Organisatie- en functieprofiel Manager bedrijfsvoering KSG De Breul Zeist Almere, 22 januari 2019 1
Inhoudsopgave 1. Over De Breul 1.1 Algemene informatie 3 1.2 Visie 3 1.3 Ontwikkelingen 4 2. Over de functie manager bedrijfsvoering 2.1 Ontstaan van de vacature 5 2.2 Bedrijfsvoering 5 2.3 Functieprofiel manager bedrijfsvoering 5 2.4 Kerncompetenties 6 2.5 Kennis en vaardigheden 7 2.6 Functie-eisen 7 2.7 Arbeidsvoorwaarden 7 3. Over de procedure werving & selectie 3.1 Begeleiding 8 3.2 Informatie 8 3.3 Solliciteren 8 3.4 Tijdschema 8 3.5 Contactgegevens 8 2
1. Over De Breul 1.1 Algemene informatie KSG De Breul is een katholieke scholengemeenschap voor mavo, havo, atheneum en gymnasium in Zeist. Het gebouw ligt op een mooi landgoed aan de Driebergseweg tussen Zeist en Driebergen. Scholengemeenschap De Breul staat voor goed onderwijs en brede vorming van leerlingen in een veilige sfeer en pedagogisch klimaat. De school gaat hierbij uit van Mutua fides (wederzijds vertrouwen) en respect voor elkaar. Het bevoegd gezag wordt uitgeoefend door het bestuur van de Stichting Katholiek Voortgezet Onderwijs De Breul. Het bestuur wordt gevormd door de rector/bestuurder. De school huisvest op dit moment ruim 1.670 leerlingen. De grootste afdeling is de havo, gevolgd door het vwo. De kleinste afdeling is de mavo. Het leerlingaantal is de afgelopen jaren stabiel. De school vervult een streekfunctie; ruim een derde van de leerlingen woont niet in Zeist. Alle afdelingen van De Breul voldoen aan de basiskwaliteit en de resultaten liggen op of iets boven het landelijk gemiddelde. De school heeft ca. 170 medewerkers (126 fte) in dienst. Er is gekozen voor relatief veel onderwijsondersteuners, die de docenten, mentoren en afdelingsmanagers ondersteunen. De financiële situatie van De Breul is gezond 1.2 Visie De visie van De Breul laat zich samenvatten in de slogan Laat zien wat je kan. De Breul bereidt leerlingen voor op hun toekomst door hun te leren hun eigen weg te vinden. Het onderwijs op De Breul zorgt ervoor dat leerlingen als zelfverzekerde en ambitieuze jonge mensen de wereld met een open blik tegemoet kunnen gaan. Zij kunnen dat omdat ze geleerd hebben te leren voor het leven, te vertrouwen op hun eigen kwaliteiten en oplossingen in samenwerking met anderen tot stand te brengen. Met vier O-woorden wordt vorm gegeven aan het onderwijs en de organisatie: Onderzoeken De school stimuleert een positief kritische en onderzoekende houding bij de leerlingen. Men vraagt van de leerlingen dat zij steeds opnieuw de nieuwsgierigheid aanspreken die ze van nature in zich hebben. En dat ze bekijken hoe zij daarmee zichzelf en de wereld een stapje verder brengen. Ontwikkelen Op De Breul krijgt de leerling de ruimte om zijn talent te vinden en te ontwikkelen. Fouten maken mag, ontwikkelen is een pad van vallen en opstaan. Uitgangspunt is dat iedereen mag zijn wie die is. Ondernemen De school vindt een proactieve, innovatieve en creatieve houding belangrijk. Uiteindelijk is de leerling zelf verantwoordelijk voor de eigen ontwikkeling, dus dienen ze ervoor te gaan. 3
En leerlingen worden gestimuleerd om met gebruik van de veilige omgeving van de school het beste uit zichzelf naar boven te halen. Ontmoeten Leren en werken doe je, in de ogen van De Breul, niet alleen, maar met aandacht voor elkaar en de wereld om ons heen. Samen bereik je meer dan alleen. 