OVERSTAPPEN NAAR E-FACTURATIE IN 5 STAPPEN: HET KAN DEZE WEEK NOG Hoewel de voordelen van e-facturatie inmiddels wel bekend zijn, worstelen veel bedrijven nog steeds met de vraag: kost het mij niet teveel tijd? Daarom in deze whitepaper: de 5 eenvoudige stappen die je kunt zetten op weg naar slimmer, sneller en veiliger factureren.
INHOUD Overstappen naar e-facturatie in 5 stappen: het kan deze week nog Stap 1: Betrek je IT-afdeling bij de keuze voor e-facturatie Stap 2: Kies een PEPPOL Access Point dat bij je past Stap 3: Activeer je PEPPOL ID Stap 4: Maak zelf je UBL factuur Stap 5: Verstuur je factuur veilig met een SPF of API E-facturatie met Storecove SAMENVATTING De voordelen van e-facturatie zijn inmiddels wel bekend. Toch worstelen veel bedrijven nog steeds met de vraag: kost het mij niet teveel tijd? Daarom in deze whitepaper: de 5 eenvoudige stappen die je kunt zetten op weg naar slimmer, sneller en veiliger factureren. 1) Betrek je IT-afdeling bij de keuze voor e-facturatie. 2) Kies een PEPPOL Access Point dat bij je past. 3) Activeer je PEPPOL ID. 4) Maak zelf je UBL factuur. 5) Verstuur je factuur veilig met een SPF of API.
OVERSTAPPEN NAAR E-FACTURATIE IN 5 STAPPEN: HET KAN DEZE WEEK NOG Overstappen naar e-facturatie. De voordelen zijn bij veel bedrijven inmiddels wel bekend. E-facturatie is niet alleen ongelofelijk efficiënt, het is ook veilig en snel. De UBL (Universal Business Language), het standaard formaat van de digitale factuur, wordt gemakkelijk herkend en verwerkt door de meeste boekhoudprogramma s. Niet alleen jijzelf, maar ook de ontvangende partij, heeft daardoor veel minder administratieve rompslomp dan voorheen. Steeds vaker wordt e-facturatie dan ook gezien als een service die je biedt aan je klanten. Bijkomend voordeel: rekeningen verzonden via e-facturatie worden gemiddeld 16 dagen sneller betaald. Vanaf april 2019 is het UBL formaat voor facturen bovendien verplicht wanneer je werkt met Nederlandse overheidsinstellingen. Toch bestaat er voor veel organisaties nog een drempel om over te gaan op e-facturatie. De meest gehoorde reden voor uitstel: we moeten al zoveel met IT! Vaak bestaat het beeld dat beginnen met e-facturatie een enorm project is. Daarom in deze whitepaper: de 5 eenvoudige stappen die je kunt zetten op weg naar slimmer, sneller en veiliger factureren. Het kan deze week nog!
STAP 1: BETREK JE IT-AFDELING BIJ DE KEUZE VOOR E-FACTURATIE Een groot deel van de implementatie van e-facturatie komt voor rekening van de IT-afdeling. En vaak is het juist de IT-manager die al een overvolle agenda heeft. Heldere communicatie over wat er moet gebeuren om over te gaan op e-facturatie is dus belangrijk om de uitvoerende organisatie mee te krijgen. En eigenlijk valt het best wel mee. Het implementeren van e-facturatie levert eenmalig wat extra werk op voor de IT-manager, maar de uren die je als organisatie bespaart voor jezelf en voor je klanten wegen daar echt tegenop. Daarbij zijn er volop mogelijkheden om jezelf te laten begeleiden bij het doorlopen van de technische stappen die moeten worden gezet. Wij hebben klanten die binnen een dag zijn overgeschakeld op e-facturatie, maar ook in transities waarbij complexe koppelingen moeten worden gemaakt kan e-facturatie binnen twee maanden volledig worden geïmplementeerd.
STAP 2: KIES EEN PEPPOL ACCESS POINT DAT BIJ JE PAST PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is het internationale netwerk dat wordt gebruikt door bijna alle Europese overheden en bedrijven die werken met e-facturatie. Via PEPPOL kun je bedrijfskritische documenten eenvoudig, veilig en efficiënt verzenden. Maar om e-facturen te kunnen versturen via het PEPPOL netwerk, moet je eerst aangesloten te zijn bij een Access Point. Een Access Point klinkt misschien als een doosje in de muur, maar in de wereld van e-facturatie is een Access Point een soort van telefoonprovider die ervoor zorgt dat je toegang hebt tot het PEPPOL netwerk. Er zijn ongeveer 200 Access Points waaruit je kunt kiezen als je aangesloten wil worden op PEPPOL. Maar waar let je op als een Acces Point kiest? Net zoals bij een internetprovider is de prijs vaak doorslaggevend. Maar het is ook wel prettig als een Acces Point technisch handig is met het koppelen van PEPPOL aan je eigen boekhoudsysteem. Om precies die reden kiezen bedrijven in Nederland vaak voor een Access Point dat veel ervaring heeft met de boekhoudpakketten die hier worden gebruikt.. Over het algemeen is het ook zinnig om te kijken naar referenties. Wie zijn er al aangesloten? Is men tevreden? En: valt het contract met een Acces Point ook snel op te zeggen wanneer de verwachtingen toch niet worden waargemaakt, of zit je er voor een jaar aan vast? NB: Let bij het vergelijken van Access Points ook op waar de servers staan! Facturen bevatten privacygevoelige data van je klanten en het sinds mei dit jaar (GDPR) is het dus ook verplicht om te werken met servers die binnen de EU staan.
