DIENSTHOOFD AFDELING WOONPROJECTEN Algemene informatie: Functietitel: Diensthoofd afdeling woonprojecten Naam functiehouder: XXX Rapporteert aan : Directeur Naam directeur Dominique Vrancken Goedkeuringen Handtekening functiehouder: Datum: Handtekening directeur: Datum: Plaats van de functie in de organisatie Raad Van Bestuur Directeur Ondersteuning -HR -ICT -Klachten -Onthaal -Poets Preventie Afdeling Huisvesting Afdeling Woonprojecten Sociale Dienst Afdeling Financiën KH HZ PM OT Beheer PM TD Medewerker sociale dienst Techniekers Debiteurenbeheer Functiebeschrijving diensthoofd afdeling woonprojecten 1/7
Omgevingsschets: Doel van de functie: Draagt zorg en is verantwoordelijk voor de optimale werking en interne controle van de afdeling woonprojecten teneinde mede een optimale werking van de organisatie te verzekeren. Zorgt voor ondersteuning en het aansturen van de medewerkers binnen de afdeling woonprojecten. Zorgt voor de naleving van procedures en wetgeving inzake de afdeling woonprojecten en implementeert deze binnen de dienst en/of organisatie. Ontwikkelt en reikt methodieken, procedures en acties aan ter bevordering van de algehele werking van de dienst woonprojecten waaronder o.a. het projectverloop van nieuwbouw en renovatieprojecten, herstellingen, arbeidsveiligheid, Werkt actieplannen op maat uit van de gedetecteerde behoeftes en zet deze bevindingen om in beleidsadviezen en/of werkmethodieken. Is medeverantwoordelijk voor de opvolging en de verwerking van schadegevallen. Staat in voor een goede wederzijdse communicatiestroom van de dienst met alle betrokken actoren, zowel intern als extern. Zorgt voor een goede samenwerking tussen de dienst woonprojecten en andere betrokken actoren, zowel intern als extern. Staat in voor een klantvriendelijke dienstverlening van de dienst en ontvangt en verwerkt eventuele klachten. Zorgt voor de praktische opvolging en begeleiding van onze huurders inzake de gerelateerde werkzaamheden. Zorgt voor het organiseren, coördineren en controleren van de verwerving en verkoop van onroerende goederen. Is verantwoordelijk voor het realiseren, opvolgen en controleren van projecten m.b.t. nieuwbouw-, renovatie en infrastructuurprojecten. Is verantwoordelijk voor de werven betreffende nieuwbouw, renovaties en infrastructuur. Is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de woongelegenheden en staat in voor de opmaak, uitvoering en opvolging van de onderhoudsplanning Organiseert, volgt op en controleert de werking van de onderhoudsdienst en zorgt voor de bestelling en beheer van werkmaterialen en werkmaterieel nodig voor het uitvoeren van onderhoudstaken. Staat in voor de uitwerking, het organiseren, uitvoeren, opvolgen en controleren van het veiligheidsbeleid (arbeidsveiligheid en psychosociale aspecten) en werkt hiervoor samen met de externe preventieadviseur. Belangrijkste interne interacties: Directeur, medewerkers afdeling woonprojecten, diensthoofden overige afdelingen, medewerkers overige afdelingen, onthaalmedewerker. Belangrijkste externe interacties: Huurders, kandidaat-huurders, kandidaat-kopers, kopers; Vlaamse overheden (Wonen-Vlaanderen, toezicht en VMSW) en lokale overheden (gemeenten, OCMW s en provincie); Advocaten; Dienstverleners zoals ontwerpers, architecten, externe studiebureaus (ingenieurs stabiliteit en technieken, ), Functiebeschrijving diensthoofd afdeling woonprojecten 2/7
Hoofd- en onderaannemers; Leveranciers; Verzekeringsmaatschappijen; Verkopers en projectontwikkelaars; Nutsbedrijven; Belangrijkste algemene verantwoordelijkheidsgebieden: Is verantwoordelijk voor de werking en het optimaal functioneren van de dienst. Is verantwoordelijk voor de interne taakverdeling en continue bijsturing van de dienst en medewerkers Is verantwoordelijk voor de systematische evaluatie van het functioneren van de medewerkers van de dienst. Stuurt mensen van de dienst aan tot het correct uitvoeren van hun taken en voert daartoe de controle uit. Zorgt voor een goede sfeer binnen de dienst. Coördineert het beheer van de dossiers en voert hiervoor