Verschillenlijst Archie CRM-XRM 1
Copyright 2003 by Archie Europe bv Archie Europe bv Gorslaan 10 1441 RG Purmerend www.archie.nl Alle rechten voorbehouden Verschillenlijst Archie CRM - XRM De verschillenlijst heeft betrekking op Archie XRM van december 2003. Integratie en samenwerking met programmatuur van andere leveranciers is gebaseerd op versies van voor december 2003. Handelsnamen Delphi, Clipper, dbase, FoxPro, WordPerfect, Netscape, Oracle, Linux, MS-Word, MS-Excel, MS-DOS, MS-Windows, MS-Windows 95/98/NT/2000, Symantec, WPTools, Exact, Multivers, King, Lotus, Multirecord, ASW-Financials, PC-DOS, OS/2, Novell NetWare, LanSmart, Lan-Manager, IBM, Hewlett Packard, e.a. zijn geregistreerde handelsnamen of handelsmerken van andere producenten. Archie is een geregistreerd handelsmerk van Archie Europe bv. Disclaimers NB. Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie XRM en deze verschillenlijst de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Archie Europe, als producent van het programma en de verschillenlijst, behoudt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of verschillenlijst door te voeren. Niets uit deze verschillenlijst mag zonder schriftelijke toestemming van Archie Europe openbaar worden gemaakt. NB. De werking van een aantal van de in deze verschillenlijst beschreven functies binnen Archie is afhankelijk van de gebruikte hardware, het gebruikte operating systeem, de (netwerk)software en van de instellingen van deze componenten. Afhankelijk van persoonlijke voorkeuren en instellingen kan het soms voorkomen dat bepaalde functionaliteit niet, of niet juist functioneert. De ontwikkelaars van Archie hebben vanwege het mogelijke gemak van deze functionaliteiten voor de gebruiker toch besloten om in deze en volgende versies de functies, zoals ze zijn, ter beschikking te stellen. De gebruiker is vrij om de door hem/haar gewenste functionaliteit uit te proberen. De functionaliteit valt buiten garantie en support en kan van implementatie in Nieuwe versies worden uitgesloten. Onder deze functionaliteit vallen: spellingscontrole, integratie met toepassingsprogramma s van derden, import- en/of export van niet-archie bestanden, beeld- en geluidverwerking. 2
Verschillenlijst Archie CRM-XRM Archie XRM, extended Relationship Management, is specifiek ontwikkeld voor organisaties die intensief en langdurig communiceren met relaties en relatienetwerken. Nog beter dan met Archie CRM kan met Archie XRM informatie bij een relatie geordend worden, waardoor het relatiedossier intuïtief kan worden beheerd. Het uiterlijk van Archie XRM is modern en heeft de look & feel van Windows 2000 en XP. Nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd en bestaande gewijzigd. Deze verschillenlijst is een opsomming van alle toevoegingen en wijzigingen die in Archie XRM zijn doorgevoerd. 3
Opstartscherm Opstartscherm Na het starten van Archie XRM verschijnt het Loginscherm. In dit scherm wordt een afbeelding (bijvoorbeeld bedrijfslogo of foto) geplaatst of een film afgespeeld. Met de linkermuisknop kunt u, indien er meer files beschikbaar zijn, een andere film of afbeelding in het loginscherm plaatsen. Als er door de gebruiker niet verder wordt ingelogd in Archie, zal de opstartprocedure na 5 minuten automatisch worden afgebroken en het loginscherm worden gesloten. Opstartscherm Als u Archie opstart met de parameter /256, worden de kleurinstellingen van Archie iets anders. Hiermee kan op een Citrix en Terminal Server beter gewerkt worden als daar het aantal kleuren op 256 is ingesteld. Archie Mail en Manual kunnen onafhankelijk van Archie gestart worden. Daarbij is het gebruik een parameter zoals toegangscode toegestaan. NB. In de directory Login kan een willekeurig aantal afbeeldingen en filmpjes worden geplaatst. Tijdens het opstarten van Archie wordt eerst gekeken of er afbeeldingen of filmpjes met een naam Login.XXX in de directory aanwezig zijn. Wanneer u in het loginscherm met de linkermuisknop klikt, wordt een volgend file met een naam login.xxx volgens een vaste volgorde geselecteerd. De extensie van deze loginfiles bepaalt de volgorde waarin de afbeelding of film gekozen wordt. De volgende volgorde wordt hierbij gehanteerd: Login.gif Login.avi Login.mpg Login.mpeg Login.wmv Login.wav Login.mid Login.mp3 Login.wma Login.bmp Login.jpg Login.jpeg Hiermee kunt u zelf een vaste volgorde bepalen in het tonen van een bepaalde film of afbeelding. Daarna worden de files met andere namen met deze extensies random gekozen, bijvoorbeeld Login1.gif of Afbeelding1.jpg enz. Is deze directory leeg, dan wordt de afbeelding die bij de patch meegeleverd is in het loginscherm geplaatst. Bij iedere nieuwe patch wordt een andere afbeelding meegeleverd, zo wordt men er op geattendeerd dat er een nieuwe patch is geïnstalleerd. Het beste resultaat van de afbeelding in het loginscherm, wordt verkregen met een grootte van de afbeeldingen van 428 x160 (BMP of JPG). 4
