1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap overheidspersoneel zoekt een coördinator verandermanagement Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Adviseur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij een geboren coördinator en ben je sterk in samenwerken? Ben je analytisch ingesteld en heb je affiniteit met verandermanagement? Dan ben jij de collega met een duidelijke visie die wij zoeken! Als coördintaor verandermanagement ben jij onder meer verantwoordelijk voor het bijstaan en opvolgen van interne klanten rond verandermanagement en de communicatie hierover. Je bent HET aanspreekpunt en volgt overkoepelend op. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de Vlaamse overheid bij haar uitdagingen op het vlak van personeel en organisatie. AgO bouwt een gemeenschappelijk dienstencentrum voor personeel en organisatie uit binnen de holding Vlaamse overheid met een dienstverlening rond werving en selectie, HRen organisatiebeleid, personeelsadministratie en personeelsregelgeving. Als coördinator veranderingsmanagement kom je terecht in het flexibel deel van AgO. In het flexibel deel zit oa het team Coördinatie en Strategie dat de verschillende organisatieadviseurs omvat die samen de thema s van organisatiebeheersing bewaken uit de leidraad interne controle/organisatiebeheersing Vlaamse overheid. Daarnaast ook het team Communicatie en Informatie, het team HR-programma s, het

2 team Coördinatie HR-klant en het team Ondersteuning topkader. Deze functie valt rechtstreeks onder de leidend ambtenaar van AgO. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van een specifieke strategie en dienstverlening over veranderingsmanagement met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Continue interactie met de leidend ambtenaar, leden van de directie en de coördinatoren HR-programma s om behoeften op vlak van change te capteren, bij te sturen en te vertalen in acties. - Identificeren van de nodige veranderingen in de entiteit en de nood aan veranderingsbeleid. - Analyseren van ad hoc strategische vragen en problemen - Analyseren van de prioriteiten en voorstel formuleren voor een plan van aanpak - Uitwerken van een strategische aanpak voor verandermanagement, met aandacht voor verandercommunicatie en stakeholdermanagement - Levert ook mee input/werkt mee aan de strategische visie op vlak van communicatie-en informatiebeleid binnen AgO - Uitbouwen van een intern netwerk en/of expertise van veranderbegeleiders binnen de entiteit op basis van kennis/inzichten - Staat in voor het identificeren van noden op vlak van verandermanagement (communicatie, training, ) en het inzetten van de nodige ondersteuning en instrumenten (met bijhorende inschatting naar financiële kost) pagina 2 van 11

3 - Kenbaar maken van het veranderingsbeleid en de specifieke dienstverlening zodat de interne klant de dienstverlening kent en hier maximaal gebruik van kan maken. - Organiseren van regelmatig overleg over het thema, zowel binnen de entiteit als met de andere actoren binnen de Vlaamse overheid - Stemt af met de verantwoordelijke Communicatie over de communicatie-instrumenten in functie van het veranderingsmanagementbeleid - Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van - Opzetten van projecten over ontwikkeling van change instrumenten - Uitwerken van procedures en richtlijnen mbt veranderingsmanagement - Ter beschikking stellen van sjablonen en instructies voor stakeholder- en impactanalyse, communicatieplan, opleidingsplan, - Klankbord zijn voor het uitwerken van communicatie-en informatie-instrumenten - Opbouwen van een partnerschap vanuit een diepgaande communicatie- en veranderexpertise met de leidend ambtenaar en de directie en hen adviseren m.b.t. strategische keuzes van de entiteit en hetveranderbeleid - Aandacht hebben voor de communicatie- en change aspecten bij lopende dossiers, beleidsplannen, kabinetsnota's en projectinitiatieven en hierop snel kunnen reageren met de juiste voorstellen - Creëren van en waken over een veranderingsbeleid en hierover advies verlenen naar de leidinggevenden/medewerkers toe. - Uitoefenen van een signaalfunctie naar het management over het thema verandering door deze proactief aan te kaarten. - Optreden als rolmodel en adviseur in veranderingsmanagement. - - Bewaken van de werkafspraken en verantwoordelijkheden in kader van verandermanagement en zorgen dat ze op elkaar afgestemd zijn. - Monitoren van de vooruitgang en de kwaliteit van het veranderbeleid (processen en projecten) aan de hand van pagina 3 van 11