de diverse controletaken uit. Voert ondersteunende werkzaamheden uit binnen de organisatie indien noodzakelijk. Is verantwoordelijk voor het gegevensbeheer binnen de dienst en zorgt voor de optimale informatiestroom binnen de afdeling en organisatie. Is het aanspreekpunt voor andere diensten m.b.t. vragen over de dienst woonprojecten. Zorgt voor een goede samenwerking met de andere interne medewerkers en diensten. Is verantwoordelijk voor het nemen van initiatieven om het theoretische (wetgeving, ) te vertalen naar methodieken, procedures en werkwijzen die toegepast worden door de interne medewerkers. Staat in voor het opstellen, het beheer en de controle van de uitvoering van werkwijzen en procedures binnen de dienst. Is verantwoordelijk voor de opmaak en opvolging van de werkschema s binnen de dienst en de aansturing van de medewerker(s). Coördineert en volgt de uitvoering van de doelstellingen binnen de afdeling op voor zowel deze uit het operationeel plan als andere. Is als interne preventieadviseur verantwoordelijk voor de uitwerking van een veiligheidsbeleid (arbeidsveiligheid en psychosociale aspecten) en werkt hiervoor samen met de externe preventieadviseur Is verantwoordelijk voor de opstelling, uitvoering, opvolging, bijsturing en rapportering van het veiligheidsbeleid. Is verantwoordelijk voor de opstelling, uitvoering en opvolging van de lange termijn planning en budgettering van de dienst. Voert onderzoek naar financieringsmogelijkheden voor projecten. Is verantwoordelijk voor de planning van het regulier, meerjaren en jaarlijks onderhoud van het patrimonium. Zorgt voor de realisatie van projecten (nieuwbouw, renovatie, infrastructuur) volgens de planning en coördineert de volledige administratieve en technische projectbegeleiding en de controle en het toezicht op de werven. Coördineert de voorbereiding en begeleiding van het proces van aanbestedingen, offerteaanvragen, onderhandelingsprocedures, en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het volledige proces van begin tot einde in lijn met de wetgeving (overheidsopdrachten, ) voor de aanstelling van dienstverleners, leveranciers of aannemers. Zorgt mede voor de werfvergaderingen en de opvolging van vorderingsstaten. Functiebeschrijving diensthoofd afdeling woonprojecten 3/7
Coördineert de administratie en de organisatie van voorlopige en definitieve opleveringen en zorgt mede voor grondige inspecties ter controle van de realisatie. Draagt bij tot het lobbywerk bij projectrealisaties. Is verantwoordelijk voor het onderzoek en voorbereiding van de verwerving, verkoop of overdracht van onroerende goederen, neemt deel aan de onderhandelingen en zorgt voor de juiste administratieve afhandeling en opvolging ervan. Coördineert de inkoop, gebruik en beheer van materialen en werkmaterieel Is verantwoordelijk voor de controle van vorderingsstaten en facturen mbt zijn taken en dienst. Is verantwoordelijk voor het technisch beheer en onderhoud van het patrimonium Is verantwoordelijk voor de organisatie, planning, uitvoering van plaatsbeschrijvingen en de hierbij horende taken. Is verantwoordelijk voor de coördinatie, planning, uitvoering, controle en registratie van de werkzaamheden van de eigen arbeiders en externe aannemers inzake herstellingen, kleine renovaties en onderhoud van het patrimonium. Is verantwoordelijk voor de organisatie van de huiscontroles inzake technische aspecten van het patrimonium en zorgt voor opvolging en afhandeling. Is medeverantwoordelijk voor de verwerking, behandeling en het afhandelen van verzekerde schadegevallen van gebouwen en voertuigen. Is (mede)verantwoordelijk voor het onderhouden van de relaties met de externe relevante actoren Is verantwoordelijk voor een laagdrempelige en klantvriendelijke dienstverlening van huurders inzake dienst-gerelateerde aangelegenheden. Zorgt voor de coördinatie, behandeling en opvolging van vragen, klachten, opmerkingen van externen. Competenties: Kerncompetenties Organisatiebetrokkenheid o Toont zich betrokken met de werking, belangen, prioriteiten en doelstellingen