Basisscherm Basisscherm Archie XRM heeft een vernieuwde vormgeving en presentatie. De verbeterde interface is gebaseerd op Windows 2000 en XP, waardoor Archie XRM een grotere herkenbaarheid heeft en de toegankelijkheid groter is geworden. Het basisscherm (en relatiescherm) van Archie XRM heeft een nieuwe indeling en achtergrondkleur gekregen. Hierbij is uitgegaan van eenvoud en rust in het scherm, zodat de veelheid aan informatie in het scherm op een eenduidige en overzichtelijke manier in het scherm gepresenteerd wordt. Basisscherm Gewijzigd - In het basisscherm is alleen het hoofdmenu zichtbaar. Via het driehoekje achter hoofdmenu kan er gewisseld worden naar het iconenpalet. - De volgorde van de items in het hoofdmenu en iconenpalet is gewijzigd. - Het icoon Cockpit is een item in het Hoofdmenu (Channelbar). - Het icoon van Filter, Cockpit/Salesmonitor en Activiteiten is gewijzigd. - De informatie In Archie is gewijzigd in Momenteel in Archie. - Deze informatie staat op een andere positie in het scherm (links onder) en heeft een nieuwe presentatie gekregen. De initialen van de gebruikers staan per 10 gebruikers per regel gegroepeerd. Er is in één oogopslag te zien hoeveel gebruikers er in Archie zijn ingelogd. - In Momenteel in Archie is de knop voor het verkrijgen van een overzicht gewijzigd in een groen Indicatielampje. - Het veld Code staat bovenin het scherm onder de Icon Toolbar op de positie van het Zoekveld. - De optie Ga naar laatst geraadpleegde Relatie en Object staat onderin de Channelbar. - Onderin het basisscherm is een titelbalk Activiteiten zichtbaar. In deze titelbalk zijn ook de iconen voor het tonen van de verschillende activiteitenoverzichten geplaatst. 5
Basisscherm - Het veld Contactpersoon staat nu direct onder het veld Instelling. Ook als het scherm Activiteiten Algemeen is geopend blijven de velden Instelling en Contactpersoon beide zichtbaar. - Veld B-Groep staat achter het veld Instelling. - Veld K-Groep staat achter het veld Contactpersoon. - Veld Telefoon- en faxnummers van de instelling staan respectievelijk achter het veld B-Groep en K-Groep. Nieuw - Achter het veld Instelling staat de hyperlink MPM (indien Multi Purpose Module beschikbaar). Via dit zoekveld kan een project, relatie of contactpersoon via MPM gevonden worden. In de Multi Purpose Module kan per tabblad een zoekveld worden gedefinieerd. Als u op de hyperlink MPM klikt wordt het scherm Zoeken op Multi Purpose geopend, waarin een lijst met omschrijvingen van tab(bladen) staat. Door één van de tabs te selecteren krijgt u een overzicht met de waarden ingevuld in het zoekveld van het tabblad. Als u in dit overzicht een waarde selecteert en bevestigt, wordt de MPM regel opgezocht en het betreffende tabblad direct geopend. - Voor een goed en snel overzicht is boven verschillende delen van het scherm een titelbalk geplaatst ( Momenteel in Archie, Fax/Tel/E-mail, Vrije velden Instelling en Activiteiten ). - De titelbalken en/of schermachtergrond kan, per gebruiker, met een kleur worden geaccentueerd (Beheer, Standaards). - Het overzicht van gebruikers in Momenteel in Archie kan gebruikt worden voor het selectief versturen van een interne mail. - In het Windows Menu is voor een aantal menuopties een icoon geplaatst. Windows Menu Verwijderd - De optie Tabellen is uit het hoofdmenu en het iconenpalet. - De optie Afsluiten is uit het hoofdmenu en het iconenpalet. - Het icoon Cockpit is verwijderd (optie in het hoofdmenu geworden). - Het icoon Channelbar links of rechts is verwijderd uit het iconenpalet ( alleen via Beheer, Standaard Beeld in te stellen). - De menu optie Ga naar, Multi file is verwijderd. - De toetscombinatie Ctrl+M, voor het verkrijgen van het overzicht van alle gekoppelde bestanden (MFCP), is opgeheven. - De indicaties INS, CAPS en NUM zijn niet meer zichtbaar in de onderste balk van het scherm. - Het icoon Handleiding (Manual Module) is niet meer zichtbaar in de onderste balk van het scherm. 6
Relaties Relaties Gewijzigd - Als er een relatie in het scherm staat en er wordt gekozen voor een andere zoekvolgorde, komt het Zoekveld in de Icon Toolbar voor het veld Code te staan. - Het icoon Cockpit staat als optie in het Iconenpalet. - Knop Terug is een optie in het Iconenpalet. Relatiescherm - Telefoon- en faxnummers van de instelling staan achter de naam van de instelling. - Het ingevulde telefoonnummer is een hyperlink. - De B-Groepen staan direct onder de naam van de instelling met een gewijzigd icoon Openen (mapje). Via het icoon wordt het tabblad B-Groep direct geopend. - Het vrije veld <R30> (bijvoorbeeld WEB ) staat onder de andere vrije velden (Vrije velden Instelling). - De informatie LW wordt weergegeven rechtsonder in het veld van de instellingsnaam. - De iconen (zoals Historie toevoegen, Selecteer, Attachments e.d.) staan gegroepeerd achter het telefoon- en faxnummer van de instelling. - In de titelbalk Activiteiten staat een icoon (mapje) Openen. Als er geen activiteiten staan gepland bij een relatie kan via dit icoon direct een activiteit worden aangemaakt. Als er al een activiteit gepland staat wordt het scherm Activiteiten geopend. 7
