Werkingsverslag 2015 Halfjaarlijks verslag Vlabus vzw
2 Inhoudstafel 1. Inleiding 3 2. Deel I: Decretale opdrachten 4 2.1. Kenniscentrum met betrekking tot professionalisering en tewerkstelling in de sport 4 2.2. Aanspreekpunt voor de tewerkstelling van sportbegeleiders en sportondersteuners 4 2.3. Initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling in de sportsector te verhogen 4 2.4. Pool van sportbegeleiders en sportondersteuners beschikbaar stellen 5 2.5. De kwaliteit van de pool van sportbegeleiders en sportondersteuners verhogen door bijscholing en begeleiding, met bijzondere aandacht voor doelgroepen en maatschappelijke behoeften 5 2.6. Initiatieven om de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders binnen sportverenigingen te verhogen en de professionele omkadering via coördinerende functies in sportverenigingen te verhogen 5 2.7. De organisatie uitbouwen, structureren en beheren 5 3. Deel II: evaluatie per dienst 6 3.1. Dienst dienstverlening 6 3.2. Dienst HR 21 3.3. Kwaliteitszorg 26 3.4. Dienst Marketing & communicatie 27 3.5. Dienst kenniscentrum 31 3.6. Dienst financiën 35 3.7. Staf 35 4. Deel III: Realisaties jaaractieplan 2014 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5. Bijlagen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3 1. Inleiding Sinds 1 januari 2014 is Vlabus erkend door de Vlaamse Overheid. Via het decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector werden enkele opdrachten aan Vlabus toegekend. Als gevolg hiervan kent Vlabus sinds april 2014 als organisatie een geheel nieuwe structuur. Binnen Vlabus werden verschillende diensten onder leiding van een managementteam opgebouwd. Daarnaast werden de provinciale afdelingen omgevormd tot 3 regio s. Ook een nieuw softwareprogramma op maat van Vlabus is operationeel sinds 2014. De realisaties en verantwoording met betrekking tot de decretale opdrachten worden in deel I beschreven. In deel II worden alle acties, zoals beschreven in het jaaractieplan 2015, ingedeeld in de betreffende dienst van Vlabus. Per actie wordt beschreven welke realisaties er reeds bereikt werden. De operationele doelstellingen en acties die per dienst worden beschreven, kaderen in de 4 grote strategische doelstellingen van Vlabus: Strategische doelstelling 1: afstemmen van vraag en aanbod betreffende tewerkstelling in de sport Inspelen op de blijvende nood aan sporttechnische en organisatorische begeleiding, alsook de uitbouw van het aanbod van ondersteunende sport gerelateerde functies. Strategische doelstelling 2: blijvend bevorderen van de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport Extra zorg voor kwaliteit zowel op het sportterrein als op administratief vlak: een betere matching via de nieuwe software een betere opvolging klanten en personeel permanente bijscholing van het personeel Strategische doelstelling 3: uitbouwen van een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling in de sport Actieve kennisverzameling en ontwikkeling over o.m. wetgeving en administratieve regelgeving, in functie van noden en behoeften bij professionalisering in de sport. Via een uitgebouwde loketfunctie instaan voor de nodige kennisverspreiding. Strategische doelstelling 4: optimaliseren van de interne werking van Vlabus vzw De structuur en de interne werking aanpassen aan de opdrachten omschreven in het nieuwe decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector en in functie van de invulling van de drie bovenstaande strategische doelstellingen. In deel III wordt een samenvatting van de tussentijdse evaluatie van het jaaractieplan 2015 opgenomen. De gerealiseerde acties worden in het groen geplaatst, nietgerealiseerde acties in het rood. Acties die extra bijsturing of aandacht nodig hebben, werden in het oranje gekleurd.
4 2. Deel I: Decretale opdrachten 2.1. Kenniscentrum met betrekking tot professionalisering en tewerkstelling in de sport Een kenniscentrum Sport en Tewerkstelling werd in de loop van 2014 operationeel. Het kenniscentrum van Vlabus is een platform, dat een antwoord wil bieden op alle vragen die betrekking hebben op arbeidsrecht en sociale wetgeving binnen de sporttewerkstelling. Ook met specifieke juridische vragen op het gebied van sport en tewerkstelling kan men bij deze dienst terecht. Op een Vlabus webpagina rond het Kenniscentrum Sport en Tewerkstelling vindt men interessante weetjes, achtergrondinformatie, actualiteit en duiding binnen het thema sport en tewerkstelling. Daarnaast gebruikt Vlabus haar expertise om als partner mee te werken aan het Bloso-Kics, het kennis- en informatiecentrum sport in Vlaanderen. Ze neemt hierin het deel sport en tewerkstelling voor haar rekening. Voor de verdere verwezenlijkingen van deze dienst verwijzen we naar deel II, dienst kenniscentrum. 2.2. Aanspreekpunt voor de tewerkstelling van sportbegeleiders en sportondersteuners Vlabus is het aanspreekpunt voor tewerkstelling van sportieve profielen in Vlaanderen. In haar structuur werden 6 consulenten HR aangeduid. Zij zijn het aanspreekpunt voor alle vaste en alle occasionele lesgevers in heel Vlaanderen. Daarnaast zijn er sinds het najaar van 2014 ook 3 consulenten klanten aan de slag. Zij communiceren met alle klanten van Vlabus, alsook potentiële klanten. In voorbereiding van de uitbreiding van de dienstverlening naar Brussel toe, werd in juni 2015 beslist een consulent HR extra aan te werven die deels voor regio Zuid, deels voor Brussel zal werken. Daarnaast zijn er 2 consulenten projecten. Eén van beide fungeert als aanspreekpunt voor alle sportclubs en trainers in het project sportclubs, alsook voor alle sportondersteuners. Tot slot bestaat er sinds 2014 een kenniscentrum sport & tewerkstelling, aangevoerd door een juriste. Deze dienst staat paraat voor iedereen met vragen rond het thema sport en tewerkstelling. 2.3. Initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling in de sportsector te verhogen Vlabus nam in 2015 verschillende initiatieven om de kwalitatieve tewerkstelling te verhogen. De cel werving en selectie binnen de dienst HR werkt aan een gerichte screening en selectie van potentiële kandidaten. Enkel gediplomeerde lesgevers en L.O- studenten met een minimum aan studiepunten geven les voor Vlabus opdrachten. Naast de diploma s worden ook de competenties van medewerkers opgevolgd. Een nieuw beoordelingsproces wordt toegepast sinds 2015. In functie van een goede of nog betere kwaliteit van de lessen worden heel wat lesbezoeken ingepland. Een voltijdse expert talentontwikkeling staat in voor competentieontwikkeling op maat van de medewerkers en neemt hiertoe verschillende initiatieven. Voor de verdere verwezenlijkingen van de personeelsdienst verwijzen we naar deel II, dienst HR.
