ORIfin in grote lijnen blad 1 DE TECHNIEK... 3 Algemeen... 3 Programma-structuur... 3 Onzichtbare mogelijkheden ORIfin via rechter muisknop................................. 3 Toon informatie relevante bestanden... 4 Speciale toetsen.... 4 Basis-instellingen programma... 4 Stuur E-mail naar leverancier ORIfin... 4 Melding aanmaken voor leverancier ORIfin... 4 Initialiseer schermpositie en -grootte... 4 Scherm naar bestand.... 5 Windows set-up printer... 5 Toon ORIfin-waarden Registry... 5 Afbreken... 5 Programma opstarten via programmanaam... 5 Verschillende gebruikersrechten... 5 Instellen kleuren in ORIfin... 5 Algemeen... 5 Kleurenkeuze en veilige kleuren.... 6 Het lettertype Glowworm... 6 De talen.... 6 Basistaal programmatuur... 6 Basistaal gegevens... 6 Taal afwijkend van basistaal... 6 ALGEMENE REGELS CSV-FILES ALS INVOER VOOR ORIFIN.................................. 7 Algemeen: CSV-files... 7 Probleem-1: de komma als scheidingsteken.... 7 Hulpmiddel 1a: een vrij op te geven scheidingsteken.................................... 7 Hulpmiddel 1b: aanhalingstekens rond een rubriek..................................... 8 Probleem-2: het vrije formaat... 8 Hulpmiddel-2a: naamgeving bestand... 8 Hulpmiddel-2b: elk type invoerbestand in een aparte map............................... 8 Hulpmiddel-2c: bestand bevat speciale recordcodes (door softwareontwikkelaar bepaald)... 9 Mogelijke fouten... 9 Let op bij het gebruik van de komma!... 9 Verkeerd gebruik aanhalingstekens... 9 Aanhalingsteken opnemen binnen een rubriek... 9 Waarschuwing... 10 Technische controle CSV-files als invoer voor ORIfin..................................... 10 HANDIGE INSTELLINGEN VOOR DE GEBRUIKER.... 11 Algemeen... 11 Verschillende administraties, verschillende kleuren...................................... 11 Waar is mijn cursor nou weer gebleven?... 11 Heeft dit antwoord extra functies onder de rechter muisknop?........................... 12 Kleur is een kwestie van persoonlijke smaak... 12 stijl tabellen.... 12 kleur tabellen... 12 kleur buttons (knoppen)... 12 tekstkleur vragen en antwoorden... 12 stijl menu.... 12 Voorbeeld instellen diverse kleuren... 13 Voorbeeld-1 instellen kleuren tabellen... 13
ORIfin in grote lijnen blad 2 Voorbeeld-2 instellen kleuren tabellen... 13 Voorbeeld-3 instellen kleuren tabellen... 14 Voorbeeld overige instellingen... 14 Voorbeeld instellingen printer... 14 Manier van weergave meldingen.... 15 Printerinstellingen.... 15 Beschrijvingen ORIfin.... 16 als PDF-file... 16 als HTML-file.... 16 Voor beheerders: Waar staan de beschrijvingen?.................................... 16 DE FINANCIËLE ADMINISTRATIE.... 17 De hoofd-onderdelen... 17 Grootboek... 17 Sub-administratie debiteuren / crediteuren (oftewel: facturen / betalingen)................ 17 Sub-administratie investeringen / afschrijvingen...................................... 17 De relatie onderling tussen de basisgegevens in de hoofdadministratie..................... 17 Voorbeeld schematische weergave samenhang diverse basisgegevens.................. 18 BEGRIPPEN.... 19 Algemeen... 19 afschrijfschema... 19 antwoord-box... 19 balanscode... 19 balanscodegroep... 19 basisgegevens... 19 boeking... 19 budget-verdeelschema... 19 conversietabel... 19 dagboek budgetten... 19 dagboek transacties... 19 dagboek verplichtingen.... 19 dynamische afschrijvingen... 19 kostendrager.... 19 kostendragergroep... 19 kostenplaats... 20 kostenplaatsgroep... 20 pop-up menu.... 20 tabel... 20 veilige kleur.... 20 voorlopige afschrijvingen... 20
ORIfin in grote lijnen blad 3 DE TECHNIEK Algemeen In deze beschrijving wordt ingegaan op de algemene technische aspecten van ORIfin. N.B. De in de handleidingen opgenomen schermen kunnen iets afwijken van de schermen zoals deze in de praktijk naar voren komen. Enerzijds komt dit doordat de programmatuur steeds verder wordt ontwikkeld, ook op het grafische vlak. Anderzijds komt het doordat de gebruiker zelf kleuren en stijlen kan aanpassen. Programma-structuur De menustructuur van ORIfin wordt opgestart vanuit programma OR_Start.Exe. Dit eerste programma geeft de gebruiker de mogelijkheid om te kiezen uit de diverse bevoegde gebruikers en de administratie. Vanuit het menu kunnen de diverse onderliggende programma s worden opgestart, mits dit door de beheerder is toegestaan. Deze kan via programma Beveiliging (onderhoud gebruikerstabel) diverse beveiligingen aanbrengen. Vanuit een programma is het vaak mogelijk om een ander programma op te starten, bijvoorbeeld vanuit een basisgegeven. (Zie hiervoor ook beschrijving Algemene mogelijkheden basisgegevens ORIfin.) Hoe echter een programma ook wordt opgestart, dit zal altijd lopen via de bovengenoemde beveiliging. Ook is het mogelijk om een programma direct op te starten, bijvoorbeeld vanuit de explorer. Ook dit loopt via de beveiliging. Wilt u op deze manier een programma opstarten, zorg er dan wel voor dat u eerst een standaard-gebruiker en -administratie heeft opgegeven. Dit wordt nader beschreven in Installatie, update en instellingen. Onzichtbare mogelijkheden ORIfin via rechter muisknop Als u een programma opstart, zijn er veel zaken direct te lezen, of ze kunnen te voorschijn komen door voor een ander tabblad te kiezen. Daarnaast zijn er echter nog mogelijkheden via de rechter muisknop. Vanaf elk scherm in ORIfin kan via die rechter muisknop een zogenaamd popup-menu worden opgestart met diverse mogelijkheden. Let wel: als u de rechter muisknop indrukt op een antwoordvak van een basisgegeven (zoals grootboeknummers, relatienummer, e.d.), zal een ander popup-menu worden gestart. Dit is ook het geval als u de rechter muisknop indrukt binnen een tabel. Beide afwijkende standaard-popupmenu s worden beschreven in Algemene mogelijkheden basisgegevens ORIfin. Het standaard ORIfin popup-menu ziet er als volgt uit: Hierna wordt kort ingegaan op alle mogelijkheden.
