Patiëntgericht denken én gezonde financiën? De druk van de overheid en zorgverzekeraars op de gezondheidszorg neemt toe. Er komen steeds meer richtlijnen, wettelijke kaders en tariefmutaties, enerzijds om de kwaliteit te borgen, maar ook en misschien wel vooral om te bezuinigen. Eerst waren er vaste tarieven, toen vrije tarieven, nu weer vaste tarieven en er is de dreiging van een tariefsverlaging. Wanneer en hoe de nieuwe tarieven worden ingevoerd is niet duidelijk. Maar dat er de komende jaren verdere druk op uw marge ontstaat, lijkt een feit te zijn. En natuurlijk maakt u zich dan zorgen over de toekomst van uw praktijk: Kan ik nog wel dezelfde kwaliteit zorg blijven leveren als de tarieven omlaag gaan? Kan ik wel blijven investeren in nieuwe apparatuur en opleidingen voor mijn werknemers? Wat heeft dit voor consequenties voor mijn inkomen en financiële planning? Allemaal heel logische vragen en begrijpelijke zorgen. Maar als de tariefsverlaging doorgaat hoeft dit niet per se te betekenen dat ook uw marge kleiner wordt. U kunt ook vroegtijdig anticiperen en kijken naar kostenreductie, efficiency, schaalvergroting, patiënttevredenheid en innovatie. In dit artikel wordt hier verder op ingegaan. 1
Veranderende zorgmarkt in historisch perspectief De veranderingen startten in feite al in het jaar 2000. Commissie Lapré adviseerde toen vanuit het teamconcept in te zetten op taakherschikking. De adviezen zijn overgenomen en dit leidde tot verlenging van de opleiding mondhygiëne in 2002 van drie naar vier jaar. In 2006 deed Commissie Linschoten uitspraken over de inrichting van de studie tandheelkunde die aansloten bij de adviezen van Lapré, namelijk dat de reguliere mondzorg meer door HBO -opgeleide mondhygiënisten uitgevoerd moest worden, zodat de tandarts meer ruimte zou krijgen om verrichtingen op academisch niveau uit te voeren (lees: meer specialistisch werk en leiding geven aan een tandheelkundig team). De Commissies hebben de aftrap gegeven voor verdere overheidsbemoeienis. In 2009 namelijk schreef de NZa op verzoek van de overheid het Visiedocument Bekostigingsstructuur mondzorg met als uitkomst een zogenaamde transparante mondzorg met vrije tarieven. Omdat dit niet leidde tot de gewenste marktwerking (lees: tariefdaling) kende dit plan een korte levensduur. De overheid vroeg vervolgens de NZa om de tarieven weer vast te stellen. Diezelfde NZa voerde in 2013 een onderzoek uit naar de tarieven in de mondzorgsector om zodoende tot herijkte en onderbouwde tarieven voor 2014 te komen. Over dit onderzoek is al veel gezegd en geschreven. Feit is dat het jaar 2014 ten einde loopt en de herijkte en onderbouwde tarieven nog steeds niet bekend zijn, maar vriend en vijand zijn het er wel over eens dat herijking in deze context verlaging zal betekenen. Onveranderd hoge zorgwaarden U bent niet voor niets tandarts geworden. U wilt mensen een zo gezond en mooi mogelijk gebit te geven. U realiseert zich als geen ander hoe belangrijk dit is. Daarom hanteert u al dan niet bewust bepaalde waarden, zorgwaarden. Wat zijn deze zorgwaarden ook al weer? We zetten de vier belangrijkste voor u op een rij. 1. Patiëntveiligheid 2. Patiëntvertrouwen 3. Patiënttevredenheid 4. Tandartstevredenheid Waar deze zorgwaarden tot voor kort vrijwel compromisloos konden worden toegepast staan ze nu onder druk door afnemende inkomsten. Uw primaire reactie is waarschijnlijk dat u zich gedwongen voelt om concessies te doen aan deze zorgwaarden, anders geformuleerd de kwaliteit die u levert. Hierdoor komt uw langetermijnvisie iedereen een gezond en mooi gebit in gevaar, met als gevolg dat u minder voldoening haalt uit uw vak. Immers, u kunt niet meer de zorg leveren die u wenselijk acht. Maar is dit ook zo? Marge is het sleutelwoord Als het aanbod van patiënten gelijk blijft, u dezelfde kwaliteit wilt blijven leveren en de prijzen dalen dan zal, bij verder ongewijzigde omstandigheden, uw omzet dalen, waardoor logischerwijs uw marge daalt. Maar als u deze primaire reactie voorbij bent, zult u zich bedenken dat er veel manieren zijn om de zorgwaarden op peil te houden met een gelijkblijvende of misschien wel hogere marge. Aan u de taak om de ongewijzigde omstandigheden niet ongewijzigd te laten, maar positief te beïnvloeden. De geijkte termen die hierbij om de hoek komen kijken zijn dan kostenreductie en omzetverhoging. 2
