Taakverdeling en Verantwoordelijkheden Goodflooring-HMC Raamsdonksveer. Taakverdeling & Verantwoordelijkheden Handbalvereniging Goodflooring-H.M.C.

Transcriptie

1 Taakverdeling & Verantwoordelijkheden Handbalvereniging Goodflooring-H.M.C. 1

2 Inhoudsopgave HET BESTUUR... 3 Voorzitter... 3 Secretaris... 4 Penningmeester... 5 Bestuurslid Technische Zaken... 6 Bestuurslid Beheer... 6 Bestuurslid Werving... 6 Bestuurslid Activiteiten... 7 Kascommissie... 7 WERKGROEPEN... 8 Werkgroep 1 Administratie : Administratieve werkzaamheden : Ledenadministratie... 8 Werkgroep 2 Technische Zaken : Technisch beleidsplan/jeugdplan/opleidingsplan : Trainingen/trainers : Teams : Wedstrijden/competities/bekerwedstrijden : Scheidsrechters... 9 Werkgroep 3 Beheer : Kantinebeheer : Accommodatiebeheer : Materialenbeheer Werkgroep 4 Werving : P.R. /Communicatie/Clubblad/Website : Leden/Vrijwilligers : Sponsoring Werkgroep 5 Activiteiten : Jeugdkamp : H.M.C. Toernooi : Overige Activiteiten Werkgroep 6 Vertrouwenspersoon OVERIGE FUNCTIES Trainers / Coaches Teambegeleider

3 HET BESTUUR Voorzitter het leiden van de vereniging; het leiden van de bestuurs- en ledenvergaderingen; coördineren van de verschillende bestuurstaken, houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken; vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten; onderhouden van contacten en vertegenwoordiging van de vereniging in de breedste zin des woord richting N.H.V., gemeente, andere verenigingen, recepties, zieken etc.; in overleg met de andere bestuursleden zorgdragend voor aanvulling van bestuurlijk kader; toezicht houden op en de verantwoordelijkheid nemen voor de juiste uitvoering van het huishoudelijk reglement en de statuten; brengt en houdt beleidsmatige aspecten onder de aandacht en bewaakt deze; volgen van externe ontwikkelingen en deze zo nodig afstemmen op de organisatie van de vereniging; voert samen met bestuursleden en leden van de werkgroep Technische Zaken sollicitatie- en evaluatiegesprekken met de trainers en sportmasseur; naar behoefte bijwonen van vergaderingen van werkgroepen; medeverantwoordelijk voor het opstellen van het sponsorbeleid; medeverantwoordelijk voor de staat van de accommodatie; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep Werving t.b.v. van het clubblad; doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder; Competenties teamleider kwaliteiten delegeren stimuleren coördineren analytisch ingesteld communicatief vaardig resultaatgericht 3

4 Secretaris in overleg met de voorzitter de agenda opstellen voor de bestuur- en ledenvergaderingen; in overleg met de betrokkenen het jaarverslag van de vereniging opstellen; distribueren en verzorgen van de inkomende en uitgaande post; notuleren van de bestuur- en ledenvergaderingen; zorgdragend voor tijdige distributie van de notulen; zorgdragend voor een juiste archivering; beheren van het archief; verzorgen van de ledenadministratie; zorgdragend voor een correcte verspreiding van gegevens naar de voorzitter, penningmeester, ledenlijst, werkgroep Werving enz.; zorgdragend voor een correcte aan- en afmelding van leden bij het Nederlands Handbal Verbond; verzorgt de overschrijvingen van de komende en vertrekkende leden; toezicht houden op en de verantwoordelijkheid nemen voor de juiste uitvoering van het huishoudelijk reglement en de statuten; in overleg met de andere bestuursleden zorgdragend voor aanvulling van bestuurlijk kader; voert samen met bestuursleden en leden van de werkgroep Technische Zaken sollicitatie- en evaluatiegesprekken met de trainers en sportmasseur; stelt mede het sponsorbeleid op; naar behoefte bijwonen van vergaderingen van werkgroepen; medeverantwoordelijk voor de staat van de accommodatie; brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep Werving t.b.v. van het clubblad; doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder; Competenties accuraat communicatief vaardig is via telefoon en goed bereikbaar 4

