Handleiding module Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet Beheerteam istandaarden Datum 22 december 2015 Versie 2.0 Status Definitief
Inhoud 1 Introductie 4 2 Installatie 6 3 Het gebruik: Berichten aanmaken 9 3.1 Algemeen 9 3.2 Bericht maken 3.2.1 Stap 1: Keuze bericht 9 9 3.2.2a Stap 2a: Invullen WMO301 / JW301 (Toewijzing) 10 3.2.2b Stap 2b: Invullen WMO305 / JW305 (Start ondersteuning) 15 3.2.2c Stap 2c: Invullen WMO307 / JW307 (Stop ondersteuning) 3.2.2d Stap 2d: Invullen WMO315 / JW315 (Start ondersteuning) 17 19 3.3 Bericht afronden en een iwmo / ijw bericht genereren 22 4 Het gebruik: Berichten inlezen 24 4 Het gebruik: Berichten inlezen 24 4.1 Algemeen 24 4.2 Bericht inlezen 24 5 Het Declaratiebericht 26 5.1 Algemeen 26 5.2 WMO303 / JW303 Excelformaat invullen 26 5.3 WMO303 / JW303 aanmaken 27 5.4 WMO303 / JW303 afronden 28 6 Declaratie/factuur retourbericht maken 30 7 Testberichten 33
1 Introductie Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet iwmo en ijw zijn de berichtstandaarden die de decentralisatie van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet (Jw) ondersteunen. Met de standaard berichten, beheerd door Zorginstituut Nederland, kan in de keten informatie uitgewisseld worden. Vanaf 1 januari 2015 kunnen gemeenten en zorgaanbieders gebruikmaken van iwmo en ijw berichten om met elkaar over zorg en ondersteuning van cliënten te communiceren. Wanneer gebruiken? Gemeenten en zorginstellingen waarvan de software nog niet volledig geschikt is voor het gebruik van de iwmo- en ijw-standaarden, kunnen ervoor kiezen om gebruik te maken van de Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet. Het is een hulpmiddel dat input uit Excel of handmatig ingebracht naar een bericht converteert. Daarnaast kunnen gemeenten en zorgaanbieders ontvangen berichten met de Berichtenconverter inlezen en vervolgens inzien in PDF-formaat. Verder is het mogelijk om een retourbericht op basis van een declaratie-/factuurbericht te maken. Installatie De Berichtenconverter dient voor gebruik geïnstalleerd te worden in uw eigen ICTomgeving. U kunt de Berichtenconverter downloaden via de modulepagina op www.istandaarden.nl (onder modules). Mogelijk dient het downloaden en installeren door uw ICT beheerorganisatie te worden uitgevoerd/ondersteund. De Berichtenconverter is geschikt voor Windows computers en kan niet worden geïnstalleerd op Mac computers. Ondersteuning van twaalf berichtspecificaties De Berichtenconverter is eenvoudig in gebruik, heeft een gebruiksvriendelijke interface, en ondersteunt in totaal twaalf verschillende berichtspecificaties. Voor de iwmo-standaard ondersteunt de Berichtenconverter de berichten: WMO301: Toewijzing Wmo-ondersteuning WMO303: Declaratie/factuur Wmo-ondersteuning (Excel invoer) WMO304: Declaratie/factuur Wmo-ondersteuning Retour WMO305: Start Wmo-ondersteuning WMO307: Stop Wmo-ondersteuning WMO315: Verzoek om toewijzing Wmo-ondersteuning Voor de ijw-standaard ondersteunt de Berichtenconverter de berichten: JW301: Toewijzing Jeugdhulp JW303: Declaratie/factuur Jeugdhulp(Excel invoer) JW304: Declaratie/factuur Jeugdhulp Retour JW305: Start Jeugdhulp JW307: Stop Jeugdhulp JW315: Verzoek om toewijzing Jeugdhulp Bij deze standaardberichten horen, in het geautomatiseerde proces, retourberichten, (bijvoorbeeld de JW302 bij de JW301). Met de Berichtenconverter is het mogelijk om WMO304 en JW304 retourberichten aan te maken. Het aanmaken van andere retourberichten wordt niet ondersteund. Maak duidelijk aan de verzender van de berichten (gemeente of aanbieder) dat er, zo lang met de Berichtenconverter wordt gewerkt, geen retourberichten verstuurd kunnen worden.