Relaties Menu Instelling - Alleen als er extra informatie van de instelling is vastgelegd, wordt er een indicatie geplaatst voor de optie (groen lampje i.p.v. blauwe indicatie). - In het scherm van de Historie en Notities van de instelling wordt meer tekst op één scherm getoond en worden de tekstblokken gescheiden met een grijze balk waarin de LW gegevens worden weergegeven. Historie - Het scherm Correspondentie wordt full screen in beeld weergegeven. De indeling van het scherm is gewijzigd. De menuopties aan de rechterkant van het scherm, zijn vervangen door een menubalk en een Icon Toolbar aan de bovenkant van het scherm. - In het scherm Suspect, Offerte en Order (Sales) zijn alle menuopties, die als tekst werden weergegeven bij Concurrenten, Attachments en Historie/Notities, vervangen door iconen. Windows Menuopties - Aan de kleuren, die aan een instelling kan worden toegevoegd, zijn vijf kleurcategorieën toegevoegd. De kleur kan direct worden toegevoegd of gewijzigd via het kleuricoon in het veld Instelling. - De kleur die aan de instelling is toegekend wordt op een andere wijze weergegeven achter de naam van de instelling. - De indeling van het scherm Bedrijfsprofiel (Info, Bedrijfsprofiel) is gewijzigd. 8
Relaties Nieuw - Het toevoegen van een Attachment is een standaard functionaliteit geworden. Het icoon van Attachments (MFCP) is als standaard icoon achter de naam van de instelling opgenomen. - Als er een relatie in beeld staat en u voert de actie Nieuw uit, krijgt u in het scherm Toevoegen ook de keuze om een nieuwe Attachment aan de instelling of contactpersoon te koppelen. - Een overzicht van de lopende offertes en/of orders kan direct rechts onder in het relatiescherm worden weergegeven (instellen in Beheer, Standaards). Via het icoon Openen (mapje), wordt het tabblad Sales geopend. Offertes, Ordersscherm 9
Relaties Menu Instelling - De optie Connecties is toegevoegd. Hiermee kunnen de connecties, die er zijn tussen relaties, worden vastgelegd. Soorten Connecties kunnen in Tabellen worden gedefinieerd. - Bij Historie en Notities is de optie Spellingscontrole toegevoegd. - Een externe mail, die is opgeslagen in de Correspondentie, wordt onder vermelding van Externe mail opgenomen in de Historie. Door op de hyperlink Externe mail te klikken wordt de mail in het scherm van Correspondentie geopend. - In de Correspondentie kunnen alle externe E-mail berichten worden opgeslagen, de volgende toevoegingen worden geplaatst: - icoon Wereldbol ; opgeslagen document is E-mailbericht - icoon Paperclip ; bijgevoegde Attachment is aanwezig - het veld referentie wordt gevuld met grootte (kb) van het bericht NB. Alle berichten worden in HTML opgeslagen, mits kleiner dan 1 mb. Correspondentie - Bij de optie Sales kan een attachment worden gekoppeld. - Bij de Cockpit Relatie (en Cockpit Algemeen ) wordt onder de prognose het resultaat ook in een staafdiagram weergegeven. 10
Relaties Windows Menuoptie - Bij de menu optie Info, is de optie Dossier Relatie toegevoegd. Hiermee kan een overzicht verkregen worden van alle toegevoegde Extra informatie (Historie, Correspondentie, Campagnes e.d.) gekoppeld aan de instelling. Het overzicht wordt standaard op chronologisch volgorde getoond, maar kan op iedere kolom gesorteerd worden. Dossier Relatie - In het scherm Gerelateerde contacten (Info, Gerelateerde contacten) wordt de eventueel aan de contactpersoon toegekende kleur getoond. - In de schermen Omzetstatus, Margestatus en Orderontvangst (Info) is het mogelijk om deze informatie ook te laten berekenen voor Concern. Na het berekenen wordt ook het totaal aantal instellingen en het aantal klanten vermeld. Verwijderd - Het communicatie icoon bij veld Tel. bij de instelling is verwijderd. 11
