Kwaliteitshandboek Valide t/m: 01-04-2019. Status: Definitief 1013 Vrijwilligersbeleid VRIJWILLIG MAAR NIET VRIJBLIJVEND Inleiding In het meerjarenbeleidsplan 2014 2019 (de Luiken open) staat dat vrijwilligers bij Kalorama horen en een luik vormen naar de samenleving en dat zij daarmee iets speciaals toevoegen voor de cliënten. Iets speciaals dat de zorg en het eigen netwerk niet kan geven. Vrijwilligers zijn bij Kalorama meer dan welkom en zijn voor de cliënten van onschatbare waarde. Vrijwilligers vervullen een belangrijke rol in het veraangenamen van het dagelijks leven van bewoners en cliënten. Nadrukkelijk wordt in het meerjarenbeleidsplan benoemd dat vrijwilliger zijn verplichtingen schept: voor de cliënt, de zorg en de vrijwilliger zelf. Mensen moeten op elkaar kunnen rekenen. Vandaar de titel: VRIJWILLIG MAAR NIET VRIJBLIJVEND. Kalorama wil putten uit een grote pool van vrijwilligers die de visie van Kalorama onderschrijven en daarnaar handelen. Kalorama maakt graag gebruik van vrijwilligers die er plezier in hebben iets voor cliënten van Kalorama te doen. Dat vraagt om organisatie, structuur en helderheid. Deze helderheid biedt Kalorama door het vrijwilligersbeleid te beschrijven en vast te leggen. In toenemende mate worden binnen Kalorama vrijwilligers op tal van activiteiten en taken ingezet. Om de inzet van vrijwilligers naar behoren te ondersteunen en te kaderen is een eenduidig geformuleerd vrijwilligersbeleid van belang. Daarmee maken wij helder wat vrijwilligers van Kalorama mogen en kunnen verwachten aan begeleiding, ondersteuning en overige praktische zaken. En wordt duidelijk gemaakt wat de organisatie, de medewerkers en de cliënten van een vrijwilliger verwachten mogen. Helder moet zijn binnen welk kader en met welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden een vrijwilliger activiteiten binnen onze organisatie onderneemt. En voor vrijwilligers is het belangrijk te weten aan welke plichten ze moeten voldoen en welke rechten hen worden toegekend. En ook deze onderwerpen komen aan bod in deze notitie. Verscheidenheid aan taken en inzet Binnen Kalorama zijn meer dan 350 vrijwilligers actief (peildatum september 2013). Wat deze vrijwilligers met elkaar gemeen hebben is dat ze werken op basis van een vrijwilligersovereenkomst en ingeschreven staan bij Kalorama als vrijwilliger. Een vrijwilliger maakt een keuze voor het soort activiteiten dat hij wil verrichten: activiteiten in de zorg direct met bewoners of activiteiten voor de organisatie. Tevens geeft een vrijwilliger aan bij welke locatie of voor welke doelgroep zij graag willen werken. In het Hospice is een grote groep vrijwilligers werkzaam. Binnen deze locatie zijn de vrijwilligers een onmisbare schakel in de keten van zorg- en dienstverlening. In het Hospice zijn vrijwilligers ondersteunend werkzaam in de zorg, in de keuken (ieder weekend wordt door kookvrijwilligers de maaltijd bereid), er zijn tuinvrijwilligers, vrijwilligers werken er als gastvrouw of bij de receptie. Het Hospice zou niet kunnen draaien zoals het nu draait zonder de inzet van vrijwilligers. De zorgvrijwilligers, die de verpleegkundigen dagelijks ondersteunen in de zorg voor de gasten, werken volgens een vastgesteld rooster. En ook het rooster van de receptiemedewerkers en de kookvrijwilligers ligt lange tijd tevoren vast. Bij het Hospice werken ongeveer 100 vrijwilligers die zich voor langere tijd verbinden aan het Hospice. Om deze vrijwilligers te begeleiden en te ondersteunen werkt, dankzij rijkssubsidie, binnen het Hospice een vrijwilligerscoördinator. Bij een andere locatie, het Centrum voor DoofBlinden, worden vrijwilligers voornamelijk ingezet als maatje voor de bewoners. Er wordt gezocht naar een vrijwilliger die bereid en in staat is om al dan pagina 1 van 5