ORIfin in grote lijnen blad 4 Toon informatie relevante bestanden Elk ORIfin-programma gebruikt bepaalde onderdelen (bestanden) van de database. Via deze optie kunt u zien welke onderdelen door dit programma worden gebruikt. Speciale toetsen In vragen om een tabel-element en in de tabellen zelf kunnen via speciale toetsen extra functies worden opgeroepen. Binnen bepaalde grenzen kan de gebruiker deze speciale toetsen zelf definiëren. Via deze keuze kunt u zien welke speciale toetsen er in uw geval gebruikt kunnen worden voor de extra functies. Basis-instellingen programma Als u een programma opstart, zal dit opstarten gebeuren met standaard-antwoorden voor de vragen. Dit geldt bijvoorbeeld voor vragen die alleen beantwoord kunnen worden met ja of nee. Wilt u het programma met andere waarden op laten starten dan kunt u die waarden kiezen en de stand wegschrijven. Het is ook mogelijk opgeslagen waarden op te roepen. N.B. Als u voor het betreffende programma geen beheersrechten heeft, is het alleen mogelijk om vastgelegde waarden op te roepen. Stuur E-mail naar leverancier ORIfin Via deze mogelijkheid is het eenvoudig een E-mail aan de leverancier van ORIfin te sturen. Het is mogelijk bijlagen mee te sturen. Ook kunt u aankruisen dat bepaalde back-ups aangemaakt en meegestuurd moeten worden. Een extra voordeel voor het versturen van grote bijlagen op deze wijze is het feit dat het programma grote bijlagen automatisch in stukken knipt en in meerdere mails verstuurd. Deze stukjes bijlagen kunnen aan de ontvangende kant eenvoudig weer aan elkaar worden geknoopt via programma Back-up / restore. N.B. De beheerder moet u wel rechten geven om dit programma (O_MaSmal) te gebruiken. Ook moet de beheerder enkele waarden instellen in programma Algemene set-up ORIfin om u de mail te kunnen laten versturen. Melding aanmaken voor leverancier ORIfin Mocht u wensen hebben of denken dat bepaalde zaken binnen ORIfin niet goed werken, dan kunt u via deze optie een melding aanmaken voor de producent van ORIfin. Zodra u de optie kiest, zal het betreffende programma hiervoor worden opgestart met automatische keuzes zodat u alleen nog maar uw melding hoeft in te tikken en af te sluiten. N.B. De beheerder moet u wel rechten geven om dit programma (O_MaSopm) te gebruiken. Het is daarna de taak van de beheerder om de betreffende bestanden (S_Opm*.Ori) regelmatig door te sturen naar de leverancier van ORIfin. Initialiseer schermpositie en -grootte Als u een ORIfin-programma nog nooit heeft opgestart zal deze linksboven in uw beeldscherm in een standaard-grootte verschijnen. Verplaatst u het programma of vergroot / verkleint u het beeld, dan kan ORIfin die stand bewaren. Of u dat wil, kan worden aangegeven in programma Algemene set-up ORIfin. Er zijn echter omstandigheden waardoor de bewaarde standen niet zinvol meer zijn en zelfs hinderlijk kunnen werken, bijvoorbeeld bij ingebruikname van een beeldscherm met een andere resolutie. Door deze optie te kiezen wordt het programma op een standaard-grootte gebracht in het midden van het scherm. N.B. Wilt u de bewaarde standen initialiseren, kies dan de betreffende optie in het menu onder Systeemfuncties, Speciale functies.
ORIfin in grote lijnen blad 5 Scherm naar bestand Dit is de ingebouwde mogelijkheid binnen ORIfin om als het ware een foto te nemen van het huidige ORIfin-scherm. Windows set-up printer Deze optie start de standaard-set-up mogelijk op voor de huidige standaardprinter binnen Windows. Toon ORIfin-waarden Registry Door deze mogelijkheid te kiezen worden alle waarden weergegeven die voor ORIfin worden bewaard in de Windows-registry. Deze optie kan niets veranderen aan die waarden, vandaar dat iedereen er vrij toegang toe heeft. Afbreken Deze optie sluit het popup-menu af zonder dat er iets gebeurt. Programma opstarten via programmanaam Via deze optie kunt u binnen ORIfin rechtstreeks een ander programma-onderdeel opstarten, mits u de naam van dit programma kent. (Programmanaam: 8 posities, zonder extensie.) N.B. Deze mogelijkheid is alleen zichtbaar als het pop-up menu is opgestart vanuit het ORIfin-manu. Verschillende gebruikersrechten In een aparte beschrijving Beveiliging kunt u lezen hoe er voor de diverse gebruikers verschillende rechten opgegeven kunnen worden. In principe zijn er voor gebruikers de volgende verschillende rechten voor de diverse programma s: - geen rechten Als gebruiker heeft u geen toegang tot dat programma. - inzagerechten Als gebruiker worden u alleen maar inzage- of lijstmogelijkheden gegeven. - gebruikersrechten Als gebruiker heeft u alle rechten om de nodige bewerkingen met het betreffende programma uit te voeren. - beheersrechten Als gebruiker heeft u extra mogelijkheden die per programma kunnen verschillen. Heeft u het idee dat u voor een programma meer rechten nodig heeft, vraag dat dan aan uw beheerder. Instellen kleuren in ORIfin Algemeen In ORIfin kan elke gebruiker in belangrijke mate bepalen met welke kleuren ORIfin werkt. Die kleurinstellingen zijn te vinden in de programma s Algemene set-up ORIfin en Set-up administraties per werkplek.
