Alles over disfunctioneren! In deze blog besteden wij aandacht aan de acties die u als leidinggevende kunt ondernemen als u niet tevreden bent over het functioneren van een werknemer. Daarbij besteden wij aandacht aan: De rol van de leidinggevende De opbouw van een (ontslag)dossier De acties die u kunt ondernemen Vraag en antwoord Samenvatting De rol van de leidinggevende Om verschillende redenen kunt u ontevreden zijn over het functioneren van een werknemer. Dat hoeft niet alleen te zijn om redenen die verwijtbaar zijn aan de werknemer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een werknemer op leeftijd die het productietempo of de technische ontwikkelingen niet kan bijhouden. Als u niet tevreden bent over het functioneren van een werknemer, dan is het van belang dat u tijdig actie onderneemt. Als u niet of niet tijdig actie onderneemt, dan kan dat er toe leiden dat de werknemer er van uit gaat dat u wel tevreden bent en dus zelf niets doet om beter te functioneren. De situatie verandert dan niet, terwijl u zich steeds meer gaat storen aan deze werknemer. Zeker als de situatie al een tijd duurt, kan de zaak snel escaleren (de druppel die de emmer doet overlopen) en zou u het liefst op heel korte termijn afscheid willen nemen van deze werknemer. U kunt er dan tegen aanlopen dat het niet lukt om een beëindiging te realiseren, of dat een beëindiging hoge kosten met zich meebrengt. Het wel tijdig ondernemen van actie kan er toe leiden dat de werknemer zijn functioneren wel op het gewenste niveau kan brengen. Lukt dat de werknemer niet, dan heeft u iets in handen waarmee u tot een beëindiging van het dienstverband met de werknemer zou kunnen komen. Zo nodig kunt u de beëindiging dan forceren. De opbouw van een (ontslag)dossier De acties die u kunt ondernemen hebben tot doel om de werknemer bij te sturen en voor het geval dat niet lukt een dossier op te bouwen. Uit dat dossier moet duidelijk worden dat de werknemer een reële kans heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren. Als er namelijk uiteindelijk afscheid moet worden genomen van de 1
werknemer en de rechter (of UWV WERK bedrijf) moet de zaak beoordelen, dan zal de rechter (of UWV WERK bedrijf) toetsen, of: de werknemer op de hoogte was van wat van hem wordt verwacht en de punten die verbeterd moeten worden; de werknemer voldoende aanwijzingen en ondersteuning heeft gekregen om tot een verbetering te komen; er een reële periode voor is uitgetrokken om tot verbetering te komen; de werknemer op de hoogte is gebracht van de gevolgen als hij niet tot verbetering komt (beëindiging van het dienstverband). Het is de werkgever die de bewijslast draagt van deze punten. Als de werkgever deze punten niet voldoende aannemelijk kan maken in een procedure, dan zal dat er toe leiden dat de rechter (of UWV WERK bedrijf) oordeelt dat beëindiging van het dienstverband niet mag plaatsvinden. In het geval dat de toets plaatsvindt in een ontbindingsprocedure bij de rechter, dan zou het er toe kunnen leiden dat de rechter de arbeidsovereenkomst wel ontbindt (wegens een verstoring van de arbeidsrelatie), maar daarbij een forse vergoeding toekent aan de werknemer. Het is dus zaak voor een werkgever om bij ontevredenheid over het functioneren van de werknemer een goed dossier op te bouwen. Hoe bouwt u een goed dossier op? De acties die u kunt ondernemen Stap 1: opstart verbetertraject De eerste stap die gezet zou moeten worden is het opstarten van een verbetertraject. Een verbetertraject start u op door in een gesprek met de werknemer duidelijk te maken wat van de werknemer wordt verwacht. Daarbij moet u overigens wel reëel zijn in uw verwachtingen. Voorbeeld Als