5 Penningmeester beheren van alle geldmiddelen; verzorgen van administratie van de inkomsten en uitgaven; het doen van betalingen namens de vereniging; zorgdragend voor de inning van gelden; contributies, recettes, donaties, sponsorgelden, subsidies e.d. (evt. via inschakeling van een incassobureau); verzorgen van de jaarstukken; ontvangt de kascontrolecommissie minimaal 1 x per jaar en geeft openheid over het gevoerde beleid; opstellen van een begroting en deze voorleggen aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering; bewaken van de begroting; presenteert elk kwartaal de financiële situatie in de bestuursvergadering; zorgt voor een juiste archivering van bescheiden en bewaartermijnen; onderhouden van contacten en vertegenwoordiging van de vereniging in de breedste zin des woord richting N.H.V., gemeente, andere verenigingen, recepties, zieken etc.; in overleg met de andere bestuursleden zorgdragend voor aanvulling van bestuurlijk kader; voert samen met bestuursleden en leden van de werkgroep Technische Zaken sollicitatie- en evaluatiegesprekken met de trainers en de sportmasseur; onderhouden van contacten met de werkgroep Activiteiten; stelt mede het sponsorbeleid op; naar behoefte bijwonen van vergaderingen van werkgroepen; medeverantwoordelijk voor de staat van de accommodatie; brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep Werving t.b.v. van het clubblad; doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder. Competenties beschikt over financieel inzicht kennis van en ervaring met financieel beheer accuraat 5

6 Bestuurslid Technische Zaken onderhouden van contacten met de werkgroep Technische Zaken; onderhouden van contacten met de trainers / coaches / begeleiders; voert samen met bestuursleden en leden van de werkgroep Technische Zaken sollicitatie- en evaluatiegesprekken met de trainers en de sportmasseur; brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen. Competenties communicatief vaardig ervaring en deskundigheid betreffende sporttechnische zaken heeft affiniteit, inzicht en kunde omtrent de kerntaak van de vereniging (handbal) Bestuurslid Beheer onderhouden van contacten met de werkgroep Beheer; onderhouden van contacten met de werkgroep Activiteiten; onderhouden van contacten met leveranciers, ondernemers, gemeente, aannemers; brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen; opstellen van een onderhoudsplan; opstellen van een onderhoudsbegroting; verantwoordelijk voor het onderhoudsbudget. Competenties communicatief vaardig verantwoordelijk voor het naleven van wet- en regelgeving Bestuurslid Werving onderhouden van contacten met de werkgroep Werving; onderhouden van relaties met scholen etc. t.b.v. ledenwerving; onderhouden van contacten met de websitebeheerder; opzetten en bewaken van het vrijwilligersbeleid; brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen. Competenties communicatief vaardig accuraat commercieel ingesteld 6

7 Bestuurslid Activiteiten onderhouden van contacten met de werkgroep Activiteiten; onderhouden van contacten met de websitebeheerder; opzetten en bewaken van budgeten; brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen. Competenties communicatief vaardig accuraat commercieel ingesteld Kascommissie het minimaal 1 x per jaar controleren van de penningmeester m.b.t. de financiële stroom binnen de vereniging; verslag doen van de bevindingen op de Algemene Ledenvergadering. 7

8 WERKGROEPEN Werkgroep 1 Administratie 1.1: Administratieve werkzaamheden verzorgen van wedstrijdprogramma (weekbrief) en de distributie; verzorgen van de uitslagen in Sportlink; verzorgen van de teamopgaven en de eventuele wijzigingen daarin; verzorgen van de distributie van de wedstrijdboekjes; verzorgen van de inname van de wedstrijdboekjes; verzorgen van de administratie met betrekking tot wedstrijdformulieren en de verzending naar de betrokken instanties; aanleveren van informatie m.b.t. toernooien aan de werkgroep trainers en aan de websitebeheerder; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep Werving. 1.2: Ledenadministratie voert de ledenadministratie en houdt deze up-to-date; verwerkt de inschrijvingen van nieuwe leden; verwerkt de afmeldingen van de leden ; inlichten van nieuwe leden d.m.v. een informatiepakket levert de ledenlijsten aan; meldt alle (nieuwe) leden aan bij het NHV, geeft mutaties door en meldt leden af; doorgeven van afmeldingen van leden aan de werkgroep werving,, penningmeester of vertrouwenspersonen; zorgen voor de aanlevering van de adresetiketten van de leden voor de distributie van het clubblad; brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering. 8

