DIS Digital Information System
Inhoud Digital Information System........................................ 4 ORGANI - Your Profit.................................................. 8
Digital Information System Doel van een digitaal informatie systeem Wist u dat : Studies wijzen uit dat maar liefst 90% van het geheugen van een onderneming op papier staat. Eén van de belangrijkste uitdagingen van een moderne onderneming is het management van de volledige documentenstroom. Het zogenaamde Electronic Document Management, of zoals Organi het liever noemt, Digital Information System, moet aan deze behoefte voldoen. 7,5% van alle documenten zoek geraken Een document gemiddeld 19 keer gekopieerd wordt Elke organisatie wordt te dikwijls geconfronteerd met de vraag om een bepaald document snel te kunnen inzien. Een vroegere offerte, een recente factuur, de brief die de klant gestuurd had, het antwoord vanwege het bedrijf enz. enz. Op die manier worden dagelijks heel wat documenten uit de dossiers opgehaald, gekopieerd,gefaxt of geë-maild en terug in de dossiers geklasseerd. Dat dit een heel arbeidsintensief werk met zich meebrengt, is zonder meer duidelijk. Door het elektronisch opnemen van alle documenten in een digitaal dossier kan men, zonder zich te verplaatsen, alle beschikbare documenten direct op het eigen werkscherm visualiseren. Een eventuele (her-)afdruk is dan snel gemaakt. Ook het direct doorsturen via fax of e-mail behoort tot de standaard mogelijkheden. We met z n allen gemiddeld 56% van onze tijd bezig zijn met documenten Als de vraag om inzage in de documenten vanwege de klant komt, dan kan u zelfs gebruik maken van een beveiligde internetconnectie of een extra module voor het uitwisselen van die documenten. Het is immers een logische stap om een overzicht van alle correspondentie aan uw klanten aan te bieden. Het verhoogt de transparantie en het vergemakkelijkt de communicatie met uw klanten. Dé basisvoorwaarde voor het aanleggen van een digitaal dossier is evenwel dat u heel consequent te werk gaat. Een digitaal dossier komt immers maar ten volle tot zijn recht wanneer het compleet is! We verbruiken allemaal te veel papier! Ondanks het toenemend gebruik van moderne media zoals e-mail of EDI wordt er nog steeds veel papier gebruikt: offertes, orderbevestigingen, facturen, opdrachten, brieven, vragen om inlichtingen enz. Veelal worden er extra kopieën afgedrukt van de correspondentie om te bewaren in het papieren archief! Vandaag wordt dit bij veel ondernemingen zelfs gedaan voor het inkomende e-mailverkeer. Vanuit deze manier van werken ontstaat niet alleen een enorme berg papier, ook het heen en weer geloop wordt hiermee fel in de hand gewerkt. Voor de opvolging van de dossiers is het immers nuttig tot noodzakelijk om de voorafgaande correspondentie visueel voor zich te hebben. Zelfs als u zeer goed georganiseerd bent en de informatie gestockeerd is vlak bij de medewerkers die ze nodig hebben, zal u mogelijk geconfronteerd worden met een eerder onprettige en mogelijk tijdrovende zoektocht. 4
Digitaliseren van inkomende en uitgaande documenten Scannen en toewijzen Dagelijks zal er correspondentie zijn die moet worden Om het digitaal dossier te voeden is het absoluut noodzakelijk dat men al de inkomende documenten zo vlug mogelijk via scanning digitaliseert. De ontvangen stukken kunnen aan een gebruiker worden toegewezen waardoor deze direct met de aanmaak van het dossier kan starten. Als het dossier behandeld is, worden de digitale stukken aan het dossier gekoppeld. In praktijk kan dit gebeuren door ingescand. Het scannen van deze documenten zal steeds geschieden op een werkpost waaraan een scanner is verbonden. Afhankelijk van de grootte van de onderneming, de hoeveelheid te scannen documenten en de strategie van het bedrijf, kunnen er één of meerdere centrale scanposten worden geplaatst én scanverantwoordelijken worden aangeduid. een manuele toewijzing of automatisch door middel van een kleefetiket voorzien van een barcode. Het scannen van documenten kan op velerlei manieren, de gebruiker heeft de keuze tussen pagina per pagina, meerdere pagina s in één bestand, enkel of duplex en met of zonder herkenning van barcodes. Eens gescand zal belangrijkste de taak van de scanverantwoordelijke bestaan uit het toewijzen van de te behandelen documenten aan de personen die met de verdere afhandeling van deze dossiers zijn belast. Bij deze toewijzing worden de ingescande documenten in de digitale