functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een Facility manager Herman Teirlinck Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Adviseur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 28527 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als Facility Manager ben je, samen met je teams, verantwoordelijk voor de uitbating van verschillende gebouwen van de Vlaamse overheid. Voor deze functie focus je je vooral op het Herman Teirlinck gebouw in Brussel. Je verzorgt de contacten met klanten en geeft input naar het beleid. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid en de lokale besturen en provincies. De afdeling Facilitair Management staat in voor het algemeen beheer van de grote administratieve gebouwen van de Vlaamse overheid en zorgt ook voor de schoonmaak en de catering. Binnen deze afdeling zijn er 6 facility managers. In deze functie stuur je een team bestaande uit werfverantwoordelijken, chefs catering, gebouwcoördinatoren en logistiek medewerkers. Je rapporteert rechtstreeks aan het afdelingshoofd.
3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers binnen een cluster van gebouwen, verzorgen van contacten met klanten en input geven naar het beleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de afdeling en dit binnen het vooropgestelde budgettaire en beleidsmatige kader. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Voorbeelden van activiteiten - Het beleid van de afdeling en van het agentschap vertalen naar doelstellingen voor de gebouwcluster onder uw bevoegdheid - Opstellen van een jaarplan - Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Leiding geven aan medewerkers - Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking binnen de gebouwcluster - Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten - Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen - Behandelen en oplossen van technische problemen - Organiseren van werkoverleg - Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk - Voor elke kostensoort een jaarlijkse en lange termijn budgettaire planning opmaken - Bijwonen stafvergadering, tijdig de te bespreken punten agenderen en documenteren en de actiepunten opvolgen - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van medewerkers pagina 2 van 10
Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. - De goede werksfeer bewaken binnen de teams - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers - Opstellen van werkplannen voor de personeelsleden en bewaken van de verdeling van de werklast - Zorgen dat leidinggevenden voldoende bevoegdheden krijgen en people management zelf voldoende en correct opnemen - Bepalen van het benodigde personeelskader (aantallen, profielen, competenties, urenpakketten, ) binnen de beschikbare budgettaire ruimte en beleidskeuzes - Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen - Bewaken van eenvormige uitvoering - Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures - Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen - Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties - De nodige initiatieven nemen voor het behouden en beheren van het ISO-certificaat voor de schoonmaak en voor het smiley-label bij catering - Zorgen voor het behalen van de met de klant overeengekomen KPI s voor de dienstverlening voor zijn/haar cluster van gebouwen - Zorgen voor een correcte registratie van de overeengekomen KPI s voor de aan de klant voorgestelde dienstverlening met garanties - Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de afdeling en het agentschap - Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent - Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen pagina 3 van 10
Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen die ter beschikking gesteld worden van uw gebouwen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. - Waken over de personeelsbezetting van de diverse teams - Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij opstarten van nieuwe projecten, bij aankoop van nieuw materiaal, - Input leveren bij de opmaak van jaarplannen (begroting, bouwprojecten) - Correct besteden van de financiële middelen volgens afspraken en wetgeving - Continu inkomsten en uitgaven opvolgen, prioriteiten stellen en budgettaire planning bijsturen indien nodig - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen uw teams - Instaan voor een optimale vertegenwoordiging in de verschillende fora binnen uw gebouwen - Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden - Werking en noden van de lokale klanten kennen wat betreft gebouw gebonden aspecten - Regelmatig zelf overleg organiseren met de lokale klanten en zorgen voor een goede informatiedoorstroming over de realisatie van werkaanvragen, bouwprojecten of andere projecten (bv. rond afvalophaling, fietsbeleid, ) - Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten (bv. GDPB) - Onderhouden van een nauwe samenwerking met de collega facility managers - Optreden als bouwheer bij de realisatie van bouwprojecten binnen de cluster van gebouwen - Tijdig behandelen van vragen en klachten van klanten (VKC s) - Behandelen en opvolgen van werkaanvragen van klanten door dit zelf op te nemen met het team, door dit te bespreken met andere teams en eventueel te dispatchen naar hen, door dit op te nemen in jaarplanningen bouwprojecten, - Eindverantwoordelijkheid opnemen wat betreft gebouw gebonden zaken - Zelf strategische taken opnemen (of operationele indien nodig) pagina 4 van 10
- Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten - Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Het Facilitair Bedrijf. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen Het Facilitair Bedrijf in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Het Facilitair Bedrijf en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je beschikt op datum van indiensttreding over minstens 6 jaar relevante beroepservaring in een leidinggevende functie binnen facility management. 3) Je bent in het bezit van het getuigschrift preventieadviseur niveau 3. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (gitte.collier@vlaanderen.be, tel. 04 92 18 31 85). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 10
4.2 COMPETENTIES Technische competenties Degelijke kennis van het FMIS Voldoende kennis van vlimpers en orafin Voldoende kennis van het VPS en het arbeidsreglement van ons agentschap Voldoende kennis van het kwaliteitshandboek schoonmaak en de HACCP-reglementering voor catering Kennis ISO 50001 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. pagina 6 van 10
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211 Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 4.143,50euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 26 februari 2019. 6.2 FASE: VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je inzicht in de functie pagina 7 van 10
Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. (Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de 2 criteria, kan deelnemen aan de volgende selectiefase.) De selectiefase vindt plaats op 26 februari 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 28 maart 2019 (datum onder voorbehoud). Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek met case en persoonlijkheidsvragenlijst georganiseerd. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere pagina 8 van 10
testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 21 februari 2019. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer (28527). of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 21 februari 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij selectiecentrum, tel. 02 553 01 08. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Nancy Herwegh afdelingshoofd nancy.herwegh@bz.vlaanderen.be 04 97 12 73 36 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Gitte Collier selectieverantwoordelijke gitte.collier@vlaanderen.be 04 92 18 31 85 pagina 9 van 10
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin april 2019. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar gitte.collier@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer (28527). pagina 10 van 10