Vergadering: 11 december 2012 Agendanummer: 12 Status: Besluitvormend Portefeuillehouder: M.A.P. Michels Behandelend ambtenaar J. van der Meer, 0595 447719 E mail: gemeente@winsum.nl (t.a.v. J. van der Meer) Aan de gemeenteraad, Onderwerp: Rekenkameronderzoek Grondbeleid Voorgestelde besluit: I. In te stemmen met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie: 1. Creëer een structuur omtrent grondbeleid; 2. Stel een meerjarenplanning op omtrent grondbeleid; 3. Concretiseer het sociale programma; 4. Stel bij ieder project een risicoanalyse op. II. In te stemmen met de hoofdlijn van de collegereactie op aanbeveling 1 met dien verstande dat (in afwijking van de reactie van het college) de administratieve organisatie betreffende grondbeleid in 2013 op hoofdlijnen moet worden beschreven (procesbeschrijvingen) en dat (aansluitend) de feitelijke werkwijze daarop moet worden afgestemd. III. In te stemmen met de collegereactie op aanbeveling 2,3 en 4. Samenvatting: De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar het grondbeleid in de gemeente Winsum. Het onderzoeksrapport is gepresenteerd tijdens de informerende raadsbijeenkomst van 23 oktober 2012. Opiniërende raadsbespreking heeft plaatsgevonden op 20 november aansluitend. Daarbij is ook de brief betrokken waarin het college haar standpunt ten aanzien van de verschillende conclusies en aanbevelingen beschrijft. Dit voorstel beschrijft de bedoelde conclusies en aanbevelingen alsook de collegereactie daarop en geeft gehoord de opinie van de raad aan, hoe daarmee om te gaan. Pagina 1 van 7
Conclusies en aanbevelingen De rekenkamercommissie concludeert dat financieel gezien het grondbeleid binnen de gemeente Winsum er goed voor staat. Het weerstandsvermogen is hoog en zeer veilig. Ook bestaat er in uw raad tevredenheid over de kwaliteit van de informatie. De uitkomsten van het onderzoek geven aan dat het grondbeleid van de gemeente Winsum, gezien de opgave die zij heeft, redelijk op orde is. Het rapport geeft de volgende aanbevelingen voor de verbetering van het grondbeleid. 1. Creëer een structuur omtrent grondbeleid 2. Stel een meerjarenplanning op omtrent grondbeleid 3. Concretiseer het sociale programma 4. Stel bij ieder project een risicoanalyse op Aanbeveling 1: Creëer een structuur omtrent grondbeleid Formaliseer de met grondbeleid samenhangende onderdelen. De huidige paragraaf grondbeleid in de begroting vormt een goede vertreksituatie. Van hieruit is het een eenvoudige stap om de vertaling te maken naar een nota grondbeleid. Deze nota hoeft geen uitgebreid boekwerk te worden, maar bevat beknopt de benodigde onderdelen om adequaat te kunnen sturen en waarin eenduidig procedures zijn vastgelegd. Dit helpt zowel de ambtelijke organisatie, maar biedt ook transparantie en eenduidigheid richting marktpartijen en de raad (nu en in de toekomst) over de wijze waarop de gemeente Winsum haar grondbeleid heeft vormgegeven. De paragraaf grondbeleid: De verbindende schakel Ons college herkent zich in de beschrijving van de rekenkamercommissie omdat wij zoeken naar een evenwicht tussen enerzijds de administratieve inspanning en de daarmee gemoeide kosten en anderzijds het rendement dat dit oplevert in de Winsumse situatie. Gezien de relatief geringe opgave van Winsum vinden wij het van belang om doelmatig en efficiënt met de beschikbare middelen om te gaan. De paragraaf grondbeleid: De verbindende schakel Ons college herkent zich in de beschrijving van de rekenkamercommissie omdat wij zoeken naar een evenwicht tussen enerzijds de administratieve inspanning en de daarmee gemoeide kosten en anderzijds het rendement dat dit oplevert in de Winsumse situatie. Gezien de relatief geringe opgave van Winsum vinden wij het van belang om doelmatig en efficiënt met de beschikbare middelen om te gaan. Pagina 2 van 7