Maar hoe bereikt u dat? Als hoogopgeleide, eigenzinnige professional heeft u hier natuurlijk ideeën over die ingegeven worden door u persoonlijkheid, ervaring en omgeving. De één zal als eerste denken aan de nieuwste behandeltechnieken, een ander hecht veel waarde aan de uiterst vriendelijke en efficiënte balieassistente en bij weer een ander jeuken de handen al om alle bedrijfsprocessen te stroomlijnen. De vraag die daarbij gesteld moet worden is of al deze goede ideeën ook bewezen effect hebben. En waar moet u beginnen, want alles grijpt in elkaar. Gelukkig bent u niet de eerste en ook niet de enige die zich in een dergelijke positie bevindt. Dagelijks zijn veel directeuren, managers en ondernemers bezig met de vraag hoe om te gaan met veranderende, mogelijk bedreigende omgevingsfactoren, hoe omzet te verhogen of kosten te reduceren zonder verlies van kwaliteit en dus afnemende klanttevredenheid. Veel mogelijke oplossingen zijn voor handen in de vorm van (bedrijfseconomische) modellen. Een waarschuwing is hierbij op zijn plaats. Het is prima om een kijkje in de keuken te nemen bij een andere (medische) beroepsgroep of bedrijfstak. Dit is zelfs aan te raden. Maar kopieer in geen geval letterlijk een succesvol model van een ander. De ervaring leert dat dit meestal niet goed uitpakt. Iedere praktijk is immers wezenlijk anders, vooral door de eigenzinnige professionals die samen de praktijk vormen en haar een eigen identiteit geven, uzelf voorop. Dus moet er echt een unieke vertaalslag worden gemaakt, van uw inventarisatie naar uw praktijk, uitgaande van uw visie en missie, vertaald in zorgwaarden, geïntegreerd in uw denken en doen, en dus praktisch toepasbaar in uw dagelijkse praktijk. Een OPG van uw praktijk Voordat u aan de slag kunt gaan met een model zult u uw praktijk goed moeten doorlichten. Een objectieve, zakelijke blik is daarbij onontbeerlijk. Wellicht kunt u delen hiervan zelf, maar dat valt vaak niet mee, omdat u emotioneel betrokken bent, u te zeer met de materie bent verweven om voldoende afstand te kunnen nemen en omdat u niet op alle relevante terreinen even deskundig bent. Om een goede analyse te kunnen maken moeten de kritische prestatie indicatoren (KPI s) van de praktijk worden vastgesteld. KPI s worden over het algemeen verdeeld in vier onderdelen: processen, financiën, innovatie, patiënt en markt. Figuur 1: Balanced Scorecard 3
Voor elk van deze gebieden zijn indicatoren vast te stellen. Bijvoorbeeld het human resource management. Weet u hoe u de prestaties van uw medewerkers objectief kunt meten en hoe u ze vervolgens beter kunt laten presteren of zelfs excelleren? Een ander aandachtsgebied kan zijn de bedrijfseconomische situatie van uw praktijk. Weet u wat gezonde kostenratio s voor een tandartspraktijk zijn? Het is aan te raden om professionele hulp in te schakelen die in staat is uw praktijk van a tot z door te lichten. U zult misschien denken: voor een tandartspraktijk? Ja, juist voor een tandartspraktijk. Een tandartspraktijk is immers een onderneming die momenteel te maken heeft met sterk veranderende omgevingsfactoren, zowel politiek, demografisch als technologisch. Hoe flexibeler uw onderneming is hoe beter u in staat bent om met deze factoren om te gaan en er zelfs uw voordeel mee te doen. Uw eigen behandelplan met controle en preventie Pas als u alles goed in kaart hebt gebracht, dus als het ware een OPG van uw praktijk heeft gemaakt, bent u in staat een plan te (laten) maken waarin uw nieuwe ideeën gestalte krijgen. U kunt dan ook verschillende toekomstscenario s doorrekenen die passen bij uw toekomstambities. En op basis van deze scenario s heldere keuzes te maken voor de toekomst van uw praktijk. Om de metafoor nog even door te zetten: Uit dit overkoepelende behandelplan vloeit voort dat er individuele tanden en kiezen zijn die extra aandacht nodig hebben. Hoe kan ik de KPI s van de bijvoorbeeld de interne processen verbeteren. Of