ORIfin in grote lijnen blad 6 Kleurenkeuze en veilige kleuren Bij elke vraag om een kleur kan worden gekozen uit het volledige kleurenpallet. In sommige gevallen echter worden die kleuren niet ondersteund, zoals bij oudere versie van Windows Terminal Server. Zit u in een dergelijke situatie, kruis dan aan dat u alleen veilige kleuren wil. De door u gekozen kleuren worden dan omgezet naar een veilige kleur die zo dicht mogelijk bij uw keuze ligt. Veilige kleuren zullen in alle situaties correct worden weergegeven. Veilige kleuren kunt u instellen via programma Algemene set-up ORIfin. Het lettertype Glowworm ORIfin is een wettelijk beschermd merk. Het daarbij behorende logo is het woord ORIfin in het lettertype Glowworm: ORIfin. Omdat het na de komst van Windows Vista moeilijker is geworden om een nieuw font te installeren, hebben wij het mogelijk gemaakt om dit logo binnen ORIfin in een ander lettertype weer te geven. Zie Algemene set-up ORIfin, Algemene instellingen. De talen Basistaal programmatuur Zoals bij veel andere programma s ook het geval is, kan in ORIfin worden ingesteld dat de programmatuur in een andere taal dan Nederlands naar voren komt. Voor relaties waarbij ORIfin in de taal Nederlands is geïnstalleerd, heeft het geen zin om die taal aan te passen: tabellen voor andere talen ontbreken. Basistaal gegevens Terwijl de taal van de programmatuur wordt bepaald door de leverancier, wordt de taal van de bestanden door uzelf als klant bepaald. Wat betreft de belangrijkste basistabellen ( Grootboeknummers, Dagboeken en Balanscodes ) is ORIfin meertalig. Daarmee bedoelen wij dat u die tabellen in meerdere talen kunt opgeven, zodat de uiteindelijke verslaglegging (met name de proef- saldibalans en de balans / verlies- en winstrekening) eenvoudig in meerdere talen kan worden uitgedraaid. Let wel: de tekst in boekingsregels bepaalt u zelf. Wij nemen aan dat u die teksten in de hier opgegeven basistaal opgeeft. Met basistaal wordt bedoeld de taal waarin u normaal gesproken de gegevens invoert. Voor de meesten van u zal dat dus de taal Nederlands zijn. De taal die u hier opgeeft is overigens niet meer dan een aanduiding. U zult er uiteraard zelf voor moeten zorgen dat u de gegevens ook in de taal intikt die u heeft aangegeven. Basistaal gegevens kunt u instellen via programma Algemene set-up ORIfin. Taal afwijkend van basistaal Per werkplek kunt u aangeven dat de basistaal op deze PC een andere is dan via van de centrale database van ORIfin. Dit doet u per administratie. U kunt dit aangeven in programma Set-up administratie per werkplek, aankruisen Taal afwijkend van basistaal en dan die afwijkende taal opgeven bij Taal gegevens deze administratie. Voorbeeld: de administratie zelf heeft als voertaal Nederlands, terwijl één van de directeuren Engels-sprekend is. Als Basistaal gegevens zal dan staan aangegeven Nederlands, terwijl op de werkplek van deze directeur als Taal afwijkend van basistaal voor de administraties waar hij / zij toegang toe heeft staat aangegeven Engels. U dient er dan wel voor te zorgen dat er bij de basistabellen Grootboeknummers, Dagboeken en Balanscodes zowel Nederlandse als Engelse teksten zijn ingebracht. Afwijkende basistaal gegevens kunt u instellen via programma Algemene set-up ORIfin.
ORIfin in grote lijnen blad 7 ALGEMENE REGELS CSV-FILES ALS INVOER VOOR ORIFIN Algemeen: CSV-files Er zijn diverse soorten bestanden. De meeste bestanden van ORIfin zijn ondergebracht in een database. Al deze bestanden zijn buiten ORIfin om op een normale manier niet direct benaderbaar. Het ligt anders voor tekstbestanden. Deze zijn zeer eenvoudig via een tekstverwerker of eenvoudige editor (denk aan Notepad) op te bouwen en aan te passen. Het spreekt vanzelf dat deze bestandsvorm uitermate ongeschikt is voor het vastleggen van gegevens. Dit type bestanden is echter prima geschikt voor communicatie tussen verschillende software-pakketten of als batch-invoer. In vrijwel alle gevallen wordt daarbij gebruik gemaakt van een speciaal type tekstbestanden: de zogenaamde CSV-files (= Comma Separated Values files). Oftewel: waarden gescheiden door een komma. Wij spreken liever over rubrieken (of velden ) dan over waarden. Bij het woord waarden zou je al te snel denken dat de rubrieken alleen numerieke informatie mogen bevatten. Probleem-1: de komma als scheidingsteken De benaming geeft echter ook meteen de zwakheid aan van dit formaat: een komma is een vrij algemeen voorkomend teken (denk bijvoorbeeld aan bedragen), waardoor eenvoudig verwarring kan ontstaan tussen dat scheidingsteken en de diverse rubrieken. Voorbeelden: 1) Hotel Restaurant,Zeezicht Geen misverstand mogelijk: de regel bestaan uit twee rubrieken: Hotel Restaurant en Zeezicht 2) Bijdrage excursie,300,50 Hier is het probleem al duidelijk zichtbaar met de komma als scheidingsteken: bestaat deze regel nu uit twee rubrieken (2 e e e rubriek: 300,50 ) of uit 3 rubrieken (2 rubriek 300, 3 rubriek 50 )? Hulpmiddel 1a: een vrij op te geven scheidingsteken Door de komma als scheidingsteken te vervangen door een willekeurig op te geven ander teken, is het probleem van de baan. Dat wil zeggen: mits u daarbij uiteraard kiest voor een teken dat nergens in de rubrieken voor zal komen. Voorbeeld: Bijdrage excursie;300,50 Door de punt-komma als scheidingsteken te gebruiken, is het duidelijk dat de tweede rubriek een bedrag betreft: 300,50. Een vrij op te geven algemeen scheidingsteken Binnen ORIfin kunt u zelf kiezen welk scheidingsteken algemeen gebruikt zal worden als invoer bij CSVfiles. Het is daarbij niet mogelijk om te kiezen voor een letter of cijfer. Dit scheidingsteken wordt opgeslagen op de eigen PC van de gebruiker en is dus persoonsgebonden. Elk programma met een CSV-file als invoer stelt u bovendien in staat om éénmalig af te wijken van dit algemene scheidingsteken. U kunt ook dit afwijkende scheidingsteken eventueel opslaan als nieuwe standaard.
