Samenvatting Personeelswerk 09-02-18 Sharon H3 Instroom: werven, selecteren, aanstellen en inwerken Organisaties hebben een hoop instrumenten en werkwijze waarmee organisaties werven, selecteren, aanstellen en inwerken. Taken HR-medewerker(op het gevied van instroom): - Ontwikkelen en verbeteren van standaarddocumenten - Controle op correcte uitvoering van procedure - Up-to-date houden van functieomschrijvingen - Plaatsen van advertenties - Bijhouden van website - Plannen van selectiegesprekken - Versturen van uitnodigingen en afwijzingen - Ontvangen van sollicitanten - Beantwoorden van telefoontjes - Zorgen voor goede faciliteiten tijdens gesprekken Het is handig om genoeg ruimte tussen sollicitanten gesprekken te plannen om privacy redenen. Je coördineerd de praktische uitvoering van de procedure. Begrippen omschrijving 1. Functieomschrijving Een organisatie heeft een bepaalt doel, hiervoor krijgt iedereen die werkzaam is binnen het bedrijf een taken. Deze taken zijn geclusterd in functies. Functies met een gelijksoortige doelstelling worden ondergebracht in één afdeling. Zo ontstaat de structuur van de organisatie. De funciteomschrijving is: De basis voor de kwaliteit bij uitvoering van personeelsbeleid Een overzicht van belangrijke aspecten binnen een functie Eisen voor een goede functie: o Diverse taken in één functie o Alle taken hebben eenzelfde doel o Niet te veel en niet te weinig werk voor de functieuitvoerder o Voldoende sociale contacten o Voldoende zelfstandigheid
o o Voldoende eigen verantwoordelijkheid Voldoende ruite om mee te denken, praten en beslissen LET OP: Als de functie niet aan deze eisen voldoet is de kans groot dat de medewerker uitgekeken raakt op de functie. Voor het uitwerken van een functieomschrijving wordt een standaardformulier gebruikt. Elke functieomschrijving heeft zo dezelfde lay-out. 2. Werven (doel: zoveel mogelijk geschikte kandidaten vinden voor een vacature) Het doel is om iemand te vinden die geschikt is voor de opdracht, past bij de collega s en de organisatie. Hiervoor wordt meestal met een stappenplan gewerkt(procedure/methodisch): Procedure voor leidinggevende: Zo hebben leidinggevende procedures omtrent behandeling van werknemers waar zich aan moeten houden: Iedere (nieuwe) medewerker wordt op dezelfde manier behandelt Iedereen weet wat hem te doen staat Het werk is makkelijk te controleren Het werk is makkelijk over te nemen Er is een redelijke goede kans op constante kwaliteit Procedure voor werven: Oorzaak vacature vaststellen Hieronder een aantal vragen waar rekening mee gehouden moet worden om te kijken wat voor soort arbeidsovereenkomst geschikt is: o Of er sprake is van: verloop (vertrek medewerker) of nieuwe werkgelegenheid? o Of functie blijvend bezet moet zijn? o Wat voor arbeidsmarkt? o Flexibele of vaste tijden? o Voor hoelang een medewerker nodig? o Is de wettelijke proeftijd genoeg? Vacaturemededeling aanmaken Standaard intern formulier, doel is om elke keer de stappen bij te houden van het werven om er zo in de toekomst van te kunnen leren. Ook is het zo dat een leidinggevende moet tekenen voor akkoord voordat een vacature geplaatst kan worden, daarvoor is dit formulier ook. Functieomschrijving en noodzakelijke percentage dienstverband vaststellen Dit is de basis voor de personeelsadvertentie. Toestemming directie voor openstellen vacature
Keuze intern/extern werven Er zijn voor- en nadelen van intern en extern werven. Onthoudt dat bij tegelijkertijd werven zowel intern als extern dat bij gelijkwaardige kandidaten de voorkeur naar de interne kandidaat gaat. Keuze zelf doen/uitbesteden Wanneer uitbesteden van werving- en selectie: o Vacature moet snel worden vervuld o Snel van werknemer af kunnen komen o Een korte periode, te duur en te veel moeite voor de organisatie zelf o Organisatie zelf heeft niet de vereist kennis om de wervingen selectie zelf te doen. Organisaties die de werving- en selectie of een deel daarvan op zich kunnen nemen: o Uitzendbureaus o Werving- en selectiebureaus o Re-integratiebureaus o UWV WERK bedrijf o Sociale diensten o Detacheringsbureaus Keuze wervingsmedium Het wervingsmedium kan een krant zijn of een social media platform. De keuze is afhankelijk van de doelgroep. Personeelsadvertentie maken Hier kort de inhoud van een personeelsadvertentie: algemene info over de organisatie, reden van de vacature, functienaam met pakkend bijvoeglijk naamwoord, percentage dienstverband, taken, harde eisen, arbeidsvoorwaarden, contactpersoon, eventueel de gegevens over de selectieprocedure, deadline en de gegevens aan wie men de sollicitatie kan sturen. Personeelsadvertentie plaatsen Krant, vakblad, vacaturewebsite etc. Denk ook aan het tijdstip van publiceren. Personeelsadvertentie controleren Sollicitaties inboeken De procedure is als volgt: 1. Elke brief krijgt een nummer 2. Elke brief krijgt een stempel met de datum van binnenkomst 3. Je maakt een lijst met alle namen en adressen van de sollicitanten 4. Alles komt in een map Bevestiging van ontvangst versturen Bijvoorbeeld via een standaardformulier.
