donald smits centrum voor informatie technologie cit servicedesk Handleiding: Dienst: Mail migreren Collaboration Om uw mail probleemloos te migreren is het noodzakelijk onderstaande handleiding stap voor stap te volgen! Houd er rekening mee dat het migratieproces lang kan duren! Lees de toelichting op pagina 14 Stap 1. Het eenmalig instellen van 2-Step Verification..... p.2 Authenticatie in twee stappen is Google's extra veiligheidsoptie. Authenticatie in twee stappen moet ingeschakeld zijn voordat u een Application-specific password kan aanmaken. Stap 2. Voor het eerst een Application-specific password aanmaken. p.6 U heeft een apart Google wachtwoord (Application-specific password) nodig om uzelf met uw e-mailadres bekend te maken bij Google 2a. Aanmaken Application-specific password....... p.9 Stap 3. Uw mail migreren........ p.12-1 -
Stap 1. Het eenmalig instellen van 2-Step Verification Let op! Heeft u 2-Step Verification reeds ingesteld? Ga dan naar 2a. op pagina 9. Maakt u gebruik van een F-account? Laat deze stap over aan de eigenaar van dit account. Volg de handleiding F-account. Open Google Chrome en browse naar googleapps.rug.nl Vul de Username en Password in en klik op Login (alleen nodig als u nog niet ingelogd bent via Single Signon) Klik op het pijltje rechts naast uw e-mailadres of op uw foto en klik vervolgens op Account - 2 -
Klik op 2-Step Verification onder het kopje Signing in Klik op Start setup >> U krijgt de keuze: 1. uw mobiele nummer in te voeren en te kiezen voor een SMS of Voice Call of 2. het telefoonnummer van uw werk in te voeren en te kiezen voor Voice Call Voer het nummer in en klik op Send code - 3 -
U krijgt van Google een code terug Vul de verstrekte code in en klik op Verify Klik op Next >> - 4 -
Klik op Confirm Indien het onderstaande scherm verschijnt klik dan op Do this later - 5 -
en vervolgens op OK Stap 2. Voor het eerst een Application-specific password aanmaken (Ga naar 2a wanneer u al eerder een Application-specific password heeft aangemaakt) Klik op de tab App-specific passwords Klik op Manage application-specific passwords - 6 -
Indien het onderstaande scherm verschijnt klik dan op Do this later en vervolgens op OK Klik op Select app Selecteer Other (Custom name) - 7 -
Vul in Migration tool en klik op GENERATE Kopieer het gegenereerde password in de gele balk (of schrijf het over), klik DONE en ga verder met 3. Uw mail migreren, op p. 12 (stap 2a. kunt u overslaan) - 8 -
2a. Aanmaken Application-specific password (Begin hier als u stap 1 en 2 van deze handleiding al in een eerder stadium heeft doorlopen.) Open Google Chrome ofmozilla Firefox en browse naar googleapps.rug.nl Vul uw Username en Password in en klik op Login (alleen nodig als u nog niet ingelogd bent via Single Signon) Klik op het pijltje rechts naast uw e-mailadres of op uw foto en klik op Account - 9 -
Klik op App password onder het kopje Signing in Klik op Select app Selecteer Other (Custom name) Vul in Migration tool en klik op GENERATE - 10 -
Kopieer het gegenereerde password in de gele balk (of schrijf het over), klik DONE en ga verder met 3. Uw mail migreren, op p. 12-11 -
Stap 3. Uw mail migreren Open een nieuwe tab in Google Chrome of Mozilla Firefox en browse naar https://gogoogle.rug.nl Vul eerst uw RUG e-mailadres in, plak daarna het aangemaakte Application-specific password uit het nog openstaande scherm in het invoerveld en klik op Next Selecteer eerst uw INBOX en klik Next U kunt de migratietool zo vaak als u wilt gebruiken - 12 -
Klik op Migrate (lukt het niet het migratieproces te starten herstart dan uw browser!) Selecteer en migreer vervolgens de overige folders op dezelfde wijze. U kunt meerdere folders selecteren. U kunt de tab in uw browser afsluiten. In uw Google Apps mailbox ontvangt u een e-mail met de title Gogoogle Migration Status link Door op de link te klikken kunt u de status van uw migratie bijhouden/bekijken. Onderstaand scherm wordt getoond - 13 -
Zodra de migratie voltooid is, ziet u onderstaande Toelichting *Het migratieproces vindt plaats op een server, niet op uw eigen pc. U kunt gedurende het proces al uw benodigde programma s starten en werkzaamheden uitvoeren. U kunt zelfs de browser of de tab, waarin u de migratietool heeft gestart, afsluiten. *De tijd die het proces in beslag neemt is afhankelijk van de hoeveelheid e-mail die u migreert, niet van het volume van uw mailbox. Per account kunnen er maximaal 3500 berichten per uur gemigreerd worden *Migreren = kopiëren, mailfolders worden niet verplaatst! *Het kan even duren voordat uw mail in uw Google mailbox tevoorschijn komt. Zodra de migratie van een folder is afgerond ontvangt u een migration summary over die betreffende folder met daarin informatie over de mails die wel en niet gemigreerd zijn. *Om veiligheidsredenen accepteert Google niet alle bestanden (attachments), deze dient u op een andere manier veilig te stellen. Zie voor meer informatie https://support.google.com/mail/answer/6590?hl=nl *Google telt conversaties i.p.v. berichten. Hierdoor kan het aantal in berichten in Google verschillen met het aantal berichten in webmail.rug.nl (conversaties kunt u eventueel uitzetten onder settings) Heeft u rules/mailfilters ingesteld? Rules/mailfilters kunnen niet gemigreerd worden. U kunt ze opnieuw instellen onder het tandwiel (settings) in uw mailbox op https://googleapps.rug.nl - 14 -