5 2.4. Pool van sportbegeleiders en sportondersteuners beschikbaar stellen Het beschikbaar stellen van een pool lesgevers is de corebusiness van Vlabus. Voor het aantal tewerkgestelde lesgevers/sportondersteuners en het aantal uren (les)opdrachten vervuld in Vlaanderen, verwijzen we naar deel II, dienst dienstverlening. 2.5. De kwaliteit van de pool van sportbegeleiders en sportondersteuners verhogen door bijscholing en begeleiding, met bijzondere aandacht voor doelgroepen en maatschappelijke behoeften Vlabus heeft in 2015 ingezet op de kwaliteit van haar sportlesgevers. Drie bijscholingen werden door de expert talentontwikkeling zelf georganiseerd voor vaste en occasionele lesgevers in de eerste helft van 2015: G-sport op 13.02.2015 in sportcentrum Peerdsbos Brasschaat (49 vaste lesgevers, 11 consulenten) Schermen, padel en skike in provinciaal domein Puyenbroeck op 28.03.2015 (2 vaste en 19 occasionele lesgevers) Leerlijn zwemmen op 30.06.2015 in Sportcentrum De Nekker te Mechelen (47 vaste en 5 occasionele lesgevers en 8 consulenten) Daarnaast volgen vaste lesgevers ook nog externe bijscholingen. 2.6. Initiatieven om de kwaliteit van jeugdsportbegeleiders binnen sportverenigingen te verhogen en de professionele omkadering via coördinerende functies in sportverenigingen te verhogen In het begin van 2015 hebben verschillende medewerkers van Vlabus de werking en de mogelijkheden wat betreft tewerkstelling toegelicht tijdens 7 regiovergaderingen. Hierop waren in totaal 71 sportfunctionarissen en regio-coördinatoren aanwezig. De mogelijkheden om de professionele omkadering in sportclubs te verbeteren via een professionele tewerkstelling bij Vlabus werden er gepromoot. 2.7. De organisatie uitbouwen, structureren en beheren Het herstructureringsproces in 2013-2014 creëerde een nieuw organisatiemodel voor Vlabus. Het nieuwe organigram (bijlage 2) werd in 2015 verder gefinaliseerd en zelfs uitgebreid. Verschillende verschuivingen gebeurden binnen het organigram. Voor de functie financieel manager bijvoorbeeld werd (en wordt nog steeds) een interne medewerker opgeleid. De nieuwe consulent klanten creëerde op zijn beurt een openstaande vacature bij de lesgevers. De functie expert talentontwikkeling werd actief ingevuld sinds begin 2015, na het bevallingsverlof van de betreffende medewerker. Daarnaast werd voor de ontwikkeling van nieuwe producten een nieuwe medewerker aangesteld sinds 20 april 2015; een tweede consulent projecten. Voor de functie coördinator ICT werd een nieuwe medewerker geselecteerd.
6 3. Deel II: evaluatie per dienst 3.1. Dienst dienstverlening Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten 01.01.01 Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. Sinds 2014 zijn de 5 provinciale afdelingen omgevormd naar 3 regio s: Regio West, Regio Zuid en Regio Noord. De drie Vlabuskantoren zijn sinds 2014 gevestigd in Gent (voor regio West), Leuven (voor regio Zuid) en Herentals (voor regio Noord). Onze sportbegeleiders verzorgden in het eerste deel 2015 in totaal 82.958 uren. Ten opzichte van de eerste 6 maanden in voorgaand werkingsjaar is dit een stijging met 7.456 uren, een stijging van 9,8% (zie grafiek 1 en tabel 1). De redenen van deze stijgging liggen onder andere bij het project sportclubs en de sport ondersteunende functies. Ook merken we een toename van het aantal uren in de vorm van sportklassen. Het aantal uren sportkampen kende een verdere terugval (besparingen bij de overheden, en andere spelers in het sportveld). In 2015 ging het aantal samenwerkingsovereenkomsten (zie tabel 8) verder achteruit.
7 Tabel 1: Numeriek overzicht totaal aantal lesuren per maand Maand # uren 2014 # uren 2015 verschil Januari 10.114,00 11.905,00 1.791,00 Februari 10.793,00 13.355,00 2.562,00 Maart 13.615,00 14.239,00 624,00 April 16.104,00 16.144,00 40,00 Mei 13.279,50 14.080,00 800,50 Juni 11.585,00 13.235,00 1.650,00 75.490,50 82.958,00 7.467,50 Grafiek 1: Grafische overzicht van het totaal aantal gepresteerde lesuren 18.000,00 16.000,00 14.000,00 12.000,00 10.000,00 8.000,00 6.000,00 # uren 2014 # uren 2015 4.000,00 2.000,00 0,00 Januari Februari Maart April Mei Juni De resultaten in tabel 2 geven een weergave van het aantal uren dat per regio werd aangevraagd en verwerkt. De uren onder projecten (het project sportclubs en samenwerkingsovereenkomsten, alsook sport ondersteunende functies) zijn hier niet inbegrepen. Tabel 2: Numeriek overzicht aantal gepresteerde lesuren per regio per maand Regio Noord (jan.juni 2014) Regio Noord (jan.-juni 2015) Regio West (jan.-juni 2014) Regio West (jan.-juni 2015) Regio Zuid (jan.-juni 2014) Regio Zuid (jan.-juni 2015) januari 4.129,50 4.183,50 4.285,50 5.256,50 1.699,00 2.465,00 februari 4.369,00 4.669,50 4.734,50 5.805,50 1.690,00 2.880,50 maart 5.006,00 5.049,50 6.026,50 6.245,00 2.582,50 2.944,50 april 5.994,00 5.736,50 7.003,00 6.816,00 3.107,00 3.591,50 mei 4.702,00 4.874,00 6.106,50 6.131,50 2.471,50 3.075,50 juni 4.138,50 4.431,00 5.461,50 6.034,00 1.984,00 2.768,50 TOTAAL 28.339,00 28.944,00 33.617,50 36.288,50 13.534,00 17.725,50 Tabel 3: Numeriek overzicht aantal gepresteerde lesuren per regio per maand Ant. Lim. O.-Vl. Vl.-Brab. W.-Vl. Totaal
