Notulen Algemeen Bestuur Avalex 13 juni 2013 Aanwezig L. Vokurka (voorzitter) R.M. de Prez D. Jense (secretaris) W. Mateman S. Bruines P. van Ostaijen J.J. van Staalduinen P. van Haagen F. van Kuppeveld J. Hoekema L. de Lange J. Kuin (directeur Avalex) H. Laarman (Avalex) P. Nouwens (Avalex) G. Lafeber (Avalex) M. Dubbelman (accountant Deloitte) Afwezig Mw. De Goede - van Tiel Datum 13 december 2012 Opsteller G.C.J. Lafeber (directiesecretaris) 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 16.00 uur en deelt mee aan de agenda toe te voegen als tweede agendapunt Verwelkoming de heer Kuin. Besluit: de agenda wordt met genoemde wijziging vastgesteld. 2. Verwelkomen Jack Kuin De voorzitter verwelkomt de heer Kuin als directeur Avalex. De heer Kuin is benoemd per 1 mei 2013. De heer Kuin geeft een korte toelichting op zijn komst, ervaring en de toekomst van Avalex. Het Algemeen Bestuur verwelkomt de heer Kuin en geeft aan unaniem verheugd te zijn met zijn aanstelling en komst als directeur Avalex. 3. Jaarverslag en accountantsverklaring De voorzitter verwelkomt de heer Dubbelman, accountant van Deloitte. De penningmeester, de heer Van Haagen, geeft aan dat de jaarrekening er voor Avalex goed uit ziet. Niet alleen het bedrijfsresultaat is conform de verwachtingen, de accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven. Het bereiken van een dergelijke accountantsverklaring is een knappe prestatie van Avalex. Het jaarrekening resultaat is iets negatiever dan begroot ten gevolge van de besluiten over lang lopende dossiers. De penningmeester verwacht dat in 2014 Avalex weer een positief jaarrekeningresultaat 1
aan het einde van het jaar heeft en vanaf 2017 weer eigen vermogen kan gaan opbouwen. De penningmeester geeft aan dat de accountant Deloitte een goedkeurende verklaring heeft afgegeven bij de jaarrekening. Kort samengevat betekent dit dat de cijfers kloppen die Avalex zelf heeft opgeleverd. De heer Van Haagen spreekt zijn lof uit voor de organisatie Avalex. De organisatie is hiermee in control. De heer Dubbelman geeft aan dat er een storende fout in de controleverklaring is geslopen. De fout heeft niets met Avalex of de jaarcijfers te maken maar met een fout bij Deloitte. Deloitte heeft direct een nieuwe verklaring opgesteld. Hiermee is de storende fout hersteld. De accountant licht verder toe dat Avalex nu in een andere situatie verkeert dan vorig jaar. Er is veel tijd en energie geïnvesteerd om de bevindingen van Deloitte over de jaarrekening 2010 en 2011 op te pakken. Avalex heeft grote vorderingen gemaakt. De heer Dubbelman geeft aan dat het jaarrekeningdossier boven verwachting goed is aangeleverd. Bij aanvang van de controle is heeft Avalex twee dossiers aangegeven waar zij zelf voor de controle nog een verbeterslag wilde doorvoeren. Dit zelf signalerend vermogen en het zelf corrigerend vermogen van Avalex is een goed teken van in control geraken. Avalex is zelfs in staat gebleken een ongevraagde analyse te geven van de maximale onzekerheid. De uitdaging voor Avalex in het komende jaar zijn het vasthouden van dit niveau, het doorgroeien naar een cyclische planning en control en een verbetering in de contractadministratie. Daarnaast kondigt de accountant aan dat er mogelijk wetswijzigingen komen op het gebied van vennootschapsbelasting, welke na invoering van invloed zouden kunnen zijn op bedrijfsafval. De accountant besluit zijn toelichting op de controleverklaring met de constatering dat Avalex nu weliswaar een negatief eigen vermogen heeft maar door de rechtsvorm gemeenschappelijke regeling gewoon door kan gaan met de uitvoering van haar taken. De heer Mateman uit complimenten voor het Dagelijks Bestuur en de medewerkers van Avalex die hard hebben gewerkt aan het bereiken van deze resultaten en ook aan de verhelderde opzet van de jaarrekening. De heer Mateman merkt op dat het bedrijfsresultaat uiteraard wordt ook gevormd door de bijdragen van de gemeenten. De heer Mateman vraagt naar het belang van het verschil tussen boekwaarde van het Avalex vastgoed en de WOZ-waarde. Verder is de heer Mateman benieuwd of de afspraken omtrent Ryck correct zijn afgewikkeld, daar nu ook Avalex hierin verliezen moet