9 Werkgroep 2 Technische Zaken 2.1: Technisch beleidsplan/jeugdplan/opleidingsplan ontwikkelen van een technisch beleidsplan; zorgdragend voor het opstellen van een jaarplan; zorgt voor de uitvoer en bewaking van het jeugdplan/ opleidingsplan; zorgdragend voor een correct financieel overzicht naar de penningmeester. 2.2: Trainingen/trainers onderhouden van contacten met trainers, coaches, begeleiders en sportmasseur; voeren van functioneringsgesprekken met de trainers, coaches en begeleiders; zorgdragen voor over overleg tussen trainers onderling; verzorgen van de inschrijving de teams voor de diverse toernooien, minimaal 1 toernooi per team, in samenwerking met de werkgroep administratie; voordragen van trainers en coaches betreffende de selectieteams (dames/heren) aan het bestuur; het aanstellen van trainers, coaches en begeleiders bij de niet-selectieteams / jeugdteams; verzorgen van de oefenprogramma s (in samenspraak met de trainers); zorgdragend voor de begeleiding en opleiding van trainers en coaches; eventueel verantwoordelijk voor het doorbellen van uitslagen; zorgdragend voor een tijdige signalering van problemen; bevoegd om leden bij wangedrag te verwijderen van trainingen; bevoegd om, in overleg met het bestuur, spelers te schorsen; het samenstellen (in samenspraak met trainers en coaches) van de teams; aanspreekpunt zijn voor leden en hun ouders; brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering. 2.3: Teams is eerste aanspreekpunt, na de trainers, coaches en begeleiders voor de teams; regelt instructie naar de begeleiders van teams, het jeugdplan schrijft voor; communicatie met de trainers coaches over voortgang en terugkoppelen naar andere werkgroepen/bestuur; inventariseert de randvoorwaarde zoals materialen voor de trainingen. 2.4: Wedstrijden/competities/bekerwedstrijden onderhouden van contacten met het N.H.V., sporthal, gemeente en andere verenigingen; inhuren van sporthallen of sportzalen; zorgdragend voor contacten met collega-trainers, spelers, ouders enz.; onderhouden van contact met de penningmeester inzake zaalhuur e.d.; verzorgen van de inschrijving van de teams in de competities (veld, zaal en beker); doorgeven van wedstrijdwijzigingen; zorgdragend voor de organisatie rond de trainingen; zorgdragend voor de organisatie rond de wedstrijden (ook bekerwedstrijden); zorgdragend voor een correct financieel overzicht naar de penningmeester. 2.5: Scheidsrechters verzorgen van de opgave van de scheidsrechters voor de competities (veld, zaal, beker); zorgdragend voor de begeleiding en opleiding van (jeugd)scheidsrechters; zorgdragend voor de bemanning van jeugdwedstrijden, thuiswedstrijden beker-, veld- en zaalcompetitie, tijdwaarnemers; 9

10 zorgdragend voor de bemanning van de wedstrijden tijdens het toernooi i.s.m. werkgroep activiteiten; zorgen voor aanwas scheidsrechters d.m.v. cursussen, nascholing etc.; zorgdragend voor het uitvoeren van (verplichte) spelregeltesten; zorgdragend voor een correct financieel overzicht naar de penningmeester. 10