8 1987 3.575 5.613 5.029 6.055 6.122 26.394 1988 7.526 5.553 5.645 10.104 8.914 37.742 1989 7.454 5.709 6.551 8.367 7.894 35.975 1990 8.034 4.400 5.651 7.538 6.713 32.336 1991 8.222 5.656 7.064 8.542 9.242 38.726 1992 8.599 7.134 6.207 8.084 8.941 38.965 1993 9.726 8.065 7.612 8.212 7.700 41.315 1994 10.766 7.263 13.924 9.164 8.676 49.793 1995 12.944 8.531 17.514 10.243 12.195 61.427 1996 13.678 8.295 21.016 9.161 16.731 68.881 1997 16.891 9.527 22.953 10.514 17.873 77.758 1998 18.185 12.574 30.088 9.375 19.295 89.517 1999 22.336 13.514 39.773 9.326 22.667 107.616 2000 20.814 14.514 37.738 8.495 26.068 107.629 2001 23.130 15.548 38.103 7.642 26.782 111.205 2002 24.788 15.356 35.682 9.855 25.961 111.642 2003 26.064 14.965 31.248 10.912 29.840 113.029 2004 27.016 13.281 33.533 12.955 34.548 121.333 2005 25.640 14.873 30.077 12.852 27.118 110.560 2006 27.959 17.394 30.559 14.312 27.749 117.973 2007 30.797 19.621 30.910 15.439 27.796 124.563 2008 33.466 18.424 37.389 16.279 32.609 138.167 2009 35.067 20.375 39.088 17.549 33.662 145.741 2010 40.757 19.691 39.150 19.110 33.630 152.338 2011 37.662 20.874 42.614 21.049 33.075 155.274 2012 44.357 24.446 41.002 23.001 36.646 169.452 2013 43.799 22.628 39.116 21.239 38.935 165.717 2014 (jan.- juni) 2014 (juli-dec.) 2015 (jan.- juni) Regio Noord Regio Zuid Regio West 28.339,00 13.534,00 33.617,50 Regio Noord Regio Zuid Regio West 26.332,00 16.862,00 34.216,50 Regio Noord Regio Zuid Regio West 28.944,00 17.725,50 36.288,50 75.490,50 77.410,50 82.958,00 Grafiek 2: Grafisch overzicht van het totaal aantal uren per regio per maand
9 7.000,00 6.000,00 5.000,00 4.000,00 3.000,00 2.000,00 Regio Noord Regio West Regio Zuid 1.000,00 0,00 Tijdens de maanden april en mei werden de meeste uren gepresteerd. Tabel 4: Numeriek overzicht aantal lesuren per opdrachtgever Januari Februari Maart April Mei Juni Totaal Publieke sector 5.726,00 7.693,00 7.515,00 10.139,00 7.891,50 7.677,50 46.642,00 Bloso 61,00 141,00 66,00 178,50 110,00 76,50 633, 00 Overheid 5.665,00 7.552,00 7.449,00 9.960,50 7.781,50 7.601,00 46009,00 Private sector 6.179,00 5.662,50 6.724,00 6.005,00 6.188,50 5.557,00 36.316,00 Non Profit 6.177,00 5.662,50 6.724,00 6.005,00 6.184,50 5.551,00 36.304,00 Sportclubs Federaties 5.470,50 5.149,00 5.952,50 5.558,00 5.557,00 5.106,50 32.793,50 Dynamo 0,00 5,00 15,00 0,00 5,00 0,00 25,00 Soc. culturele 3.485,50 verenigingen 706,50 508,50 756,50 447,00 622,5 444,5 Profit 2,00 0,00 0,00 0,00 4,00 6,00 12,00 Totaal 11.905,00 13.355,50 14.239,00 16.144,00 14.080,00 13.234,50 82.958,00
10 Grafiek 3: Grafisch overzicht van de lesuren bij de verschillende opdrachtgevers Het aantal uren in de sportclubs en federaties is sinds 2013 sterk gestegen. Het aandeel van deze uren ten opzichte van het totaal aantal lesuren is gestegen tot 39,5%. Voor de sportclubs ligt het project sportclubs hier aan de basis. Hierbij worden professionele krachten deeltijds of voltijds officieel ingeschakeld in een sportclub. Het is duidelijk af te leiden uit tabel 5 dat de verschuiving van publieke sector naar private sector zich verder zet. Voornamelijk het stijgend aantal lesuren bij sportclubs is hiervoor verantwoordelijk. Tabel 5: De verhouding tussen aantal uren en bijhorend percentage enerzijds in de publieke sector, anderzijds in de private sector, sinds 2009 TOTAAL Publieke Private sector(u) sector (u) 2009 145.740 116.249 79,8 % 29.491 20,2 % 2010 152.338 116.461 76,5 % 35.877 23,6 % 2011 155.274 117.335 75,6 % 37.939 24,4 % 2012 169.451 128.587 75,9 % 40.864 24,1 % 2013 165.717 118.037 71,2 % 47.680 28,8 % 2014 152.901 98.795 64,6 % 54.106 35,4 % 2015 (jan.-juni) 82.958 46.642 56,2% 36.316 43,8%
Tabel 6: Overzicht van het aantal lesuren volgens activiteit Tabel jan-juni 2014 jan-juni 2015 Verschil Lessenreeks 37.796,00 37.401,00-395,00 Sportkamp 10.940,00 8.307,50-2.632,50 Administratie (o.a. coördinatieopdracht ifv project) 2.764,50 3.194,50 430,00 Sportdag 9.449,50 8.239,50-1.210,00 Sportklas 1.781,00 2.912,00 1.131,00 Evenementen 608,00 431,50-176,50 Strandactiviteiten (i.h.k.v sportdagen) 10,00 10,50 0,50 Opleidingen 548,00 692,00 144,00 Trainingssessies (o.a. in project sportclubs) 11.593,50 21.768,50 10.175,00 Vergadering 0,00 1,00 1,00 TOTAAL 75.490,50 82.957,00 7.467,5 De voorbije jaren werden geen statistieken op basis van doelgroepen gerealiseerd. Vanaf 2014 spelen doelgroepen een belangrijke rol in de uitvoering van de decretale opdrachten. In tabel 7 ziet men de verdeling van het aantal gepresteerde lesuren bij de verschillende, gedefinieerde doelgroepen. Tabel 7: Overzicht van het aandeel per doelgroep, aangeduid door klanten bij hun aanvraag Doelgroepen jan.-juni 2014 jan.-juni 2015 Jeugd (-18) 21,50% 40,82% Volwassenen (18+) 9,23% 14,16% senioren (60+) 3,55% 7,53% Allochtonen 0,61% 0,36% Andersvaliden 1,27% 1,55% BLO/BUSO 0,27% 0,54% Gedetineerden 0,39% 0,67% Hartpatiënten 0,00% 0,11% Kankerpatiënten 0,01% 1,11% Zwangere vrouwen 0,00% 0,01% Gemengde doelgroep 63,10% 34,06% De Vlabus lesgevers zijn voor 40,82% van de tijd betrokken bij jeugdleden. Tabel 8 geeft een overzicht van de verschillende producten die door Vlabus geleverd worden aan de opdrachtgevers. In 2014 werd door de overheid massaal gebruik gemaakt van het voordelige clustertarief (41%). Dit tarief wordt toegekend aan opdrachten die minstens 3 uur aaneensluitend op dezelfde locatie doorgaan. Ook in het eerste deel van 2015 zien we dat de overheid nog steeds veel gebruik maakt van dit clustertarief. 11
Tabel 8: Overzicht van het aantal gepresteerde uren per product jan.-juni 2014 jan.-juni 2015 Overheid 47.422,50 46.009,00 Opdracht G-sport overheid basistarief (15% korting) 0,00 389,00 Opdracht G-sport overheid clustertarief (15% korting) 0,00 278,00 Opdracht overheid basistarief (actie scholen -10%) 0,00 4.504,00 Opdracht overheid basistarief (B-niveau) 19.217,50 15.065,00 Opdracht overheid clustertarief (B-niveau) 28.205,00 25.029,50 SWO Opdracht overheid basistarief (B-niveau) (10% korting) 0,00 743,50 jan.-juni 2014 jan.-juni 2015 Niet overheid 5.230,50 3.485,50 Opdracht G-sport niet overheid (15% korting) 0,00 20,00 Opdracht niet overheid 2014 (B-niveau) 5.230,50 30,00 Opdracht niet overheid 2015 (B-niveau) 0,00 3.435,50 jan.-juni 2014 jan.