Penningmeester. THCC De Kromhouters

Transcriptie

1 Penningmeester Functie-inhoud: - Lid dagelijks bestuur met Voorzitter, Vice-voorzitter en Secretaris - Sparringpartner voor gehele Bestuur (verder bestaande uit Sponsoring, TC, Bar, Algemene Zaken) - Fiscale discipline, primair verantwoordelijk voor volledigheid opbrengsten verantwoording en kostenbeheersing / hand-op-de-knip ("truttig zijn") - Bedrijfseconomisch geweten vereniging - Betalingsverkeer / Cash management - Budgettering, accounting, verslaglegging, jaarverslag - Contact met accountant - Penningmeester (Stichting Hockey Promotie Midden Betuwe) en secretaris (Stichting Kunstgrasvelden Rauwenhof)

2 Bestuurslid accommodatie en bar Het bestuurslid accommodatie en bar draagt zorg voor een verantwoord beheer van het clubhuis, de bar, de hockeyvelden en overige terreinvoorzieningen. Functie-inhoud Zorg dragen voor het beheer en onderhoud van de clubhuis- en veldaccommodatie. Zorg dragen voor het laten schoonmaken van de accommodatie; Overleg voeren met de voorzitters van commissie accommodatie en bar. Formeel contactpersoon voor vrijwilligers op het gebied van accommodatie en bar (Laten) opstellen van een onderhoudsplan. Voeren van de financiële administratie rondom accommodatie en bar Sleutelbeheer. Materiaalbeheer Terreinbeheer (het veld is eigendom van de Gemeente Tiel); Stelt het jaarverslag accommodatie en bar op voor de jaarlijkse ALV; Opstellen van het jaarplan en een werkplan; Stelt jaarlijks een jaarstaat op, waarop alle accommodatiecomponenten binnen de vereniging weergegeven worden. Contactpersoon naar de gemeente inzake strategische onderwerpen zoals lange termijn gebruik velden, huurtarieven, meerjaren onderhoudsplanningen en aanleg nieuwe velden. 1 maal per maand bestuursvergadering 1 maal per maand overleg met voorzitter bar en accommodatie gemiddeld 2 uur per week voor overleg gemeente, leveranciers, etc dit seizoen in kader van voorbereidingen en aanleg nieuw veld: 6 maanden 1 maal per maand overleg met de gemeente tijdens aanleg 10 weken 1 maal per week overleg met de gemeente

3 Bestuurslid hockeytechnische zaken : Het bestuurslid HTZ geeft vanuit de gestelde kaders en doelen uit het beleidsplan leiding aan de Technische Commissie. Dit bestuurslid stuurt primair de technisch manager aan die verantwoordelijk is voor de uitvoer van de dagelijkse technische leiding en de gang van zaken binnen het Technisch Kader. Functie-inhoud: Totale beleid van de hockey technische zaken, met als kader het beleidsplan. Voor jeugd èn senioren. Uitvoering technisch beleid door de Technische Commissie Goede informatie uitwisseling vanuit en naar bestuur en andere commissies en functionarissen. Aanstellen en aansturen technisch manager Aanstellen en aansturen van voorzitters van de deelcommissies Technische Commissie Budget hockey technische zaken Afstemming van Technisch kader met Organisatorisch kader Functioneren van de Arbitrage Commissie Contacten naar KNHB en overheid Schoolprojecten Aanwezigheid bij de districts-overlegorganen (in overleg met wedstrijdsecretariaat: dergelijke vergaderingen gaan over meer zaken dan alleen competities). Het dient de absolute aanbeveling dat iemand namens de club aanwezig is. Materialen Stelt het jaarverslag hockeytechnische zaken op voor de jaarlijkse ALV; Opstellen van het jaarplan en een werkplan; Stelt jaarlijks een jaarstaat op, waarop alle hockeytechnische zaken binnen de vereniging weergegeven worden. : 1 maal per maand bestuursvergadering 1 maal per maand overleg met voorzitters van de deelcommissies technische commissie gemiddeld 4 uur per week voor overleg etc