ORIfin in grote lijnen blad 8 Een vrij op te geven scheidingsteken per regel Binnen ORIfin wordt in één geval ook gebruik gemaakt van een flexibele scheidingsteken. Dit is in het programma waarbij mutaties kunnen worden doorgevoerd in de relatie-database. Normaal gesproken begint de regel met de eerste rubriek en eindigt met de laatste rubriek. Door de regel echter te laten beginnen en eindigen door het scheidingsteken van die regel, weet het programma eenvoudig welk scheidingsteken gebruikt is. Voorbeeld van een kort mutatiebestand relaties: @2345@200@ORIfin Holland@ @2345@204@Castricum@ ^2345^200^e-mail adres helpdesk@orifin.eu^ Hulpmiddel 1b: aanhalingstekens rond een rubriek Door enkele of dubbele aanhalingstekens rond een rubriek te plaatsen, is het duidelijk waar de rubriek begint en eindigt. Dus in dat geval is het geen probleem meer als het scheidingsteken deel uit maakt van de inhoud van een rubriek. Voorbeeld: Bijdrage excursie, 300,50" (of Bijdrage excursie, 300,50 ) Het is nu duidelijk dat de tweede rubriek een bedrag betreft: 300,50. Binnen ORIfin is het mogelijk om gebruik te maken van enkele of dubbele aanhalingstekens rond een rubriek. Voorwaarden: - De rubriek moet worden voorafgegaan en worden gevolgd door het zelfde type aanhalingstekens. Dus OF enkele aanhalingstekens, OF dubbele aanhalingsteken. - Er mag geen spatie (of een ander teken) staan tussen het scheidingteken en het aanhalingsteken, ook niet tussen het aanhalingsteken en het scheidingsteken. Voorbeeld: Bijdrage excursie, 300,50 Deze regel wordt niet correct geïnterpreteerd. ORIfin zal de eerste rubriek terecht zien als Bijdrage excursie, de tweede rubriek zal echter onterecht worden gezien als 300,50' Probleem-2: het vrije formaat Het grote voordeel van het CSV-formaat is ook meteen een groot nadeel. Het formaat is vrij, dus het is vaak lastig te zien voor welk onderdeel het CSV-file als invoer gebruikt moet worden. Hulpmiddel-2a: naamgeving bestand Als in een ander programma een bestand wordt aangemaakt voor ORIfin, is het aan te bevelen om in de naam aan te geven waar dat bestand uit bestaat. De naam debiteuren_uit_magister.csv zegt bijvoorbeeld veel meer dan invoer_voor_orifin.csv. Hulpmiddel-2b: elk type invoerbestand in een aparte map In principe wordt alle invoer voor ORIfin verwacht in de map Misc onder de betreffende administratie. Het staat u echter vrij om die map onder te verdelen. Elk programma zal de naam van de laatst gekozen map onthouden.
ORIfin in grote lijnen blad 9 Voorbeeld van een onderverdeling: Misc MaFinv RdFaxx RdFboe RdFtrs Hulpmiddel-2c: bestand bevat speciale recordcodes (door softwareontwikkelaar bepaald) Van dit hulpmiddel maken wij zelf gebruik bij het inlezen van boekingen. De eerste rubriek bestaat daarbij altijd uit een recordcode. Naast het feit dat die recordcode u kan helpen om de bestanden van elkaar te onderscheiden, is het inlees-programma ook in staat om verschillende records binnen zo n bestand te onderscheiden. Zo bevat het CSV-file met boekingsregels zowel de echte boekingsregels als commentaarregels. Mogelijke fouten Let op bij het gebruik van de komma! Soms zal een ORIfin-invoerbestand (deels) door een procedure worden behandeld die niet door onszelf is ontwikkeld, maar onderdeel uitmaakt van Windows of onze ontwikkelomgeving. We hebben moeten constateren dat in sommige gevallen de komma altijd wordt gezien als scheidingsteken, ook als een alternatief scheidingsteken is gedefinieerd. Verkeerd gebruik aanhalingstekens Als gebruik wordt gemaakt van aanhalingstekens rond een rubriek, dan worden die aanhalingstekens weggehaald voordat die rubriek echt wordt verwerkt. Dit weghalen is echter éénmalig! Mochten er dus door een fout van uw uitvoerprogramma twee (of meer) series aanhalingstekens rond een rubriek staan, dan worden alleen de buitenste aanhalingstekens weggehaald. Voorbeeld: Bijdrage excursie, 300,50 Deze regel wordt niet correct geïnterpreteerd. ORIfin zal de eerste rubriek zien als Bijdrage excursie (dus inclusief de aanhalingstekens). Aanhalingsteken opnemen binnen een rubriek Wilt u een aanhalingsteken opnemen in een rubriek, dan is dat eenvoudig mogelijk. De enige voorwaarde is dat binnen die rubriek dat aanhalingsteken niet direct mag worden gevolgd door het teken dat gelijk is aan het scheidingsteken. Voorbeelden: 1) Hotel Restaurant Zeezicht, Castricum, Nederland De eerste rubriek wordt correct geïnterpreteerd als: Hotel Restaurant Zeezicht 2) Hotel Restaurant Zeezicht, Castricum, Nederland De interpretatie van ORIfin zal zijn dat de inhoud van de eerste rubriek wordt: Hotel Restaurant Zeezicht, de tweede rubriek Castricum. Dit gebeurt omdat IN de eerste rubriek de combinatie van aanhalingsteken en scheidingsteken gezien wordt als einde rubriek. U kunt deze onjuiste interpretatie voorkomen door gebruik te maken van het enkele aanhalingsteken: Hotel Restaurant Zeezicht, Castricum, Nederland
ORIfin in grote lijnen blad 10 Waarschuwing Blijf er altijd aan denken dat een CSV-file voor ORIfin allerlei informatie kan bevatten, dus ook foutieve informatie. Ook al is de procedure (uitvoer uit ander programma invoer ORIfin) al vele malen doorlopen, extra visuele controle kan nooit kwaad! Technische controle CSV-files als invoer voor ORIfin Het programma waarin u kunt aangeven welk scheidingsteken er gebruikt moet worden voor CSV-invoerbestanden voor ORIfin heeft een mogelijkheid om een CSV-bestand technisch te controleren. Denk er echter aan dat deze technische controle u alleen laat zien hoe de onderverdeling in rubrieken er uit ziet bij gebruik van het door u gekozen scheidingstekens. Wilt u weten of het bestand de juiste informatie voor het betreffende onderdeel bevat, dan zult u het bestand ook nog eens moeten inlezen in dat onderdeel. Geen enkel ORIfin-onderdeel dat een CSV-file als invoer heeft zal dat bestand direct verwerken. U kunt dus altijd een dergelijk bestand proberen in te lezen zonder problemen te veroorzaken.