Berichtversie Vanaf 1 januari 2016 wordt versie 2.0 van de iwmo- en ijw-standaard in gebruik genomen. De Berichtenconverter 2016 biedt ondersteuning voor het aanmaken en inlezen van berichten volgens de 2.0-standaarden. Mocht u nog gebruik maken van berichten volgens de 1.0-standaarden dan kunt u deze via de Berichtenconverter 2015 verwerken. De Berichtenconverter 2015 is te downloaden via www.istandaarden.nl. De Berichtenconverter 2016 en Berichtenconverter 2015 kunnen naast elkaar op één computer geïnstalleerd worden. Proces van berichten In de reguliere uitwisseling van berichten, is het uitgangspunt dat: Gemeente verzendt de WMO301 en de JW301 berichten (toewijzingsberichten) en ontvangt alle andere genoemde berichttypen. Zorgaanbieder ontvangt juist de WMO301 en de JW301 berichten en verzendt de andere. Gemeente verzendt de WMO304 en de JW304 retourberichten, na het ontvangen van een WMO303 of JW304 bericht. Zorgaanbieder ontvangt de WMO304 en de JW304 retourberichten, na het verzenden van een WMO303 of JW304 bericht. De berichten die u als gebruiker (gemeente of zorgaanbieder) verzendt, kunt u met de Berichtenconverter maken. De berichten die u als gebruiker ontvangt kunt u met de Berichtenconverter inlezen. Berichten maken Om een bericht te maken dat voldoet aan de iwmo- of ijw-standaard, voert u de informatie in via invoerschermen, of, in het geval van de WMO303 en JW303 berichten, via een Excel-bestand (met een vaste indeling). Na het aanmaken en opslaan kunnen de berichten die het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk) en het VECOZO schakelpunt (VSP) ondersteunen, via de infrastructuur van het GGk of het VSP worden verstuurd. De ontvanger kan het bericht dan inlezen in de eigen software of via de Berichtenconverter leesbaar maken. Gebruiker Bericht (handmatig) applicatie: converteert input naar istandaard bericht istandaarden bericht wordt uitgewisseld via GGk, VSP portal etc. Ontvanger Berichten lezen Om een ontvangen iwmo of ijw bericht te kunnen lezen, wordt het bericht in de Berichtenconverter ingelezen. De Berichtenconverter geeft de inhoud van het bericht dan in een PDF formaat of voor WMO303 en JW303 berichten in Excel formaat weer. istandaarden bericht wordt ontvangen via GGk, VSP portal etc. applicatie: converteert istandaarden bericht naar leesbaar formaat Gebruiker verwerkt informatie Overig De Berichtenconverter is vrij te gebruiken. Voor meer informatie verwijzen wij u naar www.istandaarden.nl. Met vragen en/of opmerkingen kunt u terecht bij de istandaarden helpdesk van Zorginstituut Nederland. Deze is te bereiken per email: info@istandaarden.nl of per telefoon: 020 7978948.
2 Installatie De Berichtenconverter is een tijdelijke module van Zorginstituut Nederland. U downloadt de Berichtenconverter op: www.istandaarden.nl. Zorg voor installatie van de module ervoor dat u kennis heeft genomen van de technische eisen die hieronder staan genoemd. Mogelijk heeft u hulp of ondersteuning van uw eigen ICT afdeling nodig. Figuur: istandaarden pagina waar u de Berichtenconverter kunt downloaden Technische aanbevelingen De Berichtenconverter dient eenmalig te worden geïnstalleerd in uw eigen ICT-omgeving; De Berichtenconverter vereist Windows 7 of hoger, er is geen ondersteuning voor Mac; Een Internet verbinding is, na de installatie, alleen nodig voor de controle bij het opstarten op nieuwere versies. Installeren U kiest voordat u de Berichtenconverter installeert of u de installatie voor Windows 64- bits of voor Windows 32-bits 1 download. Met het openen van het.exe programma opent een installatiewizard. Hierna kunt u de vraag krijgen of u toestaat dat de installatiewizard software van Crolox op uw computer mag installeren. U klikt op Ja om te accepteren. 1 Vraag zonodig uw ICT afdeling. Of kies standaard voor Windows 32-bit
Klik op Next > Vink in dit scherm I accept aan en klik op Next > Het scherm Select Installation Folder opent, klik hier op Next >
Het scherm Ready to Install opent, klik hier op Install. De computer start nu met het daadwerkelijk installeren van de Berichtenconverter. Na de installatie opent het scherm Completing the Berichtenconverter Setup Wizard, klik hier op Finish. De installatie op uw computer is nu voltooid en er is een icoon (zie hiernaast) van het programma aangemaakt op uw bureaublad. Dubbelklik op dit icoon om het programma te starten. Updates en internetverbinding De module controleert zelf op nieuwe updates (als er een connectie is met internet). Wanneer een nieuwe versie beschikbaar is geeft de applicatie hier een melding van. U moet deze vervolgens zelf downloaden en installeren (via de installatie-instructie hierboven). Ondersteuning Met vragen en/of problemen kunt u terecht bij de helpdesk van Zorginstituut Nederland. Deze is te bereiken per e-mail: info@istandaarden.nl of per telefoon: 020 7978948.