Contactpersoon Contactpersoon Gewijzigd - Aan de linkerkant van het scherm van de actieve contactpersoon staan onder elkaar de gegevens: de achternaam met initialen, de voornaam, de aanduiding meneer/mevrouw en de K-Groepen van de actieve contactpersoon. - Aan de rechterkant van het scherm van de actieve contactpersoon staan onder elkaar de gegevens die zijn ingevuld bij het veld Jarig (vrij veld), Functie, Afdeling en het veld Diversen (vrij veld). - Achter de K-Groepen staat een gewijzigd icoon Openen (mapje). Hiermee wordt het tabblad K-Groep direct geopend. - In het overzicht Alle contacten staat meneer/mevrouw aan de rechterkant achter de voornaam. - De kleurindicatie staat tussen de voornaam en meneer/mevrouw. Alle Contacten - Het scherm Fax/Tel/E-mail wordt standaard getoond in het scherm. - In de titelbalk Fax/Tel/E-mail staat een icoon (mapje) Openen. Hiermee wordt het tabblad Fax/Tel/E-mail direct geopend. - De kleur gekoppeld aan een contactpersoon kan direct worden toegevoegd of gewijzigd via het kleuricoon in het veld Contactpersoon. Menu Contact - Alleen als er extra informatie van de contactpersoon is vastgelegd, wordt er een indicatie geplaatst voor de optie (groen lampje i.p.v. blauwe indicatie). - In het scherm van de Historie en Notities van de contactpersoon wordt meer tekst op één scherm getoond en worden de tekstblokken gescheiden met een grijze balk waarin de LW gegevens worden weergegeven. 12
Contactpersoon Nieuw - Aan de rechterkant in de titelbalk Alle contacten staat een icoon (driehoekje) Bewerken. Hiermee wordt een menu geopend met verschillende opties. Er kan direct een nieuwe contactpersoon worden toegevoegd of bij de actieve contactpersoon verschillende bewerkingen worden uitgevoerd. - Door in het overzicht Alle contacten op een contactpersoon met de rechtermuisknop te klikken wordt het hierboven beschreven menu eveneens geopend. Menu Alle Contacten - In het overzicht Alle contacten wordt ook de voornaam van de contactpersoon getoond. - Bij een e-mailadres kan aangegeven worden of dit adres uitgesloten moet worden als er met Archie een e- mailbestand gemaakt wordt (geen e-mailing). 13
Contactpersoon Menu Contact - Bij Historie en Notities is de optie Spellingscontrole toegevoegd. - De optie Gunsten is toegevoegd. Hiermee kunt u vastleggen welke gunst u van de betreffende contactpersoon heeft ontvangen en/of heeft gegeven. Door middel van een cijfer kunt u de waarde van de gunst aangeven. In het memoveld kan een korte beschrijving worden toegevoegd. - Bij Connecties is de optie Netwerkmonitor toegevoegd. Met deze optie kunt u mogelijke relaties tussen contactpersonen van verschillende instellingen (gemaakt via de optie Connecties bij Contact) opsporen en in beeld brengen. Netwerkmonitor Windows Menu - Bij de menu optie Info, is de optie Dossier Contact toegevoegd. Hiermee kan een overzicht verkregen worden van alle toegevoegde Extra informatie (Historie, Correspondentie, Campagnes e.d.) gekoppeld aan de betreffende contactpersoon. Het overzicht wordt standaard op chronologisch volgorde getoond, maar kan op iedere kolom gesorteerd worden. Verwijderd - Het communicatie icoon bij de contactpersoon is verwijderd. - De optie Fax/Tel/E-mail is uit de Channelbar Contact verwijderd. 14
Brieven Brieven Gewijzigd - In het scherm Brieven zijn de opties Brieven, Ondertekeningen en Lay-out geen hyperlink, maar direct als Tabbladen te benaderen. - In het overzicht kan een brief, lay-out of ondertekening geopend worden via de hyperlink Code i.p.v. Betreft. - De optie Spellingscontrole tijdens typen kan via de menuoptie Spelling ingesteld worden. (Beheer Standaards) Brieven 15
Selecties en Lijsten Selecties Gewijzigd - De presentatie van het scherm Selecties is gewijzigd, de hyperlinks zijn vervangen door Tabbladen. - In het overzicht kan een selectie geopend worden via de hyperlink Code i.p.v. Omschrijving. Lijsten Gewijzigd - De presentatie van het scherm Lijsten is gewijzigd, de hyperlinks zijn vervangen door Tabbladen. - In het overzicht kan een lijst geopend worden via de hyperlink Code i.p.v. Omschrijving. 16
Standaards Standaards De menuopties Standaards en Beeld uit het menu Beheer zijn samengevoegd tot één optie Standaards. Binnen deze optie is een verdeling gemaakt in Standaards en Beeld, waarbij Standaards bestaat uit de schermen Algemeen, PDA, Tekstverwerking en Workflow en Beeld uit de schermen Algemeen, Autostart en Sales. Gewijzigd Standaards, Algemeen - De instelling Autodial is toegevoegd, verplaatst van tabblad Autodial. - De instelling Standaard Relatie- en contactlijsten is toegevoegd, verplaatst van tabblad Afdrukopties. Standaards, Algemeen Beeld, Algemeen - Opties van de verschillende tabbladen, die verwijderd zijn, zijn hier samengevoegd. Presentatie gewijzigd. Beeld, Auto Start - Instellingen voor het openingsscherm (bij Archie CRM in te stellen via tabblad Activiteiten/Cockpit ). 17
Standaards Nieuw Standaards, Algemeen - De optie Alarm sluiten bij afsluiten Archie. Standaards, Tekstverwerking - Spellingscontrole tijdens typen als standaard optie in te stellen. Beeld, Algemeen - Kleur titelbalk en schermachtergrond instellen via Kleur algemeen. - Instellen voor attachment: Afbeeldingen openen met Archie viewer. Beeld, Sales - Instellen of het icoon Euro de Cockpit of de Salesmonitor start. - Instellen of de offertes en of orders rechts onder in het scherm getoond moeten worden. Beeld, Sales Verwijderd - Tabbladen Autodial en Afdrukopties van Beheer, Standaards zijn verwijderd. - Tabbladen Bediening, Relaties, Activiteiten/Cockpit, Salesmonitor, Projecten en Multifile van Beheer, Beeld zijn verwijderd - Het scherm Fax/Tel/E-mail wordt altijd getoond in het scherm. De aanvink optie bij Beeld om dit wel of niet in het beeldscherm zichtbaar te maken is verwijderd. - De optie Preview in venster van Attachments (MFCP) is verwijderd. 18
