Structuur VOREO 2012-2013 In dit document is de structuur van volleybalvereniging VOREO vastgelegd, is de bemensing van bestuur en commissies weergegeven en zijn de taken omschreven. Naast het bestuur en de commissies, zijn er contactpersonen en leden die een specifieke taak uitvoeren. Vanwege wisselingen in de bemensing wordt dit document ieder jaar bijgesteld. Bestuur Het bestuur bestaat uit: - Paul Castenmiller (voorzitter) - Rolf Hoeks (secretaris) - Manita van Dijk (penningmeester) - Geert Thyssen (lid) - Haiko van Erp (lid) - Annemie Halsema (lid) - Tim Lansink (lid) - Vacant: vice-voorzitter Taken en bevoegdheden van het bestuur Beleid definiëren en vaststellen: Financiële doelstelling definiëren en meerjarenplan opstellen Sportieve doelstellingen definiëren en meerjarenplan opstellen Doelen en kaders stellen voor de diverse commissies Beleggen (jaar)vergaderingen bestaande uit bestuursvergaderingen, overleg met commissies en jaarvergadering met de leden. Jaaragenda opstellen en bewaken Financieel beheer: Opstellen meerjarenbegroting Bewaken budgetten en posten. Opmaken en evalueren jaarrekening Innen contributies, bijdragen, sponsorgelden, giften en subsidies Betalen rekeningen Opstellen financiële overzichten Secretariaat: Beheren van het wedstrijdsecretariaat, waaronder formulieren- en standendienst, d.w.z verzorgen van administratieve taken rondom de competitie Scheidsrechterscontactpersoon: begeleiden en opleiden van scheidsrechters Behandelen van in- en uitgaande post In- en uitschrijven van leden (intern en extern) onderhouden van NAW gegevens leden (intern en extern) Formulieren- en standendienst Coördineren commissies: Aansturen commissies Incidenteel bijwonen commissievergaderingen communiceren met, en stimuleren van commissies Communicatie naar instellingen: Nevobo en branche organisaties Gemeente en dorpsraden Subsidieverstrekkers
Aanstellen trainers: Financiële afhandeling Competenties Referentie opvragen en checken (taak TC) Bekend maken met technisch beleid/lijn VOREO Structuur en rollen van het bestuur De taakverdeling in het huidige bestuur is als volgt: Voorzitter (Paul): Beleidszaken, leiden vergaderingen, representatieve taken, externe contacten (gemeente, andere sportclubs, bond e.d.) onderhouden en netwerken. Inhuren zalen en controleren rekening gemeente Aanstellen trainers Secretaris (Rolf): Ledenadministratie, notulen, interne en externe communicatie bestuur, communicatie algemeen Wedstrijdsecretariaat (doorgeven/regelen wijzigingen wedstrijden). Formulieren- en standendienst (Leslie) Scheidsrechtercontactpersoon (samen met Marianne) Contactpersoon Activiteitencommissie Penningmeester (Manita): Financieel beheer Contactpersoon Kantinecommissie Contactpersoon Kascommissie Bestuurslid (Annemie): Webmaster Ondersteuning secretariaat met notulen en agenda Bestuurslid (Geert): Contactpersoon Jeugdcommissie en VGF Bestuurslid (Haiko): Contactpersoon en voorzitter Pers, Promotie en Sponsoring Bestuurslid (Tim): Contactpersoon en voorzitter Technische Commissie N.B. Vacant: Vice-voorzitter: Beleidszaken, coördinatie commissies, vervanging en ondersteunen voorzitter
Het organogram met bestuur en commissies ziet er als volgt uit: Afkortingen: KC Kantine commissie WS Wedstrijdsecretariaat JC Jeugd commissie VGF Volley Gezond Fit AC Activiteiten commissie SCP Scheidsrechter Contact Persoon TC Technische commissie PPS Pers, Promotie en Sponsoring
