5 -minuten versie voor Provinciale Staten provincie HOLLAND ZUID Directie DLB Afdeling Samenleving en Economie Regislralienummer PZH-2012-358445087 (DOS-2011-0005236) Datum vergadering Gedeputeerde Staten 4 december 2012 Portefeuiltefiouder Sande, I^M, van der Vefzenddatum Paraaf Pn 5 DEC Geheim Nee Termijn 16 januari 2013 Onderwerp Rijksbreed Subsidie Kader vaststellen M en O beleid bij subsidieverstrekking en de beleidsregel register van onregelmatigheden Bijlagen - Beleid Misbruik en Oneigenlijk gebruik bij subsidieversterkking - Beleidsregel register van ernstige onregelmatigheden Voorstel van GS aan PS: kennisnemen van bijgaande stukken op basis van In de statencommissie van oktober toegezegd deze stukken tkn aan te bieden 1. Onderwerp in kort bestek De "Rijksbrede leidraad voor het tegengaan van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) bij subsidies" is een handreiking met praktische voorbeelden, aandachtspunten en randvoorwaarden die kunnen bijdragen aan een succesvol M&O-beleid. Deze leidraad van het Rijk is het uitgangspunt gewfeest. Maar de provincie heeft haar eigen M&O beleid bij subsidieverstrekking opgesteld. Daarin staan vijf handelingen beschreven die worden uitgevoerd om misbruik en oneigenlijk gebruik bij de provincie te voorkomen. Het gaat om de volgende vijf handelingen: 1. Er wordt een risicoanalyse uitgevoerd en schriftelijk vastgelegd bij de totstandkoming van elke subsidieregeling; Het RSK gaat er vanuit dat voorafgaand aan het opstellen en uitvoeren van een subsidieregeling, regels voor het verantwoorden van die subsidie worden bepaald. De mate van vertrouwen dat vooraf in de subsidieontvangers wordt gesteld, is gebaseerd op een venwachting van de risico's, waarop een subsidieregeling, of titel daanjit vooraf wordt ingeschaald. Om het risico cijfennatig te kunnen uitdrukken, worden de geschatte situaties gescoord op hun kans en de bijbehorende effecten. De berekening resulteert in een risicogetal. Op basis van dit getal worden de regelingen in een risicoprofiel geplaatst; laag, midden, hoog. Regelingen met een hoger risico worden intensiever (bijvoorbeeld door middel van een grotere steekproef) gecontroleerd dan regelingen, waar de risico's lager zijn. Bij het opstellen van nieuwe regelingen, zal het risico-analysemodel en een overzicht van de categorisering (laag, middel, hoog risico) van de subsidieregelingen in het dossier vertrouwelijk worden toegevoegd. 2. Er wordt steekproefsgewijs beoordeeld of de verantwoording voldoet aan de voorwaarden die hieraan zijn gesteld. Op basis van risicoanalyses voert de subsidieverstrekker eventueel aanvullende administratieve of fysieke controles uit; In het RSK wordt niet meer altijd standaard verantwoording gevraagd, maar worden de subsidievaststellingen steekproefsgewijs gecontroleerd. Er wordt dan gecontroleerd of de activiteit is venicht en al dan niet aan de verplichtingen is voldaan. Binnen het controlebeleid 1/5
p'^"^"j^jj HOLLAND wordt gebnjik gemaakt van de combinatie van 'risico georiënteerde kritische deelwaarneming' (select) en de statistische steekproef (a-select). Bij de 'risico georiënteerde kritische deelwaarneming' (select) is het risicogehalte gekoppeld aan het an^angementenmodel (driedeling naar subsidiebedrag) en de risicoanalyse. Een hoog risicogehalte betekent dat er meer subsidieontvangers gecontroleerd worden. 3. Er vindt een actieve en consequente toepassing plaats van de beschikbare handhavingsmogelijkheden; Het is van belang dat gedurende het subsidieproces (aanvraag, voortgang en vaststelling) de subsidieontvanger goed wordt voorgelicht over het sanctiebeleid. Het vertrouwen in de aanvrager is het uitgangspunt. Dit is expliciet in het RSK kader in de 'meldingsplicht' van de aanvrager vastgelegd. Mocht een aanvrager het vertrouwen schenden, dan zijn er sancties door middel van het korten op de subsidie mogelijk. 