Activiteiten Activiteiten Gewijzigd - Het icoon van Activiteiten Algemeen en Activiteiten Relatie is gewijzigd (mapje). - De presentatie en gebruik van de Kalender in de activiteitenschermen is gewijzigd. Er kan direct een dag of maand geselecteerd worden en een volgend of vorig jaar worden geselecteerd. - De indeling van scherm Activiteiten algemeen en het Sorteeroverzicht is gewijzigd en bestaande tekstopties zijn vervangen door iconen. - In het scherm Toevoegen activiteit is de wijze waarop de aanvangstijd en duur van de activiteit opgegeven kan worden gewijzigd (PDA conform). - De menuopties bij het scherm Historie/Notities, die als tekst worden weergegeven, zijn vervangen door iconen. Activiteit toevoegen Nieuw - De planner wordt full screen in beeld weergegeven. - Het grafische overzicht van de planner is voorzien van een Hint. Door de cursor op een geplande activiteit te plaatsen, worden de bijbehorende activiteitregel(s) getoond. - In de planner is het ook mogelijk om de geplande activiteiten in een dag- of weekoverzicht te tonen. - In de planner is het mogelijk om de geplande activiteiten als tekst weer te geven (Outlook agenda formaat). 19
Activiteiten Planner, Tekstweergave - Door te dubbelklikken op een activiteit in deze tekstweergave wordt het activiteitenscherm op relatieniveau direct geopend. - In de Planner kan een Groep worden geselecteerd. - De kalender in Activiteiten algemeen, het Sorteeroverzicht en Toevoegen Activiteiten is voorzien van een Hint. Door de cursor op een datum te plaatsen wordt een overzicht getoond met de al geplande activiteiten voor de betreffende dag. Als er al andere activiteiten staan gepland op die datum wordt de datum blauw gekleurd. Kalender, Hint 20
Activiteiten - Door in het scherm Activiteiten Algemeen op een activiteit op de rechtermuisknop te klikken wordt een menu geopend met verschillende opties. U kunt direct een nieuwe activiteit toevoegen of een bestaande activiteit wijzigen, verwijderen of archiveren. - Aan een activiteit kan een Attachment worden gekoppeld. - Een activiteit kan voorzien worden van een alarm. Verwijderd - De aanwijzing (driehoekje), dat er bij een relatie meer dan één activiteit is gepland, wordt niet meer getoond. - In het scherm Activiteiten algemeen is de knop Alles verwijderd - In de planner worden in het bovenste deel de bijbehorende activiteitenregels niet meer getoond (vervangen door Hint ). Planner, Grafische weergave 21
Mail Mail Archie XRM heeft een geïntegreerde mail met Outlook look & feel. Er is een e-mail integratie met Outlook Express, Outlook 2000, XP en GroupWise 5.5 & 6.0. De vormgeving en presentatie van Mail is totaal vernieuwd. Tevens is de functionaliteit uitgebreid met een groot aantal mogelijkheden, zoals het versturen van uw e-mail(ingen) in HTML opmaak, adresherkenning en het kunnen aanmaken van persoonlijke e-mail folders. Hierdoor wordt bijvoorbeeld E-mailmarketing met Archie XRM professioneler, aantrekkelijker en eenvoudiger. Veel bestaande functionaliteiten in Mail zijn dusdanig veranderd dat er eigenlijk sprake is van een totaal nieuwe functionaliteit. In deze verschillenlijst worden daarom alle wijzigingen en nieuwe opties van Mail kort omschreven, zonder daarbij aan te geven of dit een wijziging of nieuwe functie is. Archie Mail kan onafhankelijk van Archie gestart worden. Daarbij is het gebruik een parameter zoals toegangscode toegestaan. Mail Scherm lay-out De scherm lay-out van Archie Mail heeft een nieuwe indeling gekregen: - Boven in het scherm staat een menu, met daaronder een Icon Toolbar. Hierin vindt u de opties uit het menu dat voorheen aan de rechterkant van het scherm stond. - Onder de Icon Toolbar staat een titelbalk, hierin wordt aangegeven welke map getoond wordt op het berichtenscherm. - In plaats van de presentatie in tabbladen, staat er een Mappenoverzicht aan de linkerkant van het scherm. Hier zijn de mappen Postvak uit en Verwijderde items aan toegevoegd. - De Info van de gekoppelde relatie staat links onder in het scherm. - In het bovenste deel van het berichtenscherm, staat een overzicht van de berichten in de actieve map. In de laatste kolom van het berichtenoverzicht wordt de grootte van het bericht weergegeven. Het berichtenoverzicht is sorteerbaar op de verschillende kolommen. - Links onder in het scherm ziet u hoeveel berichten er in het overzicht staan en hoeveel er als ongelezen gemarkeerd staan. 22