3 Het gebruik: Berichten aanmaken 3.1 Algemeen De Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet ondersteunt twee belangrijke functionaliteiten; het maken van berichten en het inlezen van berichten. Het eerste scherm dat u aantreft als u het programma opent is hieronder weergegeven. U maakt hier als eerste de keuze dat u een bericht wilt maken. Het Startscherm: 3.2 Bericht maken Bij het maken van een bericht wordt op basis van de input van de gebruiker een iwmo of ijw bericht gegenereerd. Deze wordt opgeslagen in een folder 2 naar keuze. Als u berichten in een StUF-envelop wilt genereren kunt u op het start scherm het vinkje StUF-envelop aanvinken. Berichten die u genereert worden dan in een XML StUFenvelop opgeslagen. De StUF-envelop kan onder andere worden gevraagd voor het aanleveren van berichten aan het Gemeentelijk Gegevens Knooppunt (GGK) of Berichtenverkeer dat buiten de landelijke infrastructuur om plaats vindt. Vraag de partij waar u berichten upload of een StUF-envelop verplicht is. Berichten die geupload worden bij het VECOZO schakelpunt hebben geen StUF-envelop nodig. De Berichtenconverter 2016 genereert een StUF-2 envelop. Dit is de versie van de StUF-envelop die in 2016 wordt gebruikt. 3.2.1 Stap 1: Keuze bericht In het keuzevak bij type bericht maakt u een keuze voor het type bericht dat u wilt gaan maken. Na de keuze voor het bericht, klikt u op Maak aan. Let op: voor het aanmaken van WMO303, WMO304, JW303 en JW304 berichten werkt dit anders. Dit wordt verderop in deze handleiding uitgelegd. 2 Folder: bestandsmap van de computer waar bestanden, documenten en berichten in opgeslagen worden.
3.2.2a Stap 2a: Invullen WMO301 / JW301 (Toewijzing) Afhankelijk van het bericht dat in stap 1 is gekozen, verschijnen er verschillende invulvelden over meerdere tabbladen op het scherm. Als u heeft gekozen voor een Toewijzingsbericht, verschijnt een scherm met vier tabbladen. Deze tabbladen gebruikt u om de benodigde gegevens in te voeren: Algemeen, Cliënt, Relatie en Beschikking. N.B. De schermen in de handleiding gaan uit van een JW301 bericht, maar zijn nagenoeg gelijk aan een WMO301 bericht. Tabblad Algemeen: In dit tabblad vult u de algemene gegevens in: Veld In te vullen Verplicht Aanbieder AGB-code van de aanbieder voor wie Ja de toewijzing bedoeld is. Gemeente CBS gemeentecode van de eigen gemeente (gemeente die de toewijzing maakt). Ja
Tabblad Cliënt: In dit tabblad vult u de gegevens van de cliënt in: Veld In te vullen Verplicht BSN Het BSN van cliënt Ja Geb.Datum De geboortedatum van cliënt Ja Naam De achternaam van cliënt Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van cliënt, indien van Nee toepassing Voorletters De voorletters van cliënt Nee Geslacht Aanduiding geslacht cliënt Ja Leefeenheid Aanduiding soort leefeenheid Nee (woonsituatie) Soort Adres Aanduiding soort adres (bv GBA) Ja Straatnaam Behorend bij adres cliënt Nee Huisnummer Behorend bij adres cliënt Ja Huisnummer Toev. Behorend bij adres cliënt Nee Huisletter Behorend bij adres cliënt Nee Postcode Behorend bij adres cliënt Ja Plaatsnaam Behorend bij adres cliënt Nee Telefoon Telefoonnummer cliënt of Ja relatie/gezagsdrager Email E-mailadres cliënt of relatie/gezagsdrager Nee