4 Categorieleider TC Jeugd (4x) Het Organisatorisch Kader van THCC de is verantwoordelijk voor alle organisatorische aspecten die te maken hebben met Hockey. Zij zorgen ervoor dat de randvoorwaardelijkheden om goed te kunnen, trainen en spelen georganiseerd zijn. Functie-inhoud: Voor aanvang seizoen verantwoordelijk voor: Samenstelling overige teams in eigen categorie (in overleg met voorzitter) Voordragen van teambegeleiders voor de verschillende teams. Publicatie van elftallen, regels en regelingen Stimuleren van actieve deelname van trainers, coaches en teambegeleiders (aanwezig bij overlegvormen, meehelpen bij technische evenementen, ontwikkelen eigen ideeën, etc.) Controleren dat teambegeleiders een informatie bijeenkomst organiseren voor de ouders van het team waar de categorieleider eventueel bij aanwezig is om de visie van de club uit te leggen Tijdens het seizoen verantwoordelijk voor: Organisatorische begeleiding van teams, coaches en teambegeleiders Contacten met de teams, coaches en teambegeleiders hebben om tijdig strubbelingen en problemen te signaleren en hierop in te spelen Coördinatie invallen selectieteams en overige teams: uitvoeren invalbeleid, invalladder voor selectie- en opleidingsteams (opgesteld door Technische Coördinator) Vergaderingen bijwonen (in ieder geval de Junioren Commissie overlegvormen en indien mogelijk de trainer/coachoverlegvormen) Bedankjes voor trainers en coaches aan het einde van het seizoen Nieuwe leden en ouders ontvangen Uitnodigingen voor toernooien bespreken met teambegeleiders Ondersteunen scheidsrechtercursussen AB Coördineren van vriendschappelijke wedstrijden in overleg met wedstrijdsecretaris Controle afgelastingen en het doorbellen bij eventuele afgelastingen 1 maal per maand juniorencommissie overleg ca 3 per week

5 Commissielid PR&Social Media Het commissielid PR&Social Media is verantwoordelijk voor de pr en de externe communicatie van de vereniging. Het commissielid valt onder de Secretaris en werkt nauw samen met commissielid Redactie. Functie-inhoud Opstellen van een PR-beleid; Verantwoordelijk voor de externe communicatie; Verzorgen van affiches, programmaboekjes, e.d.; Contacten onderhouden met de pers; Bijhouden en publiceren van de verenigingskalender i.o.m. het secretariaat en diverse andere commissies; Plaatsen van advertenties i.o.m. de sponsorcommissie; Invoering gedragscode Social Media Beheer Social Media ca 2 uur per week

6 Commissielid Hoenderik Een goede informatievoorziening is belangrijk. Van oudsher gebruiken we hiervoor het huisorgaan Uit de Hoenderik. Vroeger kwam dit wekelijks uit, maar in deze tijd gaat het meeste via social media en staat De Hoenderik ter discussie. We vinden het belangrijk om De Hoenderik te koesteren en zijn op zoek naar een nieuwe vorm waarin deze kan verschijnen. Op dit moment is er voor gekozen om het Clubblad 4x per jaar uit te brengen waarbij de heartbeat van het seizoen wordt aangehouden. Functie-inhoud: 4 maal per jaar samenstellen van de Hoenderik middels Adobe Indesign Stimuleren van de leden en commissies om kopij aan te leveren; Stimuleren de jeugdleden, trainers etc. tot het schrijven van wedstrijdverslagen. ca 6 uur per uitgave

7 Administratieve Ondersteuning (3x) ondersteunen op het gebied van de organisatorische zaken uitwerken van notulen

8 Lid Tuchtcommissie (2x) Deze personen zullen zich voornamelijk richten op de handhaving van normen en waarden op de club. Dit is uiteraard in eerste instantie binnen de lijnen maar ook rondom een veld (denk aan spreekkoren, etc.). De tuchtsprekers kunnen niet autonoom handelen. Zij kunnen uitsluitend door het bestuur of Technische Commissie geactiveerd worden. Met andere woorden, de tuchtsprekers zijn tweede lijns. De tuchtsprekers kunnen benaderd worden voor: personen die zich op het complex misdragen in welke zin dan ook leden die een gele of rode kaart gehaald hebben leden die niet een kaart gehaald hebben maar herhaaldelijke waarschuwingen van het bestuur dan wel technische commissie in de wind slaan