van de organisatie, dienst en functie, en handelt daarnaar in de praktijk Betrokkenheid maatschappelijke kwetsbaarheid: o Is betrokken op de leefwereld van maatschappelijk kwetsbare mensen, met respect voor de totale persoon. Behandelt iedereen gelijkwaardig en met respect, onafgezien van ras, geslacht, levensbeschouwing of overtuiging. Beseft dat elk lid van de samenleving talenten heeft en dat iedereen een waardevolle sociale bijdrage heeft te leveren. Constructief samenwerken: o Levert een constructieve bijdrage aan een gemeenschappelijk resultaat op het niveau van een team, een regio of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk in het persoonlijk belang is. Stelt zich constructief op in samenwerking. Levert intern en extern een actieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat. Functiebeschrijving diensthoofd afdeling woonprojecten 4/7
Leervermogen: o Plant actief de eigen groei en beheert deze in functie van mogelijkheden, interesses en ambitie. Formuleert leerpunten op basis van een kritische reflectie op het eigen functioneren. Geeft op basis van reflectie de eigen loopbaan permanent en actief vorm. Flexibiliteit: o Neemt een flexibele houding aan ten aanzien van veranderende omstandigheden en diverse situaties, en speelt hier op in. Past het eigen handelen / de eigen houding aan indien er zich veranderingen voordoen, teneinde het gestelde doel te bereiken. Gaat om met verscheidenheid: (h)erkent de diversiteit in situaties en neemt er tegenover een flexibele en open houding aan, en past zich indien nodig hieraan aan. Is bereid taken te doen die niet tot het normale pakket behoren. Loyaliteit: o Voelt zich positief verbonden met de organisatie en de interne medewerkers, zowel intern als naar buiten toe. Kent de doelen, beleidskeuzes en plannen die voor de organisatie zijn geformuleerd. Spreekt over wij als hij/zij het over de organisatie heeft. Conformiteit en integriteit: o Heeft respect voor hiërarchie en procedures van de organisatie en collega s. o Volgt de opgestelde werkwijzen binnen en in samenspraak met de organisatie, en handelt niet naar eigen goeddunken of op eigen houtje, ook indien de werkwijze niet strookt met de eigen mening. o Helpt anderen wanneer dit noodzakelijk is. o Handhaaft algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, ook van deze binnen de organisatie, zich niet laten beïnvloeden door sympathieën en/of antipathieën. o Neemt geen standpunt in tegenover buitenstaanders. o Geeft geen commentaar bij identificatiegegevens. Kwaliteitsgerichtheid: o Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van eigen werk, en streeft verbeteringen na. Wendt zijn beroeps specifieke kennis aan om in een professionele omgeving de kwaliteit te bewaken. Werkt zorgvuldig: nauwkeuring en geconcentreerd. Voltooit doorgaans werkzaamheden binnen de afgesproken tijdslimiet, ook als daar extra inspanningen voor moeten geleverd worden. Helpt anderen wanneer dit noodzakelijk is. Zorgt voor een efficiënte manier van werken binnen het eigen verantwoordelijkheidsdomein en heeft een algemeen overzicht van de werkzaamheden om de voorgestelde resultaten te behalen. Neemt correctheid als richtsnoer bij zijn/haar taakuitvoering en is eerlijk en gaat respectvol om met anderen. Zorgt voor een aangename werksfeer. Verantwoordelijkheidszin en maatschappelijk verantwoord handelen: o Neemt de toegewezen verantwoordelijkheden ernstig op. Behandelt alle klachten van huurders serieus en vol toewijding en besteedt veel aandacht aan het oplossen ervan. o Stelt zich kritisch op t.o.v. anderen. o Handelt duurzaam, ethisch en ecologisch. Houdt de ecologische voetafdruk in de werksituatie zo klein mogelijk. Handelt ethisch in zijn werksituatie. Functiebeschrijving diensthoofd afdeling woonprojecten 5/7
