RAAD VAN 26 FEBRUARI 2014 Aanwezig: Dhr. G. Van Damme, Waarnemend Voorzitter; dhr. G. Van Achter, dhr. A. Piessens, dhr. R. Artois, dhr. J.M. Hubert, Mevr. N. Miseur, Mevr. M. Heirman en Mevr. I. De Maegd, leden en E. Martens, Secretaris. Verontschuldigd: Mevr. M. Robberechts, dhr. E. Vangindertael en P. Van Cauwenberghe. Eveneens aanwezig met het oog op de behandeling van punt 2: de heer Frans WINDEY, projectleider Belfius. De vergadering wordt geopend om 20u door de heer Guy Van Damme, optredend in zijn hoedanigheid van Waarnemend Voorzitter, overeenkomstig artikel 54, 2 en 3 lid van het OCMW-decreet, ingevolge tijdelijke afwezigheid op heden van Martine Robberechts, Voorzitter. A. Openbare zitting 1. Notulen. De notulen van de Raad van 4 februari 2014, deel A: openbare zitting, worden éénparig goedgekeurd. De financieel beheerder van het OCMW, de heer Johan Decraene, vervoegt inmiddels de vergadering. 2. Uitbreiding Woon- en Zorgcentrum en bouw administratieve vleugel: verrekeningen voorgelegd op de Raad van 4 februari 2014 - toelichting door de heer Frans WINDEY (projectleider Belfius). A) Met betrekking tot fase 2 nieuwbouw: nieuwe inkom en verbindingsgang naar bestaand gebouw WZC (verrekening 13 - perceel 1) Gelet op het besluit van de Raad van 6 mei 2008 met betrekking tot de overeenkomst "financiering met projectbeheer"; Gelet op het besluit van de Raad van 4 februari 2014 waarin werd bepaald dat omtrent de wijziging nummer 13 betreffende perceel 1 (afbraakwerken, ruwbouw, afwerking, buitenaanleg en pilootaannemersopdracht) eerst omstandige uitleg van de betrokken projectleider van Belfius, architect (architectenburo Devloed BVBA) en hoofdaannemer (Heijmans Bouw NV) vereist is, vooraleer kan worden overgegaan tot een beslissing betreffende bedoelde wijziging; Overwegende dat de wijziging nummer 13 - perceel 1 - het volgende omvat: 1) volledige afbraak en nieuwbouw van de inkomzone en de verbindingsgang naar het bestaande gebouw achteraan voor een bedrag van 552.598,64 (excl. BTW); 2) verhogen van de traphal fase 2 met 1 verdieping voor een bedrag van
18.885,96 (excl. BTW) en 3) bijkomende deurpompen met vrijloop op de deuren van de badkamers en bergingen 1 ste en 2 de verdieping fase 1 en wijzigen van de gewone deurpompen door vrijloopdeurpompen op de dubbele deur liftsas aan lift 3 in de kelderverdieping voor een bedrag van 2.910,00 (excl. BTW); Gelet op het besluit van de Raad van 4 december 2012 waarbij een principieel akkoord werd gegeven tot een totale vernieuwing van de inkomzone van het WZC en de realisatie van een nieuwe doorgang (verbindingsgang) naar de bestaande achterliggende rusthuisvleugel (afdeling B) in plaats van de oorspronkelijk voorziene beperkte aanpassingswerken aan de inkomzone; Gelet op het besluit van de Raad van 7 mei 2013 waarbij overgegaan werd tot goedkeuring van de voorgelegde addenda nr. 2 met betrekking tot de studieovereenkomsten tussen Belfius Bank NV en Architektenbureau De Vloed BVBA, Ingenieursbureau Derveaux NV en ingenieursbureau Istema NV naar aanleiding van de uitbreiding van de oorspronkelijke opdracht inhoudende totaal nieuwe inkom en doorgang met het doortrekken van de trap; Overwegende dat er reeds een voorbereidende vergadering op 6 februari 2014 heeft plaatsgevonden waarbij de heer Frans Windey (projectleider Belfius) en Mevrouw Yannick Gillis (architecte deeluitmakend van het architectenburo Devloed) aanwezig waren alsook een afvaardiging van de OCMW-Raad om plannen en opmeetstaat te bespreken aangaande de afbraak, volledige nieuwbouw van de inkom en verbindingsgang naar het bestaande gebouw; Overwegende de toelichting op heden verstrekt door de heer Frans Windey betreffende bedoelde verrekening 13 - perceel 1; Gelet op de geactualiseerde raming betreffende het totale financieringsbedrag, rekening houdend met de bedragen der toewijzingen en de meerwerken; BESLUIT: met éénparigheid van stemmen Artikel 1: De verrekening