HANDLEIDING ZET5 BANKPROGRAMMA 1
Inhoud Hoofdmenu 3 Omzetten tonen 4 Bankuittreksels 5 Orders 6 Overschrijvingen 6 Toelaten 8 Binnenlandse overschrijving 11 Globale overschrijving 12 Debetorders (domicilie ringen) 13 Beheer 14 Tan-lijsten 14 Verstuurde opdrachten 15 Info/ Rekening wijzigen 16 Service en informaties 17 2
Hoofdmenu van de bank Nadat men zich in het bankprogramma heeft aangemeld met de code van de oefenfirma, zijn naam en paswoord, verschijnt de startpagina van COFEBA Deze regel blijft verschijnen, ook verder in het programma. Ze bevat de aanmeldingsinformatie, de actieve rekening en enkele belangrijke menu s. Met deze registerkaarten kan men de verschillende rekeningen van de oefenfirma bij Cofeba raadplegen en een rekening kiezen (met een muisklik) voor verdere verwerking. 3
Omzetten tonen Na de keuze van een rekening worden de bewegingen voor deze rekening getoond samen met de menu s voor de verwerking van deze rekening. In principe worden de bewegingen van de laatste vier weken getoond. De periode kan in het datumveld worden aangepast tot maximum 12 maanden. Belangrijk: hoe langer de gekozen periode, hoe langer het opzoekingwerk in de databank Door een klik op het pijltje kunnen de omzetten worden gesorteerd in stijgende of dalende volgorde. Met de knop zoeken kunnen criteria voor het zoeken naar omzetten worden bepaald. Zoekt men op firmanaam, dan volstaat een deel van de firmanaam. 4
Bankuittreksels In deze tabel worden de uittreksels van de laatste 3 maanden gepubliceerd. Uittreksels die niet werden afgehaald of verloren zijn, kunnen op verzoek door Cofeba opnieuw worden aangeboden. Door een klik op nu afhalen wordt het uittreksel in PDF-formaat getoond. Het kan door de oefenfirma worden opgeslagen/geprint. Voorbeeld: 5
Bankuittreksels Door een wijziging van de markering kan men uittreksels die reeds werden afgehaald opnieuw beschikbaar maken voor afhaling. Omgekeerd kan men uittreksels die klaar waren voor afhaling als reeds afgehaald markeren. In beide gevallen wordt de vraag gesteld of men de markering echt wenst te wijzigen. Orders registreren Naast het onderwerp orders registreren wordt aangegeven hoeveel orders reeds werden geregistreerd maar nog niet werden verstuurd naar de bank. Kiest men het onderwerp, dan verschijnt een bijkomend menu waarin men kan aanduiden welke transactie men wenst te registreren. Ook hier wordt tussen haakjes vermeld hoeveel transacties reeds werden geregistreerd maar nog niet naar de bank werden verstuurd. 6
Eenmaal een type transactie gekozen, dan opent zich automatisch het bijhorend formulier. In het voorbeeld hierna gaat het om een overschrijving. U ziet eerst alle orders van het gekozen type (hier: overschrijvingen) die door een persoon of de leden van een groep (bvb groep boekhouding ) werden aangemaakt. één klik op de datum van de laatste wijziging volstaat om verdere informatie op te roepen zoals de auteur van de transactie of van de laatste wijziging. In het vak opmerking kan men bvb een berichtje vinden waarom de leerkracht een transactie tegenhoudt. met de symbolen kan een transactie worden gewijzigd of geschrapt. nadat nieuwe orders werden geregistreerd en/of wijzigingen werden aangebracht, kunnen alle orders van deze rekening voor toelating worden vrijgegeven. 7
Orders toelaten Om zeker te zijn dat enkel geldige en geplande transacties voor verwerking naar Cofeba worden verstuurd, moeten ALLE orders in een 2 de stap worden toegelaten. Hierbij bestaat de mogelijkheid om Orders te schrappen (bvb orders ingegeven als oefening); Orders te wijzigen; Orders terug te sturen naar de auteur. Het recht om toelating te geven wordt in het programma Administratie beheerd. Het kan om personen of groepsleden gaan. Leerkrachten beschikken steeds over dit recht. De registratie en de toelating verlopen in volgende stappen: 1. orders worden geregistreerd; 2. orders worden met op autoriseren ingesteld; 3. de registratie van een geldige TAN wordt gevraagd; 4. de orders worden van de registratietabellen naar de toelatingstabellen verplaatst; 5. de rechthebbenden kunnen vrijgeven, schrappen of terugsturen (anderen zien dit menupunt niet); 6. de toelating wordt uitgevoerd; hierbij wordt een bijkomende TAN gevraagd om de orders naar de bank te versturen. Voor elke rekening bestaat een eigen TAN-lijst. Rekeningnummer, lijstnummer en nummer van de te gebruiken TAN worden vermeld bij het ingeven. 8