3. Selecteren (dit gebeurt zorgvuldig) De selectieprocedure: Tijdens het inboeken van de sollicitatiebrieven een voorselectie doen Brieven eruit halen die níét aan de harde eisen voldoen. Selectiecommissie samenstellen Hierin zitten sowieso: leidinggevende van de afdeling waar de vacature is, één van de collega s van de nieuwe medewerker (doet bij voorkeur niet mee aan de brievenselectie), de directeur van de organisatie en/of een personeelsadviseur/hoofd PZ of medewerker PZ. Brievenselectie Brieven worden besproken door de selectiecommissie met uitzondering van de nieuwe college. Er worden een aantal geschikte kandidaten uitgenodigd en de rest wordt afgewezen of krijgen een reservist brief. Afschrijvingen naar aanleiding van brievenselectie Sollicitanten die zeker niet aanmerking komen voor een gesprek, ontvangen een afschrijving dit is een standaardbrief. Selectiegesprekken plannen Zo inplannen dat kandidaten niet hoeven te wachten. Als de selectie uit meer dan 4 leden bestaat opsplitsen. Kandidaten mogen elkaar niet zien/tegenkomen. Uitnodigingen versturen Inhoud van deze brief: 1. De datum van het gesprek 2. Het tijdstip van het gesprek 3. De duur van het gesprek 4. De functienaam 5. Het adres waar het gesprek plaatsvindt 6. De naam en de functie van de leden van de selectiecommissie 7. Eventuele papieren die meegenomen moeten worden Selectiegesprekken voorbereiden
Een hulpmiddel is de STARR-methodiek Uitleg STARR-methode S = Situatie T = Taakgericht A = Actie R = Resultaatgericht De STAR-methode is bedoeld om te ontdekken of de kandidaat over de vereiste competenties beschikt. Andere versies van STAR zijn STARR en STARRT. Deze laatste 2 zijn voor een selectiegesprek niet van toepassing. Je kunt de STAR-methode op 2 manieren gebruiken. Uitleg volgens 24Boost.nl: De sollicitant krijgt bij de uitnodiging standaardformulieren met een beschrijving van (de doelstelling van) de STAR-methode en de competenties waarnaar gekeken gaat worden. De sollicitant kan op de standaardformulieren per competentie een situatie (S) beschrijven die hij persoonlijk heeft meegemaakt en waarin hij een duidelijke rol had ter voorbereiding van het gesprek. Hiermee toont hij aan dat hij over de gewenste competentie beschikt. Vervolgens geeft hij aan wat zijn taak (T) in die situatie was, welke acties (A) hij heeft ondernomen en wat daar het resultaat (R) van was. Zo krijgt hij de kans zijn sollicitatiegesprek goed voor te bereiden en gaat er tijdens het gesprek geen tijd verloren met nadenken. De selectiecommissie bereidt zich met deze manier van werken voor door te zorgen voor een gemeenschappelijke interpretatie van de competenties en het van tevoren bedenken en verdelen van de vragen die passen bij deze methode. De tweede manier van werken met de STAR-methode is dat de selectiecommissie bij de voorbereiding kritische situaties voor de functie bedenkt en die vervolgens, met de taak die de functionaris in die situatie heeft, beschrijft aan de sollicitant. Deze moet dan aangeven hoe hij in die situatie zou handelen en welk resultaat hij daarmee denkt te behalen. De selectiecommissie moet inschatten of dat ook werkelijk zo zou zijn of dat er een ander resultaat mogelijk is, waarop de sollicitant kan aangeven hoe hij dit zou oplossen of waarom hij dat niet verwacht. Probleem hierbij is dat de sollicitant de functie en de organisatie niet kent. De selectiecommissie moet ook van tevoren vaststellen wat de gewenste reactie of manier van werken in die situatie is en
