Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein Zaaknummer : 342204 Datum : 23 augustus 2016 Programma : Bedrijfsvoering Blad : 1 van 5 Cluster : Bestuur Portefeuillehouder: dhr. H.C.V. Veldhuijsen Informatie bij : A. van Koolwijk E-mail/tel.nr. : a.v.koolwijk@ijsselstein.nl/1690 Evaluatiedatum : Onderwerp Interne verbouwing stadhuis - aanvullend krediet in verband met externe verhuur Samenvatting In de afgelopen periode is intensief gezocht naar huurders voor de leegstaande delen van het stadhuis. Met één van de kandidaten waarmee gesprekken gevoerd zijn, hebben wij een principeovereenkomst bereikt (over de inhoud hiervan wordt de cluster Bestuur in een besloten bijeenkomst nader geïnformeerd). Eén van de ontbindende voorwaarden die wij hierbij hebben gesteld is het beschikbaar stellen van een krediet door uw gemeenteraad voor het aanpassen van het gehuurde deel van het gebouw. Daarnaast worden ook afspraken gemaakt met een huidige huurder. Deze huurder wenst de tijdelijke huurafspraken te continueren en ook een aantal medewerkers van een verbonden partij wordt in het gemeentehuis gehuisvest. U wordt gevraagd om een krediet beschikbaar te stellen voor het verbouwen van de ruimtes welke zijn beoogd voor verhuur aan deze partijen. Inleiding In de afgelopen jaren zijn er binnen de UW Samenwerkingsgemeenten veel ontwikkelingen geweest met een effect op de in gebruik zijnde huisvesting. De vorming van IJsselstein en Montfoort tot regiegemeenten die de uitvoering (deels) op afstand hebben geplaatst en de ambtelijke samenwerking tussen gemeenten IJsselstein en Montfoort waren aanleiding voor het herijken van de huisvestingsbehoefte. Op 24 september 2015 is door uw gemeenteraad besloten over het voorstel Visie op huisvesting twee stadskantoren optimaal benut. U heeft op basis van dit voorstel een krediet van 1.600.000 beschikbaar gesteld om groot onderhoud te plegen aan het stadskantoor en het gebouw geschikt te maken voor de verhuur aan UW Samenwerking. Daarnaast heeft u aanvullend een krediet van 150.000 beschikbaar gesteld voor installatie van zonnepanelen en een bedrag van 10.000 voor nader onderzoek om het stadhuis CO2 neutraal te maken. Op basis van dit nadere onderzoek heeft u op 17 december 2015 nog een aanvullend krediet van 516.000 beschikbaar gesteld voor aanvullende energiebesparing en verduurzamingsmaatregelen. In de afgelopen periode is intensief gezocht naar huurders voor de leegstaande delen van het stadhuis. Met één van de kandidaten waarmee gesprekken gevoerd zijn, hebben wij een principeovereenkomst bereikt. Daarnaast zijn ook afspraken gemaakt met een huidige huurder. Deze huurder wenst de tijdelijke huurafspraken te continueren. Daarnaast wordt ook een aantal medewerkers van een verbonden partij in het gemeentehuis gehuisvest. Er is nog een grote huurder in beeld die een omvangrijk deel van de begane grond van het gemeentehuis wenst te gaan gebruiken. De gesprekken hiermee zijn echter nog niet afgerond. De verwachting is dat wij hiervoor in het najaar met een nieuw voorstel komen waarin dan ook het
Raadsvoorstel Blad: 2 van 5 bestuurscentrum en BTW consequenties worden meegenomen. Ten aanzien van de BTW is namelijk nog steeds onduidelijk onder welke BTW regels de gemeente en de gemeenschappelijke regeling gaan vallen. Wij vragen u nu om een krediet van 750.000 beschikbaar te stellen voor de verbouwing van de ruimte voor de huurder waarmee we een principeovereenkomst zijn aangegaan en het overige deel van de vleugel welke ook verhuurd kan worden aan externe partijen waaronder een huidige en toekomstige huurder. Hierdoor kunnen we dit deel van het gebouw direct in één bouwstroom meenemen waardoor dit per saldo voordeliger zal uitpakken. Wat willen we bereiken? Door het beschikbaar stellen van de gevraagde financiële middelen kunnen ruimtes op de eerste verdieping geschikt worden gemaakt voor externe verhuur. Hierdoor is het mogelijk om een deel van de huisvestingstaakstelling in te lossen. Waarom willen we dit? 1. Argumenten De huurders passen goed in het gebouw en de huurder waarmee een principeakkoord is bereikt vormt een goede toevoeging aan de functionaliteit van de dienstverlening aan de inwoners. Inwoners kunnen namelijk op één plek zaken doen met verschillende organisaties en hebben een duidelijk herkenbare lokale fysieke plek waar gemeente en andere organisaties vindbaar zijn. 2. Alternatieven Uiteraard kan worden gezocht naar andere huurders voor het gebouw. Dit is geen eenvoudige opgave omdat de markt voor kantoren meer dan verzadigd is. Er is een fors overschot aan kantoorlocaties in de regio Utrecht. 