1 VOORBEREIDING SOLLECTIEGESPREK VOORAF Internet biedt een uitgebreid aanbod aan gratis sollicitatieondersteuning. De website http://www.sollicitatiedokter.nl/ hoort wat MIDAS betreft tot de beste, maar overtuig uzelf. Het geeft een zeer helder, prettig leesbaar, en alle facetten rakend beeld van een sollicitatieprocedure. Het is zeer uitgebreid en neemt dus aardig wat tijd in beslag om te lezen, maar geeft zeer veel loon naar werken. Helaas, ook deze website ademt t.a.v. de voorbereiding op het selectiegesprek nog teveel de defensieve vraag-antwoord opstelling. Die opstelling maakt u vóór en tijdens dat gesprek onnodig onzeker en nerveus. Dat kan anders en beter. Algemene waarheden Solliciteren is geselecteerd worden, een selectieproces, met een eigen selectietaal [competentieomschrijvingen] en een eigen selectiecultuur [bedrijfs-, functiecultuur en persoonlijke inkleuring door selecteur(s)]. Wil u echt kansrijk zijn, dan zult u zich in beide moeten verdiepen. Voor veel sollicitanten is die uitgangssituatie een moeilijk te accepteren psychologische barrière. Dat geldt vaak in versterkte mate voor sollicitanten zonder werk, die immers in een veel kwetsbaardere situatie zitten. Solliciteren is voor u een vak apart. Door u tijdelijk daarin te verdiepen levert dat aanzienlijk meer kansen op voor een uitnodiging voor een gesprek en tijdens dat gesprek op die baan. Kost wel veel energie, inderdaad. Een professionele sollicitatieondersteuning bij cv, brief en voorbereiding selectiegesprek is dan ook gericht op al deze facetten tegelijkertijd om u zo snel mogelijk die materie eigen te laten maken. Om de vereiste kwaliteiten van de kandidaat voor de functie en het bedrijf te formuleren hanteren veel selecteurs de begrippen competenties. Elke competentie is een omschrijving van de noodzakelijke combinatie van talent, kennis, vaardigheid en houding voor die functie in dat bedrijf. De vereiste competenties zijn dus een belangrijk selectiemiddel. Omdat elk bedrijf anders is kent die ene specifieke vacature een eigen bedrijfs- en functiecultuur en zijn die vereiste competenties daarop toegespitst. Bovendien is bij de briefselectie en het selectiegesprek de persoonlijke inkleuring daarvan door de selecteurs medebepalend.
2 Kwaliteitseisen Zoals een vacature met de bedrijfs- en functieomschrijving een concretisering is van o.a. de achterliggende competentie-eisen, zo moet in de brief en cv de formulering van motivatie en geschiktheid van de kandidaat voor die functie én dat bedrijf [ de essentiële 4 ], op die competentie-eisen zijn gericht: 1. motivatie voor dat bedrijf, persoonlijke meerwaarde 2. motivatie voor deze functie, persoonlijke meerwaarde 3. geschiktheid voor deze functie, persoonlijke meerwaarde 4. geschiktheid voor dat bedrijf, persoonlijke meerwaarde Dat kan niet zonder een deskundige en dus ook competentiegerichte vacature-analyse [elke vacature is uniek]. En daarvoor is heel wat meer informatie nodig dan in de gangbare vacature is terug te vinden. Door het opvragen van vacature-informatie, gebaseerd op gehanteerde selectiecriteria, is een veel betere competentiegerichte vacature-analyse mogelijk voor formulering van uw motivatie en geschiktheid Misschien bent u minder bekend met competenties als manier om werkzaamheden van een functie te omschrijven. Voor u is het daarom van belang bij het maken van cv en brief kennis te maken met die begrippen, die van toepassing zijn op die vacature. Maar dus ook in hoeverre, die begrippen van toepassing zijn op uzelf! Voor het formuleren van uw persoonlijke 4 moet u dus per vacature in brief en cv flink aan de bak om u te verdiepen in wat nou precies gevraagd en bedoeld wordt. Met die inspanning bent u veel beter in staat om te gaan met solliciteren is geselecteerd worden. Bovendien is die investering in de papieren fase een belangrijk voorschot op de voorbereiding van het selectiegesprek, zodat u tijdens het selectiegesprek een meer gelijkwaardige gesprekspartner bent voor de selecteurs. VOORBEREIDING SOLLICITATIE-SELECTIEGESPREK Inleiding Bij het maken van brief en cv heeft u zich al zeer veel informatie eigen gemaakt. Een goede basis voor het selectiegesprek.