nummer 13 op het bedrag van aanbesteding betreffende perceel 1 (afbraakwerken, ruwbouw, afwerking, buitenaanleg en de pilootaannemersopdracht) wordt goedgekeurd: hetzij een meerprijs van 574.394,60 (excl. BTW) wegens wijziging van opdracht, inhoudende: 1) volledige afbraak en nieuwbouw van de inkomzone en de verbindingsgang naar het bestaande gebouw achteraan voor een bedrag van 552.598,64 (excl. BTW); 2) verhogen van de traphal fase 2 met 1 verdieping voor een bedrag van 18.885,96 (excl. BTW) en 3) bijkomende deurpompen met vrijloop op de deuren van de badkamers en bergingen 1 ste en 2 de verdieping fase 1 en wijzigen van de gewone deurpompen door vrijloopdeurpompen op de dubbele deur liftsas aan lift 3 in de kelderverdieping voor een bedrag van 2.910,00 (excl. BTW). Artikel 2: Dit besluit wordt, overeenkomstig artikel 254 van het decreet van 19 december 2008, opgenomen in de lijst van beslissingen die ter kennisgeving word overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Provinciegouverneur. B) Overige verrekeningen
Gelet op het besluit van de Raad van 6 mei 2008 met betrekking tot de overeenkomst "financiering met projectbeheer"; Overwegende dat op de voorbije werfvergaderingen beslist werd 1) tot het wijzigen van de opdracht betreffende het perceel 4 (elektrische installaties) namelijk: * de wijziging nummer 7 voor een meerprijs van 9.430,07 (excl. BTW): * de wijziging nummer 8 voor een meerprijs van 347,40 (excl. BTW) 2) tot het wijzigen van de opdracht betreffende het perceel 9 (gebouwbewegwijzering): de wijziging nummer 3 voor een meerprijs van 1.100,93 (excl. BTW); Overwegende de verslagen en de toelichting op heden verstrekt door de heer Frans Windey betreffende de vermelde verrekeningen; Gelet op het schrijven van Belfius Bank NV waarin gevraagd wordt de bovengenoemde verrekeningen en het totaal bedrag ervan goed te keuren; BESLUIT: met éénparigheid van stemmen Artikel 1: De verrekening nummer 7 op het bedrag van aanbesteding betreffende perceel 4 (elektrische installaties) wordt goedgekeurd: een meerprijs van 9.430,07 wegens wijziging van opdracht. Artikel 2: De verrekening nummer 8 op het bedrag van aanbesteding betreffende perceel 4 (elektrische installaties) wordt goedgekeurd: een meerprijs van 347,40 wegens wijziging van opdracht. Artikel 3: De verrekening nummer 3 op het bedrag van aanbesteding betreffende perceel 9 (gebouwbewegwijzering) wordt goedgekeurd: een meerprijs van 1.100,93 wegens wijziging van opdracht. Artikel 4: Dit besluit wordt, overeenkomstig artikel 254 van het decreet van 19 december 2008, opgenomen in de lijst van beslissingen die ter kennisgeving word overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Provinciegouverneur. De heer Frans WINDEY meldt tevens dat de vraag naar aanpassing van het sanitair gedeelte (de persoonlijke badkamers bijkomend voorzien van een douche) met betrekking tot de volgende fase 3 werd onderzocht en er twee voorstellen dienaangaande werden uitgewerkt. Dit zal behandeld worden in een volgende raadszitting. De heer Frans WINDEY verlaat de vergadering. 3. Meerjarenplanning 2014-2019. * Voor de bespreking van de meerjarenplanning wordt vooreerst verwezen naar de Raadsbeslissing van 3 december 2013 waarbij de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties, die als basis fungeren voor het meerjarenplan en het budget, werden uitgewerkt. Deze elementen worden overlopen evenals de financiële nota. De interne en externe omgevingsanalyse worden uitvoerig besproken. Raadslid Imelda De Maegd geeft een aantal opmerkingen door met betrekking tot het meerjarenplan en budget, ondermeer: hoe wordt er ingespeeld op de wijzigingen inzake de werkloosheidsreglementering, op de grotere instroom van mensen uit lagere inkomensklasse met veel kinderen, de noodzakelijke kinderopvang? Wordt er voldoende rekening gehouden met mogelijke subsidies (bv. naar aanleiding van het bieden van vorming aan personeel)?