1.2 Ontwikkelingen Na het aantreden van een nieuwe rector/bestuurder medio 2017 is nadrukkelijk ingezoomd op de organisatie als zodanig. De Breul werkt nu toe naar een professionele organisatie met aandacht en oog voor elkaar. Samen werkt men voortdurend aan de ontwikkeling van de leerlingen, zichzelf, het team en de school, samen creëert men een school waar iedereen ertoe doet, waar leren centraal staat. Dat doet men binnen de school in de teams en secties, waar mogelijk in nauw contact met de wereld buiten de school. Uitgaande van de passie van de professionals en een gestructureerde organisatie wordt samengewerkt aan het bereiken van de doelstellingen vanuit de eigen professionele rol, de eigen functie, de eigen plaats in de organisatie. Binnen De Breul werkt men op basis van wederzijds vertrouwen. De professional heeft binnen kaders zeggenschap over zijn eigen werk. Hij kan en wil hier verantwoording over afleggen, aan zijn leidinggevende en aan zijn collega s. Het bereiken van de doelstellingen is een gezamenlijke onderneming. Wat men daarbij precies tegenkomt, is niet altijd duidelijk. Eenieder zal zich voortdurend moeten aanpassen aan de onvermijdelijke veranderingen en met elkaar in openheid moeten delen wat op dat moment nodig is. De school stimuleert zelfreflectie en samenwerken. Dat het daarbij ook en keer fout kan gaan, is een gegeven waar van geleerd wordt. Teneinde deze ontwikkeling mogelijk te maken is een herstructurering doorgevoerd. Daarbij zijn de ondersteunende processen onder de verantwoordelijkheid gebracht van een manager bedrijfsvoering. Deze manager stuurt het personeel aan dat uitvoering geeft aan de processen. 4
2. Over de functie manager bedrijfsvoering 2.1 Ontstaan van de vacature De functie manager bedrijfsvoering is ontstaan als gevolg van een herstructurering van de organisatie. Deze herstructurering is beschreven in de Notitie organisatiestructuur, samen werken aan een professionele organisatie, welke deel uitmaakt van het informatiepakket. Met deze herstructurering heeft De Breul het onderwijs in drie afdelingen verdeeld: mavo, havo en vwo, met elk een eigen afdelingsmanager. Daarnaast zijn er afdelingen zoals bestuur en managementondersteuning, HRM en bedrijfsvoering. 2.2 Bedrijfsvoering De afdeling bedrijfsvoering heeft als doel processen op het gebied van beheer en organisatie vorm te geven, te bewaken, te ondersteunen en uit te voeren. Binnen de afdeling worden vijf subafdelingen onderscheiden: - Frontoffice - Backoffice - ICT - TOA - OL (Open leercentrum) Voor alle vijf subafdelingen binnen de bedrijfsvoering geldt het volgende: De medewerkers die deel uitmaken van een subafdeling binnen de afdeling bedrijfsvoering vormen als subafdeling (ook wel kernteam genoemd) gezamenlijk een eenheid, elk medewerker met een eigen specifiek aandachtsgebied en specialisme. De werkwijze van de medewerkers binnen een subafdeling is zoveel mogelijk op elkaar afgestemd en herkenbaar voor iedereen. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van dezelfde systemen en procedures. Dit maakt het mogelijk dat de medewerkers binnen het kernteam elkaars uitvoerende werkzaamheden indien nodig kunnen overnemen of kunnen bijspringen wanneer de situatie hierom vraagt. Ieder kernteam heeft een kernteamleider die aanspreekpunt is voor de manager bedrijfsvoering en verantwoordelijk is voor de dagelijkse uitvoer van het werk op de subafdeling. De kernteamleider heeft structureel overleg met de manager bedrijfsvoering maar ook met de andere kernteamleiders, om het werk op elkaar af te stemmen. 2.3 Functieprofiel manager bedrijfsvoering De Breul is op zoek naar een manager bedrijfsvoering die mede vorm wil geven aan deze nieuwe structuur. De nieuwe manager is een stevige persoonlijkheid die op een natuurlijke manier in staat is mensen aan zich te binden. Hij of zij heeft een grote kennis van zaken op basis waarvan hij of zij gezag verwerft bij de door hem of haar aan te sturen medewerkers. Bij het adviseren aan de rector/bestuurder heeft de manager bedrijfsvoering oog voor de diverse belangen binnen een schoolorganisatie doch stelt daarbij het belang van goed onderwijs in een veilige en uitdagende leeromgeving voorop. 5
