Handleiding Inschrijvingsprocedure Grabbelpas Inhoud Blz. 1 Inleiding + beknopt overzicht inschrijvingsprocedure Blz. 2 De startpagina Blz. 3 Controle en aanvulling van de gegevens Blz. 5 Starten met inschrijven voor een activiteit Blz. 6 Inschrijven voor (een) activiteit(en) (fase 1) Blz. 7 Boeken van de inschrijving(en) (fase 2) Blz. 12 Handige tips Blz. 16 1
Beste, Met deze handleiding willen we u stap per stap uitleggen hoe de nieuwe inschrijvingsprocedure voor de grabbelpasactiviteiten verloopt. We zijn er immers van overtuigd dat deze nieuwe procedure heel wat voordelen biedt, zowel voor u als voor ons. Om deel te kunnen nemen aan de grabbelpasactiviteiten dient u uiteraard ingeschreven te zijn, maar u moet ook beschikken over een grabbelpasje voor het werkjaar 2013. Indien u nog niet over zo n grabbelpasje beschikt, kunt u deze in OostCampus of via de inschrijvingspagina van Grabbelpas bestellen. Om in te schrijven voor een grabbelpasactiviteit dient u over het volgende te beschikken: - Een aanmelding bij Dienst Vrije Tijd - Het rijksregisternummer van uw kind(eren) U hebt zich nog niet aangemeld? Meld u dan aan via het formulier op http://www.oostkamp.be/eloketdetailv2.aspx?id=165 Dit is het nummer dat met de omgekeerde geboortedatum begint en dat u terugvindt op de klevertjes van het ziekenfonds (rechts onderaan) of op de achterkant van een kids-id. Het inschrijven voor Grabbelpasactiviteiten verloopt in twee fases. - In de eerste fase schrijft u zich in voor de gewenste activiteiten. o U kunt zich na de eerste fase telkens opnieuw inschrijven voor een andere activiteit. Hiervoor klikt u op verder winkelen (zie ook verder) - In de tweede fase wordt uw reservatie voor de inschrijving(en) voorgesteld ter controle en wordt deze bevestigd waarna een factuur kan worden opgesteld. U kunt de beide fases als volgt voorstellen: u gaat eerst alle gewenste activiteiten in uw winkelkar plaatsen (fase 1) en daarna gaat u gaan afrekenen (fase 2) 2
De startpagina Om in te schrijven gaat u naar http://inschrijvingen.oostkamp.be/. 1 2 3 4 Figuur 1 Overzicht Startpagina 1. Het tabblad Activiteiten 2. Het veld Gebruikersnaam 3. Het veld Wachtwoord 4. De knop Aanmelden Overzicht van de activiteiten via het tabblad activiteiten Inloggen via de velden gebruikersnaam en wachtwoord. Let op! U kunt via het tabblad activiteiten wel de activiteiten bekijken, maar om in te schrijven moet u zich aanmelden. Om verder te gaan met inschrijven, meldt u zich eerst aan. Dit kan met de info die u via mail worden toegestuurd. Let op! U dient u op voorhand aan te melden bij ons via het formulier op www.oostkamp.be. Indien deze aanmelding niet is gebeurd, kunt u zich niet aanmelden. 3
Figuur 2 Invullen van gebruikersnaam en wachtwoord 4
Controle en aanvulling van gegevens Na het invullen van uw logingegevens klikt u op de knop aanmelden. Uw gegevens worden gecontroleerd en indien alles klopt, komt u op de volgende website terecht: Figuur 3 overzichtspagina gegevens Deze pagina geeft een overzicht van uw gegevens weer. De meeste velden werden reeds ingevuld door uw aanmelding. Indien er echter een veld ontbreekt waar er een asterisk (*) voor staat, dient u deze gegevens eerst in te vullen alvorens u verder kan gaan met uw inschrijving Tip: Let op! Neem vóór 3 juni al eens een kijkje op onze inschrijvingspagina zodat u zeker bent dat al uw gegevens reeds ingegeven zijn. Zo verliest u de dag zelf geen tijd met het aanvullen van uw gegevens. Indien u niet op dit scherm terecht bent gekomen geeft dit geen problemen, dan zijn alle benodigde gegevens reeds ingevuld en kunt u deze stap overslaan. 5
