Handleiding instellen PREM (QDNA) - Classificatie: 4 - Openbaar
Inhoud Inhoud... 2 1 Algemeen... 3 1.1 Gebruikersnaam en wachtwoord instellen... 3 Praktijkbeheerder... 3 Therapeut... 5 1.2 E-mailadres instellen bij de patiënt... 6 1.2.1 Toestemming gebruik e-mailadres... 6 1.3 Datum laatste verzending PREM... 6 1.4 Versturen... 7 1.5 Uitnodiging via afsluiten behandelepisode... 7 1.6 15 zittingen of meer... 8 1.7 Mislukte poging tot versturen i.v.m. verkeerde gebruikersnaam en/of wachtwoord... 9 1.8 Terugkijken uitnodigingen... 10
1 Algemeen Klantervaring onderzoek (keo) is een meetinstrument dat op geautomatiseerde basis de ervaring van cliënten van fysiotherapie en oefentherapiepraktijken meet door middel van de PREM. Om dit in te stellen in Abakus dient u een contract af te sluiten bij QDNA. Zie voor meer informatie https://www.qdna.nl/. Let op: We adviseren het klantervaring onderzoek maar in 1 softwarepakket in te stellen. Wilt u overstappen van uw huidige pakket naar Abakus om de PREM te versturen, adviseren we u eerst contact op te nemen met QDNA. 1.1 Gebruikersnaam en wachtwoord instellen U heeft 2 mogelijkheden om de gebruikersnaam en wachtwoord voor de PREM in te stellen in Abakus: 1. voor de gehele praktijk via praktijkbeheerder 2. per therapeut. Praktijkbeheerder Als praktijkbeheerder heeft u de mogelijkheid de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de PREM in te stellen voor alle therapeuten in de praktijk. U kunt dit doen via het tabblad praktijkbeheerder (zie Figuur 1) door op Bestand > Instellingen te klikken (zie Figuur 2). Figuur 1 Tabblad praktijkbeheerder Figuur 2 Instellen account PREM door praktijkbeheerder
Wanneer de therapeuten in de praktijk nog geen gegevens voor de PREM hebben ingevuld bij Bestand > Instellingen in het tabblad therapeut, zal automatisch de optie Gebruik PREM gebruikersnaam en wachtwoord van de praktijk zijn aangegeven (zie Figuur 3). Figuur 3 Instellingen therapeut Als de therapeut al eerder zelf een gebruikersnaam en wachtwoord voor de PREM heeft ingevuld, is de optie Gebruik eigen PREM gebruikersnaam en wachtwoord automatisch actief (zie Figuur 4). Figuur 4 Gebruikersnaam- en wachtwoordselectie
Therapeut Via Bestand > Instellingen kunt u per therapeut de gebruikersnaam en wachtwoord voor de PREM instellen. De praktijkbeheerder zal eerst een keuze moeten maken via welke PREM-aanbieder u de PREM wilt aanbieden. Vul daarna uw PREM gebruikersnaam en wachtwoord in (zie Figuur 5) en klik Gebruik eigen PREM gebruikersnaam en wachtwoord aan. Vervolgens slaat u deze gegevens op. Figuur 5 Gebruikersnaam en wachtwoord PREM instellen
1.2 E-mailadres instellen bij de patiënt Bij stap 1 van de persoonlijke gegevens is het mogelijk om een e-mailadres in te vullen. Alleen de velden gebruikersnaam, wachtwoord, herhaal wachtwoord zullen verdwijnen als u de optie Geen patiëntenportaal aanvinkt (zie Figuur 6). Figuur 6 E-mailadres patiënt 1.2.1 Toestemming gebruik e-mailadres Bij stap 2 van de persoonlijke gegevens van de patiënt kunt u aangeven of de patiënt toestemming geeft voor het gebruik van het e-mailadres voor het versturen van een uitnodiging voor het invullen van de PREM en of de PREM per e-mail moet worden ingevuld of beschikbaar moet worden gemaakt per app om bijvoorbeeld op een tablet in de praktijk de PREM in te vullen (zie Figuur 7). Figuur 7 Toestemming gebruik e-mailadres en datum laatste verzending 1.3 Datum laatste verzending PREM In het veld datum laatste verzending PREM kunt u de datum terugvinden van de laatste verzending (zie Figuur 7). Deze is leeg wanneer de patiënt nog niet is uitgenodigd.
