Contract Management met nextpcm Contract Management Versie 03/2011 nextevolution Benelux Vlierlaan 12 5056XT Berkel-Enschot / Tilburg The Netherlands
71% van alle bedrijven kan meer dan 10% van hun contracten niet meer terugvinden Bron: nextance, Mainz 2005 Middelgrote bedrijven, managen vaak meer dan duizend lopende contracten die op gemiddeld tien verschillende plaatsen worden bewaard. Juist contractmanagement vraagt vanwege de toenemende complexiteit van business content en de decentralisatie van gebruikers om uniforme bedrijfsprocessen en een bedrijfs-breed management van data en documenten. Alleen op deze manier kan de nodige transparantie en controle verwezenlijkt worden en worden contracten niet alleen geoptimaliseerd vanuit een specifiek belang, maar vanuit het belang van het gehele bedrijf. Lees de volgende pagina s om te ontdekken hoe u Contracten elektronisch kunt samenstellen en verwerken en dus het papieren bestand kunt vervangen, De verwerking van uw contracten direct in uw SAP omgeving kunt implementeren, Al uw contracten onder controle kunt hebben gedurende hun hele levenscyclus. Dit document is bedoeld voor het management en voor business consultants. We kunnen u tevens apart voorzien van gedetailleerde technische informatie. Page 2/18
Gegevens, documenten, bedrijfsprocessen. Een wereld een oplossing. Gegevens, documenten en bedrijfsprocessen horen samen thuis in contract management. nextpcm Contract Management brengt ze samen in één permanente en volledig geïntegreerde oplossing. Alle verzamelde informatie en documenten die bij een contract horen worden centraal opgeslagen en zijn dus zeer snel beschikbaar. Werkprocessen kunnen zowel handmatig als automatisch worden gestart. Rapporten zorgen voor helderheid over de status van de contracten en hun processen. Heldere status en veilig management voor elk contract. Page 3/18
Een oplossing voor alle gebruikersgebieden nextpcm Contract Management helpt ons om voor 100 procent te voldoen aan SOX 404 and ISO 9001 standaarden. Georg Schräder, SAP AG Juridisch De controle en kwaliteitswaarborging van contract management kan alleen functioneren als de standaarden transparant en uniform zijn. Door de toepasbare contractclausules en de controle op alle contractinhoud op een centrale locatie beschikbaar te maken, waarborgt u bedrijfsbreed de instandhouding van juridische specificaties én die van uw eigen richtlijnen. Inkoop Contracten zijn met name belangrijk bij Inkoop. Uitvoerige informatie over bestaande voorwaarden en hoeveelheden maken succesvolle onderhandelingen met leveranciers mogelijk. Actuele rapportages zorgen snel voor overzicht in de strategische controle van aankoopprocessen. En het overbodig worden van de contract administratie zorgt ervoor dat er meer ruimte komt voor andere belangrijke werkzaamheden. Verkoop De verkoop afdeling heeft te maken met de contracten waarvan het bedrijf afhankelijk is als het gaat om haar voortbestaan. Daarom is het van het grootste belang dat de omvang en de voorwaarden van alle klantcontracten kunnen worden geanalyseerd op basis van de meest uiteenlopende criteria. Aan de ene kant is er een verplichting om bewijs te leveren aan externe bureaus, aan de andere kant vormt deze informatie de basis voor strategische marketing. Controlling Contracten hebben meestal te maken met geldverkeer. Controlling moet in de gaten houden welke verplichtingen er bedrijfsbreed zijn en natuurlijk welke betalingen er gedaan moeten worden. Contractrisico s moeten op alle gebieden worden geanalyseerd en vervolgens kan Controlling zijn eigen taak binnen contract management uitvoeren, namelijk het controleren ervan. We kunnen op elk moment vaststellen wanneer er een deadline wordt overschreden of waar er nog problemen zijn. De software is voor ons dus de beste controle en vormt de basis voor goede zakelijke onderhandelingen." Page 4/18