9 Commissielid veldkeuring en afgelastingen De hockeyvelden zijn de basis voor het hockeyspel. Soms kan het weer roet in het eten gooien. Bij zware regenval, vorst, sneeuw en koude is het telkens de vraag of en wanneer er gespeeld kan worden. Voor die situaties is er de coördinator veldkeuringen en afgelastingen. Als coördinator beoordeel je de status van de velden en besluit je om de velden goed of af te keuren voor wedstrijden. In deze rol ben je vooral bezig met de uitzonderlijke situaties en is snelheid van beslissen en goed communiceren van groot belang. In sommige situaties is het makkelijk (dikke sneeuwlaag) maar soms zal je moeten inschatten en overleggen of de gevoelstemperatuur te laag is voor bijvoorbeeld de allerjongste jeugd. Ook in de zaalhockey periode kan het voorkomen dat de wegen te slecht zijn om de zaal veilig te bereiken. Ook in die gevallen moet er tijdig gecommuniceerd worden. Werkzaamheden (vooral bij extreem weer) Kennis nemen van de KNHB regels over afgelastingen (veld en zaal) Kennis nemen van de informatie over bespeelbaarheid van velden bij vorst en sneeuw Opstellen van een paar simpele richtlijnen over trainingen op bevroren velden Opstellen van protocol voor veldkeuringen en afgelastingen. Ter plekke beoordelen van de bespeelbaarheid van de velden In afstemming met wedstrijdsecretaris besluiten nemen over het (gedeeltelijk) afgelasten van wedstrijden Standby staan om in het weekend vroeg de velden te beoordelen (alleen bij slecht weer verwachtingen) Website van de bond in de gaten houden in het kader van centrale afgelastingen Afstemmen met onderhoudsman over vegen van besneeuwde velden

10 Coördinator Oefenwedstrijden Aan het begin van het seizoen, mogelijk in tussenliggende vakantie's en met de start van de tweede helft worden er voor alle teams oefenwedstrijden georganiseerd ten behoeve van het wennen aan een nieuw team, nieuw speelsysteem en wedstrijdritme. Werkzaamheden - contacten leggen en onderhouden met andere verenigingen - contact en overleg met coaches en/of teambegeleiders - reserveren velden voor oefenwedstrijden in LISA per periode (start seizoen, start 2e helft) ca 5 uur in totaal

11 Voorzitter Barcommissie Als barcommissie proberen we gezamenlijk een gezellig, goed en leuk clubhuis te creëren voor de leden. Daarnaast is het belangrijk om een zo goed mogelijk rendement van de bar te behalen. Het is belangrijk dat de commissie hierbij goed wordt aangestuurd Werkzaamheden (tijdens het seizoen) 1x in de drie weken verantwoordelijk voor het openen van de bar 1x in de drie weken verantwoordelijk voor het sluiten van de bar 1x in de vier weken bijwonen van de commissievergadering zorgdragen voor een opgeruimde bar en keuken in gezamenlijk overleg bepalen van het assortiment en de verkoopprijzen Communicatie tussen barcommissie, leden en bestuurslid accommodatie en bar Bijhouden van de inbox Verantwoordelijk voor de kassa en financiën. Legen van de afroomkluis, voorbereiden van sealbags in samenwerking met de penningmeester of een collega. Bardienstplanning, in overleg met betreffende commissielid Aansturen van commissieleden bij evenementorganisatie (in samenwerking met overige leden activiteitencommissie) HACCP ca 5 uur per week

12 Barcommissielid (4x) Als barcommissie proberen we gezamenlijk een gezellig, goed en leuk clubhuis te creëren voor de leden. Daarnaast is het belangrijk om een zo goed mogelijk rendement van de bar te behalen Werkzaamheden (tijdens het seizoen) 1x in de drie weken verantwoordelijk voor het openen van de bar 1x in de drie weken verantwoordelijk voor het sluiten van de bar 1x in de vier weken bijwonen van de commissievergadering zorgdragen voor een opgeruimde bar en keuken in gezamenlijk overleg bepalen van het assortiment en de verkoopprijzen zorg voor: - óf inkoop van teamlunches, - óf inkoop algemeen, - óf evenementorganisatie, - óf inplannen bardiensten, inclusief bijhouden inbox [email protected] ca 4 uur per week

13 Coördinator Schoolhockeytoernooi (2x) Het schoolhockeytoernooi is een jaarlijks terugkerend toernooi en wordt in het najaar georganiseerd. Het is een sportief evenement waarbij kinderen actief kennis maken met hockey. We initiëren dit om hockey als sport te promoten en om leden te werven voor THCC De. Werkzaamheden We zijn op zoek naar twee enthousiaste coördinatoren die het leuk vinden om met kinderen te werken en de organisatie van dit toernooi op zich willen nemen. Het gaat hierbij onder meer om de volgende taken: - Contact leggen met de scholen - Communicatie via social media organiseren - Opstellen programma - Vrijwilligers benaderen - Contact met de barcommissie - Speelschema 's maken - Indelingen maken - Materialen en oefeningen regelen - Coördineren trainingsdag en wedstrijddag - "Aftersales" Van half augustus tot en met half oktober, gemiddeld 1 uur per week. Trainingsdag ca 4 Wedstrijddag ca 6 uur