Starten met inschrijven voor een activiteit Na de controle van de gegevens komt u op deze website terecht: 2 3 1 Figuur 4 Website na de controle/ingave van de gegevens. 1. Tabblad activiteiten 2. Link naar mijn profiel 3. Link naar mijn artikelen Op dit moment bent u aangemeld en zijn al de benodigde gegevens reeds ingegeven. U kunt dus inschrijven. Klik daarvoor op het tabblad activiteiten. Tip: Wenst u in de toekomst uw gegevens aan te passen? Klik dan op mijn profiel en vervolgens op mijn gegevens bovenaan het scherm. Tip: Wenst u een overzicht van de activiteiten waar u al voor bent ingeschreven? Klik dan op mijn profiel en vervolgens op historiek en overzichten bovenaan het scherm. Klik vervolgens op mijn activiteiten links in het keuzemenu. U krijgt een overzicht van de activiteiten waarvoor u bent ingeschreven. 6
Fase 1 - Inschrijven voor een activiteit 1 2 3 4 Figuur 5 Overzicht Activiteiten 1. Omschrijving activiteit 2. Overzicht van doelgroep en beschikbaarheid 3. Datum van de activiteit 4. Prijs van de activiteit Op deze website ziet u een overzicht van de aangeboden activiteiten van onze grabbelpaswerking. Per activiteit worden een aantal gegevens weergegeven. 7
Om in te schrijven voor een activiteit klikt u de activiteit(en) aan waarvoor u wenst in te schrijven. Om u bijvoorbeeld in te schrijven voor de activiteit Bezoek Politie en Brandweer klikt u op de titel van die activiteit. Daarna komt u in het volgende scherm: 1 4 3 5 2 Figuur 6 Detailoverzicht van een activiteit 1. Overzicht van de activiteit 2. Datum en uur van de activiteit 3. Prijs van de activiteit 4. Beschikbare plaatsen van de activiteit 5. De knop inschrijven Per activiteit is er zo n overzichtspagina beschikbaar. 8
Indien u zich wenst in te schrijven voor deze activiteit, klikt u op de knop inschrijven. Dan komt u op de volgende site: 1 2 Figuur 7 inschrijven voor een activiteit: stap 1 1. Een overzichtslijst van uw account 2. De knop volgende Let op! Hier dient u aan te duiden welk gezinslid u wenst in te schrijven voor de activiteit. Standaard staan niemand aangevinkt. U dient dus de desbetreffende gezinslid aan te vinken en te klikken op de knop volgende. 9
Hierna komt u op deze website terecht: Figuur 8 inschrijven voor een activiteit: stap 2 Via deze website kunt u extra informatie meegeven die van belang kan zijn. U kunt nuttige informatie typen in het blanco veld. Klik daarna opnieuw op de knop volgende. Indien er geen extra informatie dient meegegeven te worden, klikt u ook gewoon op de knop volgende. 10
Figuur 9 inschrijven voor een activiteit: stap 3 Op deze pagina krijgt u een overzicht van uw inschrijvingen. We raden u aan dit overzicht goed te controleren. Reserveer uw activiteit door op de knop in winkelwagen te klikken. Hierdoor gaat u naar de pagina waar u uw activiteit(en) kan boeken en waar de betaling wordt geregeld. Let op! Let op! Door op in winkelwagen te klikken, voegt u uw activiteit toe aan uw artikelen. Merk op dat rechts bovenaan (zie figuur 4) uw aantal artikelen met 1 is toegenomen. Uw inschrijving is na deze procedure nog niet volledig, waardoor u nog steeds geen plaats hebt op de inschrijvingslijst. Hiervoor dient u uw activiteit(en) nog te boeken. 11
Fase 2 - Boeken van een activiteit 2 1 3 4 Figuur 10 Boeken van een activiteit: uw winkelwagentje Via de knop in winkelwagen (1) of via de link afrekenen (2) rechts bovenaan komt u bij deze pagina terecht. Hier wordt de boeking van de vooraf geselecteerde activiteiten uitgevoerd. U krijgt allereerst een overzicht van uw activiteiten die u in winkelwagen hebt gestoken. Controleer bij dit overzicht of al uw gewenste activiteiten erop staan en of er geen dubbele boekingen tussen staan. Indien u verder wenst te gaan, klikt u op doorgaan Tip! Wenst u een geselecteerde activiteit te verwijderen? Klik dan gewoon op het kruisje links (3) naast de titel van de desbetreffende activiteit. Tip! Wenst u een inschrijving voor een volgende activiteit te plaatsen? Klik dan op de knop verder winkelen (4). 12