4. Er wordt een overzicht bijgehouden van misbruik bij subsidieverstrekking; Deze registratie is er om zicht te veri^rijgen in de risico's die kunnen leiden tot herhaald of nieuw misbmik van subsidies en om hierop te anticiperen. Dit is een risicogerichte benadering. Bij onregelmatigheden gaat het om een wijziging van feiten en omstandigheden die invloed hebben op de hoogte van het subsidiebedrag. Deze feiten en omstandigheden bevatten ook de gevallen van misbruik. Dit is geen openbare registratie maar alleen bedoeld voor gebruik door Gedeputeerde Staten. De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van drie jaar in het provinciale register van ernstige onregelmatigheden bij subsidies opgenomen. Registratie vindt niet eerder plaats dan na afloop van het project. Uitzondering vormen de gevallen waarbij sprake is van een lopende juridische procedure. De gegevens zullen in de registratie blijven opgenomen zolang de procedure loopt. Na het verstrijken van de termijn van drie jaar worden de gegevens uit de registratie verwijderd. De registratie is te raadplegen door medewerkers die daarvoor zijn geautoriseerd door de beheerder{s) van de registratie. Hiertoe wordt een lijst met geautoriseerde medewerkers of afdelingen opgesteld en worden de benodigde (technische) maatregelen genomen die uitsluitend raadpleging door geautoriseerde medeweri<ers mogelijk maken. Voor de duidelijkheid naar subsidieaanvragers toe zijn de beleidsuitgangspunten voor de registratie van ernstige onregelmatigheden ook opgenomen in een Beleidsregel (onderdeel van dit besluit)..de registratie van ernstige onregelmatigheden bij subsidies zal gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens voor de inwerkingtreding door middel het daartoe bestemde meldingsprogramma of meldingsformulier worden gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens 5. Er vindt een periodieke evaluatie van de risico's per subsidieregelingen plaats De laatste stap vormt de evaluatie ten aanzien van de nsico's van de subsidieregeling. Gebreken in de subsidieregeling en het proces kunnen worden ontdekt en hersteld. De evaluatie van het risicoprofiel is nodig voor zowel bestaande als nieuwe regelgeving. Naar aanleiding van de evaluaties kan wellicht een indicatie worden gegeven van de effectiviteit van het M&O-beleid. Bovendien krijgen we inzicht in de toereikendheid van de controlemogelijkheden- De evaluatie van de risico's staat los van de vierjaariijkse toetsing van de effectiviteit van subsidies. In het rapport van de Randstedelijke rekenkamer hierover wordt het belang benadrukt van het regelmatig evalueren van subsidieregelingen en meten welke effecten de verstrekte subsidies hebben op de beoogde beleidsdoelen. Dit om het subsidieinstnjment optimaal bij te laten dragen aan het behalen van deze doelen. Het RSK draagt hier In zoverre aan bij dat bij het opstellen van subsidieregelingen getoetst wordt aan heldere doelstellingen en prestatie-indicatoren. Dit draagt bij aan een scherper inzicht in wat er voor de 2/5
provincie HOLLAND ZUID subsidie-inzet geleverd wordt. Om het effect van de subsidie te meten op de beoogde beleidsdoelen vraagt nog een extra stap. Dit valt buiten het bestek van het RSK dat indertijd is opgezet vanuit de gedachte om de administratieve lasten terug te dringen, zowel voor de verstrekker als voor de ontvanger. De provincie is verantwoordelijk voor de integratie van deze handelingen in haar beleid om zo misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan. Na vaststelling van dit beleidsdocument wordt er per handeling een ambtelijke werkinstructie opgesteld. Deze werkinstructies geven op uitvoeringsniveau weer welke handelingen moeten worden verricht om het misbruik en oneigenlijk gebmik tegen te gaan, op welke wijze het beleid moet worden uitgevoerd en welk onderdeel van de organisatie hiervoor verantwoordelijk is. De accountant die de provinciale jaarrekening controleert heeft het M&O beleid bij Subsidieverstrekking in orde bevonden. 