ORIfin in grote lijnen blad 11 HANDIGE INSTELLINGEN VOOR DE GEBRUIKER Algemeen Naast het feit dat er aardig wat zaken ingesteld kunnen worden op systeemtechnisch en financieel gebied, zijn er ook dingen die ingesteld kunnen worden om het comfort te verbeteren voor de ORIfin-gebruiker. In dit deel van de beschrijving zullen we een aantal van die zaken beschrijven. Tenzij anders aangegeven, worden al deze zaken per gebruiker ingesteld. Werkt een gebruiker op meerdere PC s, dan kan het zijn dat de instellingen op die PC s afzonderlijk gemaakt moeten worden. Of dat moet, hangt af van een instelling die gedaan kan worden in programma Algemene set-up ORIfin. Verschillende administraties, verschillende kleuren Vaak wordt er gewerkt met meer dan één administratie. Dat kan zijn omdat er bij u meerdere administraties naast elkaar gevoerd worden, het kan ook zijn dat een bepaalde stand van de database is gekopieerd naar een andere administratie. Het nummer en de naam van de administratie staan altijd in de kop van elk ORIfin-onderdeel. Toch kan het eenvoudig gebeuren dat u zich vergist en in een andere administratie werkt als de bedoeling is. Om dit te voorkomen, kunt u per administratie een andere kleur instellen voor het ORIfin-logo dat in elk onderdeel linksboven in de kop staat. Datzelfde logo bevat bijna het hele scherm in het menu. Het instellen van de kleuren doet u in programma Set-up administraties per werkplek. Voorbeeld: U heeft twee administraties. Administratie 001 is de courante administratie waar u dagelijks mee werkt. Administratie 002 is een kopie van de database die enige tijd gemaakt is vlak voordat u de database op diverse niveaus ging verdichten. De opbouw van de administraties lijkt daardoor sterk op elkaar, wat weer tot gevolg heeft dat een vergissing snel gemaakt is. Maar de vergissing zal veel minder snel gemaakt worden als u de volgende kleuren kiest voor uw administraties: Administratie 001 (de administratie die u dagelijks gebruikt): Administratie 002 (een kopie van een oude stand waar niet meer in geboekt moet worden): Waar is mijn cursor nou weer gebleven? U kent dat wellicht wel: u let even niet op, kijkt weer naar het scherm en u vraagt zich af: Waar was ik nou ook weer gebleven? Waar is de cursor? In ORIfin hebben we daar een hulpmiddel voor, die is afgekeken van het gebruik op Apple PC s. U kunt namelijk aangeven dat u telkens het huidige antwoordvak wilt omlijnen. Doet u dat met een opvallende fluorescerende kleur, dan zult u zien dat u nooit meer de weg kwijt bent. Deze instelling kunt u doen in programma Algemene set-up ORIfin. Advies: hoewel het gebruik van deze optie vertragend werkt voor de weergave op uw beeldscherm, raden we het gebruik toch sterk aan. U zult zelf verbaasd staan van het extra comfort dat deze optie biedt.
ORIfin in grote lijnen blad 12 Heeft dit antwoord extra functies onder de rechter muisknop? De komst van ORIfin versie 8.2 gaf u veel rustiger schermen doordat er veel aparte knoppen waren verdwenen met extra functies. Al die functies zijn nu onder de rechter muisknop gebracht. Maar we kunnen ons voorstellen dat, vooral in het begin, u vaak niet weet of er wel functies onder die rechter muisknop zitten. Het gevolg zou kunnen zijn dat u een flink deel van de functionaliteit van ORIfin zult missen. Wij hebben hier een handig hulpmiddel voor bedacht. In programma Algemene set-up ORIfin kunt u aangeven dat u een optisch signaal wilt als een antwoordvak actief wordt waar acties te vinden zijn achter de rechter muisknop. Dat signaal bestaat er uit dat het vakje snel 3x rood oplicht zodra u in dat vakje terecht komt. Advies: deze optie is in het begin handig, maar kan na enige tijd gaan irriteren. Vandaar dat ons advies is om deze optie zeker in het begin in te schakelen, maar weer uit te schakelen zodra het irriterend op u over gaat komen. U kunt daarna de optie altijd weer even inschakelen. Kleur is een kwestie van persoonlijke smaak Met de komst van Windows is er een enorme standaardisering opgetreden in de programmatuur. Een voordeel omdat door deze eenduidigheid nieuwe programma s sneller begrepen zullen worden. Een nadeel is echter dat er weinig meer te kiezen is: de ontwikkelaar bepaalt de stijl en de kleuren. Binnen ORIfin wijken we daar enigszins van af. Uiteraard kunt u voor onze stijl en kleuren kiezen, maar voor een deel kunt u daar een eigen invulling aan geven. Wat de keuze in kleuren betreft moet u er rekening mee houden dat er een vervlakking optreedt zodra u gaat werken met programma s zoals Windows Terminal Server. Elke kleur wordt dan terug gebracht tot een zogenaamde veilige kleur. Achtergrondkleuren zijn een kwestie van smaak, tekstkleuren hebben daarnaast ook nog te maken met de mogelijkheden van uw beeldscherm en beeldschermkaart. In de praktijk blijken er nogal wat kleuren te zijn die letters doen uitlopen, wat een onrustig beeld geeft en wat tot gevolg heeft dat de tekst minder goed leesbaar wordt. Denk er vooral bij tekstkleuren dus aan om even in de praktijk te kijken of de door u gewenste kleuren wel het gewenste effect hebben. Met betrekking tot de volgende zaken kunt u eigen keuzes maken: stijl tabellen U kunt zelf in grote lijnen bepalen hoe tabellen op het scherm er in ORIfin uit zien. U kunt daarbij kiezen tussen zogenaamde stijlen die vast zijn gesteld door onze leverancier van Delphi-modules. De stijlen kunt u instellen in programma Algemene set-up ORIfin. kleur tabellen Ook wat betreft de kleuren van ORIfin-schermtabellen heeft u de vrije keuze. Denk dan wel aan de beperking die hierboven staat genoemd met betrekking tot Windows Terminal Server. Deze optie kunt u instellen in programma Algemene set-up ORIfin. kleur buttons (knoppen) De kleur van de meeste buttons (knoppen) in ORIfin kunt u ook zelf instellen. Deze optie kunt u instellen in programma Algemene set-up ORIfin. tekstkleur vragen en antwoorden Hier heeft u de mogelijkheid om de tekstkleur aan te passen van alle vragen en antwoorden (de tekst in de antwoordvakjes) aan te passen. Deze optie kunt u instellen in programma Algemene set-up ORIfin. stijl menu U kunt ook in grote lijnen bepalen hoe het ORIfin-menu er uit ziet. Door een stijl te kiezen, zoekt ORIfin daar de gewenste kleuren bij. Deze optie kunt u instellen in programma Algemene set-up ORIfin.
