MONDELINGE PRESENTATIE Zowel tijdens je opleiding als in je toekomstige beroepspraktijk zul je mondelinge presentaties voor een groep mensen moeten geven. Voor veel mensen is dat behoorlijk spannend. Dat is niet onlogisch als je bedenkt dat een mondelinge presentatie eigenlijk een onnatuurlijke situatie is: als spreker ben je langere tijd alleen aan het woord en er is weinig of geen feedback van het publiek (eenzijdige communicatie). Daarom is het van belang dat je presentatie een zo duidelijk mogelijke structuur heeft. Op die manier houd je de aandacht van het publiek vast en raak je zelf de draad van het verhaal niet kwijt. Hieronder wordt uitgelegd hoe je een mondelinge presentatie voorbereidt en waar je op moet letten bij de uitvoering. Met een goede voorbereiding en door veel te oefenen kun je ervoor zorgen dat je je zekerder voelt en dat je steeds vaardiger wordt. VOORBEREIDING Als je het onderwerp van je presentatie hebt bepaald, ga je aan de slag met de voorbereiding. Houd daarbij het volgende stappenplan aan. 1. Aanleiding/doel van de presentatie bepalen Waarom houd je een mondelinge presentatie? Wat wil je ermee bereiken? Bepaal wat je doel is: je publiek informeren of overtuigen. 2. Publiek analyseren Probeer antwoord te krijgen op de volgende vragen: Uit welke personen bestaat je publiek? Wat is de relatie tussen jou en je publiek? Zijn het mensen uit jouw vakgebied of juist niet? Wat weten ze al van het onderwerp? Hoe meer je weet over je publiek, hoe beter je kunt bepalen wat je gaat vertellen en hoe je dat gaat doen. 3. Organisatorische zaken controleren Hoeveel tijd is er beschikbaar voor jouw presentatie? Is het een individuele presentatie of een groepspresentatie? Is jouw/jullie presentatie de enige of één van de vele? Hoe groot is de ruimte? Welke hulpmiddelen kun je gebruiken? De antwoorden op deze vragen bepalen mede hoe je presentatie eruit zal gaan zien. 4. Informatie verzamelen Noteer eerst wat je zelf al weet van het onderwerp. Ga daarna op zoek naar aanvullende informatie. Je zult beginnen met algemene informatie en daarna op zoek gaan naar meer specifieke informatie (voorbeelden, cijfers, etc.) Gaandeweg zul je merken dat je steeds meer aanknopingspunten krijgt en dat je het onderwerp steeds verder kunt uitdiepen. Denk niet te snel dat je te veel informatie hebt. Zaken weglaten kan altijd nog. Bovendien is het goed om meer over het onderwerp te weten dan dat je uiteindelijk gaat vertellen. Hoe deskundiger je bent, hoe makkelijker het zal zijn om iets over je onderwerp te vertellen. Beoordeel de informatie: sluit deze aan bij het publiek, weet je er voldoende van om de informatie over te dragen? Selecteer de informatie: wat ga je vertellen? En wat niet?
5. Presentatie structureren Een presentatie bestaat uit 3 delen: een inleiding, een kern en een slot. Inleiding De inleiding heeft een aantal functies. Start van je presentatie: heet het publiek welkom en stel jezelf voor Structuur van je verhaal duidelijk maken: vertel wat het onderwerp van je presentatie is en kondig de deelonderwerpen aan. Op deze manier kan je publiek het verhaal straks goed volgen. Je kunt ook aangeven hoe lang je presentatie gaat duren en of je tussentijds vragen wilt beantwoorden. Aandacht van je publiek vangen : maak je inleiding extra krachtig door bijvoorbeeld een vraag aan je publiek te stellen of door een voorbeeld of een anekdote te vertellen. Zorg er wel voor dat je opening past bij je verhaal en bij jou. kern Dit is je eigenlijke verhaal. Zet alle geselecteerde informatie in een (voor je publiek) logische volgorde. Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Blijf de structuur van je verhaal benadrukken door de verschillende deelonderwerpen tijdens de presentatie aan te kondigen en een behandeld deelonderwerp samen te vatten. Zorg ervoor dat je niet alleen beweringen of algemene uitspraken doet, maar gebruik voorbeelden, argumenten, etc. om je verhaal kracht bij te zetten. slot Net als de inleiding heeft het slot van een presentatie verschillende functies. Afronden van je verhaal: blik terug op de inhoud van je presentatie door middel van een samenvatting of een conclusie. Als je in de afsluiting een link legt naar de inleiding, vormt je presentatie een mooi, afgerond geheel. Ervoor zorgen dat jouw presentatie het publiek bijblijft: een krachtige, pakkende formulering blijft beter hangen dan een algemene afsluiting. Mogelijkheid voor publiek om vragen te stellen. Aanwezigen bedanken voor hun aandacht. 6. Spreekschema maken Het lijkt heel veilig om je verhaal letterlijk uit te schrijven, maar niets is minder waar. Als je de tekst voorleest of uit je hoofd hebt geleerd, ben je een verhaal aan het 'opdreunen' en kun je geen contact maken met het publiek (gebrek aan non-verbale communicatie). Een ingestudeerd of voorgelezen verhaal is al snel saai om naar te luisteren. Bovendien is het risico groot dat je de draad kwijtraakt, omdat je jezelf 'verliest' in de tekst. Maak daarom een spreekschema. Dit is een soort spiekbriefje dat je tijdens je presentatie gebruikt. Noteer in trefwoorden de informatiepunten van je presentatie. Je spreekschema moet alle informatie bevatten die je nodig hebt om je verhaal (zonder andere hulpmiddelen!) te vertellen. Ga schematisch en overzichtelijk te werk. Je kunt dan op elk moment tijdens de presentatie in één oogopslag zien waar je bent in je verhaal. Je kunt ook de overgangen tussen de onderdelen noteren, bepaalde details opschrijven (jaartallen, namen, betekenis van afkortingen, etc.) en aanwijzingen voor het gebruik van hulpmiddelen in je schema verwerken.