niet volgens vaste afspraken een bewoner te bezoeken of met een bewoner een bepaalde activiteit te ondernemen. De coördinator vrijwilligerswerk die bij Kalorama werkzaam is, gaat op verzoek van een bewoner en/of diens persoonlijk begeleider op zoek naar een maatje die voldoet aan het door de bewoner gewenste profiel. De persoonlijk begeleider bewaakt vervolgens of het een geslaagde match is en begeleidt de vrijwilliger bij de activiteiten die deze met een bewoner onderneemt. In Veste Brakkenstein werken onder andere ontvangstvrijwilligers. Zij werken volgens rooster een dagdeel per week en heten bezoekers welkom en maken hen wegwijs. De ontvangstvrijwilligers serveren koffie en bemensen in samenwerking met medewerkers van de Driestroom het winkeltje in Veste Brakkenstein. Daarnaast worden vrijwilligers ingezet op de afdeling om met bewoners individueel of in een groepje activiteiten te ondernemen in het kader van een zinvolle en aangename dag- en vrije tijdsbesteding. En op de zorgintensieve afdeling de Frasselt worden vrijwilligers ingezet bij zorgactiviteiten, onder andere bij de complementaire zorg. In het Höfke, het verzorgingshuis, wordt eveneens met een grote groep vrijwilligers gewerkt. Zij verzorgen het activiteitenaanbod voor bewoners. Een medewerker van de activiteitenbegeleiding coördineert de inzet van de vrijwilligers en begeleidt hen tijdens de activiteiten. Ook draait een groep vrijwilligers bardiensten en zorgt er daarmee voor dat bewoners met hun bezoek in het restaurantgedeelte van het Höfke terecht kunnen voor een drankje en gezelligheid. In het verpleeghuis van Kalorama ondersteunen veel vrijwilligers de activiteitenbegeleiders bij het organiseren en uitvoeren van activiteiten voor bewoners. Naarmate vrijwilligers langer aan een afdeling verbonden zijn en zich vertrouwd voelen op de afdeling kunnen ze zelfstandig activiteiten ondernemen. Zo bieden vrijwilligers 2 keer per week een sportieve activiteit aan: er is een fitnessgroep actief en een badmintongroep. Het initiatief hiertoe is genomen door de fysiotherapeuten die werkzaam zijn bij Kalorama. Zij begeleiden deze activiteit op afstand. Dan zijn er vrijwilligers die niet zozeer aan een locatie gekoppeld zijn, maar aan een dienst: de geestelijk verzorgers van Kalorama maken bijvoorbeeld veel gebruik van vrijwilligers bij het organiseren en voorbereiden van vieringen. En er zijn vrijwilligers die in het café werken en er mede voor zorgen dat het café bijna dagelijks open is voor bewoners om er al dan niet samen met bezoek, iets te drinken. Ook voor het vervoer van goederen en cliënten wordt gebruik gemaakt van de inzet van vrijwilligers. Tot slot is het vermeldenswaard dat al jarenlang een kunstcommissie actief is die het hele jaar door de verschillende locaties van Kalorama voorziet van een steeds wisselende expositie. Deze kunstcommissie bestaat uit vrijwilligers. Bovenstaande opsomming maakt duidelijk dat met een grote verscheidenheid aan vrijwilligers en vrijwilligerstaken gewerkt wordt. Zo zijn er vrijwilligers die bijna dagelijks op Kalorama aanwezig zijn. Er zijn echter ook vrijwilligers die alleen bij bepaalde evenementen een ondersteunende en/of organiserende rol spelen. Er zijn vrijwilligers die wekelijks 20 uur of meer als vrijwilliger werkzaam zijn tot vrijwilligers die hetzelfde aantal uur op jaarbasis ondersteunende werkzaamheden verrichten. Definitie van vrijwilligerswerk