functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Agentschap Wegen en Verkeer zoekt een Administratief medewerker Statutair Afdeling: Elektromechanica en Telematica Niveau: D Rang: D2 Graad: Hoofdassistent Met standplaats: Gent of Antwerpen Vacaturenummer: AWV00217 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Voor de functie van hoofdassistent zoeken we een collega, die wil uitgroeien tot inhoudelijk aanspreekpunt voor het team; iemand die gedreven is om de kennis van het team steeds verder uit te bouwen en deze te borgen. 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Elektromechanica en Telematica (EMT) ondersteunt het Agentschap Wegen en Verkeer daarbij door de realisatie, het beheer en het onderhoud van de elektromechanische en telematicatoepassingen langs wegen en waterwegen, zoals afstandsbewakings- en bedieningsinstallaties en telematicacommunicatienetwerken, camera s langs autosnelwegen, dynamische routeinformatiepanelen, roodlicht-/snelheidscamera s, trajectcontrole, riviersignalisatie, pompstations, beweegbare bruggen, sluizen en stuwen. Je wordt tewerkgesteld binnen de sectie administratie van de afdeling EMT, in het team afdelingssecretariaat of personeel en logistiek.
3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten, op het vlak van afdelingssecretariaat of personeelsadministratie of logistiek aan de personeelsleden van EMT met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling. Daarbij fungeer je als inhoudelijk expert voor het team, je stelt je kennis beschikbaar aan het team om het kennisniveau op peil te houden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot het afdelingssecretariaat of personeelsadministratie of logistiek teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Invoeren van gegevens in het postregistratiesysteem PRX, in Vlimpers, in bestellijsten of in gedeelde documenten op de Drive, enz. Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Lezen van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Nakijken van documenten (bv. brieven, aanvragen telefonie, aanvraag verloven, enz.) op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk op internet, intranet, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een (elektronisch) klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Klasseren van rapporten, e-mails, Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn pagina 2 van 9
3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Voorbereiding of opleveren van facturen met het oog op betaling door de cel Boekhouding Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie, andere afdelingen binnen AWV (bv. PCO), afdelingen van het Departement, Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, e-mails, faxen, bestelbonnen, lijsten m.b.t. arbeidsgeneeskunde, lijsten van contactpersonen, Afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef Inspringen bij afwezigheid van collega s Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van bv. het fax- en/of kopieertoestel Helpen bij het versturen en verdelen van post of zendingen, bv. opvolging en verdeling van logistiek materiaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, onthaal en begeleiding bij selectiegesprekken, 6. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. pagina 3 van 9
Registreren van post van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PC-systeem Circulatiemappen verspreiden 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Ontvangen en begeleiden van bezoekers Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 8. ORGANISATIE- EN SAMENWERKING Als hoofdassistent binnen het team afdelingssecretariaat of personeel en logistiek fungeer je als inhoudelijk aanspreekpunt voor het team. Je bouwt de kennis van het team verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. Delen van kennis met collega s binnen het team en / of de leidinggevende Initiatieven nemen om kennis te borgen, bv. via de opmaak van gedeelde documenten, handleidingen, best practices, Ondersteuning bieden en als inhoudelijk klankbord fungeren bij de ontwikkeling van nieuwe toepassingen Begeleiden van jonge en nieuwe collega s in hun opleidingstraject Mee vorm geven aan, suggesties doen voor de teamwerking 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent ofwel een contractueel pagina 4 van 9
personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. 2) Je beschikt op de datum van bevordering (vermoedelijk 1 april 2018) over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot het verlenen van administratief ondersteunende diensten op het vlak van afdelingssecretariaat, personeelsadministratie of logisitiek 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Kirsten Wilbert, kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be of tel 02 553 72 14). 4.2 COMPETENTIES 4.2.1 Technische competenties Goede kennis van het postregistratiesysteem, Vlimpers, Cognos, gedeelde Google-Drivedocumenten en andere systemen of toepassingen die gebruikt worden binnen de teams afdelingssecretariaat, personeel en logistiek Kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie Algemene kennis van het werkdomein van de afdeling EMT en de andere afdelingen binnen AWV Goed vertrouwd met de courante pc-toepassingen, zoals Word, Google, Goede administratief-organisatorische vaardigheden 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 9
Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent (rang D2) met de bijbehorende salarisschaal D211. Je eerste vier maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in november 2017. 6.2. VOORSELECTIE OP BASIS VAN VERKENNENDE GESPREKKEN (indien meer dan 8 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je relevante ervaring Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie / omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 (timing onder voorbehoud). 6.3. EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie pagina 7 van 9
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 februari 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het Agentschap Wegen en Verkeer die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op zondag 5 november 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2 op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin Devriese, tel. 02 553 72 17. 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 8 van 9
8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Hendrik Nevens Coördinator Administratie hendrik.nevens@mow.vlaanderen.be tel 09 276 27 70 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Kirsten Wilberts Selectieverantwoordelijke kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be tel 02 553 72 14 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen maart april 2018. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9