u bijvoorbeeld niet tevreden bent over een werknemer omdat targets niet gehaald worden, dan kan het zijn dat dit niet zozeer komt door een gebrek aan inzet van de werknemer, maar door de marktomstandigheden. In dit geval doet u er goed aan om de resultaten van deze werknemer af te zetten tegen de resultaten van collega's die in soortgelijke omstandigheden opereren. Ook kan hierbij een rol spelen of de targets eenzijdig zijn opgelegd door de werkgever of in onderling overleg tot stand zijn gekomen. Het is gemakkelijker om een werknemer af te rekenen op in overleg tot stand gekomen targets. 2
Ook is van belang dat u de persoonlijke omstandigheden van de werknemer mee weegt. Als een werknemer bijvoorbeeld door ziekte of andere persoonlijke omstandigheden tijdelijk niet goed functioneert, dan zal een rechter (of UWV WERK bedrijf) niet snel tot een beëindiging van het dienstverband komen. Geef in het gesprek met de werknemer duidelijk aan: wat de verbeterpunten zijn; hoe de werknemer tot verbetering zou kunnen komen; de eventuele ondersteuning die de werknemer daarbij krijgt (denk hierbij bijvoorbeeld aan extra begeleiding en bij- / herscholing); de termijn die voor het verbetertraject wordt uitgetrokken (denk hierbij aan een periode van zo'n drie tot zes maanden) de evaluatiemomenten; wat de consequenties zijn als de werknemer zijn functioneren aan het einde van het verbetertraject niet op het gewenste niveau heeft gebracht (beëindiging van het dienstverband); Ten aanzien van de eventuele ondersteuning die de werknemer tijdens het verbetertraject krijgt en de termijn die voor het verbetertraject wordt uitgetrokken geldt dat hoe langer een werknemer in dienst is en hoe ouder hij is, meer (geduld) van de werkgever wordt gevraagd. Het zou niet redelijk zijn om van een 55 jaar oude werknemer die al 25 jaar in dienst is en moeite heeft om de technische ontwikkelingen bij te houden, te verlangen dat hij binnen één maand zonder extra ondersteuning (zoals bijscholing) zijn functioneren op het gewenste niveau brengt. De inhoud van het gesprek moet goed schriftelijk bevestigd worden aan de werknemer. Het gespreksverslag zou dan bij voorkeur 'voor akkoord' en desnoods ' voor gezien' getekend moeten worden door de werknemer. Stap 2: evaluatie Als er eenmaal een verbetertraject is opgezet, is het van belang dat het functioneren van de werknemer goed gemonitord wordt. Evalueer regelmatig (bijvoorbeeld tweewekelijks, in ieder geval minimaal zo vaak als is afgesproken) het verloop van het verbetertraject. Benoem hierbij niet alleen de punten die (nog) niet goed zijn, maar ook (uiteraard als die situatie zich voordoet) de punten die al wel goed gaan. Maak van deze evaluatiegesprekken ook verslagen en laat die bij voorkeur door de werknemer 'voor akkoord' (desnoods 'voor gezien') ondertekenen. 3
Als zich tijdens het verbetertraject situaties voordoen, waarbij ernstige fouten worden gemaakt door de werknemer, dan is het raadzaam om niet te wachten tot het formele evaluatiemoment om dit aan de werknemer terug te koppelen. Dit zou zo snel mogelijk na ontdekking moeten gebeuren. Deze terugkoppeling hoeft niet in een formele brief plaats te vinden, maar kan bijvoorbeeld ook per e-mail of telefonisch gedaan worden. In het eerstvolgende formele evaluatiemoment, kan dit dan worden meegenomen. Stap 3: eindevaluatie Aan het einde van de afgesproken periode van het verbetertraject moet de eindafrekening worden opgemaakt. Heeft de werknemer zijn functioneren op het gewenste niveau gebracht of niet? Als dat niet het geval is, dan is dit het moment om de volgende zet te bepalen. De volgende zet zou kunnen bestaan uit: het aanbieden van een andere