11 Werkgroep 3 Beheer 3.1: Kantinebeheer onderhouden van contacten met de kantinevrijwilligers; onderhouden van contacten met het dagelijks bestuur en alle werkgroepen die gebruik willen maken van de kantine; zorgdragend voor een voldoende bezetting van het barpersoneel, bij competitiewedstrijden, toernooien, vergaderingen, nevenactiviteiten enz.; zorgdragend voor een goed in- en verkoopbeleid van goederen; mede bepalen met het bestuur van de openingstijden; zorgdragend voor het schoonhouden van de kantine, toiletgroepen, bestuurskamer en kleedruimtes; zorgdragend voor, in samenspraak met het bestuur, het opstellen en het naleven van het kantinereglement; zorgdragend voor juiste boekhouding inzake hygiëneregels, volgens de richtlijnen van NOC-NSF; mede vaststellen van de verkoopprijzen samen met het bestuur; zorgdragend voor wekelijks / regelmatig afdragen van geld naar de penningmeester; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep Werving t.b.v. het clubblad; verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering. 3.2: Accommodatiebeheer onderhouden van contacten met leveranciers, ondernemers, gemeente, aannemers; opstellen van een onderhoudsplan; opstellen van een onderhoudsbegroting; verantwoordelijk voor de onderhoudsplanning; zorgdragend voor het (klein) onderhoud van de accommodatie (gebouwen en velden); uitvoeren van (kleine) reparaties; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep Werving t.b.v. het clubblad; verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering. 3.3: Materialenbeheer zorgdragen voor en het beheren van de training- en / of wedstrijdmaterialen; onderhouden van contacten met de penningmeester inzake aanschaf materialen e.d.; toezien op het juist gebruik van training- en / of wedstrijdmaterialen in samenwerking met trainers/coaches; zorgdragend voor de instandhouding van de E.H.B.O.- en blusmiddelen; zorgdragend voor een correct financieel overzicht naar de penningmeester. 11

12 Werkgroep 4 Werving 4.1: P.R. /Communicatie/Clubblad/Website onderhouden van contacten met het N.H.V., sporthal, gemeente en andere verenigingen; zorgdragend voor contacten met collega-trainers, spelers, ouders enz.; doorspelen van wedstrijduitslagen / verslagen van wedstrijden naar de media; zorgdragend voor een goede communicatie met de media; zorgdragend voor het tijdig aanleveren van het clubblad bij de drukker; zorgdragend voor het tijdig aanleveren van het toernooinummer van het clubblad bij de drukker i.s.m. de sub-werkgroep toernooi; zorgdragend voor de aanlevering van adresetiketten van de adverteerders en sponsors voor distributie van het clubblad; zorgdragend voor de distributie van het clubblad; zorgdragend voor het correct doorspelen van wijzigingen / aanvullingen van advertenties naar de drukker van het clubblad; zorgdragend voor het tijdig maken en distribueren van de wedstrijdposters; onderhouden van contacten met het dagelijks bestuur en alle werkgroepen betreffende de aangeleverde informatie die geplaatst moet worden in het clubblad en op de website; het dagelijks / wekelijks / periodiek bijwerken van de website; contacten onderhouden met de penningmeester inzake financiële zaken; contacten onderhouden met de provider; contacten onderhouden met de sub-werkgroep Sponsoring; verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering. 4.2: Leden/Vrijwilligers onderzoekt redenen van leden en / of vrijwilligers om af te haken; verantwoordelijk voor het planmatig werven en behouden van leden en / of vrijwilligers; coördineren van de introductie van nieuwe vrijwilligers; begeleiding en deskundigheidsbevordering van bestaande kaderleden; belangenbehartiging van de vrijwilligers (waardering, verzekering e.d.); verantwoordelijk voor wel en wee binnen de vereniging, bijvoorbeeld het verzorgen van een attentie bij ziekte, geboorte e.d.; stimuleren dat bij de taakverdeling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de competenties, wensen en motieven van de vrijwilligers; draagt zorg voor goede en duidelijke afspraken met vrijwilligers over werkzaamheden en de manier waarop deze worden uitgevoerd en de condities waaronder deze uitgevoerd worden en stimuleren dat deze afspraken zoveel mogelijk schriftelijk worden vastgelegd; leden checken inzake het aantal gratis te volgen trainingen; doorspelen van relevante informatie aan de sub-werkgroep P.R./Communicatie/Clubblad/Website; verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering. 4.3: Sponsoring werven en onderhouden van contacten met de sponsoren; werven van advertenties voor het clubblad; onderhouden van contacten met de sub-werkgroep P.R./Communicatie/Clubblad/Website; zorgdragend voor een goede communicatie met de media; opstellen en uitvoeren van een sponsorbeleid; zorgdragend voor het correct doorspelen van wijzigingen/aanvullingen van advertenties naar de sub-werkgroep P.R /Communicatie/Clubblad/Website en/of drukker van het clubblad; doorspelen van relevante informatie aan de sub-werkgroep P.R./Communicatie/Clubblad/Website; 12