4 processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. indicatoren en op basis hiervan bijsturen waar nodig en leveren van input voor managementrapportering. - Initiatief nemen m.b.t. kwaliteitsverbetering en efficiëntiewinsten. - Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Optreden als gezicht verandermanagement binnen de entiteit. - Je neemt een centrale rol op in geval van crisiscommunicatie. - Begeleiden en coachen van collega's bij hun contacten met de pers - Je bouwt en onderhoudt een relatie met de pers, het kabinet van de minister, communicatiemedewerkers en woordvoerders van diverse overheden/entiteiten van de Vlaamse overheid - Je initieert, stuurt bij en evalueert het goed werken van het verandernetwerk binnen het agentschap - Volgen van nieuwe ontwikkelingen, methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten in kader van het vakgebied - Opbouwen en onderhouden van netwerken Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Beleidsvoorbereiding Vanuit het eigen vakgebied actief uitwerken van het beleid met als doel het beleid te laten aansluiten op de noden van de organisatie. - Leiden en/of actief deelnemen aan veranderprogramma s/projecten binnen de entiteit en over entiteiten heen bv. Veranderingstraject aangepaste dienstverlening, aansluitingstrajecten, - Aangeven van communicatie-implicaties van strategische en veranderingsprojecten. - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Het opvolgen van de werkzaamheden van projecten - - Uitbouwen van een geïntegreerd strategisch veranderbeleid (bewaakt mee de link met strategisch communicatie-en informatiebeleid) voor de entiteit - Monitoren van gegevens, informatie uit klantengesprekken, met het oog op het bijsturen van veranderinitiatieven - Uitwerken van veranderstrategie voor de entiteit en specifieke projecten pagina 4 van 11

5 - Input geven/uitwerken van veranderingstrajecten en bijhorende instrumenten Interpersoonlijke relaties Lobbyen, beïnvloeden en/of het creëren van cultuur- en gedragsverandering door in te spelen op emoties, gedrag, context en weerstand met als doel het beoogde resultaat te bekomen Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt op vlak van verandermanagement. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden - Trekker zijn van het creëren van een cultuur/gedragenheid voor veranderingscommunicatie binnen AgO - Mee zorgen voor gedragsverandering bij projectleiders/projectmedewerkers/leidinggevenden op vlak van verandercommunicatie - Aanspreken van medewerkers op toepassing van werkafspraken/methodieken/. - Coachen, challengen en ondersteunen van de leidinggevenden bij veranderingsprocessen - Coachen van medewerkers in het vergaren en uitbouwen van kennis en expertise op vlak van verandermanagement en communicatie; - 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Agentschap Overheidspersoneel in alle graden van de rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Agentschap Ooverheidspersoneel én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal van rang A1. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 11

6 2) Je beschikt op datum van uiterste inschrijvingsdatum over 6 jaar relevante beroepservaring in een coördinerende rol, waarvan minstens 2 jaar op een strategisch niveau. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Alexander Hameeuw, alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be en ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van de werking van de Vlaamse overheid en zeer grondige kennis van de entiteit waarvoor verantwoordelijk Grondige kennis van veranderingsmanagement Sterke communicatie Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op pagina 6 van 11

7 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING EN VOORSELECTIE Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Nadien volgt de voorselectie aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier: Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: pagina 7 van 11

8 Motivatie en verwachtingen Visie en inzicht in de functie Relevante ervaring Jouw troeven Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 4 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 4 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen EXTERNE POTENTIEELINSCHATTING De 4 hoogst scorende kandidaten op de voorselectie nodigen we uit om deel te nemen aan een externe potentieelinschatting bij een extern kantoor. De externe potentieelinschatting bestaat uit: Een competentiegericht interview Persoonlijkheidsvragenlijkst Een gespreksoefening Een analyse- en presentatieoefening Een redeneerproef Deze fase gaat door in de week van 23 april 2018 en is adviserend EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties indien deze nog niet eerder werden bevraagd Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie pagina 8 van 11

9 Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 15/05/2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 09/04/2018. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 09/04/2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas op het nummer pagina 9 van 11

10 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Peter Rabaey Tel.: T Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be Tel.: Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van coördinator verandermanagement bij Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als coördinator verandermanagement. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 10 van 11

11 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11