Tabblad Relatie: In dit tabblad vult u (eventueel) de gegevens van de relatie (of in het geval van Jeugdhulp de gezagsdrager) in. Als u gegevens in dit tabblad invult vinkt u hiervoor eerst het vakje Relatie aanwezig aan. Bij het aanmaken van een JW301 is een vinkje voor Niet Natuurlijk Persoon aanwezig. Vink dit vakje aan als de relatie een organisatie is. Veld In te vullen Verplicht Relatie aanwezig Aanvinken als u gegevens in dit N.v.t tabblad vult Niet natuurlijk persoon Aanvinken als de relatie een niet N.v.t natuurlijk persoon is Soort Type relatie (ouder of voogd) Ja Geboortedatum De geboortedatum van relatie Nee Naam De achternaam van relatie of naam Ja niet natuurlijk persoon vullen Voorvoegsel De voorvoegsels van relatie Nee Voorletters De voorletters van relatie Nee Geslacht Aanduiding geslacht relatie Nee Soort Adres Aanduiding soort adres (bv GBA) Ja Straatnaam Behorend bij adres relatie Nee Huisnummer Behorend bij adres relatie Ja Huisnummer Toev. Behorend bij adres relatie Nee Huisletter Behorend bij adres relatie Nee Postcode Behorend bij adres relatie Ja Plaatsnaam Behorend bij adres relatie Ja Telefoon Telefoonnummer relatie Nee Email E-mailadres relatie Nee
Tabblad beschikking 3 : In dit tabblad vult u de inhoudelijke gegevens van de toewijzing (beschikking 5 ) in. Veld In te vullen Verplicht Beschikkingnummer Het, door de gemeente, vastgestelde Ja beschikkingnummer Afgifte Datum van afgifte beschikking Ja Ingang Ingangsdatum geldigheid beschikking Ja Eind Einddatum geldigheid beschikking Nee Kies nu voor Product Toevoegen en vul de gegevens van het betreffende product in waarvoor de beschikking wordt afgegeven. Er kunnen meerdere producten aan een beschikking worden toegevoegd. Kies hiervoor, na het selecteren van een product, opnieuw voor Product Toevoegen. 3 In de Berichtenconverter wordt steeds gesproken van een beschikking (en een beschikkingsnummer). Dit kan, afhankelijk van het gemeentelijk gekozen proces bijvoorbeeld ook een besluit of toewijzing zijn. Lees in dat geval voor het woord Beschikking ook Besluit of Toewijzing.
Veld In te vullen Verplicht Categorie Productcategorie van de te leveren zorg Ja Productcode Productcode van de te leveren zorg Nee Volume Aantal eenheden, bijvoorbeeld 180 i.g.v. een tijdseenheid. Of het bedrag in Ja, als productcode gevuld centen, i.g.v. de eenheid euro s Eenheid Eenheid van het volume (minuten, uren, etc.) Ja, als productcode gevuld Frequentie Frequentie (per week, per maand, etc.) van het volume en de eenheid Ja, als productcode gevuld Ingangsdatum Ingangsdatum geldigheid product Ja Einddatum Einddatum geldigheid product Ja Reden Intrekking Vullen als u een eerdere toewijzing intrekt, bijvoorbeeld i.g.v. overlijden Nee Met de knop Overnemen van beschikt, kunt u de gegevens van het beschikt product direct overnemen naar het toegewezen product. Alles ingevuld? Wanneer u alle benodigde gegevens van het stopbericht hebt ingevoerd, klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Hierna kan de aanmaak van het bericht afgerond worden (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren).