Onder vrijwilligerswerk wordt binnen Kalorama het volgende verstaan: bij vrijwilligerswerk gaat het om het ondersteunen en/of mede-organiseren van activiteiten die op verzoek van Kalorama onbetaald en met enige regelmaat en in enig georganiseerd verband verricht worden. Dit betekent dat de vrijwilliger activiteiten verricht op vraag van en in afspraak met Kalorama. Iemand die al dan niet op vrijwillige basis door familie wordt ingezet ten behoeve van het ondernemen van een activiteit met een bewoner, valt niet onder onze definitie van vrijwilligerswerk. Het verschil tussen activiteiten ondernomen door iemand op eigen initiatief of door een vrijwilliger die hiertoe een overeenkomst met Kalorama afsluit laat zich ook vertalen in aansprakelijkheid. Kalorama heeft een pagina 2 van 5
aansprakelijkheidsverzekering afgesloten waar een beroep op kan worden gedaan in het geval een vrijwilliger schade veroorzaakt tijdens het verrichten van afgesproken activiteiten. Kalorama is echter niet aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt door iemand die op verzoek van een mantelzorger of cliënt of op eigen initiatief binnen de muren van Kalorama actief is. Vrijwilligerswerk onderscheidt zich van mantelzorg. Mantelzorg is weliswaar zorg die op vrijwillige basis en onbetaald verricht wordt, maar uitdrukkelijk aan mensen uit iemands sociale omgeving voorbehouden is, waarbij de sociale relatie de basis vormt van het verlenen van zorg. Om rolverwarring voor bewoners, collega s en contactpersonen te voorkomen is het niet gewenst dat medewerkers van Kalorama op dezelfde afdeling en/of binnen hetzelfde organisatieonderdeel waar zij werkzaam zijn, tevens als vrijwilliger activiteiten ondernemen. De coördinator vrijwilligerswerk sluit namens de organisatie met de vrijwilliger een vrijwilligersovereenkomst af. Hiermee gaan vrijwilligers een verplichting aan. De vrijwilliger beschikt in principe over een taakomschrijving waarin vermeld staat welke taken de vrijwilliger verricht. Vrijwilligers kunnen op tal van activiteiten worden ingezet, ook in de zorg. Als zorginstelling is Kalorama verplicht verantwoorde zorg te leveren: zorg van goed niveau, die in ieder geval doeltreffend, doelmatig en patiëntgericht wordt verleend (zie Actiz). Kalorama kan zelf bepalen voor welke taken vrijwilligers worden ingezet. Bepalend voor de vraag of iemand voor een taak kan worden ingezet is niet of hij daarvoor betaald wordt, maar of hij over kennis en vaardigheden beschikt die nodig zijn om die taak uit te voeren. En voor dat laatste dient Kalorama te zorgen door middel van opleiding en/of het aanbieden van een cursus. Visie op vrijwilligerswerk Kalorama vindt dat vrijwilligers een aantoonbare meerwaarde hebben in het realiseren van haar doelstelling om bewoners een veilig en aangenaam woon- en leefklimaat te bieden. De afgelopen jaren neemt onder zorgaanbieders de vraag naar vrijwilligers toe. Bezuinigingen in de zorg leiden er toe dat de zorg zich moet beperken tot het verrichten van zorgtaken, terwijl de wens bij cliënt en aanbieder is om zoveel mogelijk ondersteuning bij de kwaliteit van leven te bieden. Voor deze activiteiten die het leven van cliënten en bewoners veraangenamen wordt een beroep gedaan op mantelzorgers en vrijwilligers. In haar visie stelt Kalorama de bewoners centraal. Wanneer een bewoner aangeeft gebruik te willen maken van de diensten van een vrijwilliger, is deze wens leidend en proberen wij dit proces zo goed mogelijk te ondersteunen. De visie van Kalorama op het begeleiden en ondersteunen van bewoners is leidend voor alle medewerkers van Kalorama, en