ORIfin in grote lijnen blad 13 Voorbeeld instellen diverse kleuren Voorbeeld-1 instellen kleuren tabellen Voorbeeld-2 instellen kleuren tabellen
ORIfin in grote lijnen blad 14 Voorbeeld-3 instellen kleuren tabellen Voorbeeld overige instellingen Voorbeeld instellingen printer
ORIfin in grote lijnen blad 15 Manier van weergave meldingen Tot Microsoft met Windows Vista kwam, was er voor ons maar één manier om meldingen weer te geven en wel op de volgende manier: Met de komst van Vista is er een andere manier gekomen om meldingen weer te geven, namelijk op de volgende manier...... of op de volgende manier: Binnen ORIfin kunt u zelf aangeven of u gebruik wilt maken van de Vista-methode om meldingen weer te geven. Ook kunt u daarbij opgeven of de buttons met de antwoorden horizontaal of verticaal weergegeven moeten worden. Bij nieuwe onderdelen van ORIfin zullen we vaak gebruik maken van de nieuwe methode, omdat daar nu eenmaal veel meer mogelijkheden zijn. Zo kunnen we eindelijk de volgorde van antwoordbuttons zelf bepalen en kunnen we zelf kiezen voor een standaard-antwoord. Deze optie kunt u instellen in programma Algemene set-up ORIfin. Printerinstellingen Voor een deel hebben de printerinstellingen alles te maken met de mogelijkheden die uw printer heeft. Maar voor een ander deel heeft het te maken met uw persoonlijke voorkeuren, bijvoorbeeld: welk standaard lettertype wilt u gebruiken? Bij print-uitvoer naar het scherm wordt gebruik gemaakt van de printer-driver van uw huidige printer. Kan die printerdriver hier niet goed mee omgaan, jies dan voor een afwijkende printer bij scherm-uitvoer.
ORIfin in grote lijnen blad 16 U heeft binnen Windows veel keuze voor wat betreft de lettertypes, met name als u werkt met WordPerfect Office. Hou er echter wel rekening mee dat vrijwel alle lettertypes een proportioneel font hebben. Oftewel: alle tekens nemen zoveel ruimte in beslag als nodig is en niet meer. Hoe mooi ze vaak ook zijn, die lettertypes zijn ongeschikt voor het maken van lijsten zoals in ORIfin vaak het geval is. ORIfin zal u daarom in principe alleen laten kiezen tussen niet-proportionele lettertypes. N.B. Sommige lettertypes zijn niet juist gedefinieerd en zullen in het rijtje staan van niet proportionele lettertypes terwijl ze dat wel zijn. U komt daar echter snel genoeg achter als u voor zo n lettertype kiest. Hoewel het lettertype Lucida Console verder uitermate geschikt is voor ORIfin, bevat dit lettertype een fout die hinderlijk kan werken: als u vet print, heeft de spatie namelijk niet de juiste breedte waardoor totalen niet meer recht onder de kolommen komen. Het sturen van e-mail vanuit ORIfin (met name belangrijk voor contactpersonen) Soms wilt u snel even tussendoor een mailtje sturen aan de makers van ORIfin met een opmerking, een vraag of wellicht zelfs back-ups omdat u wilt dat er even naar iets in die bestanden wordt gekeken. Via de rechter muisknop kunt u snel een mailtje sturen, waarbij het u erg makkelijk gemaakt is om even een backup mee te sturen. Elders in deze beschrijving kunt u meer over deze optie lezen. Beschrijvingen ORIfin U kunt vanuit het menu (in het midden, onderin de statusbalk) de index opstarten van de beschrijvingen. Dit is een erg simpele manier om even in een beschrijving te kijken hoe het ook alweer zat. De beschrijvingen zijn in twee vormen op te roepen: als PDF-file Een PDF-file is goed te lezen en is uitermate geschikt om te printen. De indeling is voor 95% gelijk aan de indeling zoals deze is bedacht door de makers van de beschrijvingen. Er kan wel gezocht worden in de documenten, maar er is geen indexering aanwezig. Plaatjes worden in een PDF-beschrijving direct opgenomen. als HTML-file Een HTML-file past volledig in het beeld van internet en wordt dan ook opgestart via de standaard browser die u zelf heeft aangegeven in Windows. De indeling wijkt wel af van de indeling zoals deze is bedacht door de makers van de beschrijvingen. Een HTML-file is niet echt geschikt om te printen. Er kan worden gezocht in de documenten en elke beschrijving begint met een indexering. Plaatjes worden bij een HTML-beschrijving meegenomen in een map onder de map waar de beschrijving zelf staat met dezelfde naam als de beschrijving. Zo ziet u dus: beide vormen hebben zo hun voor-en nadelen. Voor beheerders: Waar staan de beschrijvingen? De PDF-vorm van de beschrijvingen wordt meegestuurd met de update. Ze worden bij een update automatisch geplaatst in de BAS-map van ORIfin, waarbij vooraf eerst alle oude beschrijvingen weg worden gehaald. De HTML-vorm wordt niet meegestuurd. U kunt de HTML-vorm wel van onze site halen. Denk er dan echter wel aan dat bij een beschrijving ook een sub-map kan horen (met dezelfde naam) waarin de plaatjes staan die in de beschrijving voorkomen. In programma Algemene set-up ORIfin kunt u aangeven waar de beschrijvingen vandaan gehaald worden zodra een ORIfin-gebruiker deze oproept vanuit het menu. Ons advies is: kies bij PDF-versie voor Map basistabellen, kies bij HTML-versie voor NL-site.