3.2.2b Stap 2b: Invullen WMO305 / JW305 (Start ondersteuning) Afhankelijk van het bericht dat in stap 1 is gekozen, verschijnen er verschillende invulvelden over meerdere tabbladen op het scherm. Als u heeft gekozen voor een Startbericht, verschijnt een scherm met twee tabbladen. Deze tabbladen gebruikt u om de benodigde gegevens in te voeren: Algemeen en Producten. N.B. De schermen in de handleiding gaan uit van een WMO305 bericht, maar zijn nagenoeg gelijk aan een JW305 bericht. Tabblad Algemeen: In dit tabblad vult u de algemene gegevens in: Veld In te vullen Verplicht Aanbieder AGB-code van de zorgaanbieder die de Ja zorg start Gemeente CBS gemeentecode van de gemeente die de toewijzing heeft gemaakt Ja
Tabblad Producten: In dit tabblad vult u de gegevens van de cliënt en start zorg in. Veld In te vullen Verplicht BSN Het BSN van cliënt Ja Geboortedatum De geboortedatum van cliënt Ja Naam De achternaam van cliënt Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van cliënt, indien van Nee toepassing Voorletters De voorletters van cliënt Nee Geslacht Aanduiding geslacht cliënt Ja Beschikking Het, door de gemeente, vastgestelde Nee beschikkingnummer Ingangsdatum Ingangsdatum geldigheid product Ja, als beschikking is gevuld Begindatum Daadwerkelijke startdatum zorg Ja Categorie Productcategorie van de gestarte zorg Ja Productcode Productcode van de gestarte zorg Nee Volume Aantal eenheden, bijvoorbeeld 180 i.g.v. een tijdseenheid. Of het bedrag Ja, als productcode gevuld in centen, i.g.v. de eenheid euro s Eenheid Eenheid van het volume (minuten, uren etc) van de gestarte zorg Ja, als productcode gevuld Frequentie Frequentie (per week, per maand, etc.) van het volume en de eenheid Ja, als productcode gevuld
Er kunnen meerdere producten in een Startbericht worden toegevoegd. Kies hiervoor, na het invoeren van de gegevens van het eerste product, voor Product Toevoegen. Alles ingevuld? Wanneer u alle benodigde gegevens van het Startbericht hebt ingevoerd, klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Hierna kan de aanmaak van het bericht afgerond worden (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren). 3.2.2c Stap 2c: Invullen WMO307 / JW307 (Stop ondersteuning) Afhankelijk van het bericht dat in stap 1 is gekozen, verschijnen er verschillende invulvelden over meerdere tabbladen op het scherm. Als u heeft gekozen voor een Stopbericht, verschijnt een scherm met twee tabbladen. Deze tabbladen gebruikt u om de benodigde gegevens in te voeren: Algemeen en Producten. N.B. De schermen in de handleiding gaan uit van een WMO307 bericht, maar zijn nagenoeg gelijk aan een JW307 bericht. Tabblad Algemeen: In dit tabblad vult u de algemene gegevens in: Veld In te vullen Verplicht Aanbieder AGB-code van de aanbieder die de Ja zorg stopt Gemeente CBS gemeentecode van de gemeente die de toewijzing heeft gemaakt Ja
Tabblad Producten: In dit tabblad vult u de gegevens van cliënt en stop zorg in. Veld In te vullen Verplicht ja/nee BSN Het BSN van cliënt Ja Geboortedatum De geboortedatum van cliënt Ja Naam De achternaam van cliënt Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van cliënt, indien van Nee toepassing Voorletters De voorletters van cliënt Nee Geslacht Aanduiding geslacht cliënt Ja Beschikking Het, door de gemeente, vastgestelde Nee beschikkingnummer Ingangsdatum Ingangsdatum geldigheid product Ja, als beschikking is gevuld Begindatum Daadwerkelijke startdatum zorg Ja Einddatum Datum waarop de zorg gestopt is Ja Categorie Productcategorie van de gestopte zorg Ja Productcode Productcode van de gestopte zorg Nee Reden Beëindiging Reden van de beëindiging Ja Er kunnen meerdere producten in een Stopbericht worden toegevoegd. Kies hiervoor, na het invoeren van de gegevens van het eerste product, voor Product Toevoegen.