Als je wilt, kun je eventueel de eerste en de laatste zinnen van je presentatie helemaal opschrijven als houvast. Bij een groepspresentatie geef je in je spreekschema ook aan wie wat vertelt. Let op: zorg ervoor dat alle groepsleden volledig op de hoogte zijn van de inhoud van de presentatie. Mocht er iemand uitvallen, dan moet de rest het kunnen overnemen. 7. Hulpmiddelen gebruiken Je kunt hierbij denken aan een PowerPoint-Presentatie, een whiteboard of een flip-over, handouts, meegebrachte spullen die je wilt laten zien of demonstreren, etc. Hulpmiddelen hebben niet alleen voordelen, maar ook nadelen. voordelen kunnen de structuur verduidelijken illustreren je verhaal er 'valt wat te zien' nadelen kunnen aandacht van publiek afleiden vergen voorbereiding vergen vaardigheid in het gebruik kunnen 'technische problemen' geven Let erop dat deze hulpmiddelen bedoeld zijn om je presentatie te ondersteunen en niet om jouw verhaal te vervangen! Als je je hulpmiddelen om wat voor reden dan ook niet kunt gebruiken, zul je je verhaal op eigen kracht moeten vertellen. Richtlijnen voor het maken van een PowerPoint-presentatie 1 onderwerp = 1 dia max. 7 à 8 regels per dia Werk puntsgewijs en gebruik korte formuleringen/steekwoorden. Gebruik evt. een structuurkolom (overzicht van deelonderwerpen, de lijn van je presentatie) aan de zijkant van elke dia. Zorg voor een goede leesbaarheid: schreefloze letter, juiste grootte, voldoende contract (liefst donkere letter op lichte achtergrond. Controleer de leesbaarheid op je PC door op ongeveer 3 meter afstand van het scherm te gaan staan. Zorg voor voldoende 'witruimte' (ruime kantlijnen). Gebruik één lettertype voor alle dia's (evt. ander lettertype voor de koppen). Houd de achtergrond eenvoudig en gebruik liever geen effecten. Te veel drukte leidt af van de inhoud. Soms werken eenvoudige afbeeldingen/diagrammen beter dan tekst. Gebruik correcte spelling. Gebruik niet te veel dia's. Nummer je dia's. Dat is handig voor jezelf en voor toehoorders die naderhand een vraag willen stellen. Controleer vooraf of alle apparatuur aanwezig is en goed functioneert. Loop de presentatie helemaal door en controleer of alle dia's aangeklikt kunnen worden. Zorg ervoor dat je een back-up van het bestand bij je hebt. 8. Oefenen van je presentatie Neem de tijd om je presentatie te oefenen, met hulpmiddelen en liefst met publiek (groepsleden, klasgenoten, vrienden, huisgenoten, familieleden). Vraag om feedback! Houd bij hoe lang de presentatie duurt. Afhankelijk van de beschikbare tijd zul je misschien informatie moeten schrappen of toevoegen. Denk alvast na over vragen die gesteld zouden kunnen worden en de antwoorden die je op deze vragen kunt geven.