Handelt duurzaam in zijn werksituatie. Maatschappelijk bewustzijn: o Volgt relevante ontwikkelingen voor zijn/haar werkterrein op en benut deze kennis Volgt maatschappelijke evoluties en heeft een constructief-kritische kijk erop. Maakt actief gebruik van zijn kennis over maatschappelijk evoluties. Voorkomen: o Beschikt over een goede geloofwaardigheid en overtuigingskracht. Is zelfzeker doch wel bedachtzaam en gedraagt zich niet impulsief. Neemt een actieve houding aan. Beschikt over voldoende zelfvertrouwen. o Is vriendelijk en uiterlijk verzorgd. o Is voldoende sociaalvaardig ingesteld zijn en kan contacten leggen op een vlotte en aangename manier. o Is eerlijk en betrouwbaar. Geeft steeds correcte informatie door en komt gemaakte afspraken na. Gaat op een betrouwbare manier met gelden en middelen om. Klantvriendelijkheid / klantgerichtheid: o Begroet de bezoekers steeds op een vriendelijke manier. o Helpt de mensen verder. o Informeert de klant over het gevolg dat zal gegeven worden aan de vraag. o Behandelt alle klachten van huurders serieus en vol toewijding en besteedt veel aandacht aan het oplossen ervan. o Bouwt een goede en blijvende relatie op met zowel interne als externe interacties. Functiespecifieke competenties Leiding geven: o Voert leidinggevende activiteiten uit en geeft sturing in praktijksituaties Geeft richting en sturing aan de activiteiten van een werkgroep, team of in samenwerkingsverband Organiseren en plannen: o Stelt en bepaalt op effectieve wijze prioriteiten, acties, tijd en middelen om deze te bereiken. Ziet het onderscheid in van dringende en niet-dringende opdrachten en voert deze naargelang uit. o Organiseert taken op de meest efficiënte manier. o Voert taken juist, efficiënt en nauwkeurig uit, ook onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenkanting. o Werkt zorgvuldig, controleert steeds eigen werk en zorgt dat fouten een uitzondering zijn. o Pleegt overleg met de verschillende interne en externe interacties. o Is verantwoordelijk voor het tijdig uitvoeren van hem toegewezen opdrachten en projecten, volgt de voortgang op en neemt initiatief tot acties in overleg met de directeur. Zelfstandigheid en initiatief: o Onderneemt uit eigen beweging, zonder aansporing van iemand anders, actie. Maakt zelfstandig zijn waar. Neemt initiatief en anticipeert op gebeurtenissen. Creativiteit en innovatie: o Komt met originele ideeën voor vraagstukken die met de werksituatie verband houden en handelt ernaar. Gaat actief op zoek naar nieuwe invalshoeken. Functiebeschrijving diensthoofd afdeling woonprojecten 6/7
Brengt nieuwe invalshoeken binnen in de eigen praktijk. Brengt nieuwe invalshoeken binnen in de organisatie. Relatie doelgroep: o Gaat een professionele relatie aan met de doelgroep zowel op individueel niveau als op groepsniveau, en onderhoudt deze. Beschikt over interpersoonlijke sensitiviteit. Gaat een professionele relatie aan met de doelgroep. Netwerken: o Ontwikkelt en bestendigt relaties en samenwerkingsverbanden met professionelen en doelgroep-leden en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten op individueel en organisatorisch niveau die voor eigen opdracht nuttig kunnen zijn. Bouwt doelgericht invloedrijke, professionele netwerken uit. Onderhoudt contacten met zijn bestaande netwerken om informatie in te winnen en door te geven. Projectmatig werken: o In staat om problemen te herkennen, te zoeken naar mogelijke oplossingen en haalbare oplossingen voor te stellen (met weinig concrete gegevens een logica kunnen detecteren en hieruit een oplossing afleiden). o Past de principes van projectmatig werken toe. Verkent de wenselijkheid van een strategische actie binnen een strategische doelstelling (detecteert vragen, wensen en behoeften). Vertaalt in de voorbereiding het kader van de strategische actie in een moederfiche (maakt analyse en plant acties). Voert geplande sleutelactiviteiten uit zodanig dat de beoogde resultaten worden nagestreefd binnen een bepaalde tijd. Evalueert het projectverloop van de strategische actie en bouwt nazorg in. Beleidsaanbevelingen en -voorstellen kunnen aanreiken: o In staat om bevindingen om te zetten in adviezen en oplossingen aan het beleid. Discretie: o Handelt discreet in de uitoefening van zijn/haar taken en bevoegdheden. Functiebeschrijving diensthoofd afdeling woonprojecten 7/7