Alles ingevuld? Wanneer u alle benodigde gegevens van het stopbericht hebt ingevoerd, klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Hierna kan de aanmaak van het bericht afgerond worden (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren). 3.2.2d Stap 2d: Invullen WMO315 / JW315 (Start ondersteuning) Afhankelijk van het bericht dat in stap 1 is gekozen, verschijnen er verschillende invulvelden over meerdere tabbladen op het scherm. Als u heeft gekozen voor een Verzoek om toewijzing, verschijnt een scherm met drie tabbladen. Deze tabbladen gebruikt u om de benodigde gegevens in te voeren: Algemeen, Cliënt en Producten. N.B. De schermen in de handleiding gaan uit van een WMO315 bericht, maar zijn nagenoeg gelijk aan een JW315 bericht. Tabblad Algemeen: In dit tabblad vult u de algemene gegevens in: Veld In te vullen Verplicht Aanbieder AGB-code van de zorgaanbieder die de Ja zorg start Gemeente CBS gemeentecode van de gemeente die de toewijzing heeft gemaakt Ja
Tabblad Client: In dit tabblad vult u de gegevens van de cliënt in. Veld In te vullen Verplicht BSN Het BSN van cliënt Ja Geboortedatum De geboortedatum van cliënt Ja Naam De achternaam van cliënt Ja Voorvoegsel De voorvoegsels van cliënt, indien van Nee toepassing Voorletters De voorletters van cliënt Nee Geslacht Aanduiding geslacht cliënt Ja
Tabblad Producten: In dit tabblad vult u de gegevens van het product in. Veld In te vullen Verplicht Beschikkingnummer Het, door de gemeente, vastgestelde Nee beschikkingnummer Ingangsdatum Ingangsdatum geldigheid product Ja, als beschikking is gevuld Categorie Productcategorie van de gestarte Ja zorg Productcode Productcode van de gestarte zorg Nee Volume Aantal eenheden, bijvoorbeeld 180 Ja, als productcode gevuld i.g.v. een tijdseenheid. Of het bedrag in centen, i.g.v. de eenheid euro s Eenheid Eenheid van het volume (minuten, Ja, als productcode gevuld uren etc) van de gestarte zorg Frequentie Frequentie (per week, per maand, Ja, als productcode gevuld etc.) van het volume en de eenheid Verwijzer type Het type verwijzer vam het verzoek Ja om toewijzing Verwijzer naam Naam van de verwijzing Ja, als verwijzer huisarts, jeugdarts, gecertificeerde instelling of medisch specialist Raamcontract Indicator of de aanbieder voor de te leveren ondersteuning beroep doet op een landelijk raamcontract. Er kunnen meerdere producten in een Verzoek om toewijzinf worden toegevoegd. Kies hiervoor, na het invoeren van de gegevens van het eerste product, voor Product Toevoegen.
Alles ingevuld? Wanneer u alle benodigde gegevens van het Startbericht hebt ingevoerd, klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Hierna kan de aanmaak van het bericht afgerond worden (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren). 3.3 Bericht afronden en een iwmo / ijw bericht genereren Wanneer alle gegevens juist en volledig zijn gevuld, kan het bericht definitief worden aangemaakt. Kies nu voor Bericht opslaan U krijgt de keuze om het bericht in een folder 4 naar wens op te slaan. Bij het maken van het bericht wordt op basis van de input van de gebruiker een iwmo of ijw bericht gegenereerd. Indien het bericht juist is aangemaakt wordt het volgende scherm getoond: Na het opslaan van het bericht kunt u voor Terug naar bericht kiezen om terug te gaan naar het bericht met de zojuist ingevulde gegevens. Daarnaast kunt met Bericht opslaan het bericht nogmaals opslaan. Ook kunt u met Leeg maken opnieuw beginnen met een leeg bericht van hetzelfde type. Om terug te gaan naar het startscherm klikt u Sluiten en naar home. 4 Folder: bestandsmap van de computer waar bestanden, documenten en berichten in opgeslagen worden.
Foutmeldingen Wanneer één of meer van de velden die voor het bericht noodzakelijk zijn of onjuist zijn ingevuld, volgt een scherm met foutmeldingen: Bericht Error. In dit scherm wordt voor elke onjuiste of onvolledige weergave aangegeven wat er onjuist is. Na het lezen van de foutmelding klikt u op Ok. U gaat daarmee terug naar de invulschermen, om de gegevens aan te vullen/corrigeren. Klik vervolgens op de knop Maak aan om het bericht opnieuw aan te maken.
4 Het gebruik: Berichten inlezen 4.1 Algemeen De Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet ondersteunt twee belangrijke functionaliteiten; het maken van berichten en het inlezen van berichten. Bij het inlezen van berichten worden ontvangen iwmo en ijw berichten leesbaar gemaakt. Hiervoor wordt een bericht geconverteerd naar een leesbaar PDF-bestand of Excel-bestand. Op het eerste startscherm, dat hieronder is weergegeven, maakt u gebruik van het tweede kolom met de naam Bericht inlezen. Het Startscherm: 4.2 Bericht inlezen Om een ontvangen iwmo of ijw bericht te kunnen lezen, kunt u deze hier inlezen. U dient het in te lezen bericht op u computer opgeslagen te hebben Kies voor Bestand openen Selecteer het betreffende bericht dat u wilt inlezen 5 Het bericht wordt nu geconverteerd naar een leesbaar PDF-formaat, of in het geval van een declaratiebericht een Excel-export. 5 Bij het ontvangen van het bericht van de wederpartij, moet u beslissen waar u het bericht opslaat. Dit is ook de locatie vanwaar u het bericht naar de converter kunt uploaden.