hoe kan ik de KPI s van mijn financiën gunstig beïnvloeden? Dit zijn praktische vraagstukken waar u snel mee aan de slag kunt. Een voorbeeld van een dergelijk vraagstuk: U wilt M- en T-codes (met lagere tarieven) voor een belangrijk deel laten uitvoeren door een paro-preventie assistente of een mondhygiëniste, zodat u zich kunt richten op uw specialisatie waarvoor hogere tarieven gelden. U realiseert zich dat voor de M- en T-codes een minder uitgebreide behandelunit nodig is, dus een minder grote investering. Maar wat is de terugverdientijd van deze investering, en wat is de bijdrage van deze verandering aan uw bedrijfsresultaat? En is uw personeel gekwalificeerd en bekwaam om zelfstandig te werken? Heeft u voldoende patiënten om u volledig te richten op uw specialisatie? Hoe kunt u de patiënttevredenheid borgen als u uw patiënten minder vaak zelf ziet? Nog een voorbeeld: U heeft een waarnemer en het honorarium voor deze man of vrouw heeft u berekend op basis van de zichtbare kosten in uw onderneming. Op enig moment realiseert u zich dat dit wellicht een voor de hand liggende methode is, maar niet de meest objectieve. Als u bij vaststelling van het honoreringspercentage rekening houdt met de vervangingswaarde in plaats van de huidige waarde van verschillende praktijkonderdelen, komt u al snel voor tot onaangename conclusies. De werkelijke kosten blijken dan veel hoger te zijn en het honorarium voor de waarnemer is dus ook te hoog. U maakt wellicht geen enkel rendement op uw waarnemer, en kunt hierdoor niet meer investeren in uw praktijk. Feitelijk bent u uw eigen vermogen aan het opeten. U vraagt zich af hoe u dit probleem het beste hoofd kunt bieden. Kan ik verder zonder waarnemer? Wil de kritische bank mijn toekomstige investeringen nog wel financieren? Een derde voorbeeld: U werkt in een gebied met veel tweeverdieners die behoefte hebben aan een flexibel zorgaanbod. U overweegt de praktijk een aantal avonden open te stellen. Kan dit uit met de huidige bezetting of moet u extra mensen inhuren? Welke extra kosten brengt dit met zich mee (overhead). Is er kans op kannibalisme in de eigen praktijk (een lagere bezettingsgraad overdag). Kunt u s avonds een hoger tarief vragen? 4
Zo kunt u zich tientallen vraagstukken voorstellen die van invloed zijn op uw KPI s en daarmee de prestaties van uw onderneming. En iedere keer weer zult u moeten plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Misschien vraagt u zich inmiddels af waarom u dit allemaal moet willen? Het belangrijkste antwoord is dat u in de veranderende zorgmarkt geen concessies wilt doen aan uw zorgwaarden, nu en in de toekomst. Daarnaast wilt u natuurlijk ook uw marge en in het verlengde hiervan uw living op peil houden. alleen als reactie op de mogelijk aanstaande tariefsverlaging, maar juist om van uw praktijk een flexibele onderneming met een duidelijke visie, hoge zorgwaarden en uitdagende doelstellingen te maken. En natuurlijk schepen wij u niet af met één of ander duur onuitvoerbaar rapport dat in de onderste la verdwijnt. Samen met u gaan wij aan de slag om het ontwikkelplan uit te voeren, zodat uw denkwerk en investeringen ook daadwerkelijk rendement opleveren. En u uw focus daar kunt leggen waar zij hoort: De patiënt. Hoe nu verder Het tandartsenteam van Raadgevers Kuijkhoven heeft jarenlange ervaring met het ondernemerschap in het algemeen en specifiek in de mondzorg. Onze kennis en ervaring hebben wij in samenspraak met een aantal ervaren tandartsen gecombineerd met de modernste bedrijfseconomische inzichten. Dit is vervolgens vertaald naar een veelomvattend model waarmee wij voor u, maar het liefst met u, uw praktijk kunnen doorlichten, een ontwikkelplan voor de toekomst kunnen maken en op basis van evidence based practice kunnen bijsturen. Niet Neemt u de handschoen op om het ondernemerschap in de mondzorg te (her)ontdekken? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor een vrijblijvend gesprek. Wij zullen u dan uitgebreid informeren over de ins & outs, de kosten en de baten van ons model en hoe wij u verder helpen. Eric Wegerif, Vennoot en praktijkadviseur bij Raadgevers Kuijkhoven 5