Gemeente įfí Bergen op Zoom Voorlegger I Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Portefeuillehouder(s) Contactpersoon Afdeling Contactpersoon Email Contactpersoon Telefoon Programmanummer en -naam : Vervanging hard- en software werkplekconcept (de toegang tot alle systemen) : : 30 oktober 2018 A. Harijgens : F. Meijer : Informatievoorziening S Processen : flwmeijer@bergenopzoom.nl : 0164-277658 : 6. Bedrijfsvoering Voorstel: 1. Voor de vervanging van de hard- en software ten behoeve van het virtuele werkplekconcept een krediet beschikbaar te stellen van C 360.000 en de afschrijvingslasten te dekken uit de Algemene Reserve; 2. Het bedrag van ê 360.000 wat ontvangen wordt vanuit ICT WBW te storten in de Algemene Reserve; 3. In te stemmen met de dekking van de structureel hogere exploitatielast van C 76.000 (licentiekosten), dit bedrag in 2019 binnen de begroting op te vangen en bij het beleidskader 2020-2023 te bepalen of dit passend blijft binnen de bestaande begroting; 4. De gemeentebegroting te wijzigen conform de bijgevoegde begrotingswijziging. Type voorstel: Kaderstellend E Controlerend 0 Rest Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing? Ja Nee Zijn doelen en/of effecten beschreven 0 0 Financiële consequenties 0 m Inspraakverordening van toepassing m 0 Communicatieparagraaf: Dit voorstel is intern met ICT WBW, financieel adviseur en informatieadviseurs besproken.
Samenvatting: In de raad van september is in het voorstel van de 3e begrotingswijziging 2018 van ICT WBW al aangegeven dat we gelden terugkrijgen (î 360.000) omdat voor de vorming van de nieuwe gezamenlijke infrastructuur nog geen grote uitgaven waren gedaan. In dat raadsvoorstel is ook al aangegeven dat we het huidige verouderde werkplekconcept qua hard- en software moeten vervangen en dat daar een kredietaanvraag voor komt. De vervanging van het verouderde werkplekconcept staat los van onze deelname aan de gemeenschappelijke regeling ICT WBW. Ook indien we als gemeente zelf nog onze automatisering zouden beheren, zouden we nu ons werkplekconcept moeten vervangen. Het huidige werkplekconcept is in 2012 opgezeten is nu verouderd en leidt in de dagelijkse werkzaamheden tot steeds meer knelpunten in het beheer, de informatieveiligheid en uiteindelijk ook de gemeentelijke dienstverlening. Vernieuwing van het werkplekconcept is noodzakelijk. In het voorstel worden de (onder andere de financiële) consequenties aangegeven en daarvoor financiële dekking gevraagd. Bijlagen: (geef aan of een bijlage is bijgevoegd of ter inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen) Bijlage nr. Omschrijving Bijgevoegd/Ter inzage 1 Begrotingswijziging Bijgevoegd 9
nu I Datum raadsvergadering : 19 december 2018 Nummer : Onderwerp : Vervanging hard- en software virtuele werkplekconcept (de toegang tot alle systemen) Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Voor de vervanging van de hard- en software ten behoeve van het virtuele werkplekconcept een krediet beschikbaar te stellen van 6 360.000 en de afschrijvingslasten te dekken uit de Algemene Reserve; 2. Het bedrag van 6 360.000 wat ontvangen wordt vanuit ICT WBW te storten in de Algemene Reserve; 3. In te stemmen met de dekking van de structureel hogere exploitatielast van ê 76.000 (licentiekosten), dit bedrag in 2019 binnen de begroting op te vangen en bij het beleidskader 2020-2023 te bepalen of dit passend blijft binnen de bestaande begroting; 4. De gemeentebegroting te wijzigen conform de bijgevoegde begrotingswijziging. Inleiding Wat is een virtuele werkplekconcept? Via het virtuele werkplekconcept (in dit geval Citrix) heb je toegang tot je mail en alle andere applicaties. De applicaties staan echter niet meer op je eigen computer op het werk, maar in een datacenter. Hierdoor zijn we niet meer afhankelijk van de gebruikte middelen (pc, laptop, etc) en de locatie van waaruit je werkt. In het vervolg zal gesproken worden over het werkplekconcept. In de raad van september is in het voorstel van de 3e begrotingswijziging 2018 van ICT WBW al aangegeven dat we gelden terugkrijgen (C 360.000) omdat voor de vorming van de nieuwe gezamenlijke infrastructuur nog geen grote uitgaven waren gedaan. In dat raadsvoorstel is ook al aangegeven dat we het huidige verouderde werkplekconcept qua hard- en software moeten vervangen en dat daar een kredietaanvraag voor komt. De vervanging van het verouderde werkplekconcept staat los van onze deelname aan de gemeenschappelijke regeling ICT WBW. Ook indien we als gemeente zelf nog onze automatisering zouden beheren, zouden we nu ons werkplekconcept moeten vervangen. Het huidige werkplekconcept is in 2012 opgezet en is nu verouderd en leidt in de dagelijkse werkzaamheden tot steeds meer knelpunten in het beheer, de informatieveiligheid en uiteindelijk ook de gemeentelijke dienstverlening.
Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling Het werkplekconcept is een cruciaal onderdeel voor alle gemeentelijke systemen. Uitval van het werkplekconcept leidt ook tot uitval van de gemeentelijke dienstverlening. Het raakt bijna alle activiteiten van de gemeentelijke dienstverlening. Het is dan ook belangrijk dat dit onderdeel van de gemeentelijke infrastructuur betrouwbaar, veilig en beheersbaar blijft. Uitwerking voorstel Dit jaar bleek dat het beheer van ons werkplekconcept steeds meer problemen gaf. Updates op bestaande programma s werden steeds vaker te laat of niet uitgevoerd door de beheerders bij de gemeenschappelijke regeling ICT WBW. In gesprekken met ICT WBW bleek dat ons werkplekconcept verouderd is, waardoor zij maar beperkt instaat zijn om het beheer efficiënt uit te kunnen voeren. Hierbij speelde ook de aanbesteding van de nieuwe infrastructuur een belangrijke rol. Net als wij hoopte ICT WBW te kunnen wachten totdat de nieuwe infrastructuur beschikbaar kwam. Gezien het belang van een betrouwbaar, veilig en beheersbaar werkplekconcept, is een externe adviseur gevraagd om te onderzoeken of het mogelijk was, met beperkte investeringen, het verouderde werkplekconcept nog te handhaven tot de beschikbaarheid van de nieuwe gezamenlijke infrastructuur. Met de andere deelnemers is ook afgesproken dat wij als gemeente als eerste zouden overgaan, vanwege de technische knelpunten in ons werkplekconcept. Daarbij gaan we ervan uit dat de eerste gemeente vanaf 1 januari 2020 kan beginnen met de overgang naarde nieuwe infrastructuur. Deze overgang duurt voor onze gemeente ongeveer een halfjaar. Dat betekent dat we het met de huidige omgeving tot juni 2020 nog moeten uithouden. Uit dit onderzoek blijkt dat het niet mogelijk is om alleen met beperkte maatregelen de tijd tot de nieuwe gezamenlijk infrastructuur te overbruggen. We lopen in dit scenario aan tegen: Oplopende kans op storingen in ons werkplekconcept, met alle consequenties die dat op de gemeentelijke dienstverlening kan hebben. Op de bestaande hardware is ook geen gegarandeerde ondersteuning meer vanuit de fabrikant; Belangrijke softwareversies voor het werkplekconcept (Windows-server 2008R2, App-V, CitrixxenApp) worden eind 2019 niet meer ondersteund door de leverancier. Indien er zich een probleem voordoet met een applicatie, dan zal er geen of beperkte ondersteuning zijn van de betreffende leverancier; In de huidige situatie is het niet mogelijk om beveiligingsupdates snel toe te passen op het huidige werkplekconcept, waardoor we risico s lopen op uitval van systemen, datalekken etc. De huidige situatie leidt tot een lastig te beheren werkplekconcept. Wijzigingen kosten veel inspanningen en nemen daardoor veel tijd in beslag; Nieuwe ontwikkelingen (video afspelen, videobellen(skypen), volgen videocongres, etc.) worden beperkt of slecht ondersteund. Ons huidige werkplekconcept heeft met deze ontwikkelingen beperkt rekening gehouden. In de huidige maatschappij die veel meer visueel is ingesteld en waar samenwerken over afstanden steeds normale wordt, zal hier meer aandacht voor worden gevraagd. 2
iiiiiiiiiiiniiiiiniiiiiiwiiniiiii I Bovenstaande beperkingen zijn niet nog 1,5 jaar vol te houden. Voorgesteld wordt om als eerste gemeente over te gaan naar de nieuwe infrastructuur, maar daarvoor al het werkplekconcept te vervangen. Consequenties van het voorstel Dit betekent de volgende benodigde investeringen: Vervanging hardware: C 165.000: o deze nieuwe servers zijn nodig tot we volledig over zijn naar de nieuwe gezamenlijk infrastructuur. Bekeken wordt of deze hardware gebruikt kan worden binnen de nieuwe gezamenlijke infrastructuur en I of verkocht kunnen