6 Zeven jaar ICT Benchmark Woningcorporaties Een aanzet tot trendanalyse Ies van Rij en Patrick van Eekeren In 2008 is voor de zevende keer de jaarlijkse ICT Benchmark Woningcorporaties (wtco) uitgevoerd. Na de derde editie is een trendanalyse van enkele kengetallen als vast onderwerp aan deze benchmark toegevoegd. In deze bijdrage presenteren we een aanzet tot trendanalyse van de kengetallen uit de afgelopen vijf jaren (2003 t/m 2007). Kengetallen Vanwege de gehanteerde definities in de ICT Benchmark Woningcorporaties zijn de ICT-kosten in absolute zin tussen deelnemers prima te vergelijken. Het zegt alleen niet zo veel vanwege verschil in omvang van onder meer het aantal vhe s, aantal medewerkers en/of aantal werkplekken. Om die reden zijn er in de benchmark kengetallen geïntroduceerd. Kengetallen zijn verhoudingsgetallen die bestaan uit gegevens uit de benchmark die de ICT-kosten op een vergelijkbare noemer brengen, bijvoorbeel per vhe, per medewerker of per werkplek. In de ICT Benchmark Woningcorporaties werken we met de volgende vijf kengetallen: ICT-kosten per vhe. Hierbij worden de totale jaarlijkse ICTkosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal vhe s dat in eigendom en/of in beheer is van een corporatie. Bij het bepalen van het exacte aantal vhe s worden ook bedrijfspanden, garages, parkeerplaatsen, studentenwoningen en overige verhuurbare eenheden meegerekend. ICT-kosten per werkplek. Hierbij worden de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal geautomatiseerde werkplekken dat eigendom is van een corporatie. Bij het bepalen van het exacte aantal geautomatiseerde werkplekken zijn laptop pc s, vaste pc s, Citrix-terminals en volledige thuiswerkplekken 3 meegerekend. 3 Thuiswerkplekken met enkel RSA-sleutels worden niet meegerekend als ICT-werkplek. 48
ICT-kosten per medewerker (in fte s). Hierbij worden de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal medewerkers (in fte s) dat in dienst is van een corporatie. Ook onderhoudsmensen worden meegerekend. ICT-kosten als percentage van de jaaromzet. Hierbij worden de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door de jaaromzet van het betreffende boekjaar. Bij het bepalen van de jaaromzet worden zowel huuropbrengsten als subsidies, rente en opbrengsten uit het verkopen van woningen meegerekend. Verhouding operationele ICT-activiteiten (in fte s) versus aantal medewerkers (in fte s). Hierbij wordt het totaal aantal medewerkers (in fte s) van de corporatie gedeeld door het aantal operationele ICT-activiteiten (in fte s). Onder operationele ICTactiviteiten wordt verstaan: Operationele ICT-activiteiten door eigen ICT-personeel èn door ingehuurd extern personeel (mits het een formatieplaats betreft, dus geen kortlopende of incidentele projectmatige activiteiten). Operationele ICT-activiteiten door eigen personeel dat niet op het ICT-budget drukt. Denk bijvoorbeeld aan functioneel applicatiebeheer dat in de lijn plaatsvindt. Buiten de operationele ICT-activiteiten vallen de activiteiten ten behoeve van ICT-management, alsmede projectmatige activiteiten door ingehuurde partijen. In elke ronde van de benchmark worden de vijf kengetallen berekend: per woningcorporatie, gemiddeld per klassegrootte van woningcorporaties (naar aantal vhe s) en gemiddeld voor alle deelnemende woningcorporaties. Op deze manier kan elke deelnemer zijn waarde van het kengetal vergelijken met die van andere deelnemers. Verloop kengetallen in vijf jaar Hierna schetsen we de ontwikkeling van het gewogen gemiddelde van de kengetallen over de benchmarkedities van 2004 tot en met 2008 (boekjaar 2003 t/m 2007). In 2004 bedroeg het aantal deelnemers aan de benchmark ruim 20. In 2005 is een sprong gemaakt naar bijna 40 deelnemers. Inmiddels zit het aantal deelnemers al een aantal jaren stabiel op circa 40, naar aantal vhe s goed voor ruim 30% van de sector. 49
Figuur 1: Verloop gemiddelde ICT-kosten per vhe over boekjaar 2003 t/m 2007. De gemiddelde ICT-kosten per vhe in figuur 1 waren in boekjaar 2003 tot en met 2006 stabiel rond de 100,-. De gemiddelde waarde van dit kengetal is in 2007 toegenomen tot 106,-. Figuur 2: Verloop gemiddelde ICT-kosten per ICTwerkplek over boekjaar 2003 t/m 2007. Figuur 2 laat zien dat de gemiddelde ICT-kosten per werkplek elk jaar dalen van 9.337,- in 2003 naar 7.520,- in 2006. De gemiddelde ICT-kosten per werkplek lijken zich in 2007 te stabiliseren rond de 7.500,-. Figuur 3: Verloop gemiddelde ICT-kosten per medewerker (in fte) over boekjaar 2003 t/m 2007. 50