nemen. De heer De Prez geeft aan dat Ryck een pilot is geweest waarin een verdeelsleutel voor eventuele kosten is afgesproken. Ryck moet worden gezien in het kader van de uitdagingen waar de gemeenten samen met Avalex voor staat in het kader van het bereiken van de Atsma-norm van 65%hergebruik in huishoudelijk afval. De afrekening is conform de afspraken verlopen. De heer Van Ostaijen sluit zich aan bij de complimenten van de heer Mateman en vraagt een nadere toelichting van de accountant op het zelf signalerend en oplossend vermogen van Avalex. De heer Van Kuppeveld sluit zich aan bij de complimenten en dankt een ieder die verantwoordelijk is geweest of heeft bijgedragen aan het bereiken van dit jaarrekeningresultaat en het oordeel van de 2
accountant. De heer Van Kuppeveld vraagt verduidelijking hoe de afboeking op SAP moet worden gezien in het kader van het vervolgtraject van ICT. De heer De Prez sluit zich aan bij de complimenten en vraagt de accountant of Avalex in control is. De heer De Lange spreekt ook de complimenten uit. De heer De Lange suggereert dat Avalex wellicht nog een slag kan maken in het verkopen van de boodschap dat het nu beter gaat met het bedrijf. Daarnaast lijkt op p. 89 een tabel versprongen te zijn. In een volgende rapportage kan meer duidelijkheid worden gegeven over de bezuinigingstaakstelling en resultaten die daarmee samenhangen. De heer Van Staalduinen spreekt complimenten uit over de jaarrekening en het verkrijgen van een goedkeurende verklaring door Avalex. De heer Van Haagen geeft aan dat, in reactie op de heer Mateman, hier besluiten van het Algemeen Bestuur aan ten grondslag liggen en dat de heer De Prez de vraag over Ryck reeds heeft beantwoord. De systematiek van fixed price heeft bijgedragen aan het bereiken van de huidige status. Uiteraard wordt gewerkt aan een gezonde situatie voor Avalex, ook als op termijn de methodiek van fixed price wordt beëindigd. Er is voor gekozen om nu een grote afschrijving te doen op het ICT systeem. De vraag van Wassenaar over de tabel wordt nagekeken en voor een volgende jaarrekening zal uitgebreider worden gerapporteerd op de bezuinigingen. De heer Dubbelman beantwoordt een aantal vragen van het AB. Voor het bepalen van de mate van in control zijn, zijn nu verbijzonderde interne controles achteraf uitgevoerd. De uitdaging voor Avalex is om in control zijn te versterken door periodiek interne controles uit te voeren en minder verbijzonderde interne controles achteraf uit te voeren. Op basis van de vijf pijlers is niet altijd de maximale score gehaald maar wel grote verbeteringen gemaakt. Dat maakt dat Avalex overal een voldoende scoort. Het cyclisch maken van de controles verbeterd de score verder van in control zijn. De heer Dubbelman sluit niet uit dat Avalex inmiddels verder in control is. De controle van de accountant heeft zich gericht tot de datum van 31 december 2012. Verbeteringen die sindsdien zijn doorgevoerd zijn niet meegenomen in het oordeel en de beantwoording van deze vraag. De heer Dubbelman licht toe dat de WOZ waarde berust op waardering vastgoed. Overheden en verlengd lokaal bestuur hebben een ander verslaggevingstelsel dan private bv s en nv s. Het BBV geeft aan dat je moet vaststellen dat vastgoed moet worden gewaardeerd. Indien er een verschil is tussen boekwaarde en getaxeerde waarde hoef je dat verschil niet af te boeken, zo lang er geen voornemen tot vervreemding is. De heer Nouwens licht toe dat de AO/IC cyclisch wordt gemaakt. De interne controles, welke in 2012 achteraf plaats vonden, worden nu periodiek gehouden. In 2012 is regulier afgeschreven op SAP, in het inverdienmodel staat dat in 2013 SAP volledig wordt afgeschreven. Dit besluit is nog niet genomen, lopende 2013 wordt regulier afgeschreven. 3