6 De manager bedrijfsvoering heeft kennis van of inzicht in de diverse processen binnen een schoolorganisatie of weet deze op basis van ervaring snel te doorgronden en zich eigen te maken. Kennis van gebouwbeheer in de breedste zin van het woord, mede in het licht van aanstaande nieuw- en verbouw Aantoonbare kennis van en affiniteit met ICT zijn gezien de ambities van De Breul een pre. De manager bedrijfsvoering adviseert de rector/bestuurder en het managementteam op het gebied van facilitaire zaken, administratieve en onderwijsondersteunende processen binnen de school, huisvesting, beheer, onderhoud en ICT. Hij of zij voert dit uit door het: ontwikkelen van plannen met betrekking tot huisvesting waaronder nieuwbouw, verbouw en de (technische) inrichting ervan; beoordelen van door de gebruikers ingediende investeringsaanvragen op technische haalbaarheid, doelmatigheid en wenselijkheid, alsmede op de budgettaire gevolgen ervan. In dat kader onderhandelt het manager bedrijfsvoering met aannemers en onderhoudsbedrijven en doet voorstellen aan de rector/bestuurder; adviseren over lopende ICT-vraagstukken en de gevolgen van voorgenomen of gewijzigd beleid op het gebied van ICT; adviseren op het gebied van LVS (leerling volgsysteem). Wet en regelgeving. inventariseren van de informatiebehoefte van gebruikers van ICT; vertalen van gebruikerswensen in informatiserings- en automatiseringsplannen; aangeven van de financiële, organisatorische, personele en materiële consequenties van voorgenomen beleid op het gebied van bedrijfsvoering; mede opstellen van de meerjarenbegroting op het terrein van bedrijfsvoering; bepalen van de hoofdlijnen en het laten uitwerken van beveiligingsplannen op het gebied van ICT. Stimuleert een service gerichte houding bij het onderwijsondersteunend personeel. Verder coördineert de manager bedrijfsvoering werkzaamheden van de genoemde subafdelingen door onder andere het houden van toezicht op de voortgang van processen en projecten, het voeren van overleg met externen, het inkopen, het zorgdragen voor de uitvoering van ingezet beleid en het coördineren van invoering van systemen, netwerken en applicaties. De manager bedrijfsvoering geeft leiding aan de kernteamleiders van de onderscheiden subafdelingen. 2.4 Kerncompetenties U bent een open, toegankelijke persoonlijkheid met ruime ervaring op het gebied van facilitaire zaken, bij voorkeur in het voorgezet onderwijs; U bent in staat vanuit een stevige kennisbasis de ingezette ontwikkelingen met betrekking tot de nieuwe structuur verder vorm te geven; U hebt kennis en ervaring met betrekking tot veel verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering en houdt bij het ontwikkelen van plannen rekening met alle verschillende bedrijfsonderdelen; U beschikt over een probleemoplossend vermogen en bent ondernemend; U weet van een bedreiging een kans te maken;