3 Van essentieel belang bij dat gesprek is, zoals bij elk gesprek, dat het inderdaad tot een gesprék komt, en niet tot een interview als vraag- en antwoordspel. Een selectiegesprek is pas geslaagd indien u in persoonlijk gesprek raakt met de selecteur[s], zodat er sprake is van daadwerkelijke interesse in elkaar én over de essentiële 4 a. motivatie voor hun bedrijf b. motivatie voor die functie c. geschiktheid voor die functie d. geschiktheid voor hun bedrijf Hun???? Ja zeker, de selecteurs beslissen immers; hun persoonlijke visie is een niet onbelangrijke subjectieve component in de selectieprocedure. De voorbereiding is dus te onderscheiden in een inhoudelijke [waarover] en een mentale [hoe wint u daadwerkelijk de interesse van de selecteurs]. Inhoudelijke voorbereiding Brief en cv hebben geleid tot de uitnodiging voor het selectiegesprek. Het is nu aan u om het geschetste beeld daarin van uzelf in dat gesprek waar te maken. Daartoe bereidt u zich voor door het mondeling formuleren van een toelichting op: a. motivatie en geschiktheid voor de functie en het bedrijf b. antwoorden op voor de hand liggende vragen n.a.v. brief en cv c. persoonlijke drijfveren in brede zin a. motivatie en geschiktheid voor de functie en het bedrijf De in de papieren fase gemaakte vacatureanalyse op gevraagde competenties als uitgangspunt voor de brief en cv is daarbij van grote waarde. Veel selecteurs hanteren [ook] de STARR- methode om u te beoordelen. Het is een methode die, door een gegeven situatie te analyseren, inzicht geeft in de competenties waarover u beschikt en de wijze waarop u deze hanteert. Om een uitspraak te kunnen doen over uw competenties is het van belang om dit toe te lichten met daadwerkelijke voorbeelden. Ofwel, construeer zelf voorbeelden van praktijksituaties, waarin u die competenties zichtbaar maakt. De STARR-methodiek helpt om dergelijke voorbeelden te construeren, analyseren en te [laten] beoordelen. STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie. Op eerder genoemde website, onderdeel starr-methode wordt zeer duidelijk aangegeven hoe u deze voorbeelden van praktijksituaties per vereiste competentie van de vacatureanalyse kunt maken.
4 Een aanrader bij het uitwerken van die concrete STARR-voorbeelden is om per competentie 2 voorbeelden te maken. Eén voorbeeld, waarbij alles prima 100% verliep, maar ook een voorbeeld met een iets mindere resultaatscore, b.v. 85%. Met deze laatste kunt u aan de hand van de laatste R, Reflectie, laten zien gewend te zijn kritisch naar eigen functioneren te kijken:.. dit en dat had beter gekund/doe ik volgende keer anders. Dat scoort! Niets is zo overtuigend als een zelfbewuste zelfrelativering! Bijkomend voordeel van STARR is dat u zo ook de zgn. stel dat.. - vragen kunt beantwoorden door het gestelde voorbeeld te betrekken op een vergelijkbare situatie binnen uw werkervaring [desnoods uw privésituatie]. En, belangrijker nog, door op eigen initiatief die voorbeelden in te brengen stuurt u mede het gesprek en profileert u zich op die manier tegelijkertijd ook met competenties als bijvoorbeeld zelfvertrouwen, impact, gedrevenheid, initiatief. b. antwoorden op voor de hand liggende vragen n.a.v. brief en cv Merendeels kunt u deze zelf bedenken, maar wijsheid is brief en cv door één of meerdere personen te laten lezen om zo die andere voor de hand liggende vragen n.a.v. brief en cv op te sporen. Duidelijk is, dat u de inhoud van uw cv, naast de gegevens van opleiding en voorgaande werkgevers, moet kunnen staven met een logisch en voor de selecteur aannemelijke verklaring voor het verloop en de resultaten van uw loopbaan. Dat is uitermate belangrijk voor de geloofwaardigheid van u als gesprekspartner van de selecteur[s]. Voor de selecteur[s] is dit onderdeel vaak een beginverkenning om u als persoon achter brief en cv te leren kennen. Een zeer serieus te nemen opdracht dus. Formuleer, ook mindere of ronduit slechte ervaringen, als een positief resultaat in uw gemaakte keuzes [u als lerende en zich ontwikkelende werknemer]. Met ook hier een kans door bij de toelichting, indien nodig/zinvol, voorbeelden te gebruiken uit de STARR-methode om zo het gespreksverloop te beïnvloeden. c. persoonlijke drijfveren in brede zin Ook nu blijkt de grote waarde van de investering in brief en cv: een algemeen persoonlijke profielschets is een logisch product daarvan; de rode draad van wat en waarom van de loopbaan, geïllustreerd met voorbeelden uit zowel de zakelijke als persoonlijke sfeer, zonder daarbij al te openhartig te zijn. Goed voorbereid kan uw verhaal richting geven aan het gespreksverloop.