daarmee ook voor vrijwilligers. De visie van Kalorama hoe bewoners tegemoet getreden worden dient ook door vrijwilligers onderschreven te worden. Dit is onderdeel van de aanname procedure. Binnen Kalorama hechten wij eraan dat bewoners, vrijwilligers en medewerkers elkaar respectvol benaderen. Ondersteuning vrijwilligers Willen vrijwilligers optimaal tot ontplooiing kunnen komen dan vraagt dit van Kalorama voldoende begeleiding en ondersteuning. Binnen Kalorama zijn 2 coördinatoren vrijwilligerswerk werkzaam die verantwoordelijk zijn voor de werving, introductie, opleiding en begeleiding van vrijwilligers. Iedere vrijwilliger heeft ten behoeve van de directe taakuitoefening een aanspreekpunt en weet daardoor bij wie hij of zij terecht kan met vragen. In de regel is dit een medewerker van de afdeling, de dienst of het onderdeel waar de vrijwilliger werkzaam is. Wanneer een vrijwilliger activiteiten met bewoners onderneemt is het van belang dat een vrijwilliger enige kennis heeft van deze bewoner. Vrijwilligers hebben geen toegang tot zorgdossiers maar medewerkers hebben wel de plicht om vrijwilligers van voldoende informatie te voorzien. In het geval een vrijwilliger individuele activiteiten met een bewoner onderneemt, zal de evv-er of persoonlijk begeleider, bij voorkeur in aanwezigheid pagina 3 van 5
van de bewoner, de vrijwilliger informeren over de wijze waarop deze bewoner deelneemt aan een activiteit. Tevens wordt de vrijwilliger geïnformeerd over aandachtspunten van een bewoner. En mag een vrijwilliger rekenen op voldoende informatie om de activiteiten zo veilig mogelijk te verrichten. En ook wanneer een vrijwilliger op een afdeling ondersteunt, mag deze vrijwilliger rekenen op voldoende informatie en overdracht van kennis van bepaalde problematiek. Uiteraard voor zover dit nodig is om het werk goed te verrichten. Het is belangrijk dat Kalorama haar waardering uitspreekt naar vrijwilligers en erop gericht is hen een goed werkklimaat te bieden. Dit komt bijvoorbeeld tot uitdrukking in ons attentiebeleid, door het organiseren van een jaarlijks vrijwilligersuitje en door vrijwilligers uit te nodigen bij andere feestelijke bijeenkomsten. Vrijwilligers moeten zich welkom voelen en gewaardeerd weten. Werkwijze De coördinator vrijwilligerswerk voert een oriënterend gesprek met de potentiële vrijwilliger en naar aanleiding van dit gesprek en de verkregen informatie wordt van beide kanten een besluit genomen over een voorlopige aanname. Na afloop van dit gesprek krijgt de vrijwilliger een informatiemap uitgereikt waar in ieder geval in opgenomen is: de visie van Kalorama, de gedragscode, de rechten en plichten van de vrijwilliger en de vrijwilligersovereenkomst. Een vrijwilliger wordt pas aangenomen wanneer een verklaring omtrent gedrag is overlegd. Met elke nieuwe vrijwilliger spreekt de coördinator vrijwilligerswerk een introductieperiode af. In deze periode maakt de vrijwilliger onder begeleiding van een medewerker kennis met de werkzaamheden. Aan het einde van deze introductie geeft de medewerker die verantwoordelijk is voor de introductie van de vrijwilliger een advies aan de coördinator vrijwilligerswerk om de vrijwilliger definitief aan te nemen. Wanneer de vrijwilliger niet wordt aangenomen, wordt dit gemotiveerd en persoonlijk toegelicht. Wanneer de voorlopige aanname wordt omgezet in een definitieve wordt de vrijwilligersovereenkomst ondertekend. Scholing Vrijwilligers krijgen de mogelijkheid zich te scholen en verder te ontwikkelen. Er worden periodiek scholingsmogelijkheden aangeboden. Afhankelijk van de werkzaamheden die door