U stelt duidelijk prioriteiten, maakt een planning van activiteiten om tijd en middelen optimaal te kunnen benutten en houdt toezicht op het behalen van de doelstellingen; U beschikt over een sterk ontwikkeld organisatievermogen en bent besluitvaardig zonder daarbij autoritair op te treden; U bent empathisch en weet medewerkers op de juiste, professionele manier in beweging te brengen; U bent representatief, beschikt over goede communicatieve vaardigheden en bent in staat op heldere wijze te communiceren met medewerkers en externen. U bent in staat een cultuurverandering te bewerkstelligen. Kerncompetenties: communicatieve vaardigheden, motiveren van anderen, besluitvaardigheid, organisatievermogen, flexibiliteit en aandacht voor kwaliteit. 2.5 Kennis en vaardigheden U bent op de hoogte van: ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en inrichting, beheer en onderhoud van (school)gebouwen; relevante wet- en regelgeving op het gebied van huisvesting en inrichting, beheer en onderhoud van (school)gebouwen; Arbo-, milieu-, en veiligheidswetgeving; (de werking van) de technische installaties binnen de gebouwen en inzicht in materiaalspecificaties; informatievoorzienings- en automatiseringsmethoden, -technieken en processen, alsmede van de structuur en werkwijze van de onderwijsinstelling; toepassingsmogelijkheden van de beschikbare hard- en software. Verder hebt u ervaring met: het beoordelen van de financiële- en technische consequenties van onderhoudsprojecten en vernieuwings- of vervangingsaanvragen; het onderhandelen met leveranciers, bedrijven en fabrikanten; het leidinggeven (coachen, functioneringsgesprekken, aansturen, e.d.). 2.6 Functie-eisen: U beschikt over minimaal een HBO denk- en werkniveau; U hebt kennis van en ervaring met bedrijfsvoering en integraal management; U hebt aantoonbare kennis van en affiniteit met ICT vraagstukken; U hebt aantoonbare ervaring met organisatie- en/of cultuurverandering inclusief het borgen van de resultaten van deze verandering. 2.7 Arbeidsvoorwaarden Functie: Manager bedrijfsvoering Instelling: KSG De Breul Locatie: Zeist Ingangsdatum: Zo spoedig mogelijk Dienstverband: 0,6-0,8 fte; tijdelijke aanstelling van een jaar met uitzicht op een vaste benoeming 7
Salaris: Afhankelijk van ervaring max. 5886,-- bruto per maand bij een volledig dienstverband exclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering 3. Procedure werving & selectie 3.1 Begeleiding De begeleiding van de wervings- en selectieprocedure is in handen van Erik Versteege Search B.V., in de persoon van Fred Timmermans. Voor meer informatie over deze vacature kan met hem contact worden opgenomen. Hij zal preselectiegesprekken voeren met, in potentie voor de functie geschikte, kandidaten. Vervolgens zullen de motivatiebrieven en curricula vitae van geschikte kandidaten aan de opdrachtgever worden gepresenteerd. Op basis hiervan worden kandidaten geselecteerd die in aanmerking komen voor de selectiegesprekken. 3.2 Informatie Voor belangstellenden is er op www.erikversteege.nl een digitaal informatiepakket beschikbaar. In dit pakket zijn relevante beleidsdocumenten van De Breul opgenomen. Voor meer informatie over de vacature kunt u contact opnemen met Fred Timmermans (tel. 06-1327 3585). Meer informatie over De Breul is te vinden op www.de-breul.nl. Daarnaast is relevante informatie over de school te vinden op de websites van Inspectie van het Onderwijs en Scholen op de Kaart. 3.3 Solliciteren Hebt u belangstelling voor deze uitdagende vacature? Stuur dan uw motivatiebrief inclusief curriculum vitae, gericht aan de rector/bestuurder, de heer F.J. Brokers, uiterlijk 13 februari 2019 naar info@erikversteege.nl. 3.4 Tijdschema Week 8-9 Preselectiegesprekken 13 maart 2019 1 e ronde sollicitatiegesprekken 15 maart 2019 2 e ronde sollicitatiegesprekken 18 maart 2019 Arbeidsvoorwaardengesprek 3.5 Contactgegevens Erik Versteege Search B.V. Secretariaat Fred Timmermans Mariska Compagnie Vijverlaan 40 T 06-2787 6815 7553 CC Hengelo M info@erikversteege.nl T 06-1327 3585 M mariska.compagnie@erikversteege.nl M fred.timmermans@erikversteege.nl W www.erikversteege.nl 8