-juni 2015 Erkende sportclubs en federaties 22.108,50 32.793,50 Opdracht G-sport erkende sc (15% korting) 0,00 763,50 Opdracht project sportclubs 3/tarief 1 12.568,00 17.797,00 Opdracht project sportclubs 5/tarief 1 0,00 1.054,00 Opdracht sportclubs (B-niveau) 9.540,50 9.580,00 SOF Opdracht erkende sc en fed. (C-niveau) (25% korting) 0,00 204,00 SOF/SWO Opdracht sportclubs (B-niveau) (46,5% korting) 0,00 1.734,50 SOF/SWO Opdracht sportclubs (D-niveau) (46,5% korting) 0,00 491,00 SOF/Uurloners Opdracht sportclubs (C-niveau) (25% korting) 0,00 189,00 SWO Opdracht sportclubs (D-niveau) (46,5% korting) 0,00 980,50 jan.-juni 2014 jan.-juni 2015 Profitsector 26,00 12,00 jan.-juni 2014 jan.-juni 2015 VTS/Dynamo 696,00 658,00 Opdracht bijscholingen (Dynamo) 0,00 25,00 Opdracht bijscholingen (VTS) 14,00 2,50 Opdracht cursusverantwoordelijke (VTS) 124,00 164,00 Opdracht directiekaderopleiding (VTS) 31,00 36,50 Opdracht docent (aspirant-) initiator (VTS) 367,00 269,00 Opdracht docent instructeur B (VTS) 52,00 53,50 Opdracht docent trainer A (VTS) 8,00 3,50 Opdracht docent trainer B (VTS) 81,00 86,00 Opdracht sportfunctionaris (VTS) 19,00 18,00 Strandanimatie (uitdovend tarief voor kustgemeenten) 7,00 0,00 Wat de sportieve disciplines betreft, is uit tabel 9 af te leiden welke 10 disciplines het vaakst aan bod komen tijdens Vlabus opdrachten en dit per regio. Er zijn kleine regionale verschillen 12
vast te stellen. Zwemmen, omnisport, administratie sportclubs, turnen (gevorderden) en dans zijn de 5 meest aangevraagde disciplines over de regio s heen. Ook in 2014 waren dit disciplines die zo goed als bij alle drie de regio s in de top 10 voorkwamen. Tabel 9: Overzicht van de top 10 van disciplines per regio op basis van aantal lesuren jan.-juni 2014 jan.-juni 2015 Regio Noord Discipline # uren % Discipline # uren % zwemmen 5.681,50 20,10 zwemmen 5.250,50 18,19 omnisport 3.080,00 10,90 administratie sportclubs 3.773,50 13,07 administratie sportdienst 1.504,00 5,32 turnen gevorderden (sportclub) 2.353,50 8,15 turnen gevorderden (sportclub) 1.326,50 4,69 omnisport 2.209,00 7,60 administratie sportclubs 1.300,50 4,60 naschoolse sport (sportacademie) 858,5 2,90 naschoolse sport (sportacademie) 980,50 3,47 onderhoudsgym 790 2,70 dans 694,50 2,46 dans 646 2,20 boksen 630,50 2,23 administratie sportdienst 617,5 2,10 toestelturnen 613,50 2,17 voorbereiding project sportclubs 611 2,10 onderhoudsgym 613,00 2,17 figuurtraining 502 1,74 Regio West Discipline # uren % Discipline # uren % omnisport 7.406,50 21,92 omnisport 9.463,50 25,80 zwemmen 3.333,00 9,87 zwemmen 4.257,00 11,59 avonturencircuit 3.018,50 8,93 administratie sportclubs 2.311,50 6,29 dans 2.421,00 7,17 dans 2.191,00 5,97 toestelturnen 2.044,50 6,05 turnen gevorderden (sportclub) 2.159,00 5,88 administratie sportclubs 1.265,50 3,75 seniorenturnen 1.117,50 3,04 turnen initiatie 1.242,50 3,68 klimmen 845 2,30 tennis 1.231,50 3,65 basketbal 790,5 2,15 seniorenturnen 1.140,00 3,37 tennis 783 2,13 administratie sportdienst 1.029,50 3,05 kleuterturnen 721,5 1,96 Regio Zuid Discipline # uren % Discipline # uren % zwemmen 2.041,00 15,27 administratie sportclubs 3.064,50 17,78 omnisport 1.874,00 14,02 zwemmen 2.818,00 16,35 naschoolse sport (sportacademie) 756,00 5,66 omnisport 2.115,00 12,27 administratie sportdienst 714,50 5,35 dans 1.238,50 7,18 volleybal 635,50 4,76 kleuterturnen 633,5 3,67 dans 609,50 4,56 turnen gevorderden (sportclub) 539 3,13 kleuterturnen 585,00 4,38 naschoolse sport (sportacademie) 467,5 2,71 onderhoudsgym 509,50 3,81 onderhoudsgym 463 2,69 administratie sportclubs 459,00 3,43 avonturencircuit 435 2,52 turnen initiatie 384,00 2,87 tennis 431 2,50 In grafiek 4 wordt een overzicht van de top 10 disciplines over de 3 regio s heen weergegeven. Omnisport en zwemmen worden zoals in 2014 ook nu het vaakst gegeven door Vlabus sportlesgevers. Grafiek 4: Overzicht van de top 10 van disciplines op basis van aantal lesuren over de regio s heen 13
14 Totaal aantal uren per discipline 14.000,00 12.000,00 10.000,00 8.000,00 6.000,00 4.000,00 2.000,00 0,00 Het aantal uren Multimove, door Vlabus lesgevers ingevuld bedroeg in 2014 841 uren. In het eerste deel van 2015 vulden de Vlabus lesgevers reeds 831 uren in. Wat de verdeling betreft van vaste versus occasionele sportbegeleiders bij de invulling van lesopdrachten is in tabel 10 duidelijk af te leiden dat de occasionele lesgevers begin 2015 nog steeds het grootst aantal opdrachten invullen, namelijk 44,16%. Het aandeel van deze pool lesgevers is echter in dalende trend. Het aandeel van gepresteerde uren door vaste lesgevers is ca 27,00%, semi-vaste 1 lesgevers vullen ongeveer 28,01% van de lessen in (a.g.v het project sportclubs end e sport ondersteunende functies). Tabel 10: Overzicht van gepresteerde uren door vaste, semi-vaste en occasionele lesgevers (vgl. 2014 tov. 2015) 2014 % jan.-juni 2015 % Vaste sportbegeleiders 41.175,00 27,00 22.425,00 27,00 Trainers project sportclubs (semi) 28.064,00 18,30 18.851,00 22,70 Sport ondersteunende functies (semi) 1.230,00 0,80 3.599,00 4,30 Samenwerkingsovereenkomsten (semi) 3.693,00 2,40 789 1,00 Occasionele sportbegeleiders 78.740,00 51,50 36.636,50 44,16 VTS/Dynamo - - 658 0,80 Over de 3 laatste jaren heen is er echter wel een duidelijke terugval vast te stellen (zie tabel 11) bij het aantal uren gepresteerd door uurloners. De terugval in sportkampen en sportdagen speelt hier ongetwijfeld een rol. De uren die door de maandloners worden gepresteerd kennen een stijgende trend. Dit is voornamelijk dankzij de extra tewerkstelling binnen het project sportclubs. Binnen deze uren, is immers een duidelijke verschuiving van maandloners die voorheen werkten binnen samenwerkingsovereenkomsten naar maandloners die werken binnen het project sportclubs. Tabel 11: Overzicht van gepresteerde uren door maandloners versus uurloners, sinds 2012, procentueel uitgedrukt 1 Semi vaste lesgevers zijn lesgevers die op zeer regelmatige basis voor Vlabus werken o.a. in projecten of samenwerkingsovereenkomsten.