Eenmaal uitgepakt, hoeft u alleen nog maar te klikken met uw muis: De oplossing installeren De nextpcm oplossing voor contractmanagement bestaat uit vier belangrijke onderdelen waarmee u alle contractsoorten kunt beheren gedurende hun gehele levenscyclus. Contractstandaard Alle gegevens van elk contract worden gestructureerd door middel van een snel en simpel overzicht. Processen De processen van alle contracten zijn gebaseerd op vastgestelde regels en u kunt zelf nieuwe werkprocessen toevoegen in een paar muisklikken! Contract map Alle belangrijke e-mails, office documenten en scans worden op de juiste plek opgeslagen en bewaard. Rapportages Deadlines, inhoud, ontwikkelingsstadia alles wat belangrijk is voor processen - wordt weergegeven in gepersonaliseerde en gestandaardiseerde rapportages. Lees meer over deze vier belangrijke onderdelen op de volgende pagina s. Page 5/18
De contractstandaard Overzicht over alle contractgegevens Alle contractgegevens worden hier op een gestructureerde wijze opgeslagen. Technisch gesproken, wordt dit gedeelte ingevuld door een gepersonaliseerd nextpcm SAP object, zodat gegevens centraal bewerkt kunnen worden en op een uniforme manier kunnen worden weergegeven. De velden kunnen worden aangepast aan individuele klant wensen en de oplossing kan gebruikt worden voor alle soorten contracten. Alle belangrijke contractgegevens met één klik, bijv.: Contracttype Basisgegevens Contractonderwerp Contractpartner Contracttermijnen controleert de beschikbare velden, registers en functies van de betreffende contractmap. Contractnummer, reserveringsnummer, afdeling, kostenberekening en veel meer. Beschrijving van de inhoud die bepaald is voor het contract of specifieke eisen uit de SAP materials database. Integratie van SAP stam gegevens over de crediteur, debiteur en zakenpartner van het object Controle op de automatische monitoring en het opnieuw presenteren van het contract in een later stadium. Page 6/18
De contractdossier: Alle documenten op de juiste plaats Of het nu papieren documenten, e-mails of reeds bestaande bestanden zijn: Alle documenten die belangrijk zijn voor een contract, worden opgeslagen in de digitale contractdossier. Zodoende is alle informatie en zijn alle documenten die te maken hebben met het betreffende contract beschikbaar op een locatie en op een gestructureerde manier. Dit zorgt voor een goed overzicht over het geheel, praktisch en veilig. nextpcm Contract Management levert best-practices voor bestandsstructuren, documentsoorten en toewijzingsregels die in de praktijk getest zijn. Hier door bent u er zeker van dat uw contractdossiers en contract documenten op de beste manier worden samengevoegd en beheerd. Digitalisering en indexatie Om alle documenten op de juiste plaats op te slaan en gemakkelijk door u teruggevonden te kunnen worden, ontvangt u een digitale register kaart met index informatie. Page 7/18
Samenstelling van documenten: Wanneer u wilt digitaliseren is aan u! U beslist wanneer een papieren document gearchiveerd moet worden. Soms is het handig om een document meteen te digitaliseren. In veel gevallen is voorbewerking van de documenten wenselijk. nextpcm contract management ondersteunt beide methoden: Direct, met workflow Het document wordt meteen gescand na ontvangst en wordt toegewezen aan een administratief werknemer voor accoord. Na toekenning van kenmerken wordt het automatisch opgeslagen in het dossier en is centraal beschikbaar. of later, met een barcode Wanneer documenten later gearchiveerd worden met een streepjescode, worden ze eerst in bewerkt in papiervorm en voorzien van een barcode. De verantwoordelijke voor de administratie scant de streepjescode en kan al meteen informatie samenstellen ter indexatie. Op elk moment in het proces, wordt het document dan gescand en samengevoegd met geïndexeerde informatie door middel van de barcode. of heel postscanner te gebruiken ad hoc door enkel een Veel mensen hebben tegenwoordig de beschikking over een scanner die bestanden naar hun persoonlijke mailbox stuurt. Sla de e-mail op en het document wordt ook meteen gearchiveerd! En het uploaden van digitale documenten is natuurlijk ook mogelijk Documenten die al digitaal beschikbaar zijn kunnen zowel met een sleepfunctie toegekend worden als ook met het indexatie template van een digitale contractdossier. Page 8/18