inbox van de betreffende persoon geplaatst, zodat deze de documenten direct kan behandelen. Indien gewenst, kan het systeem een signaal geven wanneer er een nieuw digitaal document werd klaargezet. Alle uitgaande correspondentie wordt direct en automatisch gedigitaliseerd en aan het dossier toegevoegd. Dit is zowel van toepassing.voor een gewone brief als voor een offerte, een leveringsnota, een factuur. Ook uitgaande faxen en e-mails worden op een gepaste manier automatisch aan het dossier toegevoegd worden. Uitgaande documenten die na ondertekening worden teruggestuurd zullen steeds worden ingescand zodat ten allen tijde de meest recente versie van elk document in het digitaal archief aanwezig is. Deze documenten werden bij afdruk evenwel van een barcode voorzien, zodat deze na ontvangst zonder tussenkomst van de gebruiker als vervanging van het oude document worden opgeslagen. Behandeling van de ingescande documenten Een belangrijk principe hierbij is dat de gebruikers niet langer werken op basis van de fysische documenten, maar zuiver op basis van de digitale vorm ervan. Wenst u heel efficiënt en snel te werken dat raden we u een dubbele videokaart aan. Op die manier koppelt u immers twee beeldschermen aan uw werkpost zodat u tegelijkertijd uw digitaal dossier én uw operationele of financiële toepassing kan consulteren. 5
Opslagcapaciteit Het Digitaal Informatie Systeem bevat alle correspondentie eigen aan uw onderneming. Het is immers modulair opgebouwd en u kan er zowel de operationele, financiële als de commerciële documenten in terugvinden. Consultatie van het digitale archief De consultatie van het digitaal dossier verloopt meestal via het klassiek opzoeken van de klant of de leverancier, maar met de nieuwe DIS-toepassing kan u evengoed zoeken op ordernummer, factuurnummer, datum, type document of gebruiker. Wanneer u kiest voor het gebruik van een digitaal informatie systeem, dient u wel in acht te nemen dat u hiervoor extra opslagcapaciteit moet voorzien. Opslag van digitale documenten kan op verschillende types media, maar Organi raadt u aan deze centraal op te slaan op een harde schijf, dit op één van uw servers of op een speciaal hiervoor voorziene NAS (Network Attached Storage). Toepassingsgebieden Het digitaal dossier biedt duidelijk voordelen op verschillende deelgebieden. Het werd immers geïntegreerd met elke andere operationele, financiële en commerciële toepassing van Organi waardoor u een volledig digitaal archief bekomt. Tevens heeft u alle correspondentie visueel bij de hand wat een handig instrument is bij de verdere behandeling van uw dossiers. Indien u zich een dubbele videokaart aanschaft, wordt het zelfs 6
mogelijk twee monitoren aan uw werkstation te koppelen. Op deze manier kan u het digitaal informatie systeem steeds op laten staan wat een aanzienlijke winst inzake efficiëntie en tijdsbesteding betekent. Software voor documentbehandeling Een documentbeheersysteem bevat duidelijk veel meer dan een scanner en een PC met een harde schijf waarop de digitale documenten worden opgenomen. Een dergelijke toepassing moet in staat zijn om dagelijks honderden tot duizenden documenten in te scannen, te behandelen en te stockeren. Er moeten dus heel wat controles en bewerkingen uitgevoerd worden vooraleer een ingescand document op een correcte manier verder kan behandeld worden. Organi doet hiervoor beroep op een extern product, KOFAX Adrenaline Software. Dit pakket biedt immers alle faciliteiten inzake scanning, documentbehandeling en documentinterpretatie waardoor Organi zich volledig kon concentreren op de eigenlijke toepassing en zich niet diende bezig te houden met de technische aspecten van het scannen. Kofax ontwikkelt en commercialiseert dit soort hulpmiddelen sinds 1985 en is daarmee zonder meer een pionier inzake documentbehandeling. De Kofax oplossingen vinden we terug in de meest uiteenlopende branches en organisaties: banken, overheidsinstellingen, universiteiten, verzekeringsmaatschappijen, logistieke bedrijven, enz. 7
Organi - Your Profit Wij hopen stellig dat u op basis van dit document een voldoende duidelijk beeld hebt bekomen van de ruime mogelijkheden die DIS ook voor uw bedrijf kan bieden. Met onze 30 jaar ervaring moet dat zeker lukken! Wenst u meer informatie of een demonstratie? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze commerciële dienst. ORGANI BVBA Dynamicalaan 15 B 2610 WILRIJK T 03 820 63 00 F 03 830 07 98 info@organi.be www.organi.be 8