vervolgens de reactie van de sollicitant hieraan toetsen. Dit is best moeilijk. 2 manieren om de STAR-methode te gebruiken: 1. De kandidaat de STAR-methode te laten invullen/voorbereiden 2. De selectiecommissie bedenkt zelfs de (S)situaties en legt deze voor aan de kandidaat. Het is belangrijk dat bij een opgesplitste selectiecommissie de sollicitant 2 verschillende gesprekken krijgt. Houdt rekening met de volgende effecten tijdens een gesprek: o Halo-effect = ha ja (positieve indruk) o Horn-effect = oh nee (negatieve indruk) Selectiegesprekken houden (semigestructureerd gesprek) Volgens dit structuur (voor dit gesprek gelden de normale regels): 1. Geen onderonsjes 2. Niet door elkaar praten 3. De ander uit laten praten 4. Luisteren naar elkaar 5. Niet persoonlijk worden Interne kandidaten hebben bijzondere aandacht nodig. Gesprekvaardigheden: 1. Voorbereiden volgens vaste structuur 2. Actief luisteren 3. Feedback geven 4. Informatie geven 5. STAR-vragen stellen 6. SMART-afspraken maken 7. Eventueel problem solving toepassen Besluit nemen Het besluit van een selectiecommissie moet gebaseerd zijn op de individuele mening van elk lid. Het besluit wordt gevormd door de besluitvormingsmethodiek. Deze methode is erop gericht: 1. De selectiecommissie leden elkaars meningen niet beïnvloeden. 2. Sollicitanten apart op hun (merites) kwaliteiten worden beoordeeld. 3. Snel duidelijk welke sollicitant in aanmerking komt voor een vervolggesprek. 4. Snel duidelijk welke sollicitanten waarom worden afgewezen.
Er wordt dan gewerkt met een besluitformulier. Elk aandachtspunt worden beoordeeld met een cijfer, vervolgens wordt dit cijfer vermenigvuldigd met de waarderingsfactor. Afwijzingen n.a.v. selectiegesprekken Afschrijvingen gaan via een standaardbrief. Plus info bij men terecht kan om de afwijzingsgrond te horen. (Eventueel andere selectiemiddelen inzetten) Selectiemiddelen (aanvulling op selectiegesprekken): 1. Referenties (onthoudt het is verboden om slechte referenties te geven) 2. VOG 3. Assesmentcenter (methode om toekomstig gedrag te voorspellen) 4. Psychologische test 5. Sociaal onderzoek 6. Medische keuring 7. Vaardigheidstest Inwerken Proeftijd evaluatie 4. Inwerken Bijvoorbeeld met behulp van inwerkprogramma s. Deze bestaan uit 3 vaste punten: 1. Inwerken 2. Introductie 3. Informatie Dit wordt ook wel het 3x I-programma genoemd. Een inwerkprogramma maken bestaat uit verschillende fases: 1. Voorbereiding 2. Uitvoering 3. Tussenevaluatie en proeftijdbeoordeling 4. Evaluatie van het inwerkprogramma De NVP-sollicitatiecode De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP), dit is een network voor HR-proffesionals. Uit dit network is NVP Beroeps- en gedragscode ontwikkeld/sollicitatiecode Deze code is bedoeld om een eerlijk en transparant spel bij werving en selectie te creëren. De sollicitatiecode is niet wettelijk verplicht. Wel kan een sollicitant een klacht indienen bij de NVP. HERHALING: Aanpak slechtnieuws gesprek (doel: kort en duidelijk): 1. Vertel slecht nieuws meteen. 2. Geef kandidaat de tijd. 3. Onderzoek samen of je nog iets kunt betekenen.
4. Sluit af De taken van de HR-medewerker bij instroom Het is de taak van de HR-medewerker om te controleren of de leidinggevende erop te wijzen dat er nog stappen ondernomen moeten worden. De controle/taken van de HR-medewerker op een rij: 1. Controle functieomschrijving 2. Bijhouden vacaturemelding 3. Plaatsing vacaturetekst 4. Bevestiging van ontvangst sturen 5. Eerste controle sollicitatiebrieven 6. Plannen van de brievenselectie 7. Verzorgen van de afschrijvingen 8. Plannen van selectiegesprekken 9. Uitnodigingen verzorgen met STAR-formulier 10. Zorg dragen voor gespreksruimte, koffie etc. 11. Gereedmaken van besluitvormingsformulieren 12. Verzorgen van afwijzingen 13. Regelen van aanvullende selectie instrumenten 14. Ondersteuning bij inwerkprogramma 15. Regelen van praktische zaken zoals pasjes De HR-medewerker voert ook de gehele administratie rondom de aanstelling uit. Het nieuwe werken is thuiswerken. Een HR-afdeling houdt zich bezig met alles wat de te maken heeft met het in dienst krijgen en houden van goed personeel. Ook houden zij zich bezig met een goede afhandeling(afwijzing, afscheid). Informatie verzamelen kan o.a. door informatie op te vragen over functieomschrijvingen en functiewaarderingen bij een werkgeversvereniging. Als de werkgever lid is van een althans.