Jaarplan 2017-2018 Rekenkamercommissie gemeente Wijk bij Duurstede Correspondentie adres: Marcella van Esterik, griffier Postbus 83, 3960 BB Wijk bij Duurstede Tel. 0343-595 595 mvanesterik@wijkbijduurstede.nl Website: www.wijkbijduurstede.nl/bestuur/gemeenteraad/rekenkamercommissie.html
1 Voorwoord Voor u ligt het jaarplan 2017-2018 van de Rekenkamercommissie van de gemeente Wijk bij Duurstede (hierna: RKC), zoals vastgesteld in haar vergadering van 29 augustus 2017. Met dit jaarplan biedt de Rekenkamercommissie inzicht in de geplande activiteiten voor de periode september 2017 tot en met augustus 2018. Ook het komende jaar kijken wij uit op een plezierige samenwerking met het college, de raad en de ambtelijke organisatie. Mochten er onderwerpen zijn, waarvan u vindt dat de rekenkamercommissie daar aandacht aan zou moeten besteden, laat ons dat dan weten. Namens de RKC, Henk Slotboom, Voorzitter
2 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 1. Samenstelling en werkwijze RKC... 3 Samenstelling en ondersteuning... 3 Uitgangspunten RKC... 3 Jaarplan... 3 Keuze van onderwerpen... 4 2. Terugblik op de periode april-augustus 2017... 5 3. Groslijst voor 2017-2018... 6 4. Financiële verantwoording en budget... 8
3 1. Samenstelling en werkwijze RKC Samenstelling en ondersteuning De RKC bestaat uit drie externe leden (waaronder de voorzitter) en wordt ondersteund door twee vaste raadsleden. De rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door Marcella van Esterik, griffier. De leden van de huidige RKC zijn benoemd middels een raadsbesluit van 28 maart 2017. De leden zijn benoemd voor een periode van drie jaar. De RKC bestaat uit de volgende leden: 1. Henk Slotboom - voorzitter en onderzoeker 2. Steven de Groot - lid en onderzoeker 3. Vacant Vanuit de Gemeenteraad wordt de RKC ondersteund door Wietze Smit (BBNu) en Tijmen Baas (PvdA). Uitgangspunten RKC De RKC is een onafhankelijke commissie die de gemeenteraad ondersteunt bij haar controlerende taak. Gewoonlijk onderzoekt een RKC of het gemeentelijke beleid goed is uitgevoerd en het gewenste effect heeft gehad. Zij kijkt daarbij ook of er geen geld is verspild. In de gesprekken die hebben geleid tot het tot stand komen van de huidige RKC is door alle partijen (kandidaten en gemeenteraad) de wens uitgesproken om ook met name aandacht te besteden aan ex-ante onderzoek. Met haar onderzoeken hoopt de RKC een positief kritische bijdrage te kunnen leveren aan de kwaliteit van bestuur van de gemeente Wijk bij Duurstede. Jaarplan De RKC publiceert ieder jaar in een jaarplan. Naast een overzicht van de in de afgelopen twaalf maanden uitgevoerde onderzoeken zal hierin teven worden vooruitgeblikt op de geplande activiteiten voor de komende periode. Het jaarplan bevat teven een financiële verantwoording over de achterliggende periode alsmede een begroting voor het komende jaar. De functie van het jaarplan is zowel intern als extern. Intern wordt het gebruikt als werkplan op hoofdlijnen voor de RKC. Extern wordt het jaarplan actief naar buiten gebracht aan raad en burgers van de gemeente Wijk bij Duurstede zodat de RKC haar keuzes en afwegingen transparant kan maken en hierover rekenschap kan afleggen.
