functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt een gebouwcoördinator Grasmarkt Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: hoofddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 27648 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij een echte coördinator met een goede technische feeling? Zijn communiceren en verantwoordelijkheid nemen twee van je grote troeven? Zoek jij een veelzijdige functie met veel afwisseling? Wil je alles te weten komen over het reilen en zeilen binnen een gebouw van de Vlaamse overheid? Dan is onderstaande vacature vast en zeker iets voor jou! Je bent als gebouwcoördinator verantwoordelijk voor de technische uitbating en het dagelijks beheer van het Vlaamse overheidsgebouw aan de Grasmarkt. Je coördineert technische ingrepen in het gebouw, maar organiseert ook de dagelijkse uitbating van het gebouw. Samen met je collega s vorm je één team, met één focus: het realiseren van een gezamenlijke gastvrije beleving voor bezoekers en medewerkers en maximale ontzorging garanderen binnen de facilitaire dienstverlening. Interesse? Lees meer over het takenpakket en de selectieprocedure in onderstaand selectiereglement. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, drukwerk, goederen- en
contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Als gebouwcoördinator verzorg je de uitbating van het gebouw van de Vlaamse overheid aan de Grasmarkt te Brussel. Je dienstverlening bestaat uit technische uitbating van het gebouw en installaties, organisatie van logistieke dienstverlening (beheer grondstoffen, beheer parking en gemeenschappelijke vergaderzalen, organisatie onthaal en verzending), verzorgen van veiligheid in het gebouw en voorzien van voorzorgsmaatregelen in geval van calamiteiten (bewaking, evacuatieplanning en procedures, toegangscontrole), opnemen energieverantwoordelijkheid en naleven van de (stedelijke) voorwaarden aangaande milieuvergunning en brandveiligheid. Bovendien stuur je de personeelsleden aan die de operationele uitbating uitvoeren (aansturen uitbestede opdrachten onthaal en bewaking, technisch beheerder en logistiek assistent). Als gebouwcoördinator neem je een leidinggevende en operationele rol op en fungeer je als tussenpersoon bij eventuele (technische) problemen en verbouwingen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt in verband met de veiligheid van het gebouw en treed je op als vertegenwoordiger van Het Facilitair Bedrijf voor gebouwgebonden aangelegenheden. Je rapporteert aan de facility manager en werkt nauw samen met de onderhoudsfirma, hospitalitymedewerker, technisch beheerder, logistiek assistent, de collega s uit de afdelingen bouwprojecten en bouwtechnisch beheer. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen (*) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Voorbeelden van activiteiten Behoefteanalyse - Oor en oog hebben voor de behoefte van de klant - Voorstellen van de klant bespreken met de facility manager pagina 2 van 10
Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. - Proactief verbetervoorstellen doen (hoe ruim ook, innovatief!) en knelpunten tijdig signaleren en aanpakken - Evalueren van de huidige dienstverlening en optimaliseren - Opvolgen van de dagelijkse werking van het gebouw - Behandelen en opvolgen van technische problemen - Behandelen en opvolgen van werkaanvragen van klanten, bv. een storing/en wijzigingsverzoek - Registratie in Facilipunt garanderen - Grondige kennis van de raamcontracten, offerteaanvragen doen en voorstellen doen naar de FM, via aparte prijsvraag aan onderhoudsfirma. opgevraagde kostprijzen boeken in FMIS, voorleggen aan FM ter goedkeuring. - Prijsbewust beheer - Werken opvolgen - Bij technische moeilijke werken, doorgeven aan FM en TB (ev. BP) - Daarin de nodige zelfstandigheid bezitten. - Bij zaken die niet duidelijk zijn of impact hebben (budget/organisatie/ ) steeds bespreken met de FM - Ondersteuning en voorbereiding van de bewonersvergadering i.v.m. operationele zaken van het gebouw (en aanwezig zijn op deze werkgroepen) - Voorzitten beheerdersvergadering (klant, buitendiensten, HFB en onderhoudsfirma) en verzorgen van het verslag, garanderen consequente opvolging - Garanderen continue opvolging en registratie van energiebesparende maatregelen en verbeteren energieprestaties (ISO 50 001) - Leveringen opvolgen - Brandveiligheid, toegangsveiligheid en andere zaken i.v.m. veiligheid garanderen: Beheer badges, interflex, evacuatiedossier up to date houden, evacuatieoefeningen inplannen samen met FM, organiseren bewaking (extra aanvragen afstemmen met FM), sleutelplan beheren - Organiseren van kleine verhuizen en kleine projecten - Grondstofbeheer - Beheer werkmateriaal - Kortom: een goede operationele werking van het gebouw garanderen! pagina 3 van 10
Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Interne klanten bijstaan bij het realiseren van DVL die wij aanbieden. - Bieden we die DVL niet aan, de vraag escaleren naar FM en belang/noodzaak van die vraag aantonen - Organisatorische problemen oplossen/bespreken en eventueel voorstellen doen tot verbetering aan de FM - Antwoorden op vragen van klanten, eerste aanspreekpunt - Advies geven aan de FM over gedane werken, noodzaak van sommige werken, communicatie en contacten in het gebouw (gezien FM niet steeds ter plaatste is, wordt aan de GC gevraagd personeelsproblematieken te signaleren). - Actief deelnemen aan vergaderingen en/of werkgroepen, opleidingen etc. - Eerste aanspreekpunt van het gebouw - Continuïteit garanderen - Fysieke aanwezigheid in het gebouw! (zelf, hospitalitymedewerker of technisch beheerder) - inspringen bij werkoverlast van andere collega s (bv. technische beheerder, catering, ) - beschikbaarheid bij calamiteiten - KPI s van de DVL garanderen naar de klant - Registratie van de nodige aanvragen van klanten/actief gebruik Facilipunt - VKC S tijdig beantwoorden conform de opgelegde doelstellingen - Leiding geven aan uitbestede opdrachten (onthaal, bewaking en schoonmaak), verzending en TB - Zorgen voor een optimale en efficiënte werking van een gastvrij onthaal - (Administratieve) ondersteuning van de FM - Ondersteuning bij organisatie events en beheer vergaderzalen - Verzorgen van tijdige communicatie naar de klanten en fungeren als eerste aanspreekpunt in het gebouw. - Feedback vragen aan klanten, peilen naar hun tevredenheid over gedane werken en eventueel klachten meteen oplossen of doorgeven aan FM. - Signalisatie en affiches pagina 4 van 10
Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - M.b.t. projecten die zich in zijn of haar gebouw dat jaar zullen aanbieden. - Technische coördinatie opnemen, tenzij met de FM afgesproken wordt een meer overkoepelende rol op te nemen. - Het opvolgen van werken in het gebouw Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Het volgen van opleidingen (technische gebouwverantwoordelijkheid, FMIS, opvragen van offertes) - Advies vragen aan TB - Bouwt zelf de kennis uit om technische opvolging en het gebouwenbeheer te kunnen garanderen - Het aansturen van onthaal en verzending om de werking optimaal en efficiënt te laten verlopen - Het aansturen van de technisch beheerder zodat deze de eigen functie alsook deze van back-up GC op een optimale manier kan vervullen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Het Facilitair Bedrijf in de graad van deskundige of programmeur ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Het Facilitair Bedrijf én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van deskundige of programmeur. 2) Je beschikt op datum van bevordering over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met de coördinatie van een gebouw met betrekking tot facility management, waarbinnen 3 jaar relevante beroepservaring in het aansturen van uitbestede facilitaire diensten. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 10
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 4) Je bent in het bezit van een attest EHBO en BA4 5) Je bent in het bezit van het getuigschrift preventieadviseur niveau 3 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van brand- en toegangsveiligheid Je hebt kennis van de gangbare gangbare Microsoft Office softwaretoepassingen (Outlook, Word, Excel) Je hebt kennis van het energiemanagementsysteem volgens ISO 50001 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. pagina 6 van 10
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 7 van 10
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 30 mei 2018 (datum onder voorbehoud). 6.2. Jurygesprek met case en persoonlijkheidsvragenlijst Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De case vindt plaats op de dag van het jurygesprek. De persoonlijkheidsvragenlijst zal ongeveer een week voor het jurygesprek via e-mail naar de kandididaten worden toegestuurd. Deze wordt online afgenomen. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 11 en 12 juni 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 8 van 10
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 24 mei 2018. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier, samen met een kopie van de gevraagde attesten/getuigschriften bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 27648. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van de gevraagde attesten/getuigschriften toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 24 mei 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02 553 01 08. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Anne-Sophie Dierickx facility manager annesophie.dierickx@bz.vlaanderen.be tel 0479 22 86 50 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be tel 0499 59 38 46 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 9 van 10
9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10