De heer Vokurka geeft aan dat communicatie de aandacht van het bestuur heeft. Binnenkort is er een interview met het Algemeen Dagblad. Ook het Algemeen Bestuur heeft in haar raden een verantwoordelijkheid om te benadrukken wat de boodschap is. In de externe oriëntatie in Delft is heel duidelijkheid gemeld dat Avalex een bedrijf is waar uiteindelijk eigendom van de zes gemeenten is. Dat mag ook leiden tot een gevoel van verantwoordelijkheid, ook binnen de raden. De heer De Lange vraagt waar het beeld van de recente uitlating van Sita in de media vandaan komt. De heer Vokurka neemt kennis van de berichten in de media. Deze berusten niet altijd op de waarheid. De uitlating van Sita is voor rekening van Sita. De heer Vokurka geeft aan dat de drie partijen die aan de externe oriëntatie hebben deelgenomen alle drie onderschrijven dat de overgang van Avalex naar een Overheids NV de juiste beweging is. Besluit: Het Algemeen Bestuur besluit unaniem conform: - De jaarrekening 2012 vast te stellen - Het nadelige bedrijfsresultaat van 2.891.000 te onttrekken aan de Algemene Reserve, en (gelet op de bestaande onderhoudsegalisatie voorzieningen) de bestemmingsreserve onderhoud ad 280.000 op te heffen en het saldo toe te voegen aan de Algemene Reserve. Het Algemeen Bestuur uit haar complimenten van het AB aan de heer Nouwens en zijn team. 4. Voortgang governance De voorzitter licht het agendapunt toe met alle bijlagen. Het Dagelijks bestuur constateert dat het onderzoek van PwC voldoende basis biedt om de overheids nv nader te onderzoeken. Het DB heeft na ampele overweging gemeend aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om het traject naar een andere governance structuur voor Avalex te temporiseren om dit onderzoek uit te voeren alvorens tot een besluit te komen. De voorzitter leest het voorgestelde besluit voor. De heer Van Kuppeveld herkent zich in de keuze om de overheids nv nader uit te werken maar mist een verdere precisering in deadlines. De heer Mateman geeft aan dat de governance structuur niet de kern is waarom het met Avalex ooit is mis gegaan. Voorgaande besturen hebben de problemen niet veroorzaakt. De heer Mateman is niet overtuigd dat de overheids nv de beste variant is. De heer Mateman ziet meer kansen in het eigen vermogen van Avalex op peil brengen en de aanbevelingen over efficiency van PwC door te voeren in de huidige structuur. De heer Mateman vraagt zich of er politiek draagvlak is voor de transitiekosten, zoals geschetst door PwC. Het opdelen van het vervolgonderzoek biedt de ruimte om een definitieve keuze op een later moment te maken tussen behoud van de GR en een overheids nv. De heer Mateman ziet in deze opdeling de kans om een betere onderbouwing te maken voor een keuze. De heer Van Ostaijen onderschrijft de hoofdlijnen van het betoog de heer Mateman en geeft aan het rapport niet te willen vaststellen maar alleen kennis van te nemen. De heer Van Ostaijen mist nu de tijd en ruimte om dit rapport te bespreken met zijn raad. De 4
vervolgopdracht moet alle varianten open houden. Tot slot vraagt de heer Van Ostaijen hoe de kosten voor het vervolgonderzoek worden verdeeld. De heer Vokurka geeft direct aan dat de verdeling van de kosten in de brief van het DB aan het AB en in de conceptbrief van het AB aan de raden staat beschreven. De heer De Prez kan zich vinden in het voorstel van het DB en is wel genegen het voorstel van de heer Van Kuppeveld te volgen over het stellen van een richting wanneer het vervolgonderzoek moet zijn afgerond. De ruimte die het voorgestelde besluit geeft is voor de heer De Prez goed. De heer De Prez vat samen dat de discussie aan tafel kenmerkend is voor het probleem met een Gemeenschappelijke Regeling, namelijk onvoldoende gemeenschappelijkheid en elke gemeente haar eigen belangen nastreeft en eigen inbreng wenst te behouden. De heer Van Staalduinen geeft aan zich te kunnen vinden in het rapport van PwC. Het rapport heeft nog een verdiepingsslag nodig, welke nu door het vervolgonderzoek gemaakt kan worden voorafgaand aan een definitief besluit. Een deadline voor afronding van fasen in het onderzoek moet niet te veel druk geven. De heer De Lange geeft aan liever kennis te nemen van het rapport. Het rapport van PwC geeft goed inzicht in de voorkeursvariant en de hordes en opgaven die er zijn. De heer De Lange geeft aan eerst de conclusies met zijn raad te willen bespreken en draagvlak te creëren. Hij geeft aan dat de paragraaf over de kosten van het onderzoek mogelijk af leidt van de inhoudelijke discussie die in de raden gevoerd moet gaan worden. Een processchema in de raadsbrief kan