Mail Bewerkingen - Door in het berichtenoverzicht op de rechtermuisknop te klikken, wordt een menu geopend met verschillende opties, zoals opslaan, afdrukken, doorzenden etc. - Door te klikken op het icoon rechts onder in het scherm kunt u aangeven of het totaal aantal berichten in het overzicht moet staan of het maximaal aantal opgegeven bij Opties. In het laatste geval ziet u alleen de meest recente e-mailberichten in het overzicht. - Als een e-mail bericht wordt verwijderd krijgt u geen bevestiging, maar wordt dit bericht direct in de map Verwijderde items geplaatst. - Een e-mail bericht kan via Drag & Drop in een andere map geplaatst worden. Menu opties & Icon Toolbar * Bestand - Nieuw : Keuze uit nieuw e-mail bericht (ook via icoon Nieuw ) of nieuwe Map. - Opslaan als : E-mail wordt opgeslagen als eml bericht. - Import : Eml bericht inlezen. - Mappen : Aanmaken van persoonlijke e-mail folders in Archie. - Afdrukken : Printen bericht via Windows printer routine (ook via icoon Afdrukken ). - Eigenschappen : Inhoud van een eml bericht. Om bijvoorbeeld routing bericht te achterhalen. - Afsluiten : mailfunctie afsluiten * Bewerken - Alles selecteren : Alle berichtenkoppen - Zoek : Afhankelijk van actieve grid wordt in het berichtenoverzicht of in het geopende bericht gezocht. - Vewijderen : E-mail wordt in de map Verwijderde items geplaatst (ook via icoon Verwijderen ) - Relatie koppelen : Inkomend extern e-mailbericht koppelen aan relatie. Keuze uit bericht opslaan in historie (wordt als platte tekst opgeslagen) of in Correspondentie (HTML opslag). Het e-mailadres van de verzender kan, indien nog niet bekend direct worden opgeslagen. - Markeren als ongelezen. - Alles markeren als gelezen. * Extra - Zenden/Ontvangen : zenden en ophalen van externe e-mailberichten - Opties : Instellingen presentatie berichtenoverzicht en extern e-mail verkeer (zie voor beschrijving opties, pagina 28 en 29). Aangezien Archie Mail onafhankelijk van Archie gestart kan worden, is Mail voorzien van de volgende eigen systeembeheerfuncties. - Indexeren e-mail bestand - Reorganiseren e-mail bestand : Hiermee worden berichten die verwijderd zijn uit Verwijderde items definitief van de schijf verwijderd. * Bericht - Nieuw : Nieuw e-mail bericht maken (ook via icoon Nieuw ). - Nieuw met : Bij het maken van een nieuw e-mailbericht kunt u een keuze maken uit een aantal voorbewerkte achtergronden (Outlook Express). (Ook via driehoekje achter icoon Nieuw ) - Opslaan : E-mail wordt opgeslagen in Opgeslagen Items (ook via icoon Opslaan ). - E-mailing: E-mailing versturen a.h.v. laatst aangemaakte e-mailbestand. - Beantwoorden : van e-mailbericht (ook via icoon Beantwoorden ). - Doorzenden : van e-mailbericht (ook via icoon Doorzenden ). 23
Mail Nieuw e-mail bericht maken Ieder e-mail bericht kan gekoppeld worden aan een relatie. - Maakt u een nieuwe e-mail vanuit een relatie, dan wordt gevraagd of u deze relatie wilt koppelen. - Start u vanuit het Basisscherm, dan kunt u achteraf een relatie koppelen. - Achteraf een relatie (ont)koppelen kan via de menu optie Bericht, (ont)koppelen, de knop in de Icon Toolbar Relatie (ont)koppelen of de hyperlink rechts onder in het scherm. - Als u in het relatiescherm klikt op een e-mailadres van een contactpersoon wordt deze automatisch gekoppeld. - Als u in het relatiescherm klikt op het veld <R30> (indien gevuld met e-mailadres), wordt de relatie niet automatisch gekoppeld. De contactpersoon is dan immers niet bekend. - U kunt meer dan één e-mailbericht tegelijk bewerken. - Tijdens het maken van een nieuw e-mailbericht blijven andere functies van Mail en Archie te gebruiken (minimaliseren scherm). - Als u de Mailfunctie van Archie sluit worden alle berichten automatisch gesloten De tekstverwerker van Mail is een volledig nieuwe HTML editor, met uitgebreide tekstverwerkingsfuncties (via Menu &Iconenbalk boven bericht). Zoals: - Lettertype, tekenkleuren, afbeeldingen invoegen, opsommingstekens, Copy/Paste functie, spellingscontrole etc. - Opmaak van e-mail en e-mailing in HTML. Bij het maken van een e-mail, kunt u via het tabblad HTML, de HTML code zichtbaar maken. In dit tabblad kan ook gewerkt worden, als u bekend bent met de HTML coding. Nieuw e-mailbericht 24
Mail Boven in het scherm kunt u aangeven aan wie de e-mail verstuurd moet worden, wanneer en op welke wijze deze opgeslagen wordt bij een relatie. - Door in het vak Van te klikken op driehoekje, krijgt u een overzicht met gedefinieerde accounts. U kunt aangeven namens welk account u de mail verstuurt bijvoorbeeld prive of zakelijk. - Bij het intoetsen van het eerste e-mailadres in het vakje Aan wordt het adres automatisch aangevuld. - Door in het vak Aan te klikken op of met [F1], komt u in het scherm Selecteer. Hier kunt u ook een Groep selecteren. - Bij het selecteren van een geadresseerde heeft u ook de beschikking over een Adresboek met alle beschikbare e-mailadressen in Archie. Als u een relatie heeft gekoppeld, staat er een extra tabblad Instelling. Hierin vindt u alle e-mailadressen bekend bij de betreffende relatie. - In dit scherm kunt u ook direct CC invullen. - In dit scherm kunt u ook geadresseerden selecteren via Drag&drop. - Bij het maken van een nieuw extern e-mailbericht kan er een andere datum en tijd worden ingesteld. Selecteer 25