De financieel beheerder antwoordt dat een meerjarenplan geen statisch document is waaraan zes jaar lang niet mag aan worden gewijzigd. Niets belet een bestuur om het meerjarenplan aan te passen. * Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, inzonderheid de artikelen 144 tot en met 148 en artikel 270; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en OCMW's en de latere wijzigingen; Gelet op het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de OCMW's en de latere wijzigingen; Gelet op het Ministerieel Besluit van 9 juli 2013 betreffende de digitale rapportering; Gelet op het voorliggend rapport van meerjarenplan van 2014-2019 inhoudende strategische nota, financiële nota en toelichting; Gelet op de voorbereiding en de besprekingen omtrent het ontwerp van meerjarenplan 2014-2019 in het managementteam; Gelet op het gunstig advies van het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Zaventem in zitting van 25 februari 2014 mits, evenwel ter optimalisatie van de thesaurie en autofinancieringsmarge van de gemeente Zaventem geen toepassing te maken van artikel 145 van het OCMW-decreet; eventuele overschotten dienen bijgevolg overgedragen te worden aan de gemeente en mogen niet, zoals gevraagd door het OCMW, gereserveerd worden; de gemeentelijke toelage kan in onderling overleg nog wel gewijzigd worden in de loop van de meerjarenplanning; Gelet op het voldoen aan de gestelde voorwaarden van evenwicht; Overwegende de uitgebreide mondelinge toelichting door de heer Johan Decraene, financieel beheerder van het OCMW Zaventem; BESLUIT: met éénparigheid van stemmen. Artikel 1: Het voorgestelde meerjarenplan wordt goedgekeurd, met in het bijzonder de strategische en de financiële nota. Artikel 2: Er wordt geen toepassing gemaakt van artikel 145 van het OCMWdecreet. Artikel 3: Huidig besluit en het meerjarenplan 2014-2019 zullen worden overgemaakt aan de gemeenteraad ter goedkeuring en aan de Provinciegouverneur. 4. Budget 2014. Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008, inzonderheid de artikelen 149 tot en met 153 en artikel 270; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en ocmw's en de latere wijzigingen;
Gelet op het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de ocmw's en de latere wijzigingen; Gelet op het Ministerieel Besluit van 9 juli 2013 betreffende de digitale rapportering; Gelet op het voorliggend budget 2014 dat past binnen het meerjarenplan 2014-2019; Gelet op de voorbereiding en de besprekingen omtrent het ontwerp in het managementteam; Gelet op het gunstig advies van het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Zaventem in zitting van 25 februari 2014; Overwegende de mondelinge toelichting door de heer Johan Decraene, financieel beheerder van het OCMW Zaventem; BESLUIT: met éénparigheid van stemmen. Artikel 1: Het voorgestelde budget wordt goedgekeurd. Artikel 2: Huidig besluit en het budget 2014 zullen worden overgemaakt aan de gemeenteraad ter goedkeuring en aan de Provinciegouverneur. De heer Johan DECRAENE, verlaat de vergadering. 5. Kennisgave definitieve vaststelling van de jaarrekening 2012. De Raadsleden worden in kennis gesteld dat de jaarrekening 2012 door de auditcommissie werd onderzocht en vervolgens op 7 februari 2014 door de gouverneur van de Provincie Vlaams-Brabant definitief is vastgesteld zonder wijzigingen. 6. Betaling inkomende facturen. Nihil. B. Gesloten zitting Punten 7, 8, 9 en 10. De vergadering wordt gesloten om 22u36.