een tijdsbestek schetsen. De heer Vokurka verwijst naar de eerdere besluiten van het AB waarin het Dagelijks Bestuur de opdracht heeft gekregen een onderzoek naar een andere governance structuur voor Avalex uit te voeren, dit proces is begonnen met het rapport van de heer Bossert. De onderzoeksopdracht voor het onderzoek volgend op Bossert is vastgesteld door het Algemeen Bestuur en ook in tussentijdse rapportages is het Algemeen Bestuur meegenomen. Dit rapport geeft een inzage in de ontwikkelingen in afval en geeft aan welke organisatiestructuur de meest passende vorm is om deze ontwikkelingen op te pakken. Het Dagelijks Bestuur concludeert dat het rapport van PwC een antwoord is op de gestelde vraag van het Algemeen Bestuur. De heer Vokurka geeft aan dat de lijn van de heer Mateman, strookt met het voorstel van het Dagelijks Bestuur. De vervolgstappen kosten ook geld, dat moet ook helder gecommuniceerd worden. De heer Van Ostaijen geeft aan dat het gevoelen in de raden klaarblijkelijk verschillend ligt. Hij geeft aan het rapport niet te willen vaststellen en de besluitvorming over de zomer heen te willen tillen. De heer Vokurka geeft aan dat de uitvoering van de eerste fase onderzoek na de zomer kan starten. Het voorliggende besluit vraagt niet om een definitieve keuze, de overige verzoeken van de heer Van Ostaijen kunnen redelijkerwijs niet worden overgenomen. De heer Mateman geeft aan dat het traject tot nu toe zeer goed is gelopen, het voorgestelde besluit van het Dagelijks Bestuur geeft genoeg ruimte. De raadsbrief heeft veel nadruk op de beschrijving van de fasen. 5
De heer Van Haagen geeft aan dat het AB de opdracht tot het onderzoek heeft gegeven. Zowel Bossert als PwC constateren dat de GR niet een adequate governance structuur is voor de taak van Avalex. De scenario s die gaan over outsourcing zijn op basis van het onderzoek van PwC niet haalbaar. De heer Van Haagen geeft aan dat voor een exercitie als fase 1 zeer intensief is. Het vervolgtraject heeft focus nodig, zonder focus in het vervolg komt er geen resultaat en inzicht om een uiteindelijke keuze op te baseren. De heer De Lange kan zich vinden in het voorstel van de heer Vokurka. De heer Vokurka geeft aan dat na de zomer een voorstel na het AB komt voor het vervolgonderzoek met een inschatting van de te verwachten kosten. Tot die tijd heft het Algemeen Bestuur de tijd om het gevoelen van de raden te peilen. Mevrouw Bruines geeft aan geen discussie over de kosten van het vervolgonderzoek te willen voeren met de raad tegelijk met de discussie over het gevoelen van de raad over de richting. De heer Van Haagen geeft aan deze informatie niet gefaseerd aan de raden te willen geven, maar bij voorkeur duidelijkheid te kunnen bieden. De voorzitter geeft aan de raadsbrief aan te passen aan de wens over de kosten van het vervolgonderzoek. De heer De Prez en Van Kuppeveld geven aan geen enkel zorg te hebben over het meedelen van kosten aan de raad, een stappenplan na de zomer lijkt een goed alternatief. De heer De Prez geeft aan dat het besturen van een gemeenschappelijke regeling gebeurd door het AB. Het AB is gemandateerd om deze besluiten te nemen. De voorzitter vat de conclusie als volgt samen; Het Algemeen Bestuur besluit - Het rapport van PwC vast te stellen - Het rapport aan de raden te sturen met een brief dat het Algemeen Bestuur voldoende basis ziet om, na kennisgenomen te hebben van het gevoelen van de raden, een stappenplan ter kennisname te sturen naar de raden. Het stappenplan wordt na de zomer geagendeerd. De voorzitter heeft mandaat de conceptbrief aan te passen. 5. Verzoek benoeming en ontslag leden Adviescommissie Besluit: conform 6. Rondvraag De heer De Lange wil op verzoek van GroenLinks een tweede deel van een rapport aanbieden. Dit rapport wordt verspreid bij de ingekomen stuken op een volgende AB vergadering. De heer Van Ostaijen verzoekt de brief aan de raden mee te lezen voorafgaand aan verzending. De heer Vokurka geeft aan dat aanpassing van de brief onder mandaat van de voorzitter plaats vindt. 6
De voorzitter sluit de vergadering om 17.35. Den Haag, 4 juli 2013, De voorzitter, De secretaris, L.P. Vokurka Voorzitter D. Jense secretaris 7