5 Haal uit deze algemeen persoonlijk profielschets de elementen, welke voor deze functie in dit bedrijf en voor deze gesprekspartners [mogelijk] belangrijk zijn, want alleen dat boeit deze beslissers. Vraag tijdens het gesprek nadrukkelijk na of dat beeld van u overeenkomt met die van de selecteur[s]. De antwoorden van de selecteur[s] zijn immers een belangrijke informatiebron voor het verdere gespreksverloop. - Wat is zo boeiend voor u in deze functie in dit bedrijf? - Welke persoonlijke kwaliteiten van u zijn [mogelijke] geschikt voor deze functie in dit bedrijf? - Wat is de toegevoegde waarde van u door uw persoonlijke invulling; voor welke oplossing[en] van welk probleem[en] in deze functie in dit bedrijf Dit zijn ook prima informerende vragen van u aan de selecteur[s] zelf, aangepast geformuleerd, om meer duidelijkheid over functie en bedrijf te krijgen van die beslissers. Alweer een mogelijkheid om de gespreksrichting te beïnvloeden! Mentale voorbereiding Hoe goed u ook op voorgaande manier voorbereid bent, dat alleen is nog niet voldoende om het gesprek uit de vraag-antwoordsfeer te halen. Met de inhoudelijke voorbereiding heeft u weliswaar een goed verhaal, maar dat heeft pas effect als er goed contact is met de selecteurs. In algemene zin is een gesprek pas geslaagd te noemen, als alle deelnemers dat zo ervaren. Voor een selectiegesprek geldt dat uiteraard nog meer voor de selecteur[s], immers de beslisser[s], dan voor u. Dat bereikt u onder meer door veel INTERESSE te tonen in de selecteurs als gesprekspartner. Dus interesse in hun bedrijf, in de vacante functie en in hun persoonlijke visie op die functie. Want, hoeveel informatie al ook is verzameld over de bedrijfs- en functiecultuur van deze vacature, hoe die informatie concreet en precies in deze functie moet worden begrepen, volgens de selecteur[s], daar weet u immers nog lang niet alles van. Veel gebruikte begrippen of gevraagde competenties in de vacaturebeschrijving zijn zodanig algemeen, dat alleen de selecteurs kunnen aangegeven, wat daarmee in die functie en in hun bedrijf precies wordt bedoeld. Uw eerste opdracht is om te controleren of uw zelf gemaakte beeld overeenkomt met de werkelijkheid, de werkelijkheid van de selecteurs. Waardering en interesse tonen is een erg effectieve manier om iemand in een goede stemming te brengen en daarom is het zeer zinvol om vóóraf te proberen meer informatie over deze selecteurs te verzamelen. LinkedIN kan één van de bronnen zijn; profiel van betreffende persoon als 2 e graads contact of nadere informatie vragen bij uw 1 e graads contacten die deel uitmaken van Hoe u met elkaar bent verbonden. Ook het profiel van bedrijf met vermelde werknemers kan u via Hoe u met elkaar bent verbonden op het juiste spoor zetten.