1.4 Versturen Er zijn een aantal voorwaarden waar de patiënt/behandelepisode aan moet voldoen wil de patiënt een uitnodiging krijgen voor het invullen van de PREM: - De patiënt moet minimaal 2 behandelingen hebben gehad; - De patiënt heeft akkoord gegeven voor gebruik van het e-mailadres voor kwaliteitsonderzoek; - Alle verplichte gegevens voor de dataverzameling zijn beschikbaar of ingevuld (contactgegevens, geboortedatum, etc.); - Een patiënt mag maximaal 2 keer per jaar benaderd worden, mits voor een andere diagnosebehandelcode; - Afgeronde of niet-afgeronde behandeling: o Behandeling afgerond: dan mag dat niet langer dan 60 dagen geleden zijn geweest; o Niet-afgeronde behandeling: de patiënt wordt benaderd na 15 behandelingen OF mag geen behandeling hebben gehad in de afgelopen 6 weken. o Niet-afgeronde behandeling: de patiënt mag niet langer dan 60 dagen geleden zijn laatste behandeling hebben gehad; 1.5 Uitnodiging via afsluiten behandelepisode Indien aan alle voorwaarden is voldaan worden patiënten bij het afsluiten van een behandelepisode automatisch uitgenodigd; de optie Uitnodiging voor het invullen van de PREM vragenlijst versturen staat standaard aangevinkt (zie Figuur 8). Figuur 8 Afsluiten behandelepisode Wanneer de patiënt/behandelepisode niet aan alle voorwaarden voldoet, kan de patiënt niet uitgenodigd worden en kunt u de optie Uitnodiging voor het invullen van de PREM vragenlijst versturen niet aanvinken (deze is grijs; zie Figuur 9).
Figuur 9 Afsluiten behandelepisode zonder versturen PREM 1.6 15 zittingen of meer Een patiënt waarbij 15 zittingen of meer staan, kunt u uitnodigen via Fase 3 Therapeutisch proces, tabblad evaluatie. In het tabblad evaluatie staat onderaan de optie PREM. Wanneer u op het icoon klikt (zie Figuur 10), wordt de uitnodiging naar de patiënt gestuurd via QDNA. Figuur 10 Tabblad evaluatie
1.7 Mislukte poging tot versturen i.v.m. verkeerde gebruikersnaam en/of wachtwoord Wanneer de poging voor het versturen is mislukt, krijgt u hiervan een melding bij het afsluiten van de behandelepisode of bij het versturen via het tabblad evaluatie (zie figuur 11). De behandelepisode wordt normaal afgesloten (indien u de behandelepisode heeft afgesloten) en u ziet bovenin het scherm een melding dat u het via tabblad evaluatie nogmaals kunt proberen (zie figuur 12). U kunt dan bij Bestand > Instellingen uw juiste gebruikersnaam en/of wachtwoord (zie hoofdstuk gebruikersnaam en wachtwoord instellen) invullen en via de lijst mijn patiënten naar het desbetreffende patiëntendossier gaan om de uitnodiging alsnog te versturen. Figuur 11 Melding mislukte poging bij afsluiten behandelepisode of tabblad evaluatie Figuur 12 Melding mislukte poging in EPD
1.8 Terugkijken uitnodigingen Bij de optie Bestand > Mijn informatie is een extra tabblad PREM beschikbaar (zie figuur 13). Hier kunt u terugvinden welke uitnodigingen zijn verstuurd en bij welke patiënten de poging tot versturen, is mislukt. Figuur 13 Terugkijken uitnodigingen