ORIfin in grote lijnen blad 17 DE FINANCIËLE ADMINISTRATIE De hoofd-onderdelen Grootboek De hoofdadministratie betreft de boekingen in het grootboek. Elke boeking wordt via één of ander dagboek ingebracht. Elke boekingsregel wordt geboekt op een grootboeknummer, eventueel nader gespecificeerd door een kostenplaats en/of kostendrager. Sub-administratie debiteuren / crediteuren (oftewel: facturen / betalingen) Als in de hoofdadministratie een boeking plaats vindt die gevolgen heeft voor debiteuren / crediteuren, zullen er ook gegevens worden bijgeschreven in de sub-administratie debiteuren / crediteuren. Dit is het geval bij het inbrengen van facturen en bij het inbrengen van betalingen op die facturen. Sub-administratie investeringen / afschrijvingen Als in de hoofdadministratie een boeking plaats vindt die gevolgen heeft voor de inventaris, zullen er ook gegevens worden bijgeschreven in de sub-administratie investeringen / afschrijvingen. Dit is het geval bij de aanschaf van nieuwe investeringstukken, bij verlies of waardevermindering (op welke wijze dan ook) van investeringstukken en bij reguliere afschrijvingen. (Zie verder ook: Automatische afschrijvingen.) De relatie onderling tussen de basisgegevens in de hoofdadministratie De belangrijkste basisgegevens zijn de dagboek-tabel en de grootboek-tabel (het rekeningschema). Deze twee gegevens-tabellen moeten aanwezig zijn voordat een boeking ingebracht kan worden. De enige directe relatie tussen deze twee tabellen is de verwijzing vanuit elk dagboek naar een tegenrekening in het grootboek. Zo heeft een dagboek Kas in het grootboek een tegenrekening (Tegenrekening) Kas. Deze verwijzing wordt binnen ORIfin gebruikt om boekingen automatisch af te kunnen laten sluiten. U kunt ook zonder tegenrekeningen werken, maar dan moet u bij het inbrengen van boekingen er voor zorgen dat elke boeking handmatig op 0 uitkomt. Het is immers de bedoeling dat bij elke boeking het totaal aan de debet-kant gelijk is aan het totaal aan de credit-kant. Zoals hierboven al genoemd kan elke boeking op een grootboeknummer nader worden gespecificeerd door een kostenplaats en/of kostendrager in te brengen. In een volledig ingevulde financiële administratie is er ook nog eens sprake van balanscodes en balanscode-groepen. Elk grootboeknummer valt dan onder een balanscode, elke balanscode op zijn beurt valt weer onder een balanscode-groep. De kostenplaatsen en kostendragers hebben geen directe relatie met een grootboeknummer. Als er bij het boeken op een grootboeknummer gebruik gemaakt mag of moet worden van een kostenplaats of -drager, dan mogen alle kostenplaatsen of -dragers opgegeven worden. Andersom: als we de boekingen bekijken waarbij een bepaalde kostenplaats (of kostendrager) is gebruikt, dan kunnen dat boekingen zijn op verschillende grootboeknummers. Een kostenplaats of kostendrager is dus niet meer dan een specificatie van de boekingsregel. Wat betreft het grootboek, de balanscodes, de kostenplaatsen en kostendragers kunnen we de samenhang als volgt zien: Het rekeningschema (de grootboeknummers) is de basis. Daar boven hangen dan de balanscodes (gegroepeerd per balanscode-groep) en daar onder hangen de kostenplaatsen (gegroepeerd per kostenplaats-groep) en de kostendragers (gegroepeerd per kostendrager-groep). Op het volgende blad ziet u een schematisch overzicht uitgaande van een voorbeeld.