Na het kiezen van een bestand, krijgt u gelijk de mogelijkheid om het bericht in een folder naar wens op te slaand. Daarna verschijnt het volgende scherm. Door voor Bericht opslaan te kiezen u het bericht nogmaals opslaan. Kies voor Sluiten en naar home om terug te gaan naar het startscherm van de Berichtenconverter. In onderstaande tabel kunt u zien naar welk bestandsformaat het bericht is geconverteerd: Bericht type WMO301 Toewijzing Wmo-ondersteuning WMO302 Toewijzing Wmo-ondersteuning Retour WMO303 Declaratie/factuur Wmo-ondersteuning WMO304 Declaratie/factuur Wmo-ondersteuning Retour WMO305 Start Wmo-ondersteuning WMO306 Start Wmo-ondersteuning Retour WMO307 Stop Wmo-ondersteuning WMO308 Stop Wmo-ondersteuning Retour JW301 Toewijzing Jeugdhulp JW302 Toewijzing Jeugdhulp Retour JW303 Declaratie/factuur Jeugdhulp JW304 Declaratie/factuur Jeugdhulp Retour JW305 Start Jeugdhulp JW306 Start Jeugdhulp Retour JW307 Stop Jeugdhulp JW308 Stop Jeugdhulp Retour JW321 Declaratie Jeugd-GGZ JW322 Declaratie Jeugd-GGZ Retour Formaat resultaat Pdf Pdf Excel Excel Pdf Pdf Pdf Pdf Pdf Pdf Excel Excel Pdf Pdf Pdf Pdf Pdf Pdf U kunt niet direct vanuit de Berichtenconverter het bericht inzien. U kunt via de verkenner, of bijvoorbeeld via Adobe of Excel, het bestand nu openen en inzien.
5 Het Declaratiebericht 5.1 Algemeen De WMO303- of JW303 bericht (het declaratie/factuur bericht) wordt niet met behulp van invoerschermen aangemaakt, maar wordt via een vastgesteld Excel bestand gecreëerd. In dit bericht kunnen meerdere prestaties van meerdere cliënten tegelijk worden verzonden (een zogenaamd verzamelbericht). Dit Excelbestand moet volgens vaste waardes worden gevuld. Deze voorbeeldbestanden (templates) kunt u downloaden van de website van istandaarden: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter- Wmo-en-Jeugdwet.html. 5.2 WMO303 / JW303 Excelformaat invullen Alvorens een declaratiebericht via de Berichtenconverter aangemaakt kan worden, dient het Excel bestand Declaratiebericht WMO303 / Declaratiebericht JW303 volledig gevuld te worden. Dit gebeurt buiten de Berichtenconverter om. Ga naar de volgende link. om een blanco Declaratiebestand te downloaden: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverte r-wmo-en-jeugdwet.html Vul het blanco bestand in. Een gedetailleerde invulinstructie vindt u ook op de website van istandaarden: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverte r-wmo-en-jeugdwet.html Sla het ingevulde bestand op in een door u gewenste folder 6. 6 Folder: bestandsmap van de computer waar bestanden, documenten en berichten in opgeslagen worden.
5.3 WMO303 / JW303 aanmaken Wanneer u het declaratiebericht (Excelbestand) in de vorige stap heeft gemaakt, en opgeslagen, kunt u dit bestand met de Berichtenconverter verwerken tot een WMO303 of JW303 bericht. De schermen in deze handleiding gaan uit van een WMO303-Declaratie maar zijn gelijk aan die van een JW303-Declaratie. In het startscherm kiest u, in het bovenste gedeelte Bericht maken, het juiste declaratiebericht bij het keuzevak type bericht (WMO declaratie of JW declaratie) Na de keuze voor het bericht verschijnt een extra regel, waarin u het bestand kunt selecteren dat u in Excel hebt gemaakt. Kies voor Upload om het bestand te uploaden. Hierna kiest u voor Maak aan om het standaardbericht aan te maken.