Gebruikt u een verkeerde TAN, dan verschijnt een foutmelding. U wordt vervolgens verzocht een nieuwe geldige TAN in te geven. De eerst opgevraagde TAN blijft beschikbaar voor verdere handelingen. Dit kan tot problemen leiden indien de eerst opgevraagde TAN al uit de lijst werd geschrapt. Belangrijk: zodra in een oefenfirma het formulier voor toelating werd opgeroepen, blijft dit voor alle andere gebruikers (ook voor de leerkracht) geblokkeerd! Na keuze van het menu toelaten zien de rechthebbenden een overzicht van de toe te laten orders. Bij de toelating kunnen volgende acties worden ondernomen: geeft een order vrij voor overdracht de regel wordt groen gemerkt schrapt een order de regel wordt rood gemerkt stuurt een order terug voor verwerking de regel wordt geel gemerkt eventueel met vermelding van de reden Indien u niets markeert, blijft een order in de tabel en blijft de regel wit. 9
Na een klikje op en het ingeven van het gebruikerspaswoord worden de gekozen acties uitgevoerd. De niet-gekozen orders blijven in de tabel tot een volgende verwerking. Na verzending verschijnt volgend bericht op uw scherm. 10
Aanmaak binnenlandse overschrijving Met dit formulier zijn enkel overschrijvingen naar Belgische oefenfirma s mogelijk. Na het ingeven van de tweede letter van de naam van de ontvanger verschijnt een lijst van de oefenfirma s die mogelijk in aanmerking komen. 11
Rekeningnummers worden hier niet gecontroleerd. Foutieve nummers veroorzaken foutieve boekingen. Het is dus belangrijk dat de controle van de rekeningnummers bij de toelating gebeurt. U heeft de mogelijkheid om een mededeling in te geven. Het aantal vrije tekens verschijnt automatisch. Uw eigen dossiernummer wordt samen met de overschrijving opgeslagen maar niet naar de bestemmeling verstuurd. Aanmaak globale overschrijving Bij de aanmaak van een globale overschrijving moeten eerst de munteenheid en een naam voor de overschrijving worden gekozen. De munteenheid kan voor de bijlagen van de globale overschrijving niet meer worden veranderd. De naam dient voor de eigen administratie en wordt niet aan de bestemmelingen meegedeeld. 12
Aanmaak debetorders (domiciliering) Voor debetorders moet een toestemming van de betaler beschikbaar zijn bij de bank. De toestemming wordt enkel verleend voor de betaling van kostenfacturen (post, elektriciteit, huur, enz ). en de betaling mag enkel in EUR worden uitgevoerd. 13
Beheer van TAN-lijsten De toegang tot dit onderdeel is voorbehouden voor beheerders. Leerkrachten hebben steeds toegang. In het overzicht worden de beschikbare lijsten getoond en volgende gegevens: De TANs worden lijst na lijst doorlopend genummerd. Lijst 1 bevat de nummers 100 199, lijst 2 de nummers 200 299 enz Het hoogste nummer is 999. Daarna begint de nummering opnieuw bij 100. Er kan maar één lijst per keer actief zijn. Het is mogelijk van lijst te wisselen zolang niet alle TANs van een lijst opgebruikt zijn. Tussen het aantal vrije TANs en het aantal gebruikte TANs ziet u het aantal gereserveerde TANs; dit zijn de TANs die reeds werden opgevraagd maar nog niet werden ingegeven. In principe zou de teller hier op 0 moeten staan. In de kolom aangemaakt staat de naam van de persoon of van de groep die de lijst heeft aangemaakt. Aangezien TANs vanuit verschillende werkposten kunnen worden gebruikt, is het best de lijst op het scherm steeds te actualiseren. 14
Beheer van verzonden orders De lijst van verzonden orders toont alle orders die voor een bepaalde rekening gedurende de voorbije 12 maanden naar Cofeba werden verstuurd. Klik op een order om de details ervan te bekijken. De periode waarop het overzicht betrekking heeft, kan worden vastgelegd. Een klikje op het pijltje naast verstuurd sorteert de orders in stijgende of dalende volgorde van verzending. Met een klikje op de datum, krijgt u voor de gekozen transactie het bewerkingsverloop (wanneer ingegeven, wanneer gewijzigd, enz ). 15
Info / Rekening wijzigen Met een klik op Info verschijnt de informatie die over de gekozen rekening beschikbaar is. Klikt u op rekening wisselen, ziet u alle rekeningen van de oefenfirma waarin u zich heeft aangemeld. 16
Service en Informaties Dit onderdeel bevat gegevens over rente wisselkoersen aanvraagformulieren voor o permanente opdrachten overschrijvingen domicilieringen o kredieten o depositorekeningen 17
18
19