worden op de tweedehandsmarkt, zodra we over zijn gegaan naar de gezamenlijke infrastructuur. Voorbereidingskosten voor overzetten van het huidige werkplekconcept naar het nieuwe werkplekconcept: C 147.000: o Dit betreft het klaarmaken van alle applicaties binnen onze gemeente voor het overzetten naar het nieuwe werkplekconcept en de daarbij benodigde projectleiding vanuit onze gemeente en ICT WBW. Het gaat over inhuur van externe capaciteit. Dit soort zeer grote projecten, zijn ook in het verleden altijd uitgevoerd met externe ondersteuning. o Hiermee hebben we meteen bijna al het voorwerk gedaan voor de overgang later naar de nieuwe gezamenlijke infrastructuur. De daadwerkelijke kosten van de voorbereiding zijn hoger dan het nu gevraagde bedrag. Een belangrijk gedeelte van deze voorbereidende werkzaamheden maken onderdeel uit van de migratiekosten die al opgenomen zijn in de begroting van ICT WBW en worden daar gedekt. Software kosten: eenmalige licentiekosten. Totaal C 48.000. Investering Kosten hardware 165.000 Voorbereidingskosten 147.000 Software kosten (eenmalig) 48.000 Totaal investeringen 360.000 Dekking 3e begrotingswijziging ICT WBW - 360.000 Effect begroting 2019 0 Daarnaast zijn de structurele licentiekosten C 76.000 hoger dan de structurele kosten voor het huidige verouderde werkplekconcept. Dit heeft geen relatie met ICT WBW, maar is nodig om een eigentijdse informatievoorziening neer te zetten die is ingesteld op de huidige meer visueel ingestelde maatschappij en om eenvoudiger over afstanden samen te kunnen werken (videobellen/skypen).
Gemeente ŕ Bergen op Zoom mi Verwacht wordt volgend jaar ook nog gedeeltelijk gelden terug te ontvangen vanuit ICT WBW, aangezien pas op de helft van 2019 de aanbesteding afgerond wordt. Voor 2019 kunnen deze lasten binnen de begroting worden opgevangen. Om zoveel als mogelijk desinvesteringen te voorkomen is intensief overleg geweest met ICT WBW. Uitgangspunt is de invoering van een werkplekconcept zoals dat straks draait op de nieuwe gezamenlijke infrastructuur. Vanuit de door ons ingehuurde externe adviseur is aangegeven, dat het nu door ICT WBW voorgestelde werkplekconcept een versie is die veelvuldig in de markt wordt gebruikt. Risico paragraaf Geïdentificeerde risico s Risico-onderdelen NvT Laag Neutraal Hoog 1. Realiseren maatschappelijke effecten X 2. Politiek-bestuurlijk en draagvlak X 3. Imago gemeente X 4. Algemene en externe omgeving X 5. Veiligheid X 6. Financiën X 7. Juridisch X 8. Planning X 9. Kwaliteit uitvoering X 10. Capaciteit organisatie en samenwerking partners X Beheersmaatregelen risico's hoog Risico Effect Beheersmaatregel Verantwoordelijke 3. Imago gemeente Stilvallen van de gemeentelijke dienstverlening zal het imago van de gemeente aantasten Vervanging van het huidige werkplekconcept (toegang tot de systemen) College 6. Financiën Risico op een boete vanuit Microsoft indien wij niet voor oktober overgaan naarde nieuwe versie van office. Vervanging van het werkplekconcept geeft de mogelijkheid om de overgang naar de nieuwe office versie op tijd te regelen. College 4
Gemeente j í Bergen op Zoom I 9. Kwaliteit uitvoering Stilvallen van de gemeentelijke dienstverlening Vervanging van het huidige werkplekconcept (toegang tot de systemen) College Alternatieven Niet nu investeren in de vernieuwing van het verouderde werkplekconcept leidt tot de risico's die in de vorige paragraaf benoemd zijn, met als uiterste consequentie het stilvallen van (gedeelten) van de gemeentelijke dienstverlening. Er is ook onderzocht of het mogelijk is om het werkplekconcept als dienst nu al af te nemen. Daarmee hoeven we nu niet zelf te investeren. Door de externe adviseur wordt dit