15 2012 2013 2014 jan.-juni 2015 Sportbegeleiders met maandloon 41,9% 44,7% 48,5% 55,0% Sportbegeleiders met uurloon 58,1% 55,3% 51,5% 45,0% Totaal 169.450 165.718 152.901 82.958,00 01.01.02 Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en federaties beroep doen op Vlabus om snel en flexibel sportbegeleiders in te zetten. In 2015 zorgde Vlabus binnen 5 samenwerkingsovereenkomsten voor de tewerkstelling van 5 personeelsleden. De samenwerkingsovereenkomst met Golf Puyenbroek (provincie Oost- Vlaanderen) liep t.e.m 27.02.2015. Verder was er een overeenkomst van 3 maanden voor de coördinatie van kleutersportdagen voor de sportregio Kempen. Een andere samenwerkingsovereenkomst met vzw Antwerpen Sportstad liep verder. Hierbij werd een lesgever ingeschakeld in het kader van Buurtsport. Ook de samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Rugbybond liep verder. Met de provincie West-Vlaanderen werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten voor de organisatie van de schoolsportdagen op het Provinciaal Sport- en Natuurcentrum De Gavers te Harelbeke. In september 2014 ging het project Arkorum van start. Dit is een samenwerking tussen de sportdienst van Roeselare, Vlabus, en 2 scholengroepen. Een lesgever van Vlabus verzorgt hierbij de sportklassen. De samenwerking verloopt succesvol, ook in 2015. Dit concept wil Vlabus doortrekken naar andere gemeenten en regio s. Operationele doelstelling 01.02: Administratief tewerkstellen van, door sportactoren voorgestelde, sportbegeleiders/docenten 01.02.01 Reguliere sportbegeleiding aanbieden: sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. Diverse partners en klanten, onder andere Bloso VTS, Parantee, Dynamo, federaties (en sportclubs stellen zelf een sportlesgever voor. Vlabus zorgde voor de verdere administratieve afhandeling voor de tewerkstelling. Ook sportclubs met een samenwerkingsovereenkomst stellen meestal zelf een potentiële trainer voor. Het gaat hier naar schatting om ongeveer 27% van het totaal aantal uren. Het exacte aantal uren waarbij de klant zelf een lesgever voorstelt, kan via het softwareprogramma nog niet exact bepaald worden. 01.02.03 Uitbreiden van de tewerkstelling van docenten en gastsprekers. Oplijsten van potentiële (sport)organisatoren die sportgerelateerde opleidingen en bijscholingen aanreiken voor de verloning van hun docenten en gastsprekers Ook begin 2015 werden docenten en gastsprekers tewerkgesteld (658 uren), en voor een klein deel vergoed in de vorm van honoraria (166 uren). Samen is dit goed voor 824 uren. In 2014 telden we over een volledig jaar 1.825 uren. We merken hier een lichte daling. De voornaamste spelers in deze lijst van potentiele organisatoren: VTS
16 VSF/Dynamo Gemeenten/ISB Provinciale sportdiensten: APB Sport en de Provincie Vlaams-Brabant 01.02.04 Mogelijkheid tot samenwerking in verband met de loonadministratie van AOP ers onderzoeken. Sportbegeleiders van Vlabus en van Bloso verzorgen terzelfdertijd prestaties aan verschillende loon- en arbeidsvoorwaarden. Gelijkstelling onderzoeken en implementeren. Deze actie werd nog niet vervuld. Operationele doelstelling 01.03: Uitbreiden van de dienstverlening ifv tewerkstelling in de sportsector 01.03.01 Sportclubs blijven ondersteunen via project halftijdse tewerkstelling aan een betaalbaar tarief. Uitwerken van een ondersteunings- en opvolgingsplan voor sportclubs op lange termijn met duidelijke criteria en doelstellingen binnen een afgebakend budget. In de periode januari-juni 2015 hadden we 36 overeenkomsten met 38 sportclubs, in 13 verschillende sporttakken. Dit leverde 18.851,00 lesuren op. Met de clubbestuurders en trainers werd op 5 februari 2015 en 5 maart 2015 vergaderd om een tussentijdse stand van zaken te schetsen, het tarievenbeleid toe te lichten en tegelijk te brainstormen in verband met de uitbouw van een trajectbegeleiding voor de clubs. 01.03.02 Initiatieven uitwerken om de professionele omkadering via coördinerende functies in de sportclubs te verhogen. Oprichten van een werkgroep sportclubs waarbinnen initiatieven (functies, functieomschrijvingen, loonvoorwaarden, ) worden uitgewerkt. De werkgroep sportclubs werd opgericht en bestaat uit verschillende actoren (VSF, G-sport- Vlaanderen, sportclubs, VGC, gemeenten, Vlabus). In de periode jan-juni 2015 is deze werkgroep op 21 april 2015 samengekomen. De functieomschrijvingen en loonvoorwaarden werden duidelijk uitgeschreven. Voor coördinerende functies bleek er echter nog geen duidelijkheid wat betreft tariefbepaling. 01.03.03 Samenwerken met verschillende organisaties ifv dienstverlening naar specifieke kansengroepen: in kaart brengen van kansengroepen en de bijhorende behoeften en noden detecteren. In 2014 werden verschillende kansengroepen gedefinieerd: personen in armoede personen met een migratieachtergrond personen met een beperking gedetineerden laaggeschoolden obesen: het project Move XL waarbij obese kinderen begeleid werden, liep ook nog verder. Dit is een samenwerking tussen de provincie West-Vlaanderen, de LOGO s en Vlabus. Net zoals in 2014, ligt ook in 2015 de focus op 2 specifieke kansengroepen, nl. personen met een beperking en gedetineerden. Het actieplan voor personen met een beperking, opgesteld in samenwerking met G-sport Vlaanderen werd verder opgevolgd en uitgevoerd. Belangrijkste doelstellingen zijn: wederzijdse versterking via promotie, de uitbreiding van de pool potentiele G-sportlesgevers
17 en de prestatie van méér G-sporturen (4.000 uren). De werkgroep kwam samen op 24 januari 2015 en 14 april 2015. Realisaties jan-juni 2015: - Op 13 februari 2015 werd een vorming voor de vaste lesgevers georganiseerd. Ook de consulenten dienstverlening hebben hieraan deelgenomen. - Het aantal uren voor de eerste jaarhelft bedraagt 1.450,50 uren. De klanten krijgen 15% korting op de G-sporturen. Deze uren werden door 67 lesgevers gegeven. - G-sport Vlaanderen en Vlabus maken promotie via diverse kanalen (folders, promotieteksten, gezamenlijk op beurzen staan,.). - De consulenten HR van Vlabus bevragen tijdens hun bezoeken de interesse van de lesgevers voor G-sport, en noteren dit in een overzichtslijst. Dit heeft geleid tot een uitbreiding van de pool van potentiele G-sportbegeleiders. - Uitgave en verspreiding G-sportfolder in samenwerking met G-sport Vlaanderen Voor de doelgroep gedetineerden is er ook een actieplan opgesteld in samenwerking met de Rode Antraciet. Hiervoor kwam de werkgroep op 27 april 2015 samen. De belangrijkste punten zijn de uitbreiding van het aantal uren en lesgevers binnen de Vlaamse gevangenissen, en een administratieve vereenvoudiging voor de Rode Antraciet. Realisaties jan-juni 2015: - Er werd promotie naar lesgevers gevoerd via de website, nieuwsbrief, interview,. - De documenten met de richtlijnen per gevangenis worden ter info bezorgd aan de betrokken lesgever. - In de periode januari-juni bedroeg het aantal lesuren 572,50 uren, en het aantal lesgevers 30. Ten opzichte van 2014 is dit bijna een verdubbeling (in 2014: volledig jaar: 630 uren door 18 lesgevers). 