STAP 3: ACTIVEER JE PEPPOL ID Na het kiezen van je Access Point is het tijd voor de volgende stap. Het aanmaken van een PEPPOL ID. Het aanmaken van een PEPPOL ID hoeft niet veel tijd te kosten. Je voert eenmalig je KVK-, BTW- en IBANnummer in - en vanaf dat moment kun je aan de slag. Het aanmaken van een PEPPOL ID kan dus binnen een dag. Sinds PEPPOL de nieuwe intenationale standaard is, vormt het de basis waarop in de komende jaren gaat worden voortgebouwd met e-facturatie. Vanaf april 2019 zijn alle Europese bedrijven verplicht om aan overheden facturen aan te leveren in UBL.
STAP 4: MAAK ZELF JE UBL FACTUUR Een van de redenen dat het verwerken van e-facturen zo efficiënt gaat, is dat ze allemaal hetzelfde standaardformaat hebben: UBL (Universal Business Language). Sommige boekhoudpakketten (Exact, Yuki, Snelstart), maken facturen automatisch aan in UBL. Maar gebruik je bijvoorbeeld SAP dan moet je facturen handmatig omzetten naar UBL. Je kunt als organisatie ook zelf je UBL facturen maken, al moet je daar dan wel een professional voor in dienst hebben die bovendien ook op de hoogte blijft van alle aanpassingen in de UBL-standaard (UBL 2.1 is nu de nieuwste versie). Als zelf UBL facturen maken niet je core business is, kun je dit ook uitbesteden aan een ervaren Access Point.
STAP 5: VERSTUUR JE FACTUUR VEILIG MET EEN SPF OF API E-facturen kun je op twee verschillende manieren versturen. Per e-mail, of via een API (application programming interface). Een API is een interface tussen je boekhoudprogramma en PEPPOL. Het koppelen van een API hoeft niet veel tijd te kosten zeker niet als je het laat doen door een Access Point dat verstand van zaken heeft. Voordeel van e-facturatie via een API is dat je ook direct de status kan opvragen van je e-facturen en dat je kan checken wie van je klanten al op PEPPOL is aangesloten. Wil je direct van start, dan is e-facturatie via de e-mail de snelste oplossing. Maar dit moet wel veilig gebeuren. Want net zoals je tekstberichten kunt laten versturen vanaf een e-mailadres van iemand anders, kan dit ook met e-facturen. Het e-mailprotocol controleert namelijk niet standaard of de verzender van een e-mail wel de echte eigenaar is van het opgegeven domein. En je wil niet dat iemand anders valse facturen verstuurt vanaf jouw e-mailadres. Dit laatste kun je gemakkelijk voorkomen met een SPF record (Sender Policy Framework). Door een SPF record aan te maken in je domeinnaam, leg je vast welke servers en IP-adressen wel en geen e-mails (en e-facturen) mogen versturen namens jouw domein. Ook het aanmaken van zo n SPF waarmee je veilig e-mailt, kan binnen een dag en ook hierbij kan een Access Point je organisatie goed begeleiden.
E-FACTURATIE MET STORECOVE Een overstap naar e-facturatie hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Alle hier genoemde 5 stappen kunnen in principe binnen één dag gemaakt worden. Met Storecove bieden wij e-facturatie ook als een kant-en-klare SaaS oplossing, waarmee je zelf direct aan de slag kan. Heb je een grote organisatie en moeten er complexe koppelingen gemaakt worden tussen je boekhoudprogramma en PEPPOL die net iets meer maatwerk vragen, neem dan een serieus Access Point in de arm. Met Storecove hebben wij veel ervaring in het begeleiden van bedrijven in hun overstap naar e-facturatie. Wij werken daarbij met een sandbox omgeving waarin het nieuwe systeem eerst grondig wordt getest voordat je live gaat. Meer weten? Neem dan contact met ons op. Willem Stemfoort 020-2611791
Storecove helpt bedrijven en organisaties met de transitie naar slimmer, efficienter en veiliger e-factureren. Dat kan via onze kant-en-klare SaaS-oplossing waarmee je direct zelf aan de slag kan, maar ook begeleiden wij maatwerk-transities is meer complexe omgevingen. CONTACT storecove.com/companies helpdesk@storecove.nl +31 (0) 20 261 1791 Keizersgracht 316 1016 EZ Amsterdam