INFOBOEK BOEKINGEN Newmerce.nl 1
Newmerce.nl 1. BOEKINGEN Met behulp van de module boekingen houdt u de inkoopfacturen, kas, bank, giro, memoriaal en eventueel periodieke journaalposten bij. U kunt met boekingen ook incasso diskettes aanmaken. Tot slot kunt u betaaldiskettes aanmaken. 2
MENU 10. Om uw in- en verkoopfacturen in te boeken. 11. Om de kas, bank, giro en memoriaal te verantwoorden. 12. Om periodieke journaalposten aan te maken. 13. Met deze menukeuze kunt u incasso diskettes aanmaken. 14. Om betaal diskettes aan te maken. Newmerce.nl 3
10. INKOOP Hiernaast ziet u de boeking van een inkoopfactuur die betrekking heeft op advertentiekosten. Deze factuur heeft 2 BTW tarieven nl.. 100,00 belast met 19%, en. 100,00 belast met 6%. De factuur wordt ingeboekt in het dagboek ID (inkoop diversen) Let op de kolom BG (BTW- Grondslagcode) De juiste codes (0 voor 19% en 1 voor 6%) zorgen ervoor dat uw BTW controle correct wordt uitgevoerd. BTW controle tijdens boeken staat op JA in de besturingsgegevens van Infoboek. U kunt een boeking nooit afsluiten als er nog een saldo onderaan het blad blijft staan. Newmerce.nl 4
10. VERKOOP U voert uitsluitend verkoop-facturen in, als u uw bestaande boekhoudprogramma vervangt voor Infoboek. Om de juiste openstaande posten onder uw debiteuren te plakken, voert u op de hiernaast aangegeven wijze alle openstaande posten in. De tegenrekening die gebruikt wordt is Beginbalans. Op deze wijze krijgt u in Infoboek een correct overzicht van alle openstaande posten, en bent u in de gelegenheid deze klanten vanuit uw Infoboek administratie aanmaningen en rekeningoverzichten te sturen. Alle verkopen die u pleegt met bv. Infomobiel worden automatisch als verkoopfacturen doorgeboekt in uw boekhouding, vandaar dat u Boeken verkoop-facturen uitsluitend toepast als u de administratie Infoboek voor het eerst in gebruik neemt. Newmerce.nl 5
11. KAS/BANK/GIRO Met programma 11 houdt u uw kas, bank en/of giro bij. Hiernaast ziet u dat de begin-, en eindsaldi in de kop zijn ingevoerd. Hierdoor berekend Infoboek dat u. 22,50 moet gaan boeken. Op regelniveau ziet u dat Debiteur 13 factuur 154001 aan u betaald, en dat er. 225,00 wordt afgeboekt i.v.m. Crediteur 10 waarvan wij factuur 71 betaald hebben. Wederom moet het Te boeken bedrag rechts onderin op nul uitkomen voordat wij het blad kunnen afsluiten. Zorg ervoor, dat uw Bladnummers corresponderen met de afschriftnummers van uw bank en giro. U kunt boeken op: C=crediteur, D=debiteur, G=grootboek, I=inkoopfactuur, V=verkoopfactuur, K=kenmerk inkoop, R=referentie verkoop, B=betaalopdracht en A=autom. incasso Uiteraard kunt u ook rechtstreeks op Grootboek boeken. Als u bv. drukwerk betaald heeft per bank, en deze bon niet heeft ingevoerd als inkoopfactuur, dan boekt u deze kosten in de bank rechtstreeks op Grootboekrekening 4660 Drukwerk. Newmerce.nl 6
TUSSENREKENINGEN In Infoboek worden een aantal tussenrekeningen gebruikt waarop meestal door Infomobiel op geboekt wordt. Het betreft de tussenrekeningen: 2800: nog te ontvangen/controleren inkoopfacturen. 2850: losse auto inkopen van particulieren (marge auto s) Koopt u namelijk een auto in via de auto inkoop module van Infoboek, dan kunt u met F8 de inkoopwaarde op de tussenrekening 2800 (nog te controleren inkoopfacturen) laten boeken. Komt nu de factuur van uw leverancier binnen, dan boekt u deze in (pgm. 10) en boekt u het bedrag tegen op 2800 die daarmee weer naar 0 (nul) wordt gedwongen. Bij een losse inkoop van particulieren (marge auto s) dan wordt tussenrekening 2850 gevuld. Als u daarna uw kas verantwoord, dan boekt u de betaling aan uw klant weer af op de tussenrekening 2850. Newmerce.nl 7