afgeraden. Dit werkt alleen als zowel het werkplekconcept als alle hardware voor de gemeentelijke applicaties op één fysieke locatie staat. In het externe advies staat hierover: Dit zou, ingeval er nu voor een externe locatie wordt gekozen, veel migratiewerkzaamheden met zich meebrengen. Door de hoeveelheid en complexiteit van de noodzakelijke aanpassingen zal er een negatieve impact zijn op de beschikbaarheid van de omgeving gedurende de transitieperiode. Daarnaast zal er sprake zijn van een desinvestering van apparatuur die nog niet is afgeschreven (bijvoorbeeld de Netapp-storageomgeving). De doorlooptijd van een dergelijk project is tenminste één jaar. Indien de oplevering van de nieuwe ICT WBW infrastructuur langer duurt dan voorzien, zal de termijn van de dienst worden verlengd waardoor de kosten t.o.v. investeren in eigen hardware hoger zullen uitvallen. In de praktijk duurt het doorgaans langer dan verwacht. Het nu al onderbrengen van de totale gemeentelijke ICT infrastructuur bij een externe partij, betekent ook het twee keer doorlopen van een totale migratie van de ICT infrastructuur. Eerst naar de door ons gekozen dienstverlener en vervolgens een overgang naar de dienstverlener die uit de aanbesteding komt vanuit ICT WBW. Een andere optie zou zijn om alle hardware te huren voor het nieuwe werkplekconcept en die te gebruiken binnen ons gemeentelijke datacenter. Vanuit de extern adviseur wordt aangegeven dat dat financieel alleen voordelig is als de periode korter is dan een jaar en niet verlengd hoeft te worden. Als alles volgens planning verloopt dan zouden wij als gemeente half 2020 over zijn op de nieuwe infrastructuur. Dat betekent een huurperiode van een jaar. Gezien de complexiteit van het traject is er een kans dat het langer gaat duren. De externe adviseur geeft aan dat zelf kopen in dat geval financieel beter is, dan huren. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. 5
Gemeente Bergen op Zoom Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, Dą^secretaris, I, De loco-burgemeester, C Dhrlh.J.M. Wingens MPA Dhr. P.A.M. van der Velden 6
I De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 30 oktober 2018, nr. ; BESLUIT: 1. Voor de vervanging van de hard- en software ten behoeve van het virtuele werkplekconcept een krediet beschikbaar te stellen van î 360.000 en de afschrijvingslasten te dekken uit de Algemene Reserve; 2. Het bedrag van C 360.000 wat ontvangen wordt vanuit ICT WBW te storten in de Algemene Reserve; 3. In te stemmen met de dekking van de structureel hogere exploitatielast van C 76.000 (licentiekosten), dit bedrag in 2019 binnen de begroting op te vangen en bij het beleidskader 2020-2023 te bepalen of dit passend blijft binnen de bestaande begroting; 4. De gemeentebegroting te wijzigen conform de bijgevoegde begrotingswijziging. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen 7
iiiiiiiniiiiiininiiiniiiiiniuiiiiiiiii I De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 30 oktober 2018, nr. ; BESLUIT: 1. Voor de vervanging van de hard- en software ten behoeve van het virtuele werkplekconcept een krediet beschikbaar te stellen van C 360.000 en de afschrijvingslasten te dekken uit de Algemene Reserve; 2. Het bedrag van ē 360.000 wat ontvangen wordt vanuit ICT WBW te storten in de Algemene Reserve; 3. In te stemmen met de dekking van de structureel hogere exploitatielast van 6 76.000 (licentiekosten), dit bedrag in 2019 binnen de begroting op te vangen en bij het beleidskader 2020-2023 te bepalen of dit passend blijft binnen de bestaande begroting; 4. De gemeentebegroting te wijzigen conform de bijgevoegde begrotingswijziging. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen 7