In figuur 3 is te zien dat de gemiddelde ICT-kosten per medewerker (in fte) vanaf 2003 met een kleine teruggang in 2006 zijn gestegen van 9.746,- tot 10.262,- in 2007. Figuur 4: Verloop gemiddelde ICT-kosten als % van de jaaromzet over boekjaar 2003 t/m 2007. Uit figuur 4 is af te leiden dat de gemiddelde ICT-kosten als percentage van de omzet in de periode 2003 tot en met 2006 met totaal 0,4% is gedaald om in 2007 met 0,1% te stijgen naar 1,76%. Figuur 5: Verloop gemiddelde verhouding operationele ICT-activiteiten (in fte s) en aantal medewerkers (in fte s) over boekjaar 2003 t/m 2007. De gemiddelde verhouding operationele ICT-activiteiten (in fte s) en aantal medewerkers (in fte s) is tussen 2003 en 2006 aanzienlijk gedaald van 40,8 tot 29,2 fte s. In 2007 is een lichte stijging waar te nemen naar 30,2 fte s. Dit houdt in dat één medewerker ICT (in fte s) totaal 30,2 medewerkers (in fte s) bedient binnen de eigen organisatie. Schaalvergroting Tabel 1 laat zien welke ontwikkeling de onderliggende gegevens van de kengetallen en daarmee het deelnemersveld in de bench- 51
mark hebben doorgemaakt. Duidelijk zichtbaar is de schaalvergroting die zich ook in de sector als zodanig heeft voltrokken. Verloop boekjaar 2003 t/m 2007 Gemiddelde ICT-kosten per corporatie 52,7% Gemiddeld aantal vhe s per corporatie 44,2% Gemiddelde omzet per corporatie 66,3% Gemiddeld aantal medewerkers (in fte) per corporatie 45,0% Gemiddeld aantal medewerkers ICT (in fte) per corporatie 95,9% Gemiddeld aantal ICT-werkplekken per corporatie 89,8% Tabel 1: Ontwikkelingen bij de deelnemers over boekjaar 2003 t/m 2007 Analyse van de kengetallen Een nadere analyse van de kengetallen laat het volgende zien: ICT-kosten per vhe = gemiddelde ICT-kosten (+ 52,7 %) / gemiddeld aantal vhe s (+ 44,2 %). Uit tabel 1 blijkt dat de gemiddelde ICT-kosten per corporatie in boekjaar 2007 met 52,7% meer zijn gestegen dan het gemiddelde aantal vhe s per corporatie (44,2%). Bij nader onderzoek blijkt dat in 2006 de gemiddelde ICT-kosten en het gemiddeld aantal vhe s beiden met ruim 40% zijn toegenomen ten opzichte van 2003. In 2007 zijn de gemiddelde ICT-kosten relatief meer gestegen ten opzichte dan het aantal vhe s. Zonder dat het een inhoudelijke verklaring is, laat het zien waar cijfermatig de oorzaak ligt. ICT-kosten per werkplek = gemiddelde ICT-kosten (+ 52,7%) / gemiddeld aantal werkplekken (+ 89,9%). De gemiddelde ICTkosten per werkplek zijn over de periode 2003 t/m 2007 bijna 20% gedaald. De noemer van het kengetal (52,7%) is over deze periode minder hard gestegen dan de teller (89,9%). Het aantal werkplekken is dus erg hard gegroeid. Ter aanvulling is een analyse uitgevoerd over de trend van het gemiddeld aantal werkplekken per medewerker (in fte s). Het blijkt dat in boekjaar 2003 elke fte gemiddeld 1,0 ICT-werkplek ter beschikking had. In 2007 heeft één fte gemiddeld 1,4 werkplekken ter beschikking. De oorzaak ligt vermoedelijk in het toenemende gebruik van laptops en thuiswerkplekken. ICT-kosten per medewerker (fte) = gemiddelde ICT-kosten (+52,7%) / gemiddeld aantal medewerkers (in fte) (+45,0 %). 52
De gemiddelde ICT-kosten per medewerker (fte) zijn in vijf jaar tijd nominaal slechts 5,3% gestegen. Wordt het inflatie effect meegenomen dan is dit kengetal in reële termen zelfs gedaald. ICT-kosten als % van de omzet = gemiddelde ICT-kosten (+52,7%) / gemiddelde omzet (+66,3%). De omzet is over de periode 2003 t/m 2007 iets harder gestegen dan de kosten. Dit leidt tot een lichte daling van het kengetal. Verhouding medewerkers (in fte) (+45,0%) ten opzichte van ICT-medewerkers (in fte s) (+95,9%). Opvallend is de verhoudigsgewijs zeer grote groei van het aantal operationele ICT-medewerkers ten opzichte van het aantal medewerkers. Bij navraag onder de deelnemers lijkt het erop dat het gebruik van ICT door de medewerkers (in fte s) afgelopen vijf jaar is toegenomen, waardoor er meer ICT-ers nodig zijn (in fte s) om hetzelfde aantal gebruikers te bedienen. Daarnaast is het vermoeden dat in toenemende mate inzet van ICT ers is vereist om aan de door de business gevraagde functionaliteit en kwaliteit van de ICTdienstverlening te kunnen voldoen. Conclusies Graag zouden we naast kengetallen ook spreken over normgetallen, waarbij het normgetal dé norm is voor de hoogte van een kengetal. Zover zijn we nog niet. Wel is sprake van het feit dat een aantal gemiddelden zich op een bepaalde manier ontwikkelt, respectievelijk stabiliseert, en zich langs die weg op enig moment mogelijk kwalificeert voor een norm. Als er een goede verklaring is voor de uitschieter in 2007 is het bedrag aan ICT per vhe van 100,- tot 106,- er wellicht een. Het aantal operationele ICT ers per aantal reguliere medewerkers lijkt zich op de verhouding 1 op 30 te stabiliseren en kwalificeert mogelijk langs die weg. Het lijkt goed om die uitdaging voor de komende benchmarks aan te gaan. Enerzijds om te komen tot nadere inhoudelijke verklaring van trends en anderzijds het ontwikkelen van echte sector normgetallen. Met deze bijdrage is daarvoor de eerste aanzet gegeven. 53