6 Alle reden dus om vragenderwijs die bedrijfs- en functiecultuur, de bijbehorende eisen en ook de persoonlijke inkleuring van deze selecteurs beter te leren kennen. Met eerder omschreven inhoudelijke voorbereiding dienen die vragen zich vanzelf aan. Met deze vanaf het begin informerende basishouding kunt u het verloop van het gesprek actief beïnvloeden en ruimte creëren voor uzelf om het geschikte moment te benutten de inhoudelijke voorbereiding op eigen initiatief te etaleren. Zo manoeuvreert u zich uit een defensieve opstelling als vragenbeantwoorder. Wél met als ernstige waarschuwing: u dient niet het gesprek over te nemen! Zeker in het begin van het gesprek geldt; u laat de selecteurs hun zegje doen en haakt daarna in op één of meerdere van hún onderwerpen met bedoelde informerende basishouding, te beginnen met samenvattende controlevragen daarover om zeker te weten of u de selecteur[s] goed begrepen heeft. Het stellen van die samenvattende controlevragen is gedurende het gehele gesprek van belang, bovendien wordt dat zeer gewaardeerd; heeft u het vermoeden, bijvoorbeeld op basis van non-verbale signalen, dat uw verhaal bij de selecteur[s] niet goed valt, dan is het van belang direct navraag te doen bij de betreffende persoon. Uw grootste valkuil is: teveel op een rationeel niveau communiceren. Wie te weinig zijn gevoel en intuïtie gebruikt in een gesprek komt niet krachtig en niet echt over. Ook emoties laten zien en horen is niet verkeerd, immers dan pas komt de kandidaat ook als mens [werknemer, toekomstig collega en privépersoon] tot leven...echter, wel gedoseerd en beheerst, en gerelateerd aan de inhoud van het selectiegesprek en, zeer belangrijk, rekening houdend met de persoonlijkheden van de selecteur[s]. In algemene zin dient u zich te realiseren dat u tijdens het gesprek, in de hoedanigheid van gesprekspartner, automatisch beoordeeld wordt op competenties zoals interpersoonlijke sensiviteit [oog en oor voor de selecteurs], flexibiliteit [makkelijk tussen onderwerp/vraag/selecteurs kunnen switchen], stressbestendigheid [ook nonverbaal gedrag!], zelfvertrouwen [onderbouwde en standvastige mening in gepaste bescheidenheid], initiatief [vraag-antwoordspel doorbreken]. En uiteraard mondeling communiceren. Uw gedrag en houding tijdens het gesprek is een belangrijk beoordelingscriterium van uw persoonlijkheid voor de selecteurs.
7 CONCLUSIE: INHOUDELIJKE + MENTALE VOORBEREIDING = ZELFVERTROUWEN Allerbelangrijkste resultaat en positieve effect van zowel de inhoudelijke als mentale voorbereiding is, dat u met zelfvertrouwen aan het gesprek begint, veel minder gehinderd door onzekerheid en nervositeit doordat u zich thuis voelt in de materie. Die positieve eerste indruk is volgens zeer vele selecteur[s] van doorslaggevend belang. Wetenschappelijk zou zijn aangetoond, dat die eerste indruk blijft hangen bij de selecteur[s] tijdens het verloop van het gesprek, en dat zij slechts op zoek zijn naar bevestiging van hun eerste indruk, positief dan wel negatief. Dat geeft des te meer het belang aan van deze inhoudelijke en mentale voorbereiding; én ter vergroting van de kans op een positieve eerste indruk én om tijdens het 1 e selectiegesprek de kans te benutten om een eventueel minder positieve eerste indruk te kunnen rechtzetten. Bij onverwachte vragen/situaties bent u door dit opgebouwde zelfvertrouwen aanmerkelijk minder snel uit het lood geslagen en beter in staat deze te pareren. Op Sollicitatiegesprek Startpagina vindt u een veelheid aan andere aspecten die uw zelfvertrouwen verder zullen vergroten, zoals : - uiterlijk - primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden - reactie op verboden sollicitatievragen - non-verbaal luisteren - samenvattende vragen - verbaal luisteren - lichaamstaal - woordgebruik - luchten en luchtjes - hanteren onzekerheid en nervositeit