De financiële afdeling in verandering DEEL II Business Controlling als partnership voor de business Een blik vooruit op strategie, structuur en human capital. 1 De financiële afdeling binnen een organisatie wordt - in het slechtste geval - beschouwd als een aparte entiteit waar een bijzondere cultuur heerst. Werknemers zouden er niks anders doen dan cijfertjes analyseren. Ze vallen er niet op en houden zich graag op de achtergrond. Het is tijd om de perceptie over de financiële diensten te veranderen. Het is tijd om de financials van een organisatie naar dat niveau te tillen waarbij we ons de vraag stellen: kunnen we de financiële diensten inzetten om een organisatie concurrentieel, winstgevend en attractief te maken? En zo ja is het tijd voor change management in deze sector?
Het antwoord is volmondig: ja! Verandering, of change, vindt zijn ontstaan in de top van de organisatie. In onze vorige whitepaper hebben we daarom de rol van de CFO 2.0 uitvoerig onder de loep genomen. CFO 2.0, the man with the plan Even recapituleren. Samen met de CEO speelt de CFO een belangrijke rol in een efficiënt veranderingsproces. In de eerste plaats is de CFO the man with the plan: vanuit zijn positie als nummer 2 in de organisatie stippelt hij duidelijk en transparant zijn visie uit en communiceert hij open over de te halen doelstellingen. Openheid en vertrouwen zijn twee heel belangrijke factoren: om de juiste mensen mee te krijgen in het change-verhaal, is een vertrouwelijke sfeer nodig en moet de CFO in staat zijn om zijn leiderschapsstijlen aan te passen aan de noden van de organisatie. Hoe dan ook, veranderingen doorvoeren kan niet zonder een succesvol strategisch plan. In Deel 1 van onze reeks whitepapers stelden we daarom dit handig stappenplan op als leidraad. De conclusie is duidelijk: om de bedrijfsresultaten te verbeteren, heeft de CFO niet enkel een duidelijke visie nodig, maar ook de hulp van de juiste personen. Eén van die personen is de Business Controller, zijn operationele rechterhand. Leg de bedrijfsdoelstellingen en de missie van de organisatie vast. Formuleer daarbij meetbare objectieven. Zet de doelstellingen om in meetbare variabelen voor de hele organisatie. Aan de hand van deze KPI s krijg je inzicht in de stand van zaken. Met behulp van een sterke business intelligence tool en een performance management systeem werk je op een doortastende en efficiënte manier. Betrek de business controller als business partner om samen de bedrijfsresultaten te verbeteren.
2 Wat de CFO 2.0 is voor de CEO, is de business controller voor de business-owner: een betrouwbare partner. Omdat hij operationeel sterker is dan de CFO, staat hij dichter bij de business: hij kent de details beter en wordt daadwerkelijk betrokken van A tot Z. De Business Controller moet processen begrijpen om valkuilen te kunnen vermijden en kosten te reduceren. Hoe meer hij vragen gaat stellen over marges, investeringsanalyses en rentabiliteit en hoe meer hij blijk geeft van inzicht in en begrip van de business, hoe groter zijn betrokkenheid wordt. partnership partnership De Business Controller als business partner De Business Controller ondersteunt de CFO en de CEO bij de implementatie van het change-proces. Hij is verantwoordelijk om de missie en visie die CFO en CEO top-down formuleren te transformeren in een bottom-upstrategie voor de business. Hij moet de visie van CEO en CFO omzetten in tastbare en concrete zaken, zodat de business-owner (op afdelingsniveau) vanaf de eerste minuut mee is. Doordat de business controller tastbaar en vooral begrijpelijk materiaal aanreikt aan de business-owner, ontstaat er een nauwe wisselwerking tussen de twee. Samen maken ze budgetten op en bewaken ze de rentabiliteit, werken ze constructieve maatregelen uit en moedigen ze investeringen aan. Beide partijen plegen constructief overleg over de rentabiliteit van de klanten, leveranciers, producten en diensten. De business controller komt proactief én reactief met oplossingen. Hij focust op non-financiële KPI s, specifiek voor die businessunit of afdeling. Een scherpe blik op de business en kennis van zaken zijn dus van het grootste belang.
Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de afdelingen, raden we aan om je Business Controller te laten focussen op maximum twee verschillende departementen. Enkel wanneer de Business Controller een grote affiniteit heeft met zijn business, kan hij zich echt verdiepen in de materie. Mogelijke succesvolle combinaties: Sales en Marketing Logistiek en productie Aankoop, HR en ICT Een Business Controller is geen Financial Controller Een Business Controller is niet hetzelfde als een Financial Controller. Beide combineren uitstekende analytische vaardigheden met een nauwkeurige en gedreven persoonlijkheid en goede communicatieskills. Toch zijn er grote verschillen. Sterk analytisch georiënteerd Betrokken in rendabiliteitsaspecten vanuit verschillende hoeken: product - klant - marge Ook betrokken bij niet-financiële KPI s Proactieve houding + grote betrokkenheid Volgt tendensen op Werkt nauw samen in team Statutaire verantwoordelijkheid Geeft de boekhouding realistisch weer Zorgt voor de juiste provisies op de juiste plaats Voornamelijk reactief + vaststellend Zeer accuraat Helikopterview op de business Samen de bedrijfsresultaten verbeteren De resultaatsgerichte aanpak van de business controller vertrekt vanuit de business. Hij houdt rekening met de financiële parameters van elk project/proces en hij werkt nauw samen met de business-owners. Investeren om de onderneming te laten groeien en een duidelijke focus op rendement en kostenbesparing zijn zaken die met stip zijn aangeduid in de agenda van de business controller. Net zoals een doorgedreven focus op marge en de implicaties daarvan.
Die resultaatsgerichte aanpak is natuurlijk enkel mogelijk als de business controller een sterke affiniteit heeft met de bedrijfsprocessen én als er ruimte is voor procesoptimalisatie en efficiëntieverbetering. 3 In een groeiende en evoluerende organisatie is het de taak van de business controller om de omgeving te begrijpen en zich aan te passen aan de cyclus waarin de organisatie zich bevindt. Organisaties in volle groei hebben baat bij een proactieve business controller, die meedenkt in functie van de groei van het bedrijf. Organisaties die te kampen hebben met een dalende markt, werken best met een reactieve controller die gewend is om maatregelen te treffen en op efficiënte wijze kostenbesparingen door te voeren. 4 In de praktijk heeft een CFO de business controller graag onder zijn hoede. Zo kan hij ingrijpen wanneer het botst tussen de controller en zijn business. De financiële afdeling moet in dat geval dienst doen als een veilige haven voor de controller. Dit kan enkel in een dynamische en geïntegreerde omgeving, met een CFO die zelf een proactieve houding aanneemt. Wanneer de business controller onder de business zelf valt, toont hij maar beter voldoende ruggengraat om in te gaan tegen de eisen van de afdeling. Een business controller die vanuit de business opereert, heeft het vaak lastiger om speelruimte voor zichzelf te creëren.
10 must-have skills voor een goede Business Controller BUSINESS GEORIËNTEERD Een sterke interesse in de business en een grondige kennis van de processen zijn noodzakelijk om snel linken te kunnen leggen en valkuilen te ontlopen. KENNIS VAN IT De business controller heeft de IT-tools van de organisatie onder de duim en is in staat een grote hoeveelheid data te beheren. ANALYTISCHE GEEST Hij kan data verzamelen, analyseren en omvormen tot rapporten en draagt op die manier bij tot de rentabiliteit van de organisatie. KRITISCHE HOUDING De business controller kan processen op een kritische en objectieve manier analyseren. Waar nodig, durft hij een andere koers te volgen, ook al druist die in tegen de wensen van de business. EXPERTISE Het belangrijkste kenmerk van een goeie business controller? Expertise. Rentabiliteit nastreven, al dan niet door margeverbetering, daar draait het om. De business controller zorgt voor adequate investeringen en efficiënte kostenbesparingen. GELOOFWAARDIG Hij wekt vertrouwen door mee te denken en oplossingen aan te reiken. PROCESSEN VERBETEREN De business controller brengt processen in kaart en formuleert waar nodig efficiënte en realistische voorstellen om ze te optimaliseren. FLEXIBEL De business controller kan snel schakelen en meedenken in een steeds veranderende business. KOSTEN BESPAREN EN GROEI STIMULEREN Hij formuleert voorstellen die groei stimuleren en kosten reduceren. POSITIEVE AANPAK De business controller heeft een positieve ingesteldheid en past die ook toe.
Ufinity brengt je financiële afdeling in topvorm Ufinity is een solide partner in de boeiende, bedrijvige wereld van finance. We analyseren, adviseren en begeleiden de financiële afdeling, van a tot z. Processen & Systemen Ondersteun je financiële afdeling met de juiste systemen. Begeleiding bij softwarekeuze. Uitgebreide domeinkennis: P2P, Working Capital. Budget & rapportering, ERP, BI.. Werving & Selectie - Interim management De juiste financial op de juiste plaats. Werving en selectie van je financiële profielen. Tijdelijk inhuren van financiële experten. Betaalde stages door young potentials. Training & Coaching Hou je skills en financiële kennis op peil. In-house opleidingstrajecten op maat van jouw financiële afdeling. Technische en soft-skill trainingen georganisered bij Ufinity. Persoonlijke coachingtrajecten van medewerkers. Business Park King Square Veldkant 33B B-2550 Kontich www.ufinity.be info@ufinity.be +32 (0)3 450 80 34