2. Afbakening van (wettelijk) kader en partijen a. Europees/nationaal/provinciaal wettelijk en beleidskader Het Rijksbreed Subsidie Kader (RSK). Dit subsidiekader uniformeert en vereenvoudigt de regels voor de uitvoering en verantwoording van alle subsidies. Gedeputeerde Staten van Zuid- Holland hebben op 28 juni 2011 besloten om de uitgangspunten van het RSK te implementeren en Provinciale Staten hiervan in kennis gesteld. b. Relatie andere interne beleidsterreinen Er Is een relatie met de volgende interne beleidsterreinen: Het M&O beleid en het register van onregelmatigheden bevat de algemene beleidsregels die op alle subsidieverstrekkingen van toepassing zijn. c. Relatie externe partijen Externe partijen, zoals gemeenten en instellingen worden geïnformeerd over de nieuwe Asv en bijbehorende subsidiesystematiek (oa het M&O beleid en de het register van onregelmatigheden) via een bescheiden en gerichte mailing met hierin opgenomen een verwijzing naar een pagina op de provinciale website. Ook nieuwe aanvragers kunnen vla deze pagina de benodigde informatie vinden. De pagina zal informatie over het nieuwe subsidiekader bevatten en contactgegevens (mail en of telefonisch) naar een "bemenst" adres. Gezien de datum waarop de verordening in werking zal treden, zal het communicatietraject in het voorjaar van 2013 in gang worden gezet. 3. Proces beschrijving en rol Staten a. Voorgeschiedenis In 2009 heeft het rijk hel Kader financieel beheer rijkssubsidies (RSK) vastgesteld. Dit subsidiekader uniformeert en vereenvoudigt de regels voor de uitvoering en verantwoording 3/5
p'^^^"j^^ HOLLAND van alle rijkssubsidies. Het is een rijksbreed bindend kader dat leidt tot minder lasten voor burgers, bedrijven. Instellingen en overheid. Het RSK is vertaald in Aanwijzingen voor subsidieverstrekking. In 2010 hebben alle provincies In IPO-verband besloten ook het RSK in te voeren. Dit naar aanleiding van het Bestuursakkoord 2008-2011, waarin één van de doelstellingen was om de regeldruk te verminderen. Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland hebben vervolgens op 28 juni 2011 besloten om de uitgangspunten van het RSK te implementeren en Provinciale Staten hiervan in kennis gesteld. Het kader hiervoor is nu vastgelegd in een nieuwe Asv. Het kader is gebaseerd op de uitgangspunten: proportionaliteit, sturing op prestaties en hoofdlijnen, uniformering en vereenvoudiging, en verantwoord vertrouwen. De Asv is gebaseerd op drie uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen, waarbij de hoogte van het subsidiebedrag het arrangement bepaalt. Uitgangspunten RSK 1 Uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen: proportionaliteit en sturing op prestaties Maatregel Hoogte Verantwoording subsidiebedrag Arrangement 1 Tot 25.000 Desgevraagd verantwoording over de prestatie (doorgaans steekproefsgewiis) Arrangement 2 Vanaf 25.000 tot 125,000 Verantwoording over de prestatie Arrangement 3 Vanaf 125.000 Verantwoording over de kosten en prestaties 2 Uniformering en vereenvoudiging van begrippen en subsidieprocessen 3 Het opzetten en uitvoeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen: verantwoord vertrouwen Tabel 1: Uitgangspunten RSK De bovengenoemde uitgangspunten en maatregelen vragen om een nieuwe provinciale risicobenadering, waarbij de subsidieveriening en subsidievaststelling slimmer wordt omgegaan met de beheersing van de risico's om zo misbruik bij subsidies te voorkomen en te bestrijden. Het Rijk heeft als hulpmiddel een leidraad voor het tegengaan van Misbruik en Oneigenlijk gebruik bij subsidies opgesteld. b. Waar staan we nu? De fase van beleidsuitwerking Met het vooriiggende document wordt Provinciale Staten in kennis gesteld van het door GS vastgestelde Misbmik en Oneigenlijk gebruik bij subsidieverstrekking en de daarbij 4/5
TuiD^^'^^^^ behorende beleidsregel. Het beleid is van toepassing op subsidies die vanaf 1 juli 2013 op grond van de nieuwe Asv worden verstrekt. c. Vervolgprocedure Geen 4. Financiële aspecten (dekking en risico's) Geen Technische & proces vragen en informatie bij Ambtenaar Telefoon 070-441 65 78 M.S. Hakkenberg van Gaasbeek Kamer C3.52 5/5