Mail - De functie van Beantwoorden a.u.b. (ook via menu Bericht ) bij een interne e-mail is ongewijzigd. Bij het versturen van een externe e-mail wordt met het bericht een Leesbevestiging gestuurd. Als deze door de ontvanger met Ja wordt bevestigd wordt er een reçu teruggestuurd. - Zowel bij interne als externe e-mailberichten kan gebruik worden gemaakt van de optie Dringend (ook via menu optie Bericht ). - Een extern e-mailbericht kan in de Correspondentie bij de relatie worden opgeslagen. Deze mogelijkheid staat niet meer als aanvink optie, maar wordt automatisch gevraagd wanneer de e-mail wordt verzonden. Hierbij heeft u de mogelijkheid dat alleen de betreftregel of ook de tekst wordt opgeslagen (of via menu Bericht ). Externe e-mail verzenden - Een gedefinieerde ondertekening kan aan een externe e-mail worden toegevoegd. Deze optie is alleen actief als in het vakje Aan een extern e-mailadres is ingevuld. De ondertekening zelf is pas zichtbaar na verzenden en in het eventueel opgeslagen bericht in de Correspondentie. - Ook interne berichten kunnen met bijlagen verstuurd worden. 26
Mail Menu opties & Icon Toolbar bij maken nieuw e-mail * Bestand - Zenden : Zenden e-mail bericht (ook via icoon Zenden ). Bij extern e-mailbericht wordt de vraag gesteld of het bericht in de historie of de correspondentie moet worden opgeslagen. - Opslaan als : E-mail als HTML tekst opslaan. Bijvoorbeeld voor het aanmaken van een ondertekening inclusief een afbeelding. Deze kan als ondertekening worden opgeslagen en bij een externe e-mail worden gebruikt. - Openen : Bericht ophalen en HTML bewerken. Indien er tekst in het scherm staat, wordt deze overschreven. - Afdrukken : Copie voor eigen gebruik afdrukken. - Afsluiten : E-mailbericht afsluiten. De vraag Bericht is niet verstuurd. Afsluiten? verschijnt. U kunt alsnog uw e-mail bewerken en verzenden. Menu * Bewerken - Ongedaan maken : Laatste bewerking ongedaan maken. - Knippen - Kopiëren - Plakken - Alles selecteren - Zoeken : binnen e-mailbericht * Invoegen - Bestand bijvoegen : Bijlage (attachment) bij e-mailbericht voegen - Afbeelding : Afbeelding in e-mailbericht voegen - Achtergrond : Bestaande achtergrond in e-mailbericht opvragen - Horizontale lijn : Lijn toevoegen - Hyperlink: Van een geselecteerde tekst kan een hyperlink worden gemaakt. 27
Mail * Extra - Spelling : Spellingscontrole aan de hand van eigen Archie spellingscontrole. Afkortingen en afbrekingen worden niet gecontroleerd. * Bericht - Beantwoorden a.u.b. - Dringend - Bewaren in Historie - Bewaren in Correspondentie : Alleen extern e-mailbericht - Relatie (ont)koppelen Menu Extra : Opties De optie Eigenschappen is gewijzigd in Opties (menu Extra ). Opties is verdeeld in een aantal schermen waarin de volgende opties ingesteld kunnen worden: * Algemeen - E-mail: Aangeven of Archie wel of niet als extern e-mailpakket gebruikt wordt ( Geen, Mapi, Intra/Internet ) - Maximaal aantal berichten. Opgeven van het aantal te tonen berichten per keer in het berichtenoverzicht. - Outlook Express (Alleen lezen). Import Outlook Express 5.X en 6.X * Lezen/versturen (Voorheen op tabblad Algemeen). - Controleer voor nieuwe berichten elke minuten (apart aan te geven inclusief e-mail) - Markeer bericht als gelezen na seconden - Berichten direct versturen (externe e-mailberichten) * Mapi (Indien optie Mapi op tabblad Algemeen is aangevinkt) Instellen volgende opties: - Adresboek gebruiken - Alleen ongelezen berichten ontvangen - Markeer bericht als gelezen na ontvangst - Van de server verwijderen indien verwijderd uit "Verwijderde Items" 28
Mail * Intra-/Internet (Indien optie Intra-/Internet op tabblad Algemeen is aangevinkt) - Instellen van meerdere e-mail accounts. - Ook IMAP ondersteuning (Servertype) Bij deze optie moet een aantal velden in ieder geval ingevuld zijn voor het goed functioneren. Op het tabblad Algemeen het veld Mail account (een omschrijving voor dit mailaccount) en het veld E-mailadres (e-mail adres van de gebruiker). Op het tabblad Server de velden bij Server info (gegevens afhankelijk van de provider). E-mail account * Novell GroupWise - Instellingen GroupWise integratie (Indien alle instellingen van GroupWise al op de pc zijn ingesteld, hoeft deze optie alleen te worden aangevinkt). * Ondertekening (definiëren ondertekening) - Meerdere ondertekeningen kunnen worden gedefinieerd. * Beveiliging - Instellen virusprotectie op attachment, op basis van extensie. * Onderhoud - Verwijderderde items opschonen indien ouder dan (standaard op 30 dagen) - Verzonden items (alleen externe e-mailberichten) opschonen indien ouder dan (standaard op 30 dagen) 29