De commissies De commissies hebben een zeer belangrijke taak binnen de vereniging. Zij zijn de ruggengraat die zorgt voor de uitvoering van de diverse taken en aangever van nieuwe ideeën en wensen. Zie het Driejarenbeleidsplan VOREO 2013-2015 voor de algemene doelstellingen van de commissies. De specifieke taken per commissie worden hieronder omschreven. Kantinecommissie Voorzitter: Edwin Leden; Ilse, Edwin, Huub, vacant Beheer van de kantine, bewaken budget en inkopen, registreren voorraad maandeinde Inkopen goederen, optimaliseren van de voorraad Opstellen kantinerooster Inwerken/instrueren nieuwe vrijwilligers Opstellen schoonmaakrooster Onderhoud inventaris Controleren van de kantinekas Op de lat briefjes minimaliseren Prijzen bepalen en doorvoeren in de kassa Activiteitencommissie Voorzitter: Marina Leden: Sanne, Johan Agenda activiteiten opstellen Activiteiten en acties initiëren Voorbereiden activiteiten en acties Begeleiden activiteiten en acties Ontplooien nieuwe inkomstgenererende activiteiten en acties Te organiseren activiteiten: o Malle ballen kersttoernooi o Ravenstein bij Kaarslicht o Bedrijven/-recreantentoernooi o Seizoenafsluiting/Voreo feest o Pubquiz 2 á 3 maal per jaar o Buitentoernooi? Technische commissie Voorzitter: Tim Leden: Marianne, vacant Indeling teams (koppelen spelers aan teamindeling NeVoBo) Nieuwe leden begeleiden naar juiste team Beoordelen individuele vaardigheden Overleg en contact houden met trainers en potentiële trainers Selecteren geschikte trainers Werkt nauw samen met Jeugdcommissie Adviezen leden/trainers verder leiden Bijeenkomsten organiseren voor aanvoerders en trainers Beleggen bijeenkomsten voor eigen trainers Bijscholing trainers organiseren Clinics organiseren
Commissie Pers, Promotie, Sponsoring en Werving Voorzitter: Haiko Leden: vacant Werving leden Sponsors werven Persberichten uitzetten Promotie voor club en activiteiten van de club initiëren Website onderhouden Bewaken van identiteit vereniging Agenda activiteiten maken (jaar agenda) Jeugdcommissie Leden: Silvia, Marja Rij- en scheidsrechtersschema jeugd Initiëren activiteiten voor jeugdledenwerving i.s.m. AC Opstellen informatieboekje Jeugd 1 e en 2 e helft van het seizoen Organisatie thuistoernooien CMV Organisatie Ouder-Kind toernooi Initiëren teamgesprekken en oudergesprekken Organisatie Puppiequiz Commissie van Beroep Lid: Twan, Johan Bemiddelen bij geschillen (tussen leden onderling/trainer/coach/bestuur) Uitbrengen van een onafhankelijk advies (niet-bindend) Vertrouwenscontactpersoon Mariëlle Bij deze persoon kunnen de leden terecht in het geval van ongewenste intimiteiten, agressie en geweld en discriminatie. Scheidrechter contactpersoon (SCP) Lid: Marianne, Rolf Communicatie met en aanspreekpunt voor bond Indelen scheidsrechters Bijscholing (Rolf) o Bespreken aanpassing nieuwe spelregels o Jaarlijks opfrismoment, spelregeltoets o Opleiden nieuwe scheidsrechters Formulieren- en standendienst Lid: Leslie Opstellen van het rooster voor de zaalwacht Voorbereiden wedstrijdformulieren Beheren wedstrijdtas Tijdig doorgeven wedstrijd uitslagen (online) Materiaalbeheer Lid: Twan
Overzicht houden op eigendommen van de club Onderhouden van de eigendommen Initiatief nemen voor vervanging en uitbreiding Onderhouden van contacten met materiaalbeheerder van de sporthal (gemeente) Eigendommen: o Ballen + bakken o Tenues o Wedstrijdnetten Kascommissie Leden: Chris, Sander Controle om de drie jaar, voorafgaand aan de Algemene Leden Vergadering, van de boekhouding.