passende functie Is er een andere wel voor de werknemer passende functie beschikbaar? Wilt u die functie aanbieden of niet? Als u dit niet wilt, moet u er wel rekening mee houden dat als de werknemer er mee bekend is dat er een passende functie vacant is, dat een goed argument zal zijn om zich te verzetten tegen een beëindiging van zijn dienstverband. Voor de goede orde: dit geldt slechts voor een passende functie die vacant is. Van u wordt namelijk niet verwacht dat u speciaal voor deze werknemer een nieuwe functie (of formatieplaats) creëert. Als de werknemer de aangeboden andere passende functie weigert, dan kunt u actie ondernemen om tot een beëindiging van het dienstverband te komen. Denk hierbij ook aan de mogelijkheid om de werknemer tijdelijk "op proef" een andere functie te laten vervullen. beëindiging van het dienstverband Wilt u komen tot een beëindiging van het dienstverband? Dan zou u als tussenstap kunnen proberen of u met de werknemer overeenstemming krijgt over (de voorwaarden van) een beëindiging van het dienstverband. Als dat niet lukt, of als u die tussenstap niet wilt zetten, dan kunt u besluiten om de kantonrechter te vragen de arbeidsovereenkomst van de werknemer te ontbinden, dan wel UWV WERKbedrijf te vragen toestemming te verlenen om het dienstverband op te zeggen. verlenging van het verbetertraject U moet in gedachten houden dat sprake zou kunnen zijn van omstandigheden die aanleiding kunnen geven om het verbetertraject te verlengen. Denk hierbij 4
bijvoorbeeld aan de situatie waarin de werknemer na start van het verbetertraject ziek is geworden en daardoor geen invulling heeft kunnen geven aan het verbetertraject. Als u besluit om het verbetertraject te verlengen, dan is het van belang om hier, net als bij de start van het verbetertraject, duidelijke afspraken over te maken en schriftelijk vast te leggen. Daarbij moet dan ook duidelijk benoemd worden waarom het verbetertraject wordt verlengd en voor welke periode. Vraag en antwoord De werknemer die in een verbetertraject zit, is ziek geworden. Hoe ga ik daarmee om tijdens het verbetertraject? Als de werknemer als gevolg van ziekte geen invulling kan geven aan het verbetertraject, doet u er goed aan om het verbetertraject te verlengen. Het verbetertraject zou dan verlengd moeten worden met de tijd waarin de werknemer geen invulling heeft kunnen geven aan het verbetertraject (dat hoeft niet altijd de gehele ziekteperiode te zijn). Voor een beoordeling in hoeverre de werknemer wel of niet invulling heeft kunnen geven aan het verbetertraject, kunt u advies inwinnen bij de Arbo-arts. Verder moet u zich realiseren dat tijdens de eerste twee jaren van ziekte een opzegverbod geldt. Dat betekent dat als (na afloop van het verbetertraject) de werknemer ziek is (en niet langer dan twee jaar ziek is) een beëindiging van het dienstverband niet zo eenvoudig kan worden gerealiseerd. De werknemer met wie ik recentelijk een verbetertraject ben opgestart heeft bekend gemaakt dat zij zwanger is. Is dat van invloed op het verbetertraject? Tijdens de zwangerschap en het zwangerschaps- en bevallingsverlof geldt een opzegverbod. Daardoor is het zo dat als het moment van de eindevaluatie valt tijdens de zwangerschap of tijdens het zwangerschaps- of bevallingsverlof, het bijzonder lastig is om - als de eindevaluatie negatief uitpakt voor de werknemer - een beëindiging van het dienstverband te realiseren. In een dergelijke situatie doet u er verstandig aan om het verbetertraject te verlengen tot enkele maanden na terugkeer van verlof. De werknemer met wie ik een verbetertraject wil ingaan, weigert daar aan mee te werken en stelt zich zo negatief op dat de werksfeer daardoor negatief wordt beïnvloed. Als een werknemer zich zo negatief op stelt en weigert mee te werken aan een verbetertraject, dan is het raadzaam om goed (schriftelijk!) vast te leggen dat de werknemer niet wil meewerken aan een verbetertraject. U zou de werknemer dan 5