UITVOERING Nu je je presentatie goed hebt voorbereid, kun je je gaan concentreren op de uitvoering. Wijze van presenteren Zeker zo belangrijk als de inhoud van je verhaal is de manier waarop je de boodschap presenteert. De volgende tips kunnen daarbij helpen. Overdrijf echter niet. In het algemeen geldt: hoe natuurlijker je overkomt tijdens de presentatie, hoe beter. algemeen Dim het licht, maar zorg ervoor dat spreker en publiek elkaar nog goed kunnen zien. Betrek je publiek bij je presentatie: kijk rond, maak oogcontact, richt je verhaal op je toehoorders, straal enthousiasme uit, gebruik humor, stel vragen. Praat niet alleen, maar gebruik ook je ogen en je oren. Reageer op wat je ziet en wat je hoort. Houd de vaart in je presentatie, maar bouw ook rustmomenten in. Zet je spreekschema liefst op niet te grote, stevige kaartjes. Dit voorkomt ritselgeluiden, onhandig geblader en verfrommelde blaadjes. verbaal Haal rustig adem, spreek rustig, luid en duidelijk, en varieer in toonhoogte. Gebruik korte, duidelijke zinnen. Spreek netjes, maar blijf jezelf. Gebruik geen moeilijke woorden die het publiek of jijzelf niet begrijpt. Vermijd stopwoordjes of repeterende woorden. non-verbaal Zorg voor een ontspannen basishouding: twee voeten stevig op de grond (ongeveer op schouderbreedte) zodat je niet gaat wiebelen, ontspannen armen en schouders. Ondersteunende lichaamstaal (zoals handgebaren) verlevendigen je presentatie, maar mogen niet afleiden van het verhaal. Als je niet weet waar je je handen moet laten, houd dan bijv. je spreekschema in één hand of 'maak een sneeuwbal' (Erwin Kroll). Ga niet met je handen frunniken (komt nerveus over), doe je handen niet in je zakken (staat ongeïnteresseerd) en sta niet met je armen over elkaar (gesloten houding). Wanneer je gebruik maakt van hulpmiddelen, ga dan zo staan dat je publiek de informatie goed kan zien, dat je gemakkelijk dingen kunt aanwijzen of demonstreren en dat je bovendien oogcontact met je publiek houdt. Let op je persoonlijke verzorging. Het is verboden om tijdens een presentatie kauwgom te kauwen of je jas aan te houden! Vragen Vragen vanuit het publiek hoeven niet te betekenen dat er iets onduidelijk is geweest, maar zijn vaak een signaal dat je presentatie interessant is en de nieuwsgierigheid prikkelt. Geef aan het begin van je presentatie aan of het publiek tussentijds vragen kan stellen of dat er aan het eind gelegenheid voor vragen is. Wanneer er een vraag wordt gesteld, luister dan aandachtig. Herhaal de vraag voor de rest van het publiek. Zo kun je bovendien controleren of je de vraag goed begrepen hebt. Richt je bij het beantwoorden van de vraag niet alleen tot de vragensteller, maar ook tot de rest van het publiek, zodat iedereen zich aangesproken voelt. Informeer nadat je de vraag hebt beantwoord bij de vraagsteller of de vraag voldoende is beantwoord. Als je een antwoord niet weet, geef dit dan aan. Je kunt aanbieden om het uit te zoeken en er later op terug te komen.
Omgaan met spanning Veel mensen zijn zenuwachtig vóór en tijdens hun presentatie. Een beetje gezonde spanning kan geen kwaad. Het wordt echter vervelend als de zenuwen de overhand krijgen en je presentatie in de war sturen. Misschien heb je iets aan de volgende tips. Bereid je goed voor, des te geruster kun je aan je presentatie beginnen. Zorg ervoor dat je op tijd aanwezig bent. Je kunt dan je spreekschema nog een keer doornemen en controleren of alle hulpmiddelen in orde zijn. Neem daarna even de tijd om door de ruimte te lopen en ermee vertrouwd te raken. Blijf niet tot het laatste moment je presentatie in gedachten herhalen. Daardoor gaan je gedachten tollen en denk je dat je van alles zult vergeten. Ga vooraf nog even naar de wc en drink vóór de presentatie niet te veel. Zorg ervoor dat je tijdens je presentatie een glas water in de buurt hebt staan, zodat je wat kunt drinken als je een droge mond hebt. Probeer zo min mogelijk aan je zenuwen te denken. Ontspan je lichaam door je lijf los te maken (ook je gezicht) en concentreer je op je ademhaling: haal een paar keer diep adem en blaas langzaam uit. Probeer je tijdens je presentatie bewust te blijven van je lichaamshouding en ademhaling. Als er iets mis gaat tijdens je presentatie, bedenk dan dat je publiek dat vaak nog niet eens merkt. Ga je dus niet verontschuldigen, maar ga gewoon door met je verhaal. Alleen in het uiterste geval onderbreek je je presentatie. Leg kort uit wat er aan de hand is, neem even de tijd en pik daarna de draad weer op. Negeer mensen in het publiek die je afleiden (praten, lachen). Richt je aandacht op de andere toeschouwers. Als je presentatie te veel wordt verstoord, spreek die mensen er dan op aan. Durf op jezelf te vertrouwen. Het is jouw presentatie en jij bent de enige die weet wat je wil gaan vertellen! Met een grapje kun je spanning doorbreken. Vraag je docent vooraf gerust om hulp, maar doe dat tijdig. Evaluatie Bedenk na je presentatie wat er goed ging en wat je de volgende keer kunt verbeteren. Informeer naderhand gerust bij je toehoorders wat ze van je presentatie vonden. Maak gebruik van hun tips en suggesties voor je volgende presentatie.