ORIfin in grote lijnen blad 18 Voorbeeld schematische weergave samenhang diverse basisgegevens Balanscode-groep: bestaat uit balanscodes Balanscode: bestaat uit grootboeknummers 1.G 2.G 3.G 4.G 1 2 3 4 5 6 GROOTBOEKNUMMERS (basis) a b c d e f g h i j k l m n Aan een grootboeknummer moet een balanscode worden toegekend. Een balanscode is dus een verzameling van een aantal (0..n) grootboeknummers. (Balanscodes zijn vrij toe te kennen van 1 t/m 9999.) Een balanscode-groep is een verzameling van een aantal (0..n) balanscodes. (Balanscode-groepen zijn vrij toe te kennen van 1.G t/m 999.G.) GROOTBOEKNUMMERS (basis) a b c d e f g h i j k l m n Per grootboeknummer staat aangegeven of er gebruik gemaakt MAG of MOET worden van kostenplaatsen en/of kostendragers. Als er gebruik gemaakt MAG worden, is kostenplaats / kostendrager 000 ook toegestaan, anders niet. - Kostenplaatsen zijn vrij toe te kennen van 1 tot 999. Een kostenplaats-groep (vrij toe te kennen van 1.G tot 99.G) is een verzameling van een aantal (0..n) kostenplaatsen. GROOTBOEKNUMMERS (basis) a b c d e f g h i j k l m n Grootboek moet of mag gebruik maken van kostenplaats (voorbeeld): mag moet geen mag mag moet geen geen mag mag geen moet mag mag - kostenplaats-0 v v v v v v v v v v v kostenplaats-1 v v v v v v v v v v kostenplaats-2 v v v v v v v v v v kostenplaats-3 v v v v v v v v v v kostenplaats-4 v v v v v v v v v v kostenplaats-5 v v v v v v v v v v kostenplaats-6 v v v v v v v v v v Kostendragers zijn vrij toe te kennen van 1 tot 999. Een kostendrager-groep (vrij toe te kennen van 1.G tot 99.G.) is een verzameling van een aantal (0..n) kostendragers. GROOTBOEKNUMMERS (basis) a b c d e f g h i j k l m n Grootboek moet of mag gebruik maken van kostendrager (voorbeeld): moet geen geen mag mag geen mag geen moet mag geen mag mag geen - kostendrager-0 v v v v v v v v v v v v kostenplaatsgroep-1.g kostenplaatsgroep-2.g kostenplaatsgroep-3.g kostendragergroep-1.g kostendragergroep-2.g kostendrager-1 v v v v v v v v kostendrager-2 v v v v v v v v kostendrager-3 v v v v v v v v kostendrager-4 v v v v v v v v kostendrager-5 v v v v v v v v
ORIfin in grote lijnen blad 19 BEGRIPPEN Algemeen Door de beschrijvingen heen worden diverse begrippen gebruikt. Om verwarring te voorkomen geven we hier de omschrijving van een aantal van die begrippen. N.B. Deze lijst van begrippen is geen officiële begripsomschrijving, maar beschrijft de begrippen zoals wij ze in ORIfin hanteren. afschrijfschema (financieel) Een schema waarin staat aangegeven op welke wijze een aanschafbedrag verdeeld moet worden over de diverse afschrijfjaren. De verdeling vindt plaats door voor elke periode van 12 maanden een wegingsfactor op te geven. antwoord-box (technisch) Het vakje op het scherm dat zich bevindt achter een vraag. In dat vakje kan een antwoord worden ingetikt maar er zijn ook vaak mogelijkheden onder de rechter muisknop. (Ook: antwoordvak.) balanscode (financieel) De code die wordt gebruikt om een aantal grootboeknummers te totaliseren op de balans / verlies & winstrekening. balanscodegroep (financieel) Een verzameling balanscodes. Net zoals de balanscode kan ook de balanscodegroep worden gebruikt om grootboeknummers te totaliseren op de balans / verlies & winstrekening. basisgegevens (financieel) De gegevens die de basis vormen van ORIfin, zoals het rekeningschema, de dagboeken, de kostenplaatsen, enz. Al deze gegevens zijn opgeslagen in aparte delen van de database, ook wel tabellen genoemd. Verwar dit begrip tabel echter niet met een tabel die op het scherm wordt weergegeven. (Ook wel genoemd: schermtabel.) [zie ook: tabel ] boeking (financieel) Een aantal debet- en creditmutaties die gezamenlijk een geheel vormen. Ook: boekingstuk. Binnen ORIfin kan een boeking een transactie (of transactie-boeking), een budget-boeking of een verplichting-boeking zijn. budget-verdeelschema (financieel) Een schema waarin staat aangegeven op welke wijze een jaarlijks budgetbedrag verdeeld moet worden over de diverse periodes. De verdeling vindt plaats door voor elke periode een wegingsfactor op te geven. conversietabel (relaties) Een tabel binnen relaties met als zoekargument een relatienummer uit een ander programma (zoals @VO, Magister) en als gegeven het bijbehorende ORIfin-relatienummer. dagboek budgetten (financieel) Een dagboek dat gebruikt wordt om budgetten in te voeren. dagboek transacties (financieel) Een dagboek dat gebruikt wordt om transacties in te voeren. dagboek verplichtingen (financieel) Een dagboek dat gebruikt wordt om verplichtingen in te voeren. dynamische afschrijvingen (financieel) Zie voorlopige afschrijvingen. kostendrager (financieel) Een verzamelcode voor de verdeling van kosten en/of opbrengsten met als basis de soort kosten of opbrengsten. (Ook wel afdeling genoemd.) kostendragergroep (financieel) Een verzameling kostendragers.
ORIfin in grote lijnen blad 20 kostenplaats (financieel) Een verzamelcode voor de verdeling van kosten en/of opbrengsten met als basis de veroorzaker van die kosten of opbrengsten. (Ook wel project genoemd.) kostenplaatsgroep (financieel) Een verzameling kostenplaatsen. pop-up menu (technisch) Dit is het menu dat te voorschijn komt als u op de rechter muisknop klikt. Het type menu dat verschijnt is afhankelijk van de plaats waar de muiswijzer zich op het scherm bevindt. tabel (1- technisch; 2- financieel) 1- Een manier van weergeven van ORIfin-basisgegevens op het scherm waarbij elke regel een basiselement weergeeft die in meerdere kolommen beschreven wordt. De tabelstijl en tabelkleuren kunnen door de ORIfin-gebruiker zelf worden bepaald. 2- Zie ook basisgegevens : een deel van de ORIfin-database waarin één serie basisgegevens is opgeslagen. Om verwarring te voorkomen wordt in ORIfin in plaats van de term tabel meestal de term basisgegevens gebruikt. [zie ook: basisgegevens ] veilige kleur (technisch) Een kleur die ook 100% correct wordt weergegeven bij lagere scherm-resoluties. voorlopige afschrijvingen (financieel) Een voorlopige afschrijving is een afschrijvingsbedrag dat berekend wordt op het moment van uitdraaien van een lijst. Bij de jaarafsluiting wordt aan de hand van dezelfde berekening de definitieve afschrijving vastgesteld.