3. Kanttekeningen Van de zijde van de huurder waarmee een principeovereenkomst is bereikt zijn twee ontbindende voorwaarden van kracht: - Instemming van de raad van commissarissen; - Verkoop van haar huidige pand. Een door ons gestelde ontbindende voorwaarde is het door uw raad beschikbaar stellen van een krediet voor het aanpassen van het gehuurde deel van het gebouw. Wat gaat het kosten? In totaal wordt een krediet gevraagd van 750.000 waarvan de dekking (voor een groot deel) wordt gevonden in de huuropbrengsten. Opbouw huurprijsberekening De huurprijs is opgebouwd uit een basishuurprijs van 70 per m2, welke wordt ingezet voor het invullen van de taakstelling op de bedrijfsvoering, en een bedrag van 40 per m2 welke beschikbaar is als dekking voor de investeringen ten behoeve het verhuur klaar maken van de ruimtes. Deze huurprijs is gelijk aan de prijs die UW Samenwerking moet betalen en marktconform ( 110 per m2 excl. servicekosten).
Raadsvoorstel Blad: 3 van 5 Verhuurpotentieel Inclusief een opslag voor medegebruik van algemene ruimtes bedraagt het verhuurbare oppervlakte op het deel van de eerste verdieping waarvoor wij u een krediet vragen circa 1200 m2. Dit resulteert in een opbrengstpotentieel van (1.200*70) 84.000 per jaar voor het invullen van de taakstelling en een bedrag van (1.200*40) 48.000 per jaar als dekking voor de investeringskosten. Berekening kapitaallasten De gemiddelde structurele kapitaallasten van het gevraagde krediet ( 750.000) bedragen 48.750 (afschrijftermijn 20 jaar en rekenrente van 3,0% conform de financieel perspectiefnota). Resultaat Uit bovenstaande blijkt dat de jaarlijkse huuropbrengsten nagenoeg voldoende dekking geven voor het afdekking van de gemiddelde investeringskosten. Daarnaast wordt een aanzienlijk deel van de taakstelling hiermee gerealiseerd. Kanttekening die hierbij wordt geplaatst is dat nog niet alle ruimte op de 1 e verdieping is verhuurd aan externen. Circa 2/3 van de ruimte is tot dusver gereserveerd voor externe verhuur. Mogelijk dat UW Samenwerking meer ruimte gaat gebruiken dan eerder van werd uitgegaan. Op dit moment is namelijk nog niet helemaal duidelijk wat de uiteindelijke ruimtebehoefte van UW Samenwerking en het bestuurlijk centrum is. Begrotingswijziging Bovenstaande is verwerkt in bijgevoegde begrotingswijziging. Wij stellen u voor om deze vast te stellen. Wat gaan we daarvoor doen? De ruimte welke beschikbaar is voor externe verhuur op de eerste verdieping wordt met dit budget omgevormd. Communicatie voortraject Met de potentiële huurders is intensief contact geweest. Ook is onderzoek gedaan naar andere huurders. Dit heeft geen resultaat opgeleverd. Communicatie besluit Het besluit wordt in- en extern gecommuniceerd met alle partijen. Voorstel 1. Een krediet van 750.000 beschikbaar stellen voor de verbouwing van het stadhuis ten behoeve van externe verhuur; 2. Bijgevoegde begrotingswijziging vaststellen.
Raadsvoorstel Blad: 4 van 5 Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSELSTEIN, de secretaris, de burgemeester, J. van Delden mr. P.J.M. van Domburg Overzicht bijlagen: - Begrotingswijziging
Raadsbesluit blad : 5 van 5 De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 augustus 2016, zaaknummer 342204 BESLUIT: 1. Een krediet van 750.000 beschikbaar te stellen voor de verbouwing van het stadhuis ten behoeve van externe verhuur; 2. Bijgevoegde begrotingswijziging vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 22 september 2016 de griffier, de voorzitter, A.J.O. van Kooij mr. P.J.M. van Domburg