11. MEMORIAAL Met behulp van boeken Memoriaal brengt u in dagboek BB (beginbalans) de beginsaldi van uw (balans)grootboekrekeningen in. Als u alle beginbalansposten geboekt heeft, boekt u ze tegen op 2900 (Beginbalans) Meestal ontvangt u van uw accountant een (eind)balans die u kunt gebruiken om in Infoboek uw beginbalans in te brengen. Bent u wel voorzichtig met overname van de bedragen op grootboekrekeningen zoals 1100 Debiteuren, 1300 Crediteuren (dit zijn beide zogenaamde hoofdadministratie grootboekrekeningen) en bv. 3000, 3010 en 3015 voorraadrekeningen voor uw auto s en 3100 voorraad onderdelen. Meestal worden deze grootboekrekeningen gevuld door invoer in bv. Infomobiel. Daarnaast gebruikt u het memoriaal dagboek M om bedragen over te hevelen van de ene naar de andere grootboekrekening. Newmerce.nl 8
12. PERIODIEKE JOURNAALPOSTEN Met periodieke journaalposten wordt u in de gelegenheid gesteld bepaalde kosten eerlijker te verdelen of een jaar (12 periodes). Hiernaast een voorbeeld om het afschrijven op machines met 1250,00 per maand te realiseren. Iedere maand wordt het saldo op grootboek 200 (machines werkplaats) verlaagd met. 1250,00 en opgeboekt op 4220 (afschrijving machines werkplaats) Op deze wijze zou u ook verzekeringsfacturen evenredig op alle periodes (maanden) kunnen laten drukken. Met een maandverwerking wordt de vraag gesteld of u de periodieke journaalposten wilt laten verwerken. Doet u de 1e maandverwerking pas nadat u daarom gevraagd wordt door Infoboek (dit wordt geadviseerd) dan kunt u met programma 3 (periode verwerking) en dan via 32 (Periodieke journaalposten verwerken) deze verwerking opstarten. Newmerce.nl 9
13. INCASSO Met deze (optionele) module kunt u voor klanten waarbij u toestemming hebt om automatisch te incasseren een zogenaamde incasso diskette aanmaken. Vul eerst uw eigen gegevens in (6 Invoeren incassant gegevens) Deze klanten krijgen bij het veld kontant/rekening een A (van Automatisch incasso) ingevuld. Uiteraard dient tevens de naam van de bank, en het juiste rekeningnummer te zijn ingevuld. Daarna kunt u met keuze 1 een selectie maken van de facturen die u wilt gaan incasseren. Deze is eventueel met keuze 2 nog te wijzigen. Vervolgens maakt u met 3 de diskette die u instuurt naar de bank/giro centrale alwaar de verwerking plaatsvindt. Op uw bankafschrift ziet u enkele dagen later de incasso-betaling als 1 bedrag binnenkomen. Uw Bankboek is echter voorzien van de mogelijkheid om met een A (van Automatisch incasso) in 1 keer alle debiteuren die in deze incasso opdracht zitten af te boeken. Newmerce.nl 10
14. BETAALOPDRACHT Met deze module kunt u voor uw leveranciers (crediteuren) een zogenaamde betaal opdracht aanmaken. Vul eerst uw eigen gegevens in (6 Invoeren betaler gegevens) Bij deze crediteuren dient tevens de naam van de bank, en het juiste rekeningnummer te zijn ingevuld. Daarna kunt u met keuze 1 een selectie maken van de inkoopfacturen die u wilt gaan betalen. Deze is eventueel met keuze 2 nog te wijzigen. Vervolgens maakt u met 3 de het Clieopp3 bestand wat U met telebankieren kunt inlezen Op uw bankafschrift ziet u enkele dagen later de afschrijving als 1 bedrag binnenkomen. Uw Bankboek is echter voorzien van de mogelijkheid om met een B (van Betaalopdracht) in 1 keer alle crediteuren die in deze betaal opdracht zitten af te boeken. Newmerce.nl 11