5.4 WMO303 / JW303 afronden Wanneer u het declaratiebericht heeft aangemaakt via Maak aan verschijnt het volgende scherm: Na het opslaan van het bericht kunt u voor Terug naar bericht kiezen om terug te gaan naar het bericht met de zojuist ingevulde gegevens. Daarnaast kunt met Bericht opslaan het bericht nogmaals opslaan. Ook kunt u met Leeg maken opnieuw beginnen met een leeg bericht van hetzelfde type. Om terug te gaan naar het startscherm klikt u Sluiten en naar home. Foutmeldingen Wanneer één of meer van de velden die voor het bericht noodzakelijk zijn niet of onjuist is ingevuld, volgt een scherm met foutmeldingen: Bericht Error In dit scherm wordt voor elke onjuiste of onvolledige weergave aangegeven wat er onjuist is. Na het lezen van de foutmelding klikt u op Ok. U komt na Ok klikken op een (ongebruikt) invoerscherm voor het 303-bericht. Daar klikt u direct op startscherm en bij de waarschuwing op Ok, om weer terug te keren naar het startscherm. De correcties dienen verwerkt te worden in het Excelbestand. Voer na de correcties de stappen vanaf paragraaf 5.3 nogmaals uit.
6 Declaratie/factuur retourbericht maken Als u een 303 declaratie-/factuurbericht heeft ontvangen, kunt u met de Berichtenconverter een 304 declaratie-/factuurbericht retourbericht maken. Via een retourbericht geeft u aan welke declaraties/facturaties u goedkeurt en afkeurt. Kies op het startscherm onder Bericht maken voor WM304 of JW304 en kies via de knop Bestand openen het ontvangen WMO303 of JW303-bericht. Het Startscherm: Na het openen van het 303 declaratie/factuurbericht. Krijgt u een scherm met twee tabbladen: Declaratie/factuur-gegevens en Declaraties. Via deze twee tabbladen kunt u de declaraties afkeuren. Hoe het afkeuren in werkt lees u op de volgende pagina s.
Tabblad: Declaratie/factuur-gegevens Het tabblad Declaratie/factuur-gegevens bevat de algemene gegevens van de ontvangen declaratie-/factuur-bericht. Het tabblad toont gegevens zoals de declaratieperiode, het factuurnummer en het totaalbedrag van de declaratie. Middels het veld Retourcode bericht kunt u de volledige declaratie/factuur afkeuren, kies een retourcode die voor uw situatie van toepassing is. Alle declaraties in het betreffende bericht worden afgekeurd.
Tabblad: Declaraties Het tabblad Declaraties bevat alle individuele declaraties van het ontvangen declaratie- /factuur-bericht. Het tabblad toont gegevens zoals de cliënt, de beschikking, het declaratie bedrag en meer. Middels het veld Retourcode cliënt kunt u alle declaraties van de betreffende cliënt afkeuren, kies een retourcode die voor uw situatie van toepassing is. Middels het veld Retourcode declaratie kunt u de specifieke declaraties van de betreffende cliënt afkeuren, kies een retourcode die voor uw situatie van toepassing is. Declaraties die bij een afgekeurde cliënt horen worden automatisch ook afgekeurd. Middels het veld Retourcode declaratie kunt u een individuele declaratie afkeuren, kies een retourcode die voor uw situatie van toepassing is. Middels het veld toegekend bedrag kunt u een declaratie goedkeuren, maar een ander bedrag toekennen. Vergeet niet het bijbehorende veld met debet of credit te vullen. Als u alle declaraties heeft beoordeeld klikt u op de knop Maak aan rechtsboven in het scherm. Als u geen retourcodes heeft gevuld worden automatisch alle declaraties goedgekeurd. Als en wel retourcodes heeft gevuld worden de betreffende declaraties afgekeurd en de overige declaraties goedgekeurd. Het aanmaken van het bericht wordt afgerond (zie paragraaf 3.3 Bericht afronden en een iwmo/ijw bericht genereren).
7 Testberichten Het is mogelijk om eerst een testbericht aan te maken in de Berichtenconverter zodat u de stappen kunt doorlopen zonder gebruik te maken van reële cliëntgegevens. Onderstaande testgegevens kunt u gebruiken voor deze testberichten: AGB code 41410903 Gemeentecode 0321 BSN Nummers 123456782 111111110 222222220 999999990