Modules Modules Archie XRM is een modulair pakket, net zoals u gewend bent van Archie CRM. In de basisversie van Archie XRM is standaard extra functionaliteit opgenomen en verbeterd, die in Archie CRM alleen als extra module kan worden aangeschaft: - Attachments; verbeterde versie van de Multi File Connection Pack (MFCP). - Palm-Koppeling; optie om deeltoepassingen van Archie XRM beschikbaar te maken op een Palm handheld computer (PDA). - Koppeling Outlook; Activiteitensynchronisatie. - Postcodedatabank België; koppeling met de databank voor Belgische adressen. - Afdrukken in andere valuta s; mogelijkheid om te werken met anderstalige offertes en meerdere valuta s (indien Sales module beschikbaar). 30
Attachments Attachments De Archie module Multi File Connection Pack (MFCP) is in Archie XRM als standaard functie Attachment opgenomen. Met Attachments kunnen externe bestanden, zoals spreadsheets, tekstdocumenten, tekeningen, presentaties, foto s e.d. gekoppeld worden aan instellingen, contactpersonen, activiteiten, sales of objecten. In de presentatie en werkwijze van Attachments zijn de volgende aanpassingen ten opzichte van de MFCP module verwerkt: Gewijzigd - Archie maakt een onderscheid in type bestanden. Deze type bestanden staan gegroepeerd in het Filter en in het venster (iconen) naast de instelling en contactpersoon. - Een overzicht met Attachments wordt in een tabblad in het relatiescherm getoond. Dit overzicht kan geopend worden door op het icoon Attachments te klikken. - Via het Filter of klikken op één van de iconen worden de attachments per type getoond in dit overzicht. - Naast het type bestand kan in het Filter ook een String worden ingetypt. Alleen die Attachments met een specifieke tekst worden getoond in het overzicht. - De verschillende bewerkingen die uitgevoerd kunnen worden met een attachment staan als menu opties aan rechterkant in het tabblad. - Door in het overzicht op een attachment te klikken met de rechtermuisknop, wordt een menu geopend. Met het betreffende attachment kunnen verschillende bewerkingen worden uitgevoerd. - De optie Openen met extern programma is opgenomen in bovengenoemd menu. Attachments 31
Attachments - Van ieder attachment wordt de informatie in het tabblad in kolommen getoond. Het overzicht is op alle kolommen te sorteren. - Als een bestand niet meer bereikbaar is, wordt deze in het overzicht met een grijze balk weergegeven. - Een Attachment kan gekoppeld worden (in het overzicht geplaatst) via Drag & Drop. - Als er een memo tekst bij een attachment is gemaakt, is deze als Hint te openen in het overzicht. - Attachments Openen met Archie viewer instellen via Beheer. - Vernieuwde viewer met voorbeeld en bladermogelijkheid. - Het tonen van de Memotekst in de viewer is instelbaar. Attachments, Viewer 32
Module Objecten Module Objecten Net als bij de schermen van Archie XRM Basis heeft het scherm van Module XRM Objecten een nieuwe indeling en achtergrondkleur gekregen. Ook hier is uitgegaan van eenvoud en rust, zodat de veelheid aan informatie in het scherm op een eenduidige en overzichtelijke manier in het scherm gepresenteerd wordt. Objectenscherm Gewijzigd - Het veld Code staat bovenin het scherm onder de Icon Toolbar op de positie van het Zoekveld. - De optie Ga naar laatst geraadpleegde Relatie en Object staat onderin de Channelbar. - Onderin het objectenscherm is een titelbalk Activiteiten zichtbaar. In deze titelbalk is het icoon Openen (mapje) voor het tonen van het activiteitenoverzicht geplaatst. - De informatie LW wordt weergegeven rechtsonder in het veld van de Objectnaam. - De iconen, Historie toevoegen, Selecteer, Attachments, inclusief MPM, staan gegroepeerd achter de Objectnaam. - Alleen als er extra informatie bij het object is vastgelegd, wordt er een indicatie geplaatst voor de optie (groen lampje i.p.v. blauwe indicatie). - In het scherm van de Historie en Notities wordt meer tekst op één scherm getoond en worden de tekstblokken gescheiden met een grijze balk waarin de LW gegevens worden weergegeven. - De kleur die aan een object is toegekend wordt op een andere wijze weergegeven achter de naam van het object. - De indeling van het scherm Profiel (Info, Profiel) is gewijzigd. - Gewijzigd iconenpalet, zoals bij Archie XRM Basis. Nieuw - In het Windows Menu is voor een aantal menuopties een icoon geplaatst. - Het toevoegen van een Attachment is een standaard functionaliteit geworden. Het icoon van Attachments (MFCP) is als standaard icoon achter de naam van het object opgenomen. - Bij Historie en Notities is de optie Spellingscontrole toegevoegd. 33