Figuur 11 Boeken van een activiteit: Controleren van uw gegevens Op de volgende pagina krijgt u een overzicht van uw geregistreerde gegevens. Controleer of deze correct geregistreerd staan. Indien u uw facturen graag op een ander adres ontvangt dan hetgene wat onder uw gegevens staat geregistreerd, kunt u dit invullen bij afleveradres. Indien de gegevens kloppen, klikt u op bestelling controleren. 13
Figuur 12 boeken van een activiteit: het controleren van de gereserveerde activiteiten Op deze pagina worden alle gegevens nog eens op een rijtje geplaatst. U krijgt een overzicht van - Al uw activiteiten waarvoor er een reservatie zal worden aangevraagd, - De totale prijs per activiteit, - De totale prijs voor het pakket van reservaties, - Uw gegevens, - Het adres waarop gefactureerd zal worden. Indien er gegevens foutief zijn, klikt u op vorige, waarbij u de vorige pagina s kan oproepen en de foutieve gegevens kan aanpassen. Indien alle gegevens op deze pagina kloppen, klikt u op bestelling plaatsen. 14
Figuur 13 het boeken van een activiteit: het aanmaken van de factuur Indien u uw bestelling wil boeken en de factuur wil laten aanmaken, klikt u op betaal later. Hierdoor komt u op onze lijst van reservaties terecht. Wij drukken de factuur af en sturen deze later op. Let op! Indien de inschrijvingen voor de activiteit gedurende uw procedure om in te schrijven volzet geraakt zijn, kunt u onderstaande foutmelding tegenkomen. In dit geval kunnen wij u geen vrije plaats meer aanbieden. U kunt zich wel nog inschrijven voor de wachtlijst. Herhaal hiervoor de inschrijvingsprocedure. 15
Handige tips 1. Heeft u nog geen grabbelpasje? U kunt uw grabbelpasje aanvragen bij de dienst vrijetijd. U kunt daarvoor een mailtje sturen naar vrijetijd@oostkamp.be of ons telefonisch contacteren op het nummer 050 819 900. 2. Heeft u zich nog niet aangemeld? Aanmelden kan via het formulier op de website van de gemeente Oostkamp. Dit formulier vindt u hier terug: http://www.oostkamp.be/eloketdetailv2.aspx?id=165. 3. Wenst u toch liever begeleiding bij het inschrijven? Op de 1 e inschrijvingsdag stellen wij pc s ter beschikking in OostCampus. Er zullen personen aanwezig zijn van de dienst vrije tijd. U kunt er in de raadzaal terecht voor inschrijvingen met begeleiding. Inschrijven hiervoor is niet nodig. Deze laptops zullen ter beschikking staan vanaf 8:30 uur. U dient echter wel op voorhand aangemeld te zijn. 4. Aanmelden vóór 3 juni We raden u ten stelligste aan om vóór 3 juni reeds een kijkje te gaan nemen op de webshop. Zo bent u er zeker van dat uw account volledig klaarstaat voor de inschrijvingen. U hebt zo ook de kans om uw gegevens eventueel aan te vullen en wat vertrouwd te geraken met de werking en indeling van de webshop. Zo wint u tijd voor de dag zelf. 5. Ik wens mijn gegevens aan te passen. Hiervoor meldt u zich aan en klikt u vervolgens op mijn profiel bovenaan. Er verschijnt een keuzemenu waar u op mijn gegevens klikt. Hier vindt u een overzicht van de bij ons geregistreerde gegevens. 6. Ik wil weten waarvoor ik nu ben ingeschreven. Hiervoor meldt u zich aan en klikt hiervoor op mijn profiel en vervolgens op historiek en overzichten bovenaan het scherm. Klik vervolgens op mijn activiteiten links in het keuzemenu. U krijgt een overzicht van de activiteiten waarvoor u bent ingeschreven. 16