4 Keuze van onderwerpen Ieder jaar stellen wij een onderzoeksprogramma op. Hiervoor hebben wij potentieel relevante onderzoeksonderwerpen geïnventariseerd tijdens onze rondes langs de fracties. Daarnaast staat de RKC open voor suggesties vanuit het college of de bevolking. Uiteraard kan de RKC ook op eigen initiatief onderwerpen selecteren. De RKC houdt een groslijst bij van onderwerpen bij die zich lenen voor onderzoek. Criteria voor het al dan niet opnemen van onderwerpen op de groslijst zijn: De toegevoegde waarde van een onderzoek is duidelijk. Het onderwerp is actueel en heeft een duidelijk financieel of maatschappelijk effect. De rekenkamercommissie is bevoegd tot het doen van het voorgestelde onderzoek en het onderzoek moet, naast de toereikendheid van middelen, uitvoerbaar zijn. De doelmatigheid en / of de effectiviteit van het beleid staat centraal. Voor een volledig overzicht van de criteria verwijzen wij graag naar art. 3.3 van de Verordening Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede, zoals te vinden op de website van de RKC. Verderop in dit jaarplan is de groslijst voor de komende twaalf maanden opgenomen. Deze groslist heeft geen statisch karakter. Eventuele wijzigingen en/of aanvullingen zullen ondermeer op onze website worden vermeld. De inzet van deze RKC is te komen tot een intensieve samenwerking met de gemeenteraad op de volgende onderdelen: 1. Voor het onderzoek: de gemeenteraadsfracties actief betrekken bij het aandragen van onderzoeksonderwerpen. 2. Tijdens het onderzoek: het informeren van de ondersteunende raadsleden en - indien gewenst of noodzakelijk geacht - het fractievoorzittersoverleg. 3. Bij de afronding van het onderzoek: het letten op de leesbaarheid van het onderzoeksrapport en de presentatie in de beeldvormende vergadering. Het doel daarbij is het zo goed mogelijk aansluiten van het onderzoek door de RKC op de vraag van de raad. Dit vergroot de bruikbaarheid van het onderzoek voor de raad en voor het college en de ambtelijke organisatie. De insteek daarbij is dat de rekenkamer een 'verbeterkamer' wil zijn en geen 'afrekenkamer'. De RKC heeft de ambitie jaarlijks minimaal een groot en een tweetal kleinere onderzoeken uit te voeren.
5 2. Terugblik op de periode april-augustus 2017 De leden van de huidige RKC zijn benoemd middels een raadsbesluit van 28 maart 2017. De leden zijn benoemd voor een periode van drie jaar. De taken en bevoegdheden van de RKC zijn vastgelegd in de Verordening Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede 2017 en goedgekeurd middels een raadbesluit van 7 maart 2017. De tekst van de Verordening is te vinden op de website van de RKC. Omdat de gemeente Wijk bij Duurstede al een aantal jaren niet over een fuctionerende RKC beschikte, hebben de eerste maanden na de installatie van de huidige leden vooral in het kader gestaan van het leggen van een juiste fundering waarop de komende jaren kan worden gebouwd. Dit behelste ondermeer: Het opstellen van een taakverdeling binnen de RKC, het definiëren van de prioriteiten en het vertalen hiervan in een grove tijdsplanning. Het voeren van wederzijdse kennismakingsgesprekken met de diverse raadsfracties, het college van B&W, de gemeentesecretaris en de meest betrokken ambtenaren. Het inventariseren van mogelijke onderzoeksonderwerpen en hieruit een groslijst samen te stellen. Het leggen van contacten met andere RKCs. Het feit dat de taken niet konden worden overgenomen van een functionerende RKC heeft tevens tot gevolg gehad dat alles vanaf de bodem opnieuw moest worden opgebouwd. Tevens kon niet worden geprofiteerd van de ervaringen van anderen. Vandaar dat de focus van de RKC in de afgelopen vijf maanden voor een belangrijk deel op interne zaken was gericht. De interne taakverdeling heeft plaatsgevonden, de gesprekken met vrijwel alle instanties zijn gevoerd, er is een groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen opgesteld en alles is vertaald in een jaarplan. Dit alles sterkt de RKC in haar vertrouwen in de komende twaalf maanden haar ambitie van een groter en twee kleinere onderzoeken waar te kunnen maken..