enkele malen dringend in heroverweging moeten geven om wel mee te werken en dat als de werknemer weigerachtig blijft er geen andere mogelijkheid is dan een beëindiging van zijn dienstverband (goed schriftelijk bevestigen!). U doet er goed aan om HR in te seinen over een dergelijke situatie en in overleg de volgende stap te bepalen. De werknemer met wie ik een verbetertraject ben ingegaan, weigert om de gespreksverslagen 'voor akkoord' te ondertekenen. Hij wil de verslagen ook niet 'voor gezien' ondertekenen. Het is van belang te achterhalen waarom de werknemer de verslagen niet wil ondertekenen. Doorgaans zal dat zijn omdat de werknemer het niet eens is met de inhoud van het gespreksverslag. Hij vindt bijvoorbeeld dat zijn inbreng niet goed is verwoord in het verslag. Als dat het geval is, dan kan het helpen om de werknemer te vragen op zijn op- en aanmerkingen ten aanzien van het gespreksverslag op schrift te stellen en dat stuk aan het gesprekverslag te hechten. Zolang er geen meningsverschil bestaat over de essentialia (bijvoorbeeld de verbeterpunten, het verloop van het traject, de eventuele ondersteuning die de werknemer krijgt, de duur van het traject, de consequenties als de werknemer na afloop van het verbetertraject zijn functioneren niet op het gewenste niveau heeft gebracht) is er dan niets aan de hand. Als de werknemer echter weigert om de gespreksverslagen te ondertekenen omdat hij het niets eens is met het verbetertraject en daar niet aan wil meewerken, dan wordt het problematisch. In dat geval is het raadzaam om goed (schriftelijk!) vast te leggen dat de werknemer niet wil meewerken aan een verbetertraject. U zou de werknemer dan enkele malen dringend in heroverweging moeten geven om wel mee te werken en dat als de werknemer weigerachtig blijft er geen andere mogelijkheid is dan een beëindiging van zijn dienstverband (goed schriftelijk bevestigen!). U doet er goed aan om HR in te seinen over een dergelijke situatie en in overleg de volgende stap te bepalen. Samenvatting Als u ontevreden bent over het functioneren van een werknemer, dan is het van belang tijdig actie te ondernemen. Daarmee kunt u, voordat de zaak uit de hand loopt, proberen de werknemer bij te sturen. Lukt dat niet, dan hebt u iets in handen waarmee u een beëindiging van het dienstverband kunt realiseren, waarbij u de kosten zo laag mogelijk houdt. Welke acties onderneemt u? 6
Start een verbetertraject, waarin de werknemer een reële termijn krijgt om zijn functioneren te verbeteren (bijvoorbeeld drie tot zes maanden); Geef duidelijk de verbeterpunten aan en evalueer die punten regelmatig (bijvoorbeeld tweewekelijks en in ieder geval minimaal zo vaak als is afgesproken) (blijf actief monitoren!); Geef duidelijk aan wat de consequenties zijn als verbetering uitblijft binnen de gestelde termijn beëindiging van het dienstverband); Leg het besprokene (iedere keer weer) goed schriftelijk vast; Laat de werknemer de gespreksverslagen bij voorkeur 'voor akkoord' en desnoods 'voor gezien' ondertekenen; Bepaal na afloop van het verbetertraject of de werknemer zijn / haar functioneren op het gewenste niveau heeft gebracht en zo nee, wat er nu gaat gebeuren (bijvoorbeeld beëindiging van het dienstverband of een verlenging van het verbetertraject). Wilt u meer weten hierover of wilt u een vrijblijvende afspraak maken met een van onze Consultants bel ons 023 2100221. 7