13 doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder; verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering. 13

14 Werkgroep 5 Activiteiten 5.1: Jeugdkamp zorgdragen voor de organisatie van het jeugdkamp; zorgdragen voor het vastleggen van accommodaties en materialen; zorgdragen voor voldoende, gekwalificeerde begeleiders ; zorgdragen voor de werving van sponsoren in samenwerking met de sub-werkgroep Sponsoring; contact onderhouden met de kantinebeheerder; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep P.R./Communicatie/Clubblad/Website; zorgdragend voor een correct financieel overzicht naar de penningmeester. 5.2: H.M.C. Toernooi zorgdragen voor de organisatie van het toernooi; zorgdragen voor de organisatie van de nevenactiviteiten van het toernooi; opstellen en bewaken van het budget voor het toernooi; contact onderhouden met de sub-werkgroep Kantinebeheer; contact onderhouden met de sub-werkgroep Scheidsrechters; contact onderhouden met de sub-werkgroep Sponsoring; samenstellen van het toernooi clubblad i.s.m. de werkgroep P.R./Communicatie/Clubblad/Website; doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep P.R./Communicatie/Clubblad/Website; verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering. 5.3: Overige Activiteiten zorgdragen voor het organiseren van een aantal nevenactiviteiten o.a. Grote Clubactie, Paasactie, Sinterklaasavond, Voetbaltoernooi, Familietoernooi, Dropping; zorgdragen voor de jeugdspeler van de week; contact onderhouden met de sub-werkgroep Kantinebeheer; zorgdragend voor een correct financieel overzicht per activiteit naar de penningmeester doorspelen van relevante informatie aan de werkgroep P.R./Communicatie/Clubblad/Website; zorgdragend voor een correct financieel overzicht per activiteit naar de penningmeester; verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering. 14

15 Werkgroep 6 Vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon is een door het bestuur aangewezen persoon binnen de vereniging bij wie men ongewenst of ontoelaatbaar ervaren gedrag, waaronder ook begrepen seksuele intimidatie en integriteitsinbreuken van welke aard dan ook kwijt kan. Meestal zijn dit persoonlijke problemen die men niet met de direct betrokken persoon (en) of werkgroep(en) kan en wil bespreken. De vertrouwenspersoon neemt de regelgeving ten aanzien van het kennisnemen van misdrijven in acht. Indien een vertrouwenspersoon in de uitoefening van haar/zijn taak kennis neemt van strafbare feiten, probeert zij/hij de betrokkene tot inzicht te brengen tot aangifte te doen bij het bevoegde gezag. Pas in de tweede instantie, als betrokkene volhardt in zijn weigering van het strafbare feit melding te maken, doet de vertrouwenspersoon, net als ieder ander, melding van het strafbare feit aan het bevoegde gezag. zorgdragend voor een tijdige signalering van problemen aan het bestuur; aanspreekpunt zijn voor onze leden en hun ouders; zorgdragend voor de aanmelding van de vrijwilligers betreffende het V.O.G. certificaat; zorgdragend voor het beheer van de V.O.G. certificaten en administratie. 15

16 OVERIGE FUNCTIES Trainers / Coaches verantwoordelijk voor de prestatie(s) van de team(s); verantwoordelijk voor het juiste gebruik van trainingsfaciliteiten; zorgdragend voor contacten met collega-trainers, spelers, ouders enz.; zorgdragend voor een goede communicatie met de media; eventueel verantwoordelijk voor het doorbellen van uitslagen; zorgdragend voor een tijdige signalering van problemen aan de JC/TC; bevoegd om leden bij wangedrag te verwijderen van trainingen; bevoegd om, in overleg met JC/TC en bestuur, spelers te schorsen. Teambegeleider signaleren en doorgeven van onrust, onvrede, problemen enz. (zonder daarbij te persoonlijk te worden (vereniging- en teambelang staat voorop); eventueel regelen van het vervoer; aantekeningen maken tijdens de wedstrijden (in overleg met de trainer / coach); opvangen en begeleiden van scheidsrechters; bezoeken van trainingen; regelmatig overleggen met aanvoerder en trainer/coach. 16