesteding, dan wordt het gesprek door ondergetekende afgebroken en worden deze medewerkers of(potentiële) leveranciers te allen tijde door ondergetekende doorverwezen naar de projectleider. Bij toetreding tot de projectgroep verklaart ondergetekende dat hij ofzijn familieleden ofandere naaste persoonlijke relaties - geen commerciële ofandere belangen heeft in partijen die mogelijkerwijs zullen willen meedingen naar de aan te besteden opdracht. Mocht er voor ofna toetreding een dergelijk belang aanwezig zijn ofontstaan, dan zal dit worden gemeld aan de projectleider, die dan het recht heeft ondergetekende uit te sluiten van deelname aan het project- en/ofbeoordelingsteam. Bovenstaande punten zijn ontleend aan de 'Integriteitscheck inkopen'. Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de volledige Integriteitscheck inkopen (zie bijlage) en zich te confonneren aan de hierin gestelde standpunten. Datum: Naam: Directie/afdeling: Handtekening: ~-1. - zet 1 van 5
/~~ C OA~ Centraal Orgaan opuang asielzoekers Bijlage 1 : Integriteitscheck inkopen BIJLAGE 1 - DE INTEGRITEITSCHECK INKOPEN Gehanteerde bron en uitgangspunt voor de integriteitscheck inkopen is de "Beroepscode voor de inkoper'; van de'nefvi (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement). De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met ethische dillema's die typerend zijn voor de inkoopfunctie. De paragrafen 1.1,1.3,3.2,3.4,4.1,5.1,5.2 en 5.3 zijn aangepast/toegevoegd ten opzicht van de originele beroepscode, alsmede de titels van de paragrafen. De handreiking zou ook als instrument gebruikt kunnen worden om achteraf te toetsen ofgehandeld is volgens de 'ethisch gewenste wijze'. Let op: waar'inkoper' staat, kan ook 'betrokkene bij de inkoopfunctie ' worden gelezen. Dit is dus iedereen die iets te maken heeft met inkooo! I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van produkten en diensten van de onderneming. 1.1 Belangenverstrengeling Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondememingsbelangen ofeen ondersteuning van eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden voorkomen en te worden gemeld aan zijn leidinggevende ofde verantwoordelijke projectleider. Betrokkenen mogen geen (neven)functies vervullen of(neven)werkzaamheden verrichten die een risico vonnen voor de onafhankelijke en onpartijdige oordeelsvorming. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling moet hierbij worden vermeden. 1.2 Ongewenste beïnvloeding De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige ofpotentiële leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten ofdiensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden. ~t~-'.. ;..~~.r :~,:~~ 2 van 5
~~ COA~ Centraal Orgaan opuang asielzoekers 1.3 Ongewenst gebruik van middelen/informatie Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt. Er dienen passende maatregelen te worden genomen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in handen van onbevoegde derden komt. 1.4 Persoonlijk voordeel/misbruik positie Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren ofbedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor produkten ofdiensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming. 11 Leveranciers rechtvaardig behandelen De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1 Informatieverstrekking De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien. 2.2 Informatie verkrijgen De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 Financiële afhankelijkheid De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming. III Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 Vertrouwelijke informatie Prijs-, produkt- en procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient vertrouwelijk te worden behandeld. 3 van 5
~~--/ C OA~ Centraal Orgaan opvang asielzoekers 3.2 Gelijkwaardige informatie De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien. De inkoper dient een passende mate van openbaarheid en toegankelijkheid te geven aan extern verspreide (ofnog te verspreiden) informatie die in beginsel voor iedere potentiële leverancier van relevante informatiewaarde zou kunnen zijn. Informatiewaarde wordt hierbij als relevant gezien als deze van invloed zou kunnen zijn op een inschrijving ofaanbieding (inclusiefde voorwaarden daarbij) van een potentiële leverancier. 3.3 Reciprociteit Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentie beperkt. 3.4 Persoonlijke voorkeuren Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van transparante en objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren. De minimale vereisten ten aanzien van de transparantie en objectiviteit zijn gegeven in de Europese aanbestedingsrichtlijn en nationale aanbestedingswetten en bijbehorende jurisprudentie (zie ook 5.2). De specificatie, selectie (beoordeling) en gunning van de opdracht dient altijd door minimaal 2 personen te worden beoordeeld. De selectie en gunning van de opdracht dient zoveel als mogelijk gebaseerd te zijn op hieraan voorafgeformuleerde criteria en beoordelings-/toekenningsmethodieken. IVReputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. 4.1 Deskundigheid De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. Het onverantwoord extern uiten ofdoen voorkomen van concessies ten aanzien van de betrachte ofnog te betrachten professionaliteit (zowel van de inkoper als van overige betrokkenen binnen de eigen onderneming) dient te worden voorkomen. 4.2 Betrouwbaarheid Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. 4.3 Kwaliteitszorg De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en hetaanzien van de inkoopfunctie. 4 van 5