vrijwilligers verricht worden, hebben bepaalde instructie- of scholingsbijeenkomsten een verplichtend karakter. Uitsluiting op grond van verwantschap (familie in de 1e of 2e graad) of partnerschap Om rolverwarring, belangenverstrengeling en lastige situaties te voorkomen hebben we de volgende beperkingen ten aanzien van het aannemen van vrijwilligers gesteld: een vrijwilliger wordt niet als vrijwilliger aangenomen op een afdeling waar een familielid of relatie cliënt is. Dan is iemand namelijk mantelzorger. En dat is van een andere orde dan een vrijwilliger. Uiteraard kan iemand wel als vrijwilliger worden aangenomen op een andere afdeling in dezelfde locatie. een vrijwilliger wordt niet als vrijwilliger op een afdeling aangenomen waar een familielid of relatie als medewerker werkt. De vrijwilliger kan wel binnen dezelfde locatie op een andere afdeling werken. Tenzij er sprake is van de volgende uitsluiting: een vrijwilliger wordt niet als vrijwilliger binnen een locatie aangenomen wanneer hij familie of partner is van de locatiemanager van de betreffende locatie. Deze vrijwilliger kan wel op een andere locatie van Kalorama worden aangenomen als vrijwilliger. Beëindiging van de overeenkomst Bij het stopzetten van de werkzaamheden wordt de vrijwilliger een exitgesprek aangeboden door de coördinator vrijwilligerswerk. Hierbij komen in ieder geval aan de orde de reden van stoppen met het vrijwilligerswerk en de ervaringen binnen de stichting. pagina 4 van 5
Samenvattend vragen wij van een vrijwilliger: onderschrijven van de visie, doelstelling en de gedragscode van Kalorama een geldige verklaring omtrent gedrag affiniteit met de doelgroep in combinatie met passie voor een bepaalde activiteit juiste attitude tegenover en zorgvuldige omgang met de privacy van medewerkers en cliënten de vrijwilliger moet, afhankelijk van de activiteit, fysiek en psychisch in staat zijn de afgesproken werkzaamheden te verrichten acceptatie van begeleiding en/of coaching door medewerkers van Kalorama en bereidheid tot scholing ten behoeve van bepaalde werkzaamheden. bereidheid tot samenwerking en overleg met andere vrijwilligers en/of medewerkers bereidheid tot inzet voor een bepaalde periode en afhankelijk van de werkzaamheden op regelmatige of juist onregelmatige tijden Kalorama heeft de volgende plichten ten aanzien van vrijwilligers: vrijwilligers van noodzakelijke informatie te voorzien en hen ondersteuning te bieden en te zorgen voor kennisoverdracht de plicht een passende onkostenvergoeding te bieden (zie hiervoor de regeling bij P 5011) vrijwilligers te voorzien van een taakomschrijving en deze te evalueren een inwerkperiode met de vrijwilliger af te spreken en een evaluatiegesprek aan het eind van de inwerkperiode te houden de plicht tot het organiseren van medezeggenschap bijvoorbeeld door middel van het oprichten van een vrijwilligersplatform en de plicht een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten met en voor vrijwilligers Tot slot is het goed te vermelden dat wij voor het succesvol inzetten van vrijwilligers een organisatiecultuur nastreven waarin het samenwerken met vrijwilligers en het respectvol omgaan met vrijwilligers een vanzelfsprekendheid is. Een andere belangrijke voorwaarde is de aanwezigheid van voldoende ondersteuning voor vrijwilligers en borging van vrijwilligersbeleid in de persoon van coördinatoren vrijwilligerswerk. Bijlage Serie P 5011: Vrijwilligers in deze serie staat; Werving, van starten tot beeindiging, vrijwilligersovereenkomst, reis- en onkostenvergoeding en als vrijwilliger werken bij het Hospice. pagina 5 van 5