Voor de meest kritische processen binnen de gemeente hebben wij de administratieve organisatie beschreven. De rekenkamer suggereert om de processen ook voor grondbeleid te beschrijven. Om de processen voor een specifieke sectorale beleidsproces, zoals grondbeleid, ook te beschrijven, vraagt een forse financiële inspanning. Alleen een beschrijving is niet voldoende. Het proces moeten wij dan ook separaat controleren en onderhouden. Dit vraagt extra tijd en extra geld en de kosten bedragen tienduizenden euro per jaar. Het college is van mening dat de kosten hiervan niet opwegen tegen de baten. De verbindende schakel tussen het grondbeleid en de overige beleidsterreinen wordt in de gemeente Winsum gevormd door de paragraaf grondbeleid in de begroting en de jaarrekening. In de begroting kijkt de raad jaarlijks vooruit en worden jaarlijks de actuele ontwikkelingen in het grondbeleid en de grondexploitaties verwerkt. Jaarlijks kijkt de raad in de jaarrekening terug naar de geboekte resultaten van het grondbeleid. Wij denken dat de paragraaf voldoende ruimte biedt voor zowel beleidsvoorstellen als het afleggen van verantwoording. Momenteel werkt de gemeente hard aan de actualisatie van het beleid voor wonen, duurzaamheid, economie, toerisme en verkeer en vervoer. Dit vormt vervolgens mede input voor de nieuwe structuurvisie. Ook aan de structuurvisie wordt op dit moment gewerkt. Nadat uw raad de structuurvisie heeft vastgesteld en de inhoudelijke beleidsvelden zijn geactualiseerd maken wij een doorvertaling naar het grondbeleid. De neerslag hiervan kunt u vervolgens vinden in de paragraaf grondbeleid. Wij zijn voornemens om na afronding van de lopende beleidsactualisaties de vertaling hiervan voor het grondbeleid te verwerken in de paragraaf grondbeleid van de begroting. Instemmen met aanbeveling 1 en de hoofdlijn van de reactie van het college, met dien verstande dat (in afwijking van de reactie van het college) de administratieve organisatie betreffende grondbeleid, in 2013, op hoofdlijnen moet worden beschreven (procesbeschrijvingen) en (aansluitend) de feitelijke werkwijze daarop afgestemd. Pagina 3 van 7
Aanbeveling 2: Stel een meerjarenplanning op omtrent grondbeleid Om niet alleen nu, maar zeker in de toekomst een actueel grondbeleid te hebben en te houden is het van belang een meerjarenplanning te hebben, waarin is aangegeven welke documenten op welk moment worden geactualiseerd. Op basis hiervan wordt meteen de relatie van de afzonderlijke documenten tot het integrale grondbeleid duidelijk. De meerjarenplanning van het grondbeleid kan betrekkelijk eenvoudig worden uitgebreid met de meerjarenplanning van de projecten. Zo wordt de cirkel tussen beleid en projecten gecompleteerd. Een integrale benadering van grondbeleid In de gemeente Winsum is het grondbeleid ingebed in de planning en control cyclus. In de visie van de commissie zijn veel zaken in Winsum wel beschreven of vastgelegd in afspraken tussen raad en college of binnen de ambtelijke organisatie maar niet specifiek onder noemer van grondbeleid. De commissie heeft gekeken naar specifiek en uitsluitend voor grondbeleid geldende procedures, protocollen, kaders, formatten, beschrijvingen, verordeningen en administratieve organisaties. In onze visie staat grondbeleid niet los van beleidsmatige en organisatorische omgeving. De paragraaf grondbeleid maakt direct onderdeel uit van haar context in de planning en control cyclus. Zonder al te veel dubbelingen kan de lezer de relevante informatie vinden. Bovendien wordt deze twee maal per jaar geactualiseerd voor de begroting en de jaarrekening. De bestaande afspraken en regels in bijvoorbeeld de planning en control cyclus gelden eenvoudigweg ook voor grondbeleid. In de visie van het college is het niet strikt noodzakelijk om deze zaken ook nog eens separaat voor het onderwerp grondbeleid vast te leggen en hiervoor een separate meerjarenplanning voor te volgen. Zeker ook gezien de omvang van de opgave in de Winsumse situatie. Winsum heeft drie projecten in een grondexploitatie. De overige grondexploitaties zijn in private handen. Het opstellen, onderhouden en actualiseren van een separaat afsprakenkader ten behoeve van grondbeleid op dit detailniveau is een forse inspanning en vraagt inderdaad een meerjarenplanning. Aangezien dit niet alleen een eenmalige maar ook een structurele financiële en organisatorische inspanning vraagt, is een meerjarenplanning bij een dergelijke keuze dan ook inderdaad op zijn plaats. Gezien de beperkte risico s vinden wij het voldoende om alleen de meest kritische processen van de gemeentelijke organisatie te beschrijven. Pagina 4 van 7