Het creëren van documenten: Klikken in plaats van schrijven Juist bij contractmanagement is de correspondentie met externe bureaus bijzonder uitvoerig.. Daarom is het zelfs beter dat office documenten direct gemaakt kunnen worden vanuit de contractmap terwijl men gebruik maakt van nextpcm en hierbij geassisteerd wordt door een assistent. Als het document eenmaal is toegewezen, wordt deze uiteraard meteen automatisch opgeslagen in het digitale dossier. Het vinden van Dossiers en documenten: Geen rennen meer, klaar met zoeken U kunt zoeken op basis van documenteigenschappen, of op basis van een complete tekst in het document. Alle registerinhoud van elke map kunt u zoeken met de functie zoeken. Er is ook een handig zoeksjabloon om documenten te zoeken. Gemakkelijk werken met oude contracten: Maak nieuw uit oud Grote (en kleine) hoeveelheden reeds bestaande contracten in verschillende formats (bijv. Excel Access) kunnen veilig en snel worden overgenomen in de digitale contractmanagement oplossing met de uitbreiding nextpcm Integration Engine. Dus niet alleen de nieuwe, maar ook de oude contracten kunnen permanent digitaal bewerkt worden. Page 9/18
De processen: Gedelegeerd Management goed onder controle S amen werken aan contractdocumenten in heldere en vastgestelde processen vormt een belangrijke basis voor contract managenemant en dat is met nextpcm geen probleem. Immers, met de uitbreidingsmodule Process Builder van nextpcm kunnen nieuwe processen direct gemakkelijk en snel in SAP geïntegreerd worden, zonder enige programmeerkennis. Ontwerp zelf processen met nextpcm Process Builder Een nieuwe contractsoort vereist goedkeuring door een leidinggevende die hierbij niet eerder betrokken is geweest? De verantwoordelijkheid voor goedkeuring is veranderd en ligt nu bij een nieuwe afdeling. Geen probleem! De handige uitbreidingsmodule nextpcm Process Builder maakt het mogelijk dat uw boekhouder direct en met weinig inspanning processen kan voorbereiden en starten in de SAP omgeving. Als u gebruik maakt van de sleepfunctie kan de verantwoordelijke leidinggevende de nodige stappen samenstellen, deze doornemen met de betreffende verantwoordelijken en het nieuwe arbeidsproces is direct beschikbaar in SAP. Technisch gezien werken SAP business workflows op de achtergrond, maar de anders onontbeerlijke installatie door een SAP specialist is nu overbodig. Dat bespaart tijd en geld en het maakt u onafhankelijker. Page 10/18
Rapportage: Controle is beter! Wanneer contracten onvrijwillig verlengd worden, moet u later betalen voor iets dat niemand meer wil. Deze oplossing biedt u een enorme mogelijheid om op grote schaal geld te besparen Matthias Walther, SAP AG De grootste toegevoegde waarde van digitaal contract management zit hem in de contract analyse. Dat vormt de basis voor strategisch contract management. Contract risico s, contractinhoud en nog veel meer kunnen bepaald en gecontroleerd worden door het hele bedrijf heen gebruik te maken van contractrapportages. Als alle contracten met bijbehorende informatie beschikbaar zijn in een permanent systeem, zijn de evaluatiemogelijkheden eindeloos. De standaard rapportages die meegeleverd worden, kunnen worden uitgebreid en aangevuld, simpelweg door individuele rapportages te gebruiken. Output vindt plaats in handige schema s. Dat betekent o.a. dat u zelf meteen kolommen kunt verwijderen of verplaatsen. En exporteren naar de meeste populaire bewerkingstools, Excel en Powerpoint kan natuurlijk ook met een simpele muisklik. Page 11/18