6 3. Groslijst voor 2017-2018 De RKC werkt met een groslijst van mogelijke onderwerpen. In de afgelopen maanden heeft de RKC een aantal kennismakingsgesprekken gevoerd met de belangrijkste betrokkenen, waaronder de meeste fracties. Voorzover deze nog niet hebben plaatsgevonden, zal dit in de zeer nabije toekomst gebeuren. Tijdens deze gesprekken is tevens geinvestariseerd welke onderwerpen de diverse fracties graag zouden willen willen hebben onderzocht. Dat heeft de volgende groslijst opgeleverd: Onderwerp ICT / beveiliging algemeen. Inhuur consultants, externen Slibstort ex ante Subsidiestromen Verbonden partijen Lokale heffingen Gronddossier Integraal onderzoek openbare ruimte Voorziening riolering Stichting Wijksport Stichting Binding, kwaliteit jeugdzorg, verwevenheid met gemeente. Leerlingenvervoer Gescheiden afval Energieakkoord Aanbesteding projecten aan lokale ondernemers Toerekening ambtelijke uren? Samenwerking met Houten Extra 1000 woningen Ondernemingsfonds Toelichting Wordt meestal onderschat. Zijn risico s van hoog tot lag in de organisatie bekend? Wordt er op gestuurd en gecontroleerd? Is de Wifi verbinding wel veilig? Pasjessysteem zou zwaar verouderd zijn.. Hoe vaak ingehuurd en waar en waarom ingezet? Budgettering en beheersbaarheid? Bosscherwaardenproject. Zijn de procedures goed gevolgd? Is de informatievoorziening compleet en correct? Wat kunnen de maatschappelijke, financiele en ecologische risico's en evt. gevolgen zijn? Waarom elders (bijv. Culemborg) afgewezen? Hoe prestaties van zorginstellingen meten? Hoe efficiënt is zorg? NB. Is dit taak extern accountant? Externen met financiële en juridische verstrengeling in gemeente. Is er behoefte aan meer transparantie? Vgl. met andere gemeenten. Waarde grond gemeente? Veel zou nog handmatig worden verwerkt. Risico's en eventuele verbeteringen. Hoe staat het met verkoop snippergroen? Onderhoud: wat kost het? Is het nu efficient? Alternatieven? Saldo loopt op. Wat is nodig? Inzet vrijwilligers. Hoe loopt het? Eerlijke verdeling per kern en per inwoner? Keuzes en gevolgen? Juiste structuur? Rentederivaat? Veel goed gegaan, maar hoe ervaren afnemers het? Hoeveel geld nodig? Welke subsidiestromen? Wie doet wát? Transparantie? Groot extra bedrag. Juiste verhouding tot beter vervoer? Resultaat extra kliko? Hoe doelstelling halen als gemeente (2030 neutraal). Hoe aan landelijke potjes te komen? Rol burgers? Lijkt tot nu toe weinig sucesvol? Hoe verbeteren? Transparantie? Wat is er exact gebeurd en wat zijn de gevolgen? Kan WbD op termijn wel zelfstandig blijven? Alternatieven? Wat is de onderbouwing? Standpunt provincie? Wat gebeurt er met het geld? Jaarverslag? Statuten?
7 De RKC heeft na intern beraad hieruit een shortlist samengesteld op basis van de frequentie waarmee deze onderwerpen door de verschillende fracties zijn aangedragen. De shortlist bestaat uit de volgende onderwerpen: Inhuur consultants Slibstort/Bosscherwaardenproject Samenwerking Houten Extra 1.000 woningen Energieakkoord In eerste instantie zal door de RKC een zogenaamde 'quick-scan' worden verricht; een kort vooronderzoek om te kunnen beoordelen of er wel iets te onderzoeken valt en of het aan de onderzoekscriteria zoals vermeld in hoofdstuk 1 voldoet. Met betrekking tot de eerste vier genoemde onderwerpen (inhuur consultants, slibstort/bosscherwaarden, samenwerking Houten en 1.000 woningen) is een begin gemaakt met de quick-scan. Zodra daarover meer te melden is, zal dat via de gebruikelijke kanalen worden gecommuniceerd en kan - mede na ruggespraak met de Gemeenteraad - worden besloten tot aanvullend onderzoek. Zoals reeds eerder aangegeven, heeft de RKC de intentie van de groslijst een dynamische lijst te maken. Dit kan dus betekenen dat de lijst gedurende de komende twaalf maanden van samenstelling verandert. Ook op dit punt zullen wij volledige transparantie in acht nemen.
8 4. Financiële verantwoording en budget Het budget voor de RKC is door de Gemeenteraad bij besluit van 23 maart 2017 vastgesteld op EUR 3.500 per jaar en als zodanig in de Kadernota/Begroting opgenomen onder de FCL Rekenkamercommissie. Ten laste van dit budget worden gebracht: Vergoedingen aan de externe leden De externe leden ontvangen EUR 100 per persoon voor het bijwonen van de reguliere bijeenkomsten. Behoudens onvoorziene omstandigheden komt de RKC eenmaal per 6 weken bij elkaar. Overige uitgaven die de rkc nodig acht voor de uitoefening van haar taak Hierbij gaat het om lidmaatschappen van organisaties van rekenkamers (bijv. NVRR), reis- en entreekosten congressen en cursussen, etc. Het moge duidelijk zijn dat met dit beperkte budget de ruimte voor de inhuur van deskundigen nagenoeg nihil is. Daarom is ervoor gekozen het onderzoek zoveel mogelijk 'intern' te verrichten, waar mogelijk ondersteund vanuit het ambtenarenapparaat. De kosten hiervan worden vallen buiten het RKC budget. Om deze beheersbaar te houden is afgesproken de inzet van ambtenaren vooraf af te stemmen met de gemeentesecretaris. Indien in uitzonderlijke gevallen additionele kosten moeten gemaakt, zal daarvoor door de RKC bij de gemeenteraad een aanvullend budget worden aangevraagd. Deze budgetaanvraag zal deugdelijke wijze moeten worden onderbouwd. De RKC heeft op dit moment geen redenen om aan te nemen dat er additioneel budget zal worden aangevraagd. Het moge duidelijk zijn dat dit kan veranderen op basis van de te verrichten onderzoeken.