Wij actualiseren periodiek de afzonderlijke achterliggende documenten op het gebied van grondbeleid. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de algemene uitgifte voorwaarde van gronden of de uitgifte regels en procedures voor bouwkavels. Na het afronden van de lopende beleidsactualisaties voor de diverse inhoudelijke beleidsvelden kan van de afzonderlijke achterliggende documenten op het gebied van grondbeleid worden bezien welke voor aanpassing in aanmerking komen. In de paragraaf grondbeleid zullen wij dan de actualisatie van achterliggende documenten aankondigen. Wij zijn voornemens om, na het opstellen van de lopende beleidsactualisaties en de verwerking hiervan in de paragraaf grondbeleid, van de afzonderlijke achterliggende documenten te beoordelen welke voor actualisatie in aanmerking komen. Instemmen met aanbeveling 2 en de reactie van het college daarop. Aanbeveling 3: Concretiseer het sociale programma Met het ontbreken van een sociaal programma in het grondbeleid van de gemeente Winsum dient de gemeente hier een procedure afspraak over op te nemen. Het formaliseren betekent niet automatisch dat er standaard een x percentage binnen elk programma wordt opgenomen. Wel dient beschreven te zijn hoe en op basis van welke argumenten er een keuze gemaakt wordt voor de programmatische invulling van (huidige en) toekomstige ontwikkelgebieden. Nieuw beleid wordt nu gemaakt Voor de facilitering en stimulering van sociale woningbouw ziet ons college een taak voor de gemeente. Ons college is momenteel in opdracht van uw raad bezig met de actualisering van de beleidsdocumenten voor wonen, duurzaamheid, economie, toerisme en verkeer en vervoer. Dit doen wij mede in het kader van de nieuwe structuurvisie. De nieuwe doelstellingen voor sociale woningbouw vloeien voort uit het beleid dat wij nu voorbereiden. Onder meer in de structuurvisie worden voorstellen gedaan over de inzet van instrumenten waarmee sociale woningbouw ook in de toekomst kan worden bevorderd. Pagina 5 van 7
Wij nemen deze aanbeveling mee bij het opstellen van de nieuwe woonvisie, de nieuwe structuurvisie en de paragraaf grondbeleid. Instemmen met aanbeveling 3 en de reactie van het college daarop. Aanbeveling 4: Stel bij ieder project een risicoanalyse op De gemeente heeft nu een gezond weerstandsvermogen. Zaak is om dit zo te houden. De sleutel hiertoe is risicomanagement. Of dit gebeurt, verschilt nu per project. Onze aanbeveling is om dit standaard te doen. Wanneer bij ieder project een paragraaf wordt toegevoegd waarin de voornaamste risico s beschreven staan biedt dit al toegevoegde waarde. Veel van deze risico s kunnen ook eenvoudig financieel inzichtelijk worden gemaakt. Bij omvangrijke projecten is dergelijke informatie een vereiste. Ook wanneer de risico s gering blijken is dit waardevolle informatie. Grondbeleid in een dynamisch perspectief Ons college is zich zeer bewust van de risico s van actief en passief grondbeleid. Ook nu al is beperking van de risico s een belangrijk en sturend thema bij het opstellen van bestemmingsplannen en grondexploitaties. Wij inventariseren de risico s en verbinden deze aan scenario s. Vervolgens rekenen wij de effecten van de diverse alternatieve scenario s door. Gezien het belang van risico s, en zeker in de huidige marktomstandigheden, sluiten wij ons van harte aan bij deze aanbeveling. In de toekomst zullen bij het opstellen van grondexploitaties expliciet de risico s bespreken in een paragraaf risicomanagement. Wij zullen, conform de aanbeveling, bij het opstellen van grondexploitaties de risico s benoemen en bespreken hoe wij met de risico s omgaan. Instemmen met aanbeveling 4 en de reactie van het college daarop. Achterliggende documenten: Rekenkamerrapport Brief college (reactie op aanbevelingen) Namens het presidium van de raad van Winsum Pagina 6 van 7
M.A.P. Michels, voorzitter J. van der Meer, griffier Agendanummer: 12 Vergadering: 11 december 2012 De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van het presidium; b e s l u i t : I. In te stemmen met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie: 1. Creëer een structuur omtrent grondbeleid; 2. Stel een meerjarenplanning op omtrent grondbeleid; 3. Concretiseer het sociale programma; 4. Stel bij ieder project een risicoanalyse op. II. In te stemmen met de hoofdlijn van de collegereactie op aanbeveling 1, met dien verstande dat (in afwijking van de reactie van het college) de administratieve organisatie betreffende grondbeleid, in 2013, op hoofdlijnen moet worden beschreven (procesbeschrijvingen) en dat (aansluitend) de feitelijke werkwijze daarop moet worden afgestemd. III. In te stemmen met de collegereactie op aanbeveling 2,3 en 4. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van 8 1 201311 december 2012. De raad voornoemd, voorzitter, griffier, Pagina 7 van 7