Implementatie: Een goed gelanceerd product is het halve werk! Het wel of niet slagen van een nieuwe oplossing hangt voor een groot deel af van de kwaliteit van de introductie. Daarom wordt nextpcm geïmplementeerd en geïntroduceerd met een getest procedurematig model. Document templates zorgen ervoor dat alle nodige informatie is samengesteld en gedocumenteerd in een gestructureerd formulier in elke fase van het project. Best Practices worden vooraf in nextpcm producten ingesteld, bijvoorbeeld: Gedefinieerde standaard velden van de contractstandaard, Gangbare bestandsstructuren en documentsoorten, Typisch contract relevante processen zoals het invoegen van documenten, vrijgave en goedkeuringsprocessen, verscherpingen, herhalingssjablonen, Standaard rapportages. Dit spaart tijd en helpt in de beoordelingsfase bij het definiëren van de individuele aanpassingen. Standard scenarios ondersteunen voornamelijk bij de implementatie en test ook de kwaliteit bij het doen van aanpassingen. De technische introductie vindt plaats in overeenstemming met SAP standaarden ( overdracht van de ontwikkeling naar het testsysteem, daarna naar het productieve systeem). Trainingsdocumenten zijn beschikbaar gemaakt door gebruik te maken van ScreenCams en praktijkoefeningen zijn op een dusdanige wijze beschikbaar gemaakt dat zelfs actieve zelf-training mogelijk is door middel van een simpele web browser, ongeacht de locatie of het systeem. Face-to-face training wordt uiteraard ook aangeboden. Page 12/18
Referenties: Tevreden klanten Een selectie van bedrijven die nextpcm Contract Management succesvol gebruiken voor permanent management van verschillende contractsoorten: Arcor AG & Co. KG Een oplossing voor contracten voor de gehele groep voor de afdeling Inkoop Franz Haniel & Cie. GmbH Management van garantie en aansprakelijkheidsrisico s, management van aandeelhouderschap. Hagebau Datendienst IT-Service GmbH Management van alle vergunningen en onderhoudscontracten Hüttenwerke Krupp Mannesmann GmbH Bedrijfsoplossing voor de afdeling inkoop Orlen Deutschland AG Management van de kaart klanten van het tankstation RTL2 Fernsehen GmbH & Co. KG Management van alle handelscontracten SAP AG Management van wereldwijde contracten voor derde partij contracten Sasol Solvents Germany GmbH Management van meer dan 2,000 boedelcontracten SSI Schäfer Shop GmbH Management van internationale handelsmerken en van klanten en IT contracten Takeda Pharma GmbH Management van contracten op de afdelingen Inkoop en Juridisch We stellen u graag in contact met deze bedrijven en we verzekeren u dat u nextpcm live kunt meemaken. Page 13/18
De producten: Modules die passen in elke omgeving De omgeving voor het creëren en het vormgeven van contracten ziet er in elk bedrijf anders uit: daarom bestaat nextpcm uit individuele modules en past zich probleemloos aan iedere omgeving aan De nextpcm producten ondersteunen het gehele contract management proces. Met andere woorden, de oplossingen zijn zo ontworpen dat ze in elke bedrijfsomgeving passen. Selectie van gegevens Indexatie en opslag van documenten in de digitale contract map Bedrijfsprocessen: contractbeheer Overlappende evaluaties en analyses De kern van de oplossing is nextpcm contract management. De andere producten kunnen hieraan worden toegevoegd indien nodig en zijn niet beschikbaar als aparte producten voor gebruikers, maar zijn een uitbreiding op de functionaliteit van de totale oplossing. Kies de service die u nu nodig heeft en de oplossing die bij u past. Page 14/18