01.03.04 Samenwerken met andere beleidsdomeinen ifv begeleiding van sport en bewegen: overleggen met andere kabinetten welke functies (ifv nood en maatschappelijke meerwaarde) er kunnen gedetecteerd worden om via opstarttrajecten volwaardige tewerkstelling creëren. Binnen de werkgroep Tewerkstelling van het Overlegplatform Sport voor Allen worden de verschillende mogelijkheden van tewerkstelling in overleg met andere kabinetten mogelijk zijn (o.a. het WIJ-project). Operationele doelstelling 01.04: Aanbieden van sport ondersteunende functies 01.04.01 Voorbereidend onderzoek voeren naar ondersteunende taken binnen de sportsector: in kaart brengen van de behoeften en opstellen van een stappenplan ter implementatie van de tewerkstelling van sportondersteuners. De sport ondersteunende functies zoals een poetsvrouw, onderhoudswerker, worden vanaf 1 juli 2015 aangeboden, met BTW. Voor de sportcoördinatoren is een ruling aangevraagd. Deze is nog in bespreking met de BTW-diensten. 01.04.02 Uitbouwen van een tewerkstellingspool voor sport ondersteunende functies: tijdens een testperiode alle spontane aanvragen voor sport ondersteunende functies invullen binnen de wettelijke mogelijkheden. Vervolgens deze ervaringen en de opgedane kennis verzamelen en gebruiken om het aanbod voor sport ondersteunende functies te verankeren in de werking Deze actie werd begin 2015 nog niet gerealiseerd.
18 Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren 02.02.01 Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. De consulenten HR bezochten begin 2015 samen 68 vaste lesgevers en 170 uurloners (= 238). Met de bezoeken aan de vaste lesgevers zitten we op schema. Met de bezoeken aan de uurloners hebben we al een serieuze vooruitgang geboekt, en hebben we nog een kleine achterstand bij te benen. Op jaarbasis streven we naar 80 bezoeken per consulent HR (in totaal 480 bezoeken op het sportveld). Voor de vorming en coaching van het personeel verwijzen we naar realisaties van de dienst HR. 02.02.02 Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportondersteuners: jaarlijks scholen laaggeschoolde personeelsleden zich bij. Op het terrein worden de sportondersteuners bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. Deze actie werd in de eerste 6 maanden van 2015 nog niet uitgevoerd. 02.02.03 Databank oefenstof en know how uitbreiden, kwalitatief opvolgen en integreren in de werking; jaarlijks dienen de lesgevers oefenstof aan die na screening beschikbaar gesteld wordt op het intranet. Een kwalitatieve opvolging van de inhoud en de vorm van de oefenstof wordt opgenomen in het takenpakket van één of meerdere Vlabusmedewerkers. Zie dienst HR 02.02.04 Initiatieven uitwerken ter verhoging van de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders / sportondersteuners in sportclubs: oplijsten van initiatieven om de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders/sportondersteuners te verbeteren. De consulent projecten neemt deel aan de organisatie van het platform sportclubondersteuning die instaat voor de verbetering van de werking van sportclubs op alle gebieden. Ook via de uitbouw van een trajectbegeleiding tracht Vlabus de kwaliteit van haar medewerkers te verbeteren. 02.02.05 Indien er behoefte is aan (bepaalde) pakketten voor sportdagen en sportkampen de nodige oefenstof en eventueel bijhorend materiaal of materiaallijst voorzien en aanbieden aan de klant. Het gebruik van bestaande pakketten evalueren en indien nodig bijsturen qua inhoud (en eventueel materiaal). De nieuwe consulent projecten, die startte op 20 april 2015, werkt nieuwe producten uit, overeenstemmend met de behoeften van de klanten. Het gebruik van pakketten is hier een onderdeel van. De bestaande pakketten worden gepromoot, gebruikt, geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig. Sportdagen als totaalpakket (zonder inschrijvingen en promotie) worden door Vlabus ingevuld en georganiseerd, op vraag van de klant. Operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen
19 02.03.01 Klanten enquête en tevredenheidsmetingen optimaliseren: vernieuwen van de huidige klanten enquête en her bepalen van de nulwaarde. De doelstellingen qua tevredenheidspercentage bepalen en opvolgen aan de hand van jaarlijkse tevredenheidsmetingen. De bezoeken van klanten vanuit de regio s ondersteunen door een kwalitatief onderzoek, dat aanvullende informatie op beleidsniveau kan aanreiken. Een nieuwe klanten enquête werd voorbereid begin 2015 zodat afname in het najaar van 2015 kan gebeuren bij alle klanten. Uit de klantenbezoeken door de consulenten klanten blijkt dat: - de klanten doorgaans heel tevreden zijn over de lesgevers - de klanten de voorkeur geven aan een vaste lesgever - laattijdige aanvragen of vervangingen niet altijd ingevuld geraken - de communicatie met de klanten over het al dan niet beschikbaar zijn van een lesgever soms onvoldoende is - de klanten rechtstreeks met de lesgevers willen communiceren. - de aanvraagprocedure via de website voor een lesgever te complex is - de hoeveelheid aan offertes en facturen te groot is - de klanten de weg naar Docroom nog niet altijd gevonden hebben - de opvolging van de facturen soms moeizaam verloopt - een persoonlijk bezoek van de consulent klanten op prijs gesteld wordt 02.03.02 Klachtenmanagementsysteem optimaliseren: updaten van de bestaande klachtenprocedure: op een alles kan beter document kunnen klanten via hun eigen login hun verzuchtingen invullen en opvolgen. Er werd een procedure uitgeschreven voor het extern klachtenmanagement. De nieuwe software laat ook toe klachten, meldingen en suggesties te registreren via een alles kan beter - knop. Deze werden opgevolgd door de consulenten klanten. De klachten werden geregistreerd en opgevolgd. De opmerkingen/klachten betreffen vooral de facturatie en software. Tabel 12: Overzicht van aantal ingebrachte klachten en bijhorende onderwerpen Inventarisatie meldingen vragen opmerkingen - klachten via OpenERP 2014 Jan-juni 2015 Door wie aangebracht? via DocRoom door klant 36 12 ingebracht door consulent klanten 8 25 Totaal 44 37 Onderwerp van de klacht aanvragen via klachtenknop 6 0 vraag om gegevens te wijzigen 4 4 opmerkingen over lesgever 3 1 opmerkingen over facturatie 14 10
20 opmerkingen over software 17 20 Totaal 44 37 02.03.03 Persoonlijk contact met actieve klanten, potentiële klanten en ex-klanten verhogen en intensifiëren: via plaatselijke bezoeken zowel de actieve als non-actieve als potentiële klanten bevragen over de (huidige) samenwerking, de kwaliteit van de dienstverlening en het (nieuwe) aanbod van Vlabus. In totaal heeft Vlabus 1.014 actieve klanten in de eerste helft van 2015. Hiervan werden er 167 bezocht door de consulenten klanten in de eerste 6 maanden van het jaar. Er werden 34 prospects bezocht, en 12 ex-klanten. We zitten lichtjes achter op schema ten opzichte van de vooropgestelde doelstelling (160 klanten/consulent). De 3 consulenten klanten beantwoordden bovendien dagelijks telefonische vragen van klanten over de nieuwe software (voornamelijk rond het gebruik van Docroom en facturatie). Met de klant VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie) werden verschillende overlegmomenten (20.01.2015, 05.05.2015, 03.06.2015, 26.06.2015) in functie van de integratie in 2016 gehouden. Hierbij werd een inventarisatie gemaakt van de gelijkenissen en verschillen in de werking.
21 3.2. Dienst HR Operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten 01.01.03 Databank van gediplomeerde sportbegeleiders updaten en uitbreiden. Huidig databestand gediplomeerde sportbegeleiders in nieuwe software op punt zetten. Actief potentiële sportbegeleiders benaderen via onder meer bezoeken in hogescholen en universiteiten. De 2 officers werving & selectie houden de bestaande databank van lesgevers up to date. In de databank wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve lesgevers en niet-actieve lesgevers: De actieve lesgevers zijn de lesgevers die voldoen aan de diplomavereisten en klaar zijn in het softwareprogramma om te matchen op een opdracht. De niet-actieve lesgevers zijn de lesgevers die nog niet ingeschakeld werden omdat hun dossier in de software nog niet afgerond is omdat zij niet beschikken over het juiste diploma. In het laatste geval worden de sollicitanten doorverwezen naar VTS voor het volgen van een cursus. Begin 2015 werd een update uitgevoerd voor alle lesgevers. Volgende zaken werden hierbij gecontroleerd: papieren diploma s indexeren, lesgeversfiches in de Vlabus database correct zetten (bv. schrijfwijze naam, bankrekeningnummer, regio, etc.), diploma s vanuit VOTASdatabank aanvullen (zie volgende punt 01.01.03). Om de Vlabus databank verder uit te breiden met actieve lesgevers werden volgende acties genomen: Opmaak en publicatie van regiogerichte vacatures via de VDAB website Actieve werving via de VDAB-database (zowel bij nieuwe vacatures als bij werving in kader van openstaande lesopdrachten binnen dienstverlening) Actieve werving via de VOTAS-databank (vooral in kader van openstaande opdrachten binnen dienstverlening) Publicatie van openstaande vacatures op verschillende kanalen: o jobpagina s van hoger onderwijsinstellingen o sociale media (Facebook en LinkedIn) o Jobkanaal Intensieve opvolging van elke spontane sollicitatie Updaten dossiers niet-actieve lesgevers (gepland in najaar 2015) Begin 2015 werden 4 hogescholen en universiteiten bezocht (Karel De Grote Hogeschool Antwerpen, Thomas More Turnhout, Groep T Leuven, Katholieke Hogeschool Limburg). 01.01.04 Vanuit VOTAS de Vlabus-databank aanvullen en bijwerken De gegevens van sollicitanten/inkomende lesgevers werden in de databank van de Vlaamse Trainersschool nagegaan. Als er diploma s in stonden vermeld die niet in de Vlabus databank zaten, dan werden ze in het dossier van betrokkene aangevuld. Ook werden de diploma s gekopieerd en bijgevoegd de Docroom (de digitale documentatieruimte) van de lesgever. Indien er geen kopie van het diploma raadpleegbaar bleek, werd dit opgevraagd. Informatie waarover Vlabus beschikte, maar de Vlaamse Trainersschool niet, werd aan VTS doorgegeven. 01.01.05
22 Wervingscampagne voeren: via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen Begin 2015 was Vlabus in functie van de uitbreiding van haar pool lesgevers aanwezig op volgende jobbeurzen: Jobinfodag KUL op 03.03.2015 Jobbeurs ICC Gent op 31.03.2015 12 uren loop U Gent op 29.04.2015 Jobbeurs: Shop a job (Jobkanaal) op 13.06.2015 Verder werd opnieuw een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met VDAB in kader van de publicatie van vacatures via de website www.vdab.be en extra visibiliteitsacties van VDAB uit. Vanaf april 2015 doet Vlabus beroep op Jobkanaal. Zij bieden op vraag ondersteuning in de selectie en werving van medewerkers (bv. feedback geven op nieuwe vacatureteksten, informeren rond mogelijk premies, ondersteunen bij opmaak diversiteitsplan, etc.). Alle openstaande vacatures worden ook via Jobkanaal verspreid. Op 18.06.2015 organiseerde Jobkanaal overigens een bedrijfsbezoek aan Vlabus. Daarbij gaf Vlabus een bedrijfsvoorstelling aan verschillende arbeidsbemiddelaars (zoals VDAB en werkwinkel) en was er een netwerkmoment. Operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren 02.02.01 Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse): Jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen)groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. Zie DV 02.02.02 Daarnaast worden vormingsplannen opgesteld voor en uitgevoerd door de vaste medewerkers. De vormingsnoden en -mogelijkheden voor de vaste sportbegeleiders werden tijdens een planningsgesprek overlopen met de leidinggevende consulent HR. Die noden werden doorgegeven aan de expert talentontwikkeling. Op basis daarvan werden vormingsplannen per lesgever opgemaakt. Aan de hand van deze vormingsplannen deed de expert talentontwikkeling voorstellen van externe vormingen. Lesgevers konden ook zelf voorstellen doen van vormingen die ze kunnen terugvinden in de databank op de website. De expert stond in voor de inschrijvingen voor vormingsmomenten. Ook voor de administratieve personeelsleden werden vormingsplannen opgesteld en opgevolgd door de expert talentontwikkeling. Naar aanleiding van de noden organiseerde de expert de nodige opleidingen. Een overzicht van alle georganiseerde opleidingen is terug te vinden onder bij 04.02.02. 02.02.03 Databank oefenstof en know how uitbreiden, kwalitatief opvolgen en integreren in de werking.: Jaarlijks dienen de vaste lesgevers oefenstof aan te leveren die, na screening, beschikbaar
23 gesteld wordt op het intranet. Een kwalitatieve opvolging van de inhoud en de vorm van deze oefenstof wordt opgenomen in het takenpakket van één of meerdere Vlabus medewerkers. Er werden 10 nieuwe lesvoorbereidingen aangebracht door vaste lesgevers. De expert talentontwikkeling gaf op al die voorbereidingen feedback aan de lesgevers. Er werden eveneens 10 lesvoorbereidingen op het intranet van Vlabus geplaatst. De lesgevers hebben tot eind november 2015 de tijd om minstens 1 nieuwe lesvoorbereiding voor 2015 te bezorgen aan de expert talentontwikkeling. Tegen december 2015 zouden er dus ongeveer 60 lesvoorbereidingen gemaakt moeten zijn door lesgevers. Alle voorbereidingen worden steeds gecontroleerd en naargelang de relevantie/kwaliteit op het intranet geplaatst. Vanaf maart 2015 werd er een sportexpert aangesteld om mee in te staan voor kwalitatieve lesvoorbereidingen. De sportexpert maakte al 5 lesvoorbereidingen die op het intranet geplaatst werden. Daarnaast is ze momenteel bezig met een 10-lessenreeks in kader van de samenwerking met Polar Electro Belgium. 02.02.04 Initiatieven uitwerken ter verhoging van de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders/ sportondersteuners in sportclubs: Oplijsten van initiatieven om de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders / sportondersteuners te verbeteren Zie DV Operationele doelstelling 04.02: uitbouwen en implementeren van een aangepast personeelsbeleid 04.02.01 De gevalideerde resultaten uit de audit 2013 implementeren in het personeelsbeleid ter verbetering van de werking van de vzw Sinds 2014 ging Vlabus van start met een gecentraliseerde personeelsdienst. Binnen het managementteam werd een visie op de toekomst ontwikkeld en in de praktijk omgezet. Er werd onder andere rond volgende thema s gewerkt: Striktere toepassing van de sociale wetgeving. De verdere opmaak van HR gerelateerde procedures om efficiënter te kunnen werken en afwezige collega s gemakkelijk te kunnen vervangen. De opmaak van dienstnota s om HR gerelateerde afspraken te verduidelijken/aan te passen. Volgende dienstnota s werden t.e.m. juni 2015 opgemaakt: arbeidsregistratie, verplaatsingen in opdracht, onkosten en telewerk. De benadrukking van het belang van gekwalificeerde sportbegeleiders. De bestaande lijst van de looncategorieën die gekoppeld is aan bepaalde diploma s, is aangepast. Er is tevens een intern document opgemaakt waarin duidelijk staat onder welke looncategorie men mag werken met bepaalde diploma s. Die lijsten worden strikt opgevolgd door de dienst HR. Enkel nieuwe sportbegeleiders die voldoen aan de juiste voorwaarden worden op actief geplaatst. Invoering van telewerk voor managers en opstart van een proefproject voor de consulenten, coördinator en expert. Ontwikkeling van targets en herziening van de optimalisatieprocessen per functie
24 Opstart van een nieuw beoordelingsproces volgens model voor alle vaste medewerkers. Vanaf begin 2015 heeft elke vaste medewerker jaarlijks een plannings, opvolgings- en waarderingsgesprek met zijn directe leidinggevende. Hierin worden de jobinhoud en satisfactie besproken met de medewerker en worden doelstellingen opgesteld voor de komende periode. 04.02.02 Vormen en opleiden personeelsleden o.a. ifv lessen aan specifieke (kansen)groepen en laaggeschoolden. De werking vorming organiseert de nodige opleidingen voor personeelsleden in het kader van de vooropgestelde beleidsaccenten. Binnen het beoordelingsproces worden de vormingsuren per personeelslid opgevolgd en geëvalueerd. In 2015 werden reeds verschillende bijscholingen voor zowel lesgevers als administratief personeel georganiseerd door Vlabus. In tabel 13 is een overzicht van de reeds georganiseerde bijscholingen tot en met juni 2015 te zien. Tabel 13: overzicht interne bijscholingen januari - juni 2015 Datum Naam bijscholing Inhoud bijscholing Aantal en type deelnemers 26.01.2015 Beoordelingsprocessen Opstellen beoordelingsprocedure 13.02.2015 G-sport Theorie + praktijksessies over lesgeven aan sporters met een beperking 28.03.2015 Vorming Puyenbroeck Schermen, padel en skike 09.06.2015 Klantgericht telefoneren 30.06.2015 Aqua-day Bijscholing nieuwe leerlijn zwemmen 14 administratief personeel 49 vaste lesgevers 11 administratief personeel 2 vaste lesgevers 19 losse lesgevers 8 administratief personeel 47 vaste lesgevers 5 losse lesgevers 8 administratief personeel In totaal waren er 163 deelnemers voor de interne bijscholingen. Voor alle vaste medewerkers binnen Vlabus worden de vormingsuren opgevolgd en geëvalueerd door de expert talentontwikkeling. Er wordt op toegezien dat alle medewerkers voldoende vormingsuren voltooien. De expert talentontwikkeling doet ook opleidingsvoorstellen op basis van de ontwikkelnoden die tijdens het beoordelingsproces naar boven komen. 04.02.03 Extra tewerkstelling (o.a. voor laaggeschoolden) creëren door het verhogen van het aantal VTE s. Voor nieuwe en kwaliteit bevorderende functies alsook in het kader van projecten worden extra personeelsleden aangeworven door de overdracht van DAC-middelen.
25 Het realiseren van extra tewerkstelling is één van de decretale opdrachten. De personeelsmiddelen uit de verevening van de provincies en de herverdeling van de DACmiddelen dienen hiervoor aangewend te worden. Bij de afsluiting van het boekjaar worden deze cijfers uit de sociale balans gehaald. 04.02.04 Personeelstevredenheid opvolgen: bijsturen van de bestaande tevredenheidsenquête. Om de 2 jaar monitoring van de resultaten en opvolgen van de verbeterpunten in functie van de tevredenheidsgraad van de vaste personeelsleden. Via persoonlijke bezoeken aan en via een online enquête de tevredenheid en de verwachtingen van losse sportbegeleiders/sportondersteuners aftoetsen. Een nieuwe personeelsenquête werd in het voorjaar van 2015 opgemaakt zodat de afname in het najaar van 2015 kan gebeuren bij alle vaste medewerkers. Uit de bezoeken van de consulenten HR blijkt dat de lesgevers blij zijn om hen te ontmoeten. Zo kan er een gezicht gekleefd worden op hun aanspreekpunt. In het verleden was dit niet het geval. Persoonlijk contact is heel belangrijk. Ze vinden het fijn om feedback te krijgen en hun interesses te kunnen doorgeven. Het gebruik van docroom (elektronisch archief) lijkt bij de meeste lesgevers vlot te verlopen. Ze vinden het ook een meerwaarde dat ze administratief met alles in orde zijn. Een ander pluspunt is dat ze een gevarieerde job hebben, in aanraking komen met diverse doelgroepen, en kunnen lesgeven in verschillende disciplines. Er is ook een goed contact en binding met de klanten.