De technologie: Volledige integratie in SAP nextpcm Contract Management wordt volledig geïntegreerd in SAP door De complete conceptualisering van het contract standaard in SAP, Gebruik van het SAP archief management voor het beheer van alle documenten, de integratie van SAP bedrijfsprocessen voor het beheren van contract processen, toevoeging van de SAP document builder voor het creëren van documenten met assistentie. Alle informatie en acties zijn live beschikbaar voor iedereen die werkt in een SAP omgeving. De oplossing neemt automatisch gegevens over van andere SAP modules en brengt op zijn beurt gegevens over naar deze modules. Overdracht tussen standaard SAP applicaties en nextpcm is mogelijk op veel punten, zodat u ononderbroken kunt wisselen tussen contractdocumenten, management van beschikbare middelen, FI/CO, enz. Wanneer SAP het belangrijkste systeem is in het bedrijf, is het vanuit het kosten aspect niet logisch om een andere contract management oplossing te gebruiken.."patrick Schuster, SSI Schäfer Shop GmbH Page 15/18
nextpcm Bedrijfsapplicaties: Voor intensief document beheer Data, documenten en processen horen bij elkaar en zijn samen gebracht in een applicatie met nextpcm, welk onderdeel is van de complete SAP oplossing voor uw bedrijf. Dit heeft voordelen voor alle bedrijfsonderdelen waar (papieren) documenten een belangrijke rol vervullen. Data en documenten worden beheerd in digitale bestanden met nextpcm, gezamenlijk bewerkt worden door middel van gecontroleerde processen en volledig geïntegreerd in SAP. De uitbreiding personnel management oplossing voorziet in verschillende bestands typen en integreert documenten die betrekking hebben op personeels management met SAP HR processen. De complete oplossing voor gedigitaliseerde facturering inclusief workflow ondersteunde processen. Dit product kan ook gebruikt worden in combinatie met nextpcm contract management, nextpcm procurement files en nextpcm real estate files. De goed ontworpen inkoop oplossing bevat het dossier dat relevant is voor inkoop. Integratie met SAP MM en de leveranciers stam gegevens creëert dus de basis voor een geautomatiseerd contracten leveranciersmanagement door het hele bedrijf. Alle documenten die betrekking hebben op onroerend goed management worden opgeslagen op een gestructureerde manier in verschillende bestandstypes (bijv. economische eenheid, verhuur eenheid, onderhoud) en zijn geïntegreerd in SAP RE processen. Aanvullende SAP processen en kerngegevens (van SAP MM, bijvoorbeeld) kunnen worden toegevoegd. Page 16/18
nextpcm Utilities: Modulaire uitbreidingen voor alle oplossingen De nextpcm utilities kunnen worden uitgebreid met de nextpcm bedrijfsapplicaties waardoor een nog betere prestatie en functionaliteit van de totale oplossing bereikt kan worden. Maak zonder problemen SAP processen! Alle bedrijfsprocessen (business processes) kunnen direct worden gemaakt via een grafische systeembeschrijvings module. De processen kunnen onmiddelijk functioneren op basis van de SAP business workflows zonder programmering. Realiseer in alle veiligheid alle massa invoer van gescande documenten of elektronische archieven! Er wordt een uitvoerprotocol gegenereerd voor elke invoer waardoor een goede ontvangst wordt gewaarborgd. Individuele SAP info types kunnen direct worden gerangschikt door middel van bewerking en met elkaar worden samengevoegd. Navigatie door de info types vindt plaats door het gebruik van Webdynpro interfaces. Gemakkelijke conversie van office documenten naar PDF, TIFF and TIF (gebaseerd op PDF of PDF/A) PDF (gebaseerd op TIF), JPEG formats. Het prettige management informatie systeem. Alle sleutelwoorden voor de analyse, de sturing en de controle van workflows worden grafisch weergegeven en bieden nauwkeurige aanwijzingen voor de voortdurende optimalisatie van processen. Page 17/18
Gegevens, documenten, processen. Een wereld een oplossing. nextpcm is a products family nextevolution AG nextevolution Benelux Vlierlaan 12, 5056XT Berkel-Enschot / Tilburg The Netherlands Direct contact by e-mail